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A la recherche d'un vocabulaire commun: Glossaire des termes de gestion
Table des Matières |
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IntroductionCe numéro sert de conclusion aux Volumes I à IV du Management de la planification familiale. Comme c'est le dernier numéro de la série il offre aux lecteurs un glossaire facile d'accès des définitions des termes de gestion utilisés dans les vingt-deux numéros et suppléments qui composent cette série, replace les termes dans le contexte de la gestion d'un programme de planification familiale et, ce faisant, renforce d'importants concepts de gestion présentés dans la série. Il comporte également un bref résumé de chaque numéro antérieur du Management de la planification familiale comme référence pratique. Au moment où nous mettons ce numéro du Management de la planification familiale sous presse, d'importants progrès de la technologie des communications ont été introduits dans le Projet Family Planning Management Development (FPMD). Management Sciences for Health et le personnel du FPMD ont le plaisir d'annoncer que nous sommes désormais présents sur le World Wide Web d'Internet. Les lecteurs qui ont accès à Internet peuvent commander maintenant les numéros du Management de la planification familiale sur le Web, prendre connaissance des initiatives du projet dans d'autres pays et communiquer directement avec le FPMD et leurs collègues du monde entier grâce à la messagerie électronique. Voici notre adresse : http://www.msh.org sur le World Wide Web, ou envoyez-nous un courrier par messagerie électronique à fpmdpubs@msh.org sur l'Internet. Maintenant que le premier Projet FPMD arrive à sa fin, nous tenons à remercier nos lecteurs de l'enthousiasme et de l'intérêt qu'ils ont manifestés envers Management de la planification familiale. Nous voulons remercier particulièrement les membres du Comité international de revue de nous avoir assurés constamment de leurs conseils professionnels au cours des quatre dernières années. Sans leur engagement continu et leurs commentaires, Management de la planification familiale n'aurait pas pu refléter l'envergure et l'expérience de tous nos lecteurs. A l'avenir en utilisant au maximum nos nouveaux systèmes de communication électronique, nous avons l'intention d'étendre notre collaboration avec les responsables de la planification familiale du monde entier, de façon à ce que les futurs numéros du Management de la planification familiale continuent à être pratiques, pertinents et utiles à nos lecteurs. La gestion : un système, un processus, un acte ou un art : Quel que soit le nom, c'est une nécessitéQuand on demande aux gens de donner une définition du mot gestion et de ses composantes et d'expliquer leur importance, on obtient toutes sortes de descriptions, explications et définitions différentes. Mais pratiquement tout le monde convient que la gestion est une nécessité. La gestion concerne tous les aspects : depuis l'organisation d'une journée de travail jusqu'à la planification stratégique à long terme dont le but est d'aider les organisations et les programmes à atteindre leurs objectifs. La gestion signifie que l'on doit élaborer des plans et des programmes, les orienter, les contrôler, en parler, les évaluer et faire des rapports sur eux. Ces plans et programmes comprennent des tâches complexes qui aboutissent à la production d'un bien ou d'un service. On doit communiquer avec le personnel et le superviser, planifier et mettre en oeuvre les activités, suivre les progrès réalisés vers les objectifs et utiliser de façon productive les ressources humaines, financières et matérielles et en rendre compte. Les organisations ne peuvent, par conséquent, bien fonctionner sans dirigeants compétents, et en fait, en leur absence, les organisations sont souvent paralysées ou chaotiques.
Comme l'économiste italien Vilfredo Pareto l'a conclu, dans la gestion des systèmes un nombre limité de facteurs est responsable de la production de la plupart des résultats (qu'il s'agisse de résultats positifs ou négatifs). Bien qu'il existe de nombreux facteurs différents qui influent à divers degrés sur l'obtention des résultats, les responsables doivent apprendre à identifier les quelques facteurs essentiels dont ils doivent se préoccuper pour atteindre les objectifs de l'organisation et avoir le plus grand impact. Pour que ces facteurs ou systèmes essentiels fonctionnent efficacement, les responsables doivent former des équipes solides et compétentes. A cet effet, ils doivent faire comprendre tous les objectifs de l'organisation et encourager l'utilisation d'un vocabulaire de travail commun de façon à ce que les membres de l'équipe puisse oeuvrer plus facilement ensemble à atteindre les objectifs de l'organisation. Ce glossaire aide à constituer un vocabulaire de travail commun en fournissant aux responsables du monde entier des définitions utiles des termes et concepts de gestion utilisés dans la gestion des programmes de planification familiale, quel que soit le lieu où ils dirigent et mettent en oeuvre leurs programmes : Asie, Afrique, Amérique latine, Proche-Orient, Pacifique, Europe ou Amérique du Nord. Ce numéro a été rédigé par Janice Miller, Directrice des publications du FPMD et rédactrice du Management de la planification familiale en anglais. Une revue compétente a été effectuée par Saul Helfenbein, Directeur adjoint du Programme de population de MSH; David Collins, Directeur du Programme de financement de la santé de MSH; Sallie Craig Huber, Consultante en évaluation auprès du FPMD; Terrence Jezowski, Président par intérim et directeur de la planification, AVSC International; John Ross, Associé principal, The Futures Group; Lynne Gaffikin, Directrice de la recherche et de l'évaluation à la société JHPIEGO; Robert Magnani,Spécialiste de l'évaluation, Projet EVALUATION; et le personnel professionnel du Projet FPMD. Activités d'extension : Activités concernant la fourniture d'informations (sensibilisation) et de services à la communauté hors de la formation sanitaire en travaillant généralement avec des groupes communautaires ou des volontaires. Administration générale : Activités ou, dans le cas d'un budget, dépenses associées à la conduite des affaires telles que les frais de port, le transport, les photo-copies, le téléphone, les frais bancaires, l'enregistrement des véhicules et tout autre coût administratif ordinaire et coutumier (à l'exclusion des coûts de personnel). Affaires publiques : Activités faisant la promotion du programme, des services et de l'image d'une organisation. Amélioration continue de la qualité (ACQ) : Processus structuré cyclique d'amélioration des systèmes et activités dans une organisation ou un programme. Il s'agit d'identifier un domaine où l'on peut faire des améliorations, de définir un problème dans ce domaine, de mettre en relief la séquence des activités (le processus) dans ce domaine, d'établir les résultats souhaités du processus et les conditions nécessaires pour les atteindre, de sélectionner des étapes spécifiques à étudier dans le processus, de recueillir et d'analyser les données sur le processus, de prendre des mesures de correction et de contrôler les résultats de ces mesures. L'ACQ est basée sur une approche d'équipe et exige de former des équipes composées de personnel de divers secteurs et niveaux de l'organisation. Elle part de l'hypothèse que tout système peut toujours être amélioré et met, par conséquent, l'accent sur un processus d'amélioration constante qui exige un engagement à long terme de l'organisation et un travail en équipe efficace. Analyse de Pareto : Basée sur le principe établi par l'économiste italien, Vilfredo Pareto, qui indique que seuls quelques facteurs sont responsables de la plupart des résultats (positifs ou négatifs), une analyse de Pareto aide à identifier les «quelques facteurs essentiels» qu'il faut améliorer pour atteindre les résultats souhaités. Cette analyse aide les responsables à concentrer leurs efforts sur quelques activités et par con-séquent à utiliser leurs rares ressources de façon efficace et efficiente pour atteindre des résultats. (Pour savoir comment réaliser une analyse de Pareto, veuillez vous référer au Numéro 1 du Volume II du Management de la planification familiale intitulé «Utiliser l'ACQ pour renforcer les programmes de planification familiale» et le supplément Boîte à outils du Manager pour ACQ.) Analyse de processus : Tout type d'analyse dans lequel on étudie un ou plusieurs processus, ou une séquence d'activités. Exemples d'analyses de processus : diagramme de processus, technique du modèle parfait, analyse avec arbres de décisions, et analyse du flux de clients.
Analyse de situation : Processus systématique d'analyse de l'environnement interne et des capacités d'une organisation, ainsi que de l'environnement politique, social, économique et programmatique dans lequel fonctionne le programme. On procède à cette analyse pour comparer la situation actuelle à une situation idéale afin de déterminer les mesures à prendre afin d'améliorer la gestion d'un programme, sa performance et sa viabilité. Analyse de tendances : Représentation des données pour montrer une augmentation, une diminution ou l'absence de changement au cours d'une certaine période. On procède souvent à une analyse de ten-dances en créant un graphique linéaire à partir d'un ensemble de données. Analyse des coûts : Etude des coûts (personnel, produits, matériels, etc.) associés à la mise en oeuvre d'un projet, d'un programme, d'un service ou d'autres activités. Analyse des données : Processus d'examen de données etde recherche de tendances. Ceci donne aux responsables de nouvelles informations sur leurs programmes et services et les aide à prendre de meilleures décisions de gestion. Analyse des tâches : Examen de toutes les responsabilités et activités assumées par un employé ou une fonction en vue de déterminer les aptitudes, connaissances, attitudes et ressourcesnécessaires pour effectuer une tâche ainsi que les risques qui lui sont liés. Analyse du flux des clients (également appelé Analyse du flux des patients) : Processus permettant de déterminer l'efficience des opérations de prestation de services dans une formation sanitaire. Elle est basée sur les observations du mouvement des clients à travers la formation sanitaire et enregistre, notamment, le temps que passe une cliente à attendre avant d'être vue par un prestataire et le temps de contact qu'elle a avec chaque prestataire de service de la formation sanitaire. Analyse du marché : Examen de l'environnement dans lequel une organisation ou un programme fournit ou vend des biens et services. Une analyse de marché comprend généralement une enquête des clients actuels (leurs besoins, leur satisfaction vis-à-vis des services, leur situation socio-économique, etc.), une enquête auprès de la communauté (afin d'apprendre davantage sur les clients potentiels et la demande existante de services), et une enquête auprès des autres prestataires de services de planification familiale de la zone (les types de services qu'ils fournissent, le coût et la qualité des services, etc.). Cette information donne à un programme ou à une organisation des renseignements primordiaux sur les populations mal desservies de leur zone, le niveau d'accès aux services, la rétro-information sur la satisfaction des clients, la capacité des clients de payer ou le montant qu'ils peuvent payer pour les services et autres informations sur le rôle que le programme doit jouer en relation avec les autres prestataires de services afin de maintenir une marge de compétitivité. Avoir la capacité de remédier à ces facteurs permet de renforcer la viabilité du programme. Animateur : Personne qui aide, encourage et appuie un groupe de personnes de façon à travailler ensemble de manière participative, prendre des décisions et résoudre des conflits afin d'atteindre un objectif commun. Approche d'équipe : Philosophie et technique qui s'appuient sur la création d'un groupe de personnes ayant des compétences et des perspectives différentes afin d'identifier et de discuter des questions, de définir les causes des problèmes (ou des réussites) et de trouver et de mettre en oeuvre des solutions afin d'atteindre un objectif commun. Approche de «l'entonnoir» : Décrit une approche de prestation de services intégrée : elle représente un organisme ou une institution qui sépare les divers programmes verticalement au niveau national et de district mais intègre les programmes et services au niveau de la formation sanitaire ou de la communauté. (Voir Approche du «sablier».) Approche de prestation de services : Conçues pour atteindre et attirer différents groupes de clients, les méthodes de prestation de services comprennent les services à base communautaire, les services basés dans les formations sanitaires, les services basés sur les lieux de travail, les services basés dans les hôpitaux, les services à domicile ou dans les dépôts et les rassemblements communautaires d'information, éducation et communication (IEC) sur la planification familiale.
Approche de services verticaux : Approche selon la-quelle les services tels que la planification familiale, la santé maternelle et infantile, la nutrition, les vaccinations et autres services de santé reproductive sont fournis par des formations sanitaires séparées ayant un personnel séparé, gérées au niveau central par des divisions ou ministères séparés et qui fonctionnent de manière indépendant les uns des autres. Approche du «sablier» : Utilisée pour décrire une méthode de prestation de services intégrés, elle décrit un programme à la fois vertical et intégré dans lequel le personnel du niveau national est réparti en divisions séparées pour la planification familiale, la vaccination, la lutte contre les maladies infectieuses, la nutrition et la santé maternelle. Au niveau régional ou du district cependant, les programmes sont coordonnés par un ou deux individus et au niveau des prestataires de services, le personnel est de nouveau réparti pour des programmes séparés. (Voir Approche de «l'entonnoir».) Audit financier : Examen périodique formel des comptes et documents financiers d'une organisation ou d'un programme généralement dans le but de vérifier si les fonds ont été utilisés comme ils devaient l'être et conformément à des normes et pratiques de gestion financière. Autosuffisance : Niveau de développement organisationnel atteint lorsqu'une organisation estcapable de fonctionner indépendamment de l'assistance extérieure (des bailleurs de fonds). Les organisations autosuffisantes sont capables de mobiliser toutes sortes de ressources pour éviter de dépendre d'une source de crédit unique et avoir la capacité de gestion et de leadership pour adapter leurs programmes à un environnement en évolution. (Voir également Viabilité.) Bilan : Etat financier résumant les valeurs en actif et passif et les réserves d'une organisation à un moment précis. Bon de commande et de sortie : Ce formulaire est utilisé par le responsable de la formation sanitaire pour demander de nouvelles fournitures, par le responsable de l'entrepôt pour remplir la commande et enregistrer les quantités envoyées et par le responsable de la formation sanitaire pour vérifier qu'il a bien reçu les quantités et types de fournitures commandées. Plus qu'un simple bon de commande, ce formulaire résume la consommation mensuelle moyenne de chaque contraceptif commandé, la quantité maximum souhaitée par la formation sanitaire et la quantité disponible au moment de la commande et sert par conséquent à justifier la quantité commandée. Buts : Les bénéfices proposés au sens large à long terme du programme au profit des populations, définis de façon générale. Calendrier de supervision : Plan écrit des tournées de supervision donnant le nom de l'employé concerné et la date, l'heure et le contenu des prochaines tournées de supervision. Un calendrier de supervision sert à planifier et à faire connaître aux employés les activités de supervision futures. Calendrier des activités du projet : Voir Chronogramme.
Caractéristiques des clients : Informations sur les particularités et les besoins des clients qui servent à analyser une base de clients du programme afin de fournir des soins de haute qualité répondant aux besoins des clientes. Les caractéristiques des clients comprennent : l'âge, la situation matrimoniale, le nombre de grossesses, la présence de maladies sexuellement transmissibles (MST), l'alphabétisation, la préférence pour espacer les naissances ou limiter la fécondité, etc. Carte de référence du client : Carte donnée au client ou au client potentiel par un agent basé dans la communauté, un agent d'extension des services ou un prestataire de formation sanitaire pour diriger le client vers une autre formation sanitaire pour certains services qui ne sont pas offerts par l'agent de santé ou la première formation sanitaire. Cette carte de référence donne le nom et l'adresse de la formation sanitaire à laquelle est envoyé le client, le nom du programme ou de la formation sanitaire d'où il vient, le nom du client et la raison de cette référence. Carte ELCO : Représentation graphique de la situation dans une communauté ou un village des COuples ELigibles (ELCO sont en général des couples mariés en âge de procréer, mais la définition de couple éligible varie selon les pays) indiquant où ils habitent et le type de méthode contraceptive dont ils se servent actuellement. Utilisées en général par les agents de terrain, cescartes permettent de suivre l'évolution de la procréation de chaque couple et tous les changements de méthode de contraception qu'ils utilisent. Catégorie de personnel : Les divers types de personnel. Dans un programme de planification familiale les catégories de personnel comprennent médecins, infirmières, pharmaciens, laborantins, conseillers, agents d'extension, chargés de l'enregistrement, etc. Les catégories de personnel sont souvent définies afin d'établir des niveaux de salaire homogènes et sont utiles lorsque l'on détermine les coûts du personnel associés aux types de services fournis. Chronogramme (également appelé Tableau de Gantt ou Calendrier des activités du projet) : Outil de planification de projet qui récapitule les principales activités planifiées dans l'ordre chronologique, ainsi que le moment-mois ou trimestre-au cours duquel les activités auront lieu-ainsi que la ou les personne(s) responsable(s) de leur exécution. Il aide les responsables à contrôler les activités et les résultats à court terme, à réaliser le projet dans les délais et à gérer ses ressources.
Cibles et objectifs de performance : Les résultats finals qui doivent être atteints par une organisation ou un employé à la fin d'une période spécifique. Les cibles de performance concernent généralement une période courte (plusieurs mois) et visent des tâches très spécifiques. Les objectifs de performance concernent des périodes longues (une année) et déterminent le type et l'envergure des activités qu'une organisation, un programme ou un membre du personnel réalisera afin d'atteindre les résultats souhaités.
Client non-assidu : Un client qui ne se présente pas à un rendezvous ou n'est pas revenu à la formation sanitaire pour des services depuis longtemps. Client potentiel : Personne en âge de procréer qui est sexuellement active, n'utilise pas actuellement les services d'une formation sanitaire ou d'un programme de planification familialebasé dans la communauté et n'a pas l'intention d'avoir des enfants dans le présent. Les clients potentiels comprennent également des couples qui ont des problèmes d'infertilité mais souhaitent avoir des enfants. Les programmes doivent essayer d'attirer ces personnes et de leur fournir des services appropriés. Codes d'identification : Une série de chiffres ou de lettres utilisés dans un système de gestion de l'information pour aider à différencier des points de service (ou types de formation sanitaire), types de visites (première visite, visite de suivi, visite de procédure), ou types de services ou de contraceptifs fournis (IEC, insertion de DIU, réapprovisionnement en pilules) et autres catégories de données. Pour être utiles, les mêmes codes d'identification doivent être employés systématiquement par toutes les personnes qui utilisent le système d'information intégré. Comité de gestion : Groupe structuré de conseillers qui assurent une supervision stratégique et financière générale à une organisation et sont responsables du maintien et de la promotion de la stabilité et de la viabilité de l'organisation. Comité du personnel : Il s'agit en général d'un sous-comité d'un plus grand groupe tel que le conseil d'administration qui s'intéresse aux questions, pré-occupation et tendances du personnel et fait des recommandations au groupe plus important, au conseil d'administration ou à l'organisation sur les changements nécessaires. Commande d'urgence : Commande de contraceptifs ou de produits placée en dehors du calendrier normal de commande, en général lorsque les stocks sont extrêmement bas en raison d'une augmentation imprévue de la demande. Les commandes d'urgence sont généralement effectuées pour une quantité qui reconstituera les stocks à un niveau qui durera jusqu'au moment de la commande normale, et tiennent compte de la quantité qui sera distribuée dans l'intervalle. Composantes de gestion : Les éléments de base utilisés pour analyser la façon dont fonctionne une organisation. Les quatre composantes de base de la gestion sont la mission, la stratégie, la structure et les systèmes. (Voir également Enoncé de mission, Stratégie, Structure organisationnelle et Fonctions/Systèmes de gestion.)
Comptabilité d'exercice : Système de comptabilité qui enregistre les recettes encaissées, les dépenses effectuées, ainsi que le coût d'utilisation des immobilisations telles que les bâtiments ou le matériel (par opposition à Comptabilité de caisse). Comptabilité de caisse : Système de comptabilité qui n'enregistre les recettes qu'au moment où elles sont reçues et les dépenses qu'au moment où elles sont payées (par opposition à Comptabilité d'exercice). Comptabilité de gestion : Collecte d'informations provenant du système de comptabilité financière et d'autres données financières (telles que les budgets), et combinaison de ces informations avec des données statistiques (telles que les résultats produits par les services) pourproduire des informations qui serviront à prendre des décisions de gestion. Conseil consultatif : Groupe de spécialistes externes expérimentés chargés de conseiller les décideurs d'une organisation ou d'un programme. Un conseil consultatif est généralement structuré de façon plus informelle qu'un conseil d'administration, mais peut avoir des responsabilités similaires, telles qu'aider les décideurs à formuler la mission et la politique de l'organisation, définir les orientations stratégiques et donner un aperçu général sur la santé financière de l'organisation ou du programme. Conseil d'administration : La loi oblige souvent les organisations à but lucratif ou non à avoir un conseil d'administration composé généralement d'un groupe de cadres ayant des compétences et expériences diverses. Ce conseil est responsable de veiller à la stabilité de l'organisation. Comme les membres du conseil d'administration ne sont pas des employés de l'organisation, et que leur candidature obéit généralement au système de volontariat, les conseils peuvent guider une organisation de façon efficace et objective étant donné qu'ils n'ont rien à y gagner financièrement. Les domaines de responsabilité sont les suivants : mise au point d'un plan stratégique, appui au leadership et au développement de l'organisation, fourniture d'une supervision financière, maintien de relations avec la communauté et le gouvernement, assurer la fourniture de services de haute qualité et gérer les activités du conseil. Consommation mensuelle moyenne (CMM) : Le nombre moyen d'unités d'un type ou d'une marque spécifique de contraceptifs distribués au cours d'un mois. Cette moyenne se base généralement sur les quantités qui ont été distribuées au cours d'une période de six mois. Contribution en nature : Contribution non financière ou compensation sous forme de matériels, biens ou services. Coordination : Collaboration planifiée des activités des divers individus, départements et organisations qui tentent d'atteindre un objectif commun. COPE (Client orienté, prestation efficace) : Il s'agit d'une méthode utilisant une technologie élémentaire visant à améliorer les services. COPE permet aux équipes locales de prestation de services d'évaluer leur travail afin d'identifier les problèmes de leur formation sanitaire et de leur trouver des solutions. Cotisations : Droits fixes que paient les clients ou les membres d'une organisation, en général une fois par an, cequi leur donne accès à toute une gamme de services. Couple-années de protection (CAP) : Mesure représentant le nombre total d'années de protection contraceptive fournie par une méthode. Pour chaque méthode, le nombre de CAP s'obtient en divisant le nombre d'unités distribuées par un facteur qui représente le nombre d'unités (de cette méthode) nécessaires à la protection d'un couple pendant une année. Coût d'entretien : Concerne en général le coût de l'entretien d'une installation y compris les réparations, le nettoyage, le loyer, les impôts, l'assurance, etc.
Coût du personnel par type de visite : Le coût d'un seul type de visite, telle qu'une visite pour insérer un DIU, en tenant compte uniquement du coût des divers membres du personnel qui participent à la prestation de ce service. Coût-efficacité : Méthode permettant de mesurer l'efficience d'un programme en comparant le coût à l'impact sur la base d'un indicateur tel que le taux d'utilisation des contraceptifs. Une étude de coût-efficacité a pour but d'identifier les stratégies de programme et les modes opérationnels susceptibles d'assurer le maximum d'impact au moindre coût. Coût par année d'utilisation (ou Coût par couple-année de protection) : Le coût moyen de la fourniture à un client d'un contraceptif pendant un an. Ce coût est calculé à partir du coût total par visite (coût du personnel plus fournitures), du nombre moyen de visites de suivi par an et de la durée moyenne d'emploi de cette méthode. Le coût d'utilisation par année est une mesure de résultat : le coût de la protection d'un couple pendant un an. Coût total par visite : Le coût de la fourniture des services pour différents types de services (par exemple, première visite pour la pilule, visite pour insertion d'un DIU, visite pour conseils), y compris les coûts directs de personnel et de la fourniture de contraceptifs ainsi qu'une partie des frais généraux. Est utilisé pour comparer le coût-efficacité et l'efficience des services et établir les tarifs. Coût unitaire (des produits contraceptifs) : Le coût total d'une unité de produits contraceptifs tels qu'un cycle de pilules, une paire de gants chirurgicaux, un kit Nor-plant®, un seul condom, etc., y compris les coûts de transport, de douane, les taxes et autres coûts. Coûts d'exploitation (également appelés Dépenses de fonctionnement ou Coûts récurrents) : Dépenses ordinaires pour le fonctionnement des programmes, et la fourniture des services, qui sont encourues chaque année (par opposition aux Coûts d'investissement). Coûts d'investissement : Coûts engendrés par l'acquisition, la construction ou la rénovation d'immobilisations telles que les terrains, les bâtiments et le gros équipement (par opposition aux Coûts d'exploitation). Coûts des produits contraceptifs : Utilisé en déterminant le coût des services, le coût des produits contraceptifs est le coût unitaire d'un produit contraceptif. Si les contraceptifs sont obtenus gratuitement, il faudra estimer leur coût. Ce coût inclut normalement toutes les dépenses de transport international et local, les droits de douane et les taxes. Coûts directs : Ces coûts sont associés directement ou imputés à une activité ou à un département spécifique (coûts de formation ou d'inscription à un programme de formation, séminaire ou conférence; coûts des produits contraceptifs; salaires et traitements du personnel; coûts des services achetés; etc.). Ces coûts budgétisés doivent être clairement identifiables dans un plan d'activités. Coûts du personnel (ou Coûts totaux du personnel) : Le coût de la rémunération du personnel (y compris les avantages) pour le temps passé à réaliser un service spécifique ou plusieurs services ou un ensemble de services au cours d'une période de temps spécifique. Coûts indirects (également appelés Frais généraux) : Coûts d'exploitation d'une organisation qui sont partagés par plus d'une activité ou d'une département (par exemple, la maintenance des bâtiments et les dépenses d'eau et d'électricité).
Coûts récurrents : Voir Coûts d'exploitation. Date de péremption : La date déterminée par le fabricant au-delà de laquelle le contraceptif ou autre produit médical ne doit plus être administré ou utilisé pour les clients. Décentralisation : Processus de transfert de la responsabilités, de l'autorité et du contrôle de certaines fonctions de gestion précises ou générales à des niveaux inférieurs au sein d'une organisation, d'un système ou d'un programme. (Voir Déconcentration, Délégation, Dévolution et Privatisation.) Déconcentration : Dans un programme de décentralisation, la déconcentration signifie que certaines fonctions de gestion telles que la mise au point de budgets de programmes sont transférées du niveau central aux unités sur le terrain au sein du même organisme ou de la même organisation, mais que le contrôle global du programme reste au niveau central. Définition des tâches : Fonctions et activités qui sont spécifiquement la responsabilité d'un employé ou d'une fonction. Délai de livraison : Le temps nécessaire (en général exprimé en mois ou en semaines) pour qu'une livraison arrive une fois la commande faite. Délai moyen de livraison : La période moyenne qui s'écoule entre le moment où l'on commande des contraceptifs ou des produits et leur livraison. Délégation : Lors de la décentralisation des programmes, la délégation signifie que le niveau central transfère la responsabilité de certaines fonctions de gestion spécifiques telles que la conception et la conduite de la formation en gestion à des organisations ou agences se trouvant en dehors de la structure bureaucratique habituelle, et ces fonctions ne sont ainsi contrôlées qu'indirectement par l'administration centrale. Demande non satisfaite ou besoin non satisfait : Ce terme décrit le nombre de personnes ou le pourcentage de la population qui désire utiliser les contraceptifs pour espacer ou limiter les naissances mais qui, pour toutes sortes de raisons, y compris la difficulté d'accès à l'information ou aux services, n'utilisent pas présentement de contraceptifs. Densité de population : Nombre total de personnes vivant dans une zone définie telle qu'une communauté, un district, une capitale, un pays, une région ou un kilomètre carré. Dépenses : Tout déboursement effectif d'espèces ou de chèques en comptabilité. Description de poste : Document qui donne au minimum le titre du poste et fournit une description des tâches et responsabilités de ce poste, les relations de supervision directe avec d'autres membres du personnel et les compétences et qualifications nécessaires pour le poste. Développement professionnel (également appelé Perfectionnement du personnel) : Processus consistant à accroître les capacités professionnelles du personnel en luifournissant une formation et des possibilités d'éducation ou en lui y donnant accès. Il peut s'agir de formation en cours d'emploi, de formation en dehors de l'emploi ou d'observation du travail des autres. Le développement professionnel est une façon bien connue de maintenir le moral du personnel, de renforcer la capacité institutionnelle d'un programme et d'attirer et de garder du personnel de haute qualité.
Dévolution : Dans la décentralisation d'un programme, la dévolution consiste à transférer le pouvoir à des cellules gouvernementales sub-nationales nouvellement créées ou renforcées, dont les activités ne relèvent pas directement de l'administration centrale. Dans le cadre de cette approche, la responsabilité et l'autorité pour un programme sont généralement transférés à une administration provinciale ou municipale. Diagramme de cause à effet : Outil servant fréquemment dans un programme d'amélioration continue de la qualité à regrouper les idées des gens sur les causes d'un problème particulier de façon organisée. Cet outil est également appelé diagramme en «arête de poisson» en raison de sa forme lorsqu'il illustre les causes primaires et secondaires d'un problème.
Diagramme de processus : Graphique utilisé pour analyser un processus ou une activité; indique la séquence des activités, les étapes et les points de décisions qui se produisent dans un processus particulier donné tel que l'inscription d'un client dans une formation sanitaire. En définissant un point pour le commencement et un autre pour la fin de ce processus et en analysant chaque étape du processus, les responsables peuvent identifier les zones posant problème et les améliorations nécessaires afin d'atteindre le ou les résultats souhaités. Diffusion interne : Dans la planification familiale, diffusion interne consiste à utiliser les ressources au sein d'une formation sanitaire pour améliorer la compréhension et les connaissances sur les services de planification familiale dans la formation sanitaire (par opposition aux Activités d'extension). Elle concerne les occasions manquées de fournir des informations sur les services de planification familiale au personnel, aux clients et aux clients potentiels de toutes les sections de la formation sanitaire. Ces activités de diffusion interne comprennent l'amélioration des rapports et des références entre sections, mettre des affiches sur les services dans toute la formation sanitaire et faire connaître au personnel des autres sections les services de planification familiale. Directives pour l'auto-évaluation (également appelées Outil ou Liste aide-mémoire pour l'auto-évaluation) : Directives ou séries de listes aide-mémoire qui posent des questions spécifiques pour évaluer les capacités du personnel, ou les performances ou le fonctionnement d'un programme. Discontinuateur (également appelé Abandon) : Quelqu'un qui utilisait auparavant une méthode de contraception mais qui, pour toutes sortes de raison ne s'en sert plus. Un discontinuateur d'un programme ou d'une formation sanitaire est quelqu'un qui ne vient plus y chercher de services. Bien que, dans certains cas, ceci puisse impliquer que le client a discontinué la contraception, il est possible qu'il reçoive des services dans une autre formation sanitaire. Afin de connaître le nombre de personnes ayant abandonné, il est important que chaque programme définisse (pour chaque type d'utilisateur d'une méthode) la durée de l'absence de la formation sanitaire après un rendezvous (ou après la date où il le aurait dû se réapprovisionner en contraceptifs) avant d'être considérée comme discontinuateur. Par exemple, on peut encore considérer qu'une femme qui prend la pilule est une discontinuatrice si trois mois se sont écoulés depuis la date où elle devait se réapprovisionner. Mais une femme qui a un DIU n'est pas considérée nécessairement comme ayant abandonné si elle ne se rend pas à la formation sanitaire même pendant une année entière, à moins qu'elle n'ait eu de rendezvous ou qu'on lui ait demandé de se présenter.
Distribution de la population : Répartition de la population au plan géographique par zone définie telle qu'une communauté, un district, une capitale, un pays, une région, etc. Il est important que les responsables connaissent la répartition de la population lorsqu'ils font les plans de nouveaux programmes et décident où installer les formations sanitaires.
Données rétrospectives : Données recueillies dans les rapports antérieurs telles que rapports sur la distribution des contraceptifs, registres journaliers des activités, fiches de stocks, etc. Données sur les clients ou sur les formations sanitaires : Informations récapitulatives sur les clientes desservies par un programme à base communautaire ou une formation sanitaire. Les types de données sur les formations sanitaires ou les clients comprennent généralement : types de méthodes contraceptives utilisés par les clients d'un programme (gamme des méthodes), nombre d'utilisateurs assidus desservis par une formation sanitaire ou un programme par mois ou par an, nombre de nouveaux accepteurs d'une méthode de contraception dans une formation sanitaire ou un programme, nombre de discontinuateurs d'une méthode ou clients qui ont abandonné le programme, etinformations récapitulatives sur l'âge moyen, la situation matrimoniale et le nombre d'enfants des clients. Dossier du client (également appelé Dossier médical) : La fiche ou le formulaire rempli pour chaque client contenant des informations sur l'histoire médicale et de la planification familiale du client, son état de santé et le résultat de ses examens de santé. Cette fiche doit inclure au minimum le nom, l'adresse, le sexe, l'âge, la parité, l'histoire de la santé reproductive et les méthodes contraceptives utilisées par le client. Cette fiche est gardée à la formation sanitaire etmise à jour chaque fois que le client revient. Dotation : Don financier ou don ayant une valeur financière considérable qui peut être vendu ou investi pour produire des revenus supplémentaires sous forme d'intérêts, de rentes ou de dividendes puis utilisé plus tard pour les besoins de l'institution et dont l'usage doit se conformer aux stipulations du donateur. Droits d'inscription (ou d'admission) : Montant fixe que paient les clients à chaque visite quels que soient les types de services fournis. Durée de vie : La durée pendant laquelle on peut entreposer un contraceptif dans les circonstances normales sans qu'il perde son efficacité. Les mauvaises conditions de stockage, telles que les changements de températures extrêmes, peuvent réduire la durée de vie d'un produit. Echelle discriminatoire de tarifs : Système qui fait payer les clients en se basant sur le revenu des ménages et la taille de la famille et permet aux clients de payer ce qu'ils peuvent. Effet de plateau : Situation dans laquelle la performance d'un programme-nombre de personnes desservies et participant activement à la planification familiale-cesse de croître. Dans de nombreux cas, un programme qui arrive à un plateau a déjà atteint un niveau d'utilisation de contraceptifs de 40 à 50 pour cent, a la capacité de desservir davantage de clients et doit envisager de nouvelles façons d'attirer et de retenir les clients, de réduire les obstacles aux services, de réorganiser les programmes et systèmes qui fournissent des services et de prendre d'autres types de décisions stratégiques qui amélioreront sa performance.
Efficacité : Le degré auquel un programme a réalisé les changements désirés ou atteint les objectifs par la prestation de services. Efficience : Le degré auquel un programme a utilisé les ressources de manière appropriée et a réalisé les activités à terme échu. Enoncé de mission (également appelé Mission de l'organisation) : Une brève formulation générale définissant le type d'organisation, son objectif principal et ses valeurs. La mission d'une organisation fournit la raison d'être de la définition de ses buts et objectifs. Enquête auprès de la population : Enquête dans laquelle les informations proviennent directement d'un échantillon représentatif de la population ou d'un groupe de population intéressant le programme tel que les femmes en âge de procréer. On obtient généralement les informations au moyen d'entretiens plutôt qu'à partir de rapports ou autres sources indirectes (Voir également Enquête par grappes.) Enquête auprès des clients : Enquête menée souvent au moyen d'entretiens servant à déterminer les besoins des clients, si ces besoins sont satisfaits, quelles sont leur perception de la qualité des soins, leur capacité de payer les services et autres caractéristiques d'une population donnée de clients. Enquête auprès des ménages : Enquête qui recueille des informations sur l'occupation ou les occupations d'un couple, la méthode contraceptive qu'il utilise ou a utilisé par le passé, si la femme est enceinte ou allaite, les naissances récentes, le nombre total de naissances et de décès et autres informations concernant la santé reproductive d'un couple et son passé en matière de planification familiale intéressant ce programme. Les enquêtes auprès des ménages servent à établir le repère où l'indicateur auquel on comparera les résultats futurs. Enquête auprès des prestataires de planification familiale : Etude d'autres prestataires de planification familiale, travaillant en général dans le même secteur que le programme qui mène l'enquête. Cette information sert à comparer les types et la qualité des services offerts par les autres prestataires et à déterminer les domaines de coordination et de référence ou les nouvellespossibilités de services.
Enquête communautaire : Enquête auprès d'une communauté cible d'un nouveau programme ou d'un programme de planification familiale existant. Dans ce type d'enquête, les enquêteurs/chercheurs recueillent souvent des informations sur les connaissances, attitudes et pratiques actuelles concernant la contraception. Des informations supplémentaires peuvent être recueillies selon les besoins sur la perception des services d'un programme (que les personnes interrogées utilisent ou non ces services), leurs sources de services, leur revenu et autres indicateurs socio-économiques qui aideront les responsables à planifier ou améliorer le programme. Enquête de base : Enquête menée au début d'un projet pour déterminer le niveau des indicateurs clés avec lesquels on comparera les résultats futurs. Enquête par grappes : Technique d'enquête sur les populations qui permet aux responsables et évaluateurs d'étudier de petits groupes de population et d'extrapoler les résultats pour représenter une proportion plus importante de la population totale, permettant ainsi d'obtenir une rétro-information plus rapide sur l'impact des activités du programme. Des techniques d'échantillonnage par stratification selon lesquelles la population est divisée en diverses catégories revêtant un certain intérêt pour le programme (telles que l'âge, la parité, le lieu de résidence et l'éducation) peuvent servir dans des enquêtes par grappes à affiner les résultats. Entretien à la sortie : Entretien avec les clients qui quittent le centre de planification familiale pour recueillir leurs impressions au sujet des services qu'ils ont reçus. Cet entretien peut être une conversation informelle ou un questionnaire axé sur un aspect particulier des prestations de services. Entretien de la chaîne du froid : Gestion d'un système de congélateurs, réfrigérateurs, transporteurs de neige carbonique et autres matériels servant à maintenir les vaccins à bonne température du point de fabrication au point d'administration. Environnement externe : Les conditions qui prévalent dans le pays ou la région qui affectent le développement et la mise en oeuvre des programmes de planification familiale. Ce sont entre autres, la démographie, la culture, la politique, l'économie, la santé, les caractéristiques du marché, les sources de financement et les produits de base. Environnement interne : Leadership, politiques, systèmes, technologie, capacité financière, etc. qui influencent l'efficacité d'une organisation ou d'un programme. D'autres facteurs de l'environnement interne comprennent : structures de gestion, systèmes de gestion et capacités du personnel, Equipe à fonctions multiples : Groupe d'individus composé de personnel de différents programmes ou secteurs d'activités tels que soins, laboratoire, administration et activitésd'extension, qui travaillent ensemble à atteindre un objectif commun. Etablissement de cartes : Processus permettant de disposer sur un diagramme ou une représentation de la communauté, du village ou d'un autre territoire bien défini des informations ou des données afin de suivre leur évolution. Etat de la trésorerie : Voir Formulaire de projection de l'état de la trésorerie.
Etat des recettes : Rapport quotidien, mensuel ou tri-mestriel, des sommes ou de l'équivalent reçu pour les ventes, services ou honoraires. Dans le système de comptabilité d'exercice, les recettes sont enregistrées au moment où elles sont gagnées et non pas lorsque l'argent ou les biens sont effectivement perçus. Etat des revenus et des dépenses (également appelé Etat des recettes et des dépenses ou pertes et profits) : Résumé périodique des recettes et des dépenses indiquant un excédent (profit) ou un déficit (perte) pour la période consolidée. Etat financier : Rapport financier couvrant une période déterminée (un mois ou une année) et récapitulant les recettes et les dépenses (Etats des recettes et des dépenses) ainsi que les actifs et les passifs (Bilans) à la fin de la période. Evaluation : Etude d'un programme dans lequel des processus variés de collecte et d'analyse d'informations sont utilisés pour déterminer si le programme réalise les activités planifiées et jusqu'à quel point il atteint ses objectifs initialement établis (à travers ces activités). Les résultats de l'évaluation peuvent servir à identifier les aspects du programmes les plus efficaces et les modifications qu'il faut faire pour l'améliorer. Evaluation rapide : Mini-étude économe et de courte durée à partir d'un échantillon menée pour comprendre l'envergure ou les causes d'un problème ou déterminer les besoins spécifiques de clients ou de programmes qui ont été identifiés par des données du programme ou autres grandes études. Exonérations/Système de dérogation : Système utilisé pour déterminer dans quelles conditions on ne fera pas payer un client ou quand on aura recours au fonds de réserve pour payer une partie de ce que doit le client. Un système de dérogation utilise un ensemble de critères pour déterminer les clients qui ont droit à cet appui financier. «Faire les choses correctement» : Devise moderne de gestion concernant les activités devant être exécutées de la façon la plus efficace et la plus efficiente. Les responsables sont tenus de «faire les choses correctement» lorsqu'ils s'occupent des opérations journalières des programmes. «Faire les choses nécessaires» : Devise moderne de gestion qui concerne la qualité de la programmation, de la stratégie et de l'éthique d'un programme. Les responsables qui sont tenusde «faire les choses nécessaires» sont concernés par la direction stratégique d'un programme ou d'une organisation et remettent en question la mission, les buts et les objectifs qui sont à la base de leurs décisions. Feuille de pointage (ou Liste des informations et données) : Tableau conçu pour faciliter la collecte et l'organisation des données. Les fiches de pointage sont utilisées pour faire la liste des types de données qui seront recueillies et enregistrer le nombre de cas ou d'observations comptés dans chaque catégorie. Fiche de calcul des activités de planification familiale : Formulaire utilisé dans certaines formations sanitaires très fréquentées comme formulaire intermédiaire entre le registre journalier des activités et le récapitulatif mensuel. Les totaux du registre journalier des activités sont reportés sur la fiche de calcul chaque jour puis totalisés pour le mois et reportés sur le récapitulatif mensuel.
Fiche de contrôle des stocks : Voir Fiche de stock. Fiche de rendezvous : Fiche donnée aux clientes de planification familiale indiquant la date et l'heure de leur prochaine visite à la formation sanitaire, l'adresse (et le cas échéant, le numéro de téléphone) de la formation sanitaire et souvent le nom de la personne à contacter. L'emploi d'un système de rendezvous aide les clientes à se souvenir de la date à laquelle elles doivent revenir pour une visite de suivi, aide le personnel de la formation sanitaire à planifier les services et à les fournir d'une façon plus efficace et peut aider à réduire le temps d'attente des clientes. Fiche de stock (également appelée Fiche de contrôle des stocks) : Formulaire utilisé pour enregistrer toutes les transactions concernant les stocks (contraceptifs reçus ou dispensés) et les quantités de contraceptifs en stock actuellement et commandés. Il faut avoir une fiche de stock séparée pour chaque type et chaque marque de contraceptif. Fiche trimestrielle de rapport : Formulaire qui fournit des informations sur le nombre et le type de clients servis (nouveaux clients et clients assidus), la quantité de contraceptif (de chaque type et marque) en stock au début du trimestre, la quantité reçue et distribuée sur une période de trois mois, les quantités commandées pour le trimestre à venir, ainsi que tous ajustements ou pertes et les bilans de fin d'exercice. Fonctions/Systèmes de gestion : Les fonctions de gestion de base : planification du programme, budgétisation, détermination des rôles et responsabilités du personnel, formation, supervision du personnel, gestion des ressources (y compris argent, contraceptifs et produits de base et autres matériels ou services du programme), suivi des activités du programme, évaluation des résultats du programme et gestion de la fourniture de services aux clients. Formation polyvalente : Formation du personnel à exercer les fonctions d'autres membres du personnel de façon à ce que si certains sont malades ou trop occupés, d'autres peuvent lesremplacer. Formation sur le site : Méthode de formation intégrée qui considère le site de la prestation de services comme un système et traite les membres du personnel comme les membres de l'équipe qui permettent au système de fonctionner. L'objectif de la formation sur le site est d'améliorer les systèmes dans un site local grâce à un travail d'équipe efficace et en assurant que tous les membres de l'équipe ont les connaissances et les compétences dont ils ont besoin pour jouer leur rôle dans l'équipe. Formulaire de flux des clients : Ce formulaire sert à enregistrer les informations nécessaires pour réaliser une analyse du flux des clientes. Il permet d'enregistrer le numéro du client, la méthode de planification familiale, le type de visite, l'heure d'arrivée à la formation sanitaire et le temps et la durée de chaque contact avec le personnel. Formulaire de projection de l'état de la trésorerie (également appelé Etat de la trésorerie) : Projection des recettes et décaissements servant à identifier les excédents ou déficit potentiels de liquidités. Frais : Tous les coûts de fonctionnement d'un programme. Dans un système de comptabilité d'exercice, les frais sont comptabilisés dès qu'ils sont engagés, avant même que la dépense correspondante ne soit réellement effectuée. Frais généraux : Voir Coûts indirects. Gamme des méthodes : Récapitulatif, représenté en général en pourcentage, montrant la proportion de tous les utilisateurs (d'une population générale ou spécifique) pour chaque méthode contraceptive. Gestion de la formation sanitaire : Tous les aspects de la gestion efficace d'une formation sanitaire, y compris la planification des activités et des services, l'organisation des locaux et du processus de travail pour servir les clients, la gestion des ressources financières et programmatiques (y compris les fournitures et les contraceptifs), la gestion de l'information, le suivi des progrès vers les objectifs et la supervision du personnel clinique et non-clinique. Gestion de la logistique : Voir Gestion des stocks de contraceptifs.
Gestion de la qualité : La gestion de la qualité consiste à contrôler les produits ou services pour s'assurer que les fournisseurs et les prestataires suivent des normes acceptées afin d'atteindre les résultats souhaités, et en cas de problèmes, prennent les mesures nécessaires pour améliorer les produits ou services. Gestion des ressources : Les fonctions de gestion et de contrôle des ressources limitées nécessaires pour faire fonctionner un programme, telles que le personnel, les crédits et le matériel. (Certaines personnes considèrent également le temps comme une ressource.) Gestion des stocks de contraceptifs (également appelée Gestion de la logistique) : Gestion de tous les aspects du cycle d'approvisionnement : sélection des produits, prévision, passation de marchés, entreposage et comptabilité matière, distribution et utilisation, de façon à ce que des contraceptifs non périmés soient à la disposition des clientes en quantité suffisante lorsqu'elles en ont besoin. Gestion du personnel : Responsabilités relatives à l'embauche et au licenciement et à la supervision, promotion, organisation, motivation et développement des capacités professionnelles du personnel. La gestion du personnel exige d'excellentes compétences en communication inter-personnelle ainsi qu'en animation de groupes, règlement de conflits et solution de problèmes. Gestion financière : Processus de mise en oeuvre et de gestion des systèmes de contrôle financier, de collecte des données financières, d'analyse de rapports financiers et de prise de décisions financières saines se basant sur les analyses. La gestion financière exige de savoir comment lire et interpréter trois documents clés : formulaire de projection de l'état de la trésorie, bilan et etat des revenus et des dépenses. Gestion stratégique : Manière de gérer un programme en identifiant les services spécifiques que peut fournir au mieux une organisation et les groupes de population qu'elle peut desservir le plus efficacement tout en évaluant avec réalisme les ressources disponibles pour exécuter ses tâches. La gestion stratégique exige que les responsables pensent stratégiquement, en se posant desquestions du type : «Le programme fait-il les choses nécessaires?» et prévoient les tendances externes qui peuvent affecter l'accomplissement des objectifs de l'organisation.
Graphique : Utilisé dans l'analyse des données, un graphique illustre sous forme d'image les relations ou tendances existant entre des chiffres et ensembles de chiffres qu'il serait difficile autrement de voir en examinant les données brutes. (Voir Graphique linéaire, Graphique à colonnes et Graphique «camembert».) Graphique à colonnes : Graphique représentant des données ou ensembles de données au moyen de colonnes verticales ou horizontales de façon à ce que l'on puisse interpréter plus facilement la relation entre les données. Les graphiques à colonnes servent à analyser la plupart des types de données de services et montrent la différence entre diverses catégories de données telles que le nombre d'utilisateurs, de non-utilisateurs et de discontinuateurs. Graphique «camembert» : Graphique qui représente des données récapitulatives ou des pourcentages sous forme de portions de gâteau ou de camembert, ce qui permet de mieux voir et d'analyser la relation entre les données. Les graphiques «camembert» peuvent servir à analyser la gamme des méthodes de n'importe quel type de clients ou de tous les clients ou clientes dans un programme ou une formation sanitaire. Ils permettent aux responsables de comparer des proportions et de représenter des données récapitulatives pour une période de temps spécifique (un mois, un trimestre ou une année). Graphique linéaire : Graphique qui représente des données ou des ensembles de données qui ont été recueillies au cours d'une certaine période. Les données sont portées sur un graphique correspondant à desintervalles de temps standard et l'on tire un trait entre les points. La ligne de ce graphique permet aux responsables de connaître les tendances des données (augmentation, diminution ou pas de changement) au cours d'une période de temps. Les graphiques linéaires servent souvent à analyser les tendances chez les nouveaux accepteurs, les clients assidus, les discontinuateurs, les nouveaux accepteurs utilisant une méthode particulière et autres. Les graphiques linéaires (qui sontmis à jour régulièrement) aident les responsables àsuivre les tendances au cours d'une certaine période età prendre des mesures pour gérer ces tendances. Groupe cible : Le ou les groupe(s) de population spécifique(s) qui bénéficieront d'un programme. Il s'agit soit de tous les bénéficiaires soit d'un sous-groupe d'utilisateurs potentiels comme les adolescents, les femmes enceintes, les populations rurales ou les habitants d'une zone géographique donnée. Groupe de discussion focalisée : Discussion planifiée et guidée au sein d'un groupe de participants afin d'examiner une ou plusieurs questions spécifiques. Il s'agit d'une méthode qualitative de collecte d'information. Aux résultats de ces discussions focalisées viennent souvent s'ajouter d'autres données qualitatives recueillies par des enquêtes ou autres méthodes quantitatives ces résultats. Groupe-noyau pour l'ACQ : Utilisé dans un programme d'amélioration continue de la qualité (ACQ), le groupe-noyau est un groupe de personnes chargées de diriger le processus ACQ. Ce groupe est responsable de la planification de la mise en oeuvre du processus, de son démarrage, de la mise au point des matériels de formation, de l'organisation et de la formation de tout personnel ainsi que de l'appui à tous les niveaux de l'organisation. Histogramme : Type de graphique à colonnes utilisé pour présenter les données d'une seule catégorie et des valeurs continues telle que l'âge qui peut être regroupé en 20-24 ans, 25-29 ans, 30-34 ans, etc. On utilise un graphique à colonnes normal pour présenter les données des diverses catégories telles que les utilisateurs de contraceptifs, les non-utilisateurs, la résidence urbaine ou rurale, etc. (Pour plus d'informations sur les histogrammes et graphiques à colonnes, veuillez vous référer au Volume II, Numéro 1 du Management de la planification familiale intitulé «Utiliser l'ACQ pour renforcer les programmes de planification familiale» et son supplément Boîte à outils du Manager pour ACQ.) Honoraires : Coûts généralement encourus dans le cadre d'accords contractuels avec des individus pour des services spécialisés tels que conférences, formation et évaluation, par opposition à des coûts encourus dans le cadre d'accords contractuels à long terme avec des institutions extérieurs des services tels que l'entretien des véhicules et des bâtiments, la publicité ou les services de promotion, qui sont appelés services achetés. (Voir Services achetés.) Impact : Mesure à quel point un programme a introduit des changements ou amélioré les connaissances, les attitudes, le comportement ou la santé de la population cible en matière de planification familiale et de santé reproductive. Indicateur : Condition, capacité ou mesure chiffrée qui, lorsqu'elle est enregistrée, recueillie et analysée, permet de mesurer plus facilement des concepts complexes et donne aux responsables et évaluateurs la possibilité de comparer les résultats effectifs d'un programme avec les résultats attendus. Information sur les processus : Diffère de l'information sur les données qui identifie les produits, les résultats ou les réalisations (en termes numériques). Elle est qualitative et fournit des informations sur les façons dont les personnes et les matériels sont utilisés pour produire des résultats spécifiques. L'information sur les processus permet, par exemple, aux responsable de déterminer la cause d'une rupture de stocks de contraceptifs (effet négatif), en analysant chaque étape du processus du système logistique. Information sur les résultats : Information concernant les produits ou réalisations (en chiffre) des activités d'un individu ou d'un programme au cours d'une période donnée. Institutionnalisation : L'internalisation, par une organisation ou un programme, d'une activité, d'un système ou d'une pratique dans la mesure où l'activité, le système ou la pratique continuent d'opérer malgré la rotation du personnel et indépendamment des facteurs et implicationsexternes.
Intégration/Services intégrés : Il s'agit d'un programme combinant les services de planification familiale aux services de santé maternelle et infantile, de nutrition, de vaccination et autres services de santé reproductive tels que la lutte et le traitement des maladies sexuellement transmissibles. Intervalle entre les commandes : Nombre fixe de mois entre le moment où l'on effectue les commandes de contraceptifs. Cet intervalle doit être déterminé individuellement pour chaque méthode de contraception afin de correspondre aux niveaux de stock maximums et minimums souhaités. Jalons de performance progressifs: Objectifs ou critères établis qui doivent être atteints au cours d'une période donnée. On établit souvent ces jalons pour encourager un programme à atteindre ses objectifs à court terme, ce qui, une fois qu'ils ont été atteints, donne au programme le droit de recevoir des fonds supplémentaires ou d'autres formes d'appui. Lancement d'idées («Brainstorming») : Activité de groupe qui permet aux participants de formuler rapidement des idées, de poser des questions et de proposer des solutions aux problèmes. Marketing : Activités liées à la conception et l'adoption des prix de biens et services de façon à ce qu'ils puissent être mis sur le marché et utilisés par le public, en informant le public des services disponibles et de leurs prix, et en faisant la promotion des biens et services afin de créer une demande. Marketing social : Approche pour la promotion, la distribution et la vente de produits contraceptifs à un prix relativement bas par le biais des points de distribution commercialeexistants modelé sur le marketing des produits commerciaux. Le marketing social communique les messages de santé reproductive et de planification familiale aux diverses couches de la population en utilisant des entités commerciales comme la radio, la publicité dans les journaux et la télévision pour fournir information, éducation et communication sur la planification familiale.
Matrice (également appelée Tableau de comparaison) : Tableau utilisé pour analyser deux ou plusieurs ensembles ou types d'information (tels que le nombre d'utilisateurs de chaque méthode de contraception par type de clients, tel que les nouveaux accepteurs et les visites de suivi). Une matrice peut aussi être utilisée pour comparer les processus ou activités de l'organisation à un ensemble de critères reflétant les priorités, ressources et contraintes de l'organisation afin d'aider les responsables à reclasser les domaines d'amélioration par ordre de priorité. Méthodes de courte durée : Méthodes de contraception qui restent efficaces pendant une période de temps relativement courte. Les experts ne sont pas d'accord sur les méthodes que désigne ce terme. Certains experts incluent uniquement les spermicides, les diaphragmes, les condoms, alors que d'autres incluent également la pilule. Méthodes de longue durée : Méthode contraceptives qui restent efficaces pendant une période de temps relativement longue. Les experts peuvent avoir des idées différentes sur les méthodes groupées sous cette appellation. Certains incluent uniquement les DIU, les implants, les injectables alors que d'autres comprennent également la pilule et même la stérilisation volontaire. Micro-gestion : Le fait de fournir une supervision inutile et excessive dans le cadre de la gestion du personnel et de ses activités. Mission de l'organisation : Voir Enoncé de mission. Mobilisation de fonds : Processus permettant de rechercher un appui financier auprès de groupes locaux, d'unités gouvernementales, locales ou centrales, d'organisations de bailleurs de fonds ou d'individus au niveau local ou international et autres. Mois d'approvisionnement : Quantité d'un produit disponible (d'une contraceptif ou produit spécifique) en termes du nombre de mois d'approvisionnement si le produit est distribué au rythme actuel (moyen). Il s'agit de la quantité disponible (d'un contraceptif ou d'un produit de base spécifique) divisé par la consommation mensuelle moyenne de ce produit (CMM). Motivation des clients : Information, éducation, discussion ou activités de promotion qui servent à encourager un client ou un client potentiel à utiliser ou à continuer d'utiliser les contraceptifs et les services de santé reproductive régulièrement. Motivation du personnel : Les activités concernant le personnel d'une organisation ou d'un superviseur qui sont conçues pour réaffirmer l'importance du travail du personnel quant aux accomplissements du programme et pour améliorer les compétences, la motivation et lesqualifications des employés. Ces actions et activités comprennent formation, rétro-information positif et constructif constant, appréciation de leur travail et leur implication dans la résolution de problèmes. Mutuellement responsable : Situation dans laquelle plusieurs parties ou individus sont conjointement responsables du ou des résultats d'une activité ou de plusieurs activités. Nouveau client (également appelé Première visite ou Première consultation d'un client) : Quelqu'un qui reçoit les services (d'un agent) d'un programme de planification familiale pour la première fois. Les programmes ont des définitions différentes de nouveaux clients. Certains programmes comprennent les personnes qui reçoivent n'importe quel type de services (y compris des conseils) et qui n'ont pas reçu auparavant de services de ce programme. D'autres programmes comptent uniquement les personnes qui acceptent une méthode de planification familiale pour la première fois et n'ont jamais utilisé auparavant de contraceptifs d'autres programmes. D'autres programmes encore distinguent entre les nouveaux clients (d'un programme) et les nouveaux accepteurs/utilisateurs (d'une méthode). Quelles que soient les définitions qu'utilisent un programme, il est essentiel qu'elles soient claires et comprises par tout le personnel de façon à ce que les données de service dans toutes les formations sanitaires soient recueillies et enregistrées de la même façon. Nouvel accepteur (également appelé Nouvel utilisateur) : Quelqu'un qui accepte une méthode de contraception pour la première fois. La définition de ce terme varie selon les programmes. Certains n'incluent que les personnes qui utilisent la contraception pour la première fois et qui n'ont jamais utilisé une forme de contraception auparavant. D'autres incluent également les personnes qui utilisent une méthode de contraception particulière pour la première fois (alors qu'elles utilisaient une autre méthode auparavant). D'autres encore peuvent inclure des personnes qui acceptent une méthode (d'un agent) de ce programme pour la première fois (alors qu'elles utilisaient une autre méthode fournie précédemment par un autre programme). Quelle que soit la définition qu'utilise un programme, il est essentiel qu'elle soit claire et bien comprise par tout le personnel, de façon à ce que les données de service soient recueillies et enregistrées de la même façon dans toutes les formations sanitaires.
Objectifs : Les résultats ou rendements escomptés d'un programme, représentant les changements de connaissances, d'attitudes et de comportement des clients du programme; décrites d'une façon quantifiable tout en spécifiant la période pendant laquelle on doit atteindre ces résultats. Ces objectifs doivent être spécifiques, mesurables, appropriés, réalistes et programmés dans le temps. Obstacles aux services : Lois ou politiques nationales ou locales, pratiques et procédures professionnelles, réglementation administrative ou tout autre règle officielle ou non qui empêchent les gens de recevoir des services à cause de leur âge, de leur sexe, de leur situation matrimoniale, de leur parité, de leur capacité financière, de leur lieu de résidence, etc. Occasion manquée : Occasion qui aurait pu permettre la réalisation d'une activité bénéfique (prestation de service, rétro-information de l'employé, etc.) mais qui n'a pas été saisie. Organigramme : Diagramme montrant la relation de travail entre tous les postes au sein d'une organisation ou d'un programme et la structure de supervision formelle, ainsi que les relations entre les divers postes et fonctions de la direction et du personnel. (Voir aussi Structure organisationnelle.) Organisation interne : Organisation qui démarre : Il s'agit, en général, d'une petite organisation au cours des premières années de son développement. De nombreuses organisations qui démarrent sont caractérisées par un leadership très créatif, des initiatives extrêmement innovatrices et un personnel restreint, mais très engagé et motivé. Paiements des prestations : Montant que doit payer le client pour chaque service fourni, tels que les conseils, la consultation, les examens de laboratoire et les contraceptifs. Certains programmes établissent un tarif standard pour les visites initiales et les visites de suivi. Une visite initiale peut inclure le coût d'un examen, des conseils et d'une méthode contraceptive, alors qu'une visite de suivi peut ne couvrir que le coût du réapprovisionnement en contraceptifs et de la consultation. Paiements effectués par les clients : Montants demandés aux clients en paiement des servicesqu'on leur assure, tels que fourniture de contraceptifs, conseils, services cliniques ou de laboratoires et autres. Les paiements des clients comprennent les droits d'inscription qui sont perçus à chaque visite, les paiements pour services recueillis lorsqu'ils reçoivent des services individuels et les cotisations recueillies chaque année. De nombreux programmes font payer aux clients un montant modeste pour aider à couvrir une partie des coûts de la prestation de services et encourager les clients à apprécier les services fournis. Paiements par un tiers (ou Co-paiements) : Système selon lequel un tiers (tel qu'un employeur, une compagnie d'assurance ou un plan de santé intégré) paie les services fournis au client. Il peut y avoir aussi des co-paiements, auquel cas le client paie une partie des frais.
Participation communautaire : Composante essentielle des programmes de planification familiale, la participation communautaire peut prendre de nombreuses formes; elle existe lorsque les membres de la communauté et l'autorité locale jouent un rôle important dans la gestion du programme de planification familiale locale et la contribution en argent, matériels, ou bénévolat, ce qui leur donne le sentiment d'être responsables du programme et d'assumer les tâchesnécessaires pour atteindre les objectifs fixés. Pensée stratégique : Compétence de gestion critique qui permet d'évaluer un programme, par rapport à sa mission, à ses buts futurs et au contexte externe dans lequel il fonctionne. La pensée stratégique exige que les responsables examinent si leurs programmes «font les choses nécessaires» pour réaliser leur mission. Perfectionnement du personnel : Voir Développement professionnel. Performance de la formation sanitaire : La performance de la formation sanitaire est souvent mesurée en comptant le nombre de clientes desservies par la formation et/ou le nombre de nouveaux accepteurs et utilisateurs assidus desservis par la formation au cours d'une période de temps donné et est évaluée par rapport aux objectifs établis pour cette formation sanitaire. Phase d'émergence : La première phase du développement d'une organisation dont l'objectif principal est de lancer la prestation de services. Cette étape est caractérisée par le fait que la mission de l'organisation est mal définie ou incomplète, que la structure de l'organization es simple, les programmes et les systèmes sont de base et que l'organisation est fortement tributaire du soutien financier externe. (Voir Phases de développement d'une organisation.)
Phase de consolidation : La troisième phase du développement d'une organisation pendant laquelle cette organisation se concentre sur le développement et le perfectionnement de ses systèmes afin d'accroître l'efficacité de sa gestion y compris ses capacités internes de mobiliser et de contrôler les ressources afin d'assurer la viabilité de l'organisation et du programme. (Voir Phases de développement d'une organisation.) Phase de croissance : Deuxième étape du développement de l'organisation. A ce stade, les organisations énoncent clairement leur mission, définissent les stratégies à suivre pour la réaliser, ont des buts et objectifs spécifiques et élaborent et utilisent des plans opérationnels pour atteindre les objectifs. A mesure que les activités et les services prennent rapidement de l'ampleur, l'organisation dépend de plus en plus des ressources externes pour appuyer ces programmes et services. (Voir Phases de développement d'une organisation.) Phase de maturité : La quatrième et dernière étape de développement de l'organisation pendant laquelle une organisation renforce sa capacité de gérer efficacement et d'ajuster sa mission, sa stratégie, sa structure et ses systèmes pour répondre aux défis internes et externes afin d'améliorer ses chances de viabilité. (Voir Phases de développement d'une organisation.) Phases de développement d'une organisation : Les quatre phases qui caractérisent le développement d'une organisation sont les suivants : émergence, croissance, consolidation et maturité. Ces phases sont basées sur le principe que les organisations se développent de façon systématique au cours du temps et prennent des caractéristiques différentes durant chaque étape compte tenu de leur mission, leur stratégie, leur structure et leur systèmes. (Voir Phased'émergence, Phase de croissance, Phase de consolidation et Phase de maturité.) Plan d'action : Mis au point par un responsable et le personnel, un plan d'action fait la liste des buts et objectifs du programme et des activités qui seront mises en oeuvre pour atteindre ces objectifs. Un plan d'action couvre en général une période d'une année, indique la ou les personne(s) responsable(s) de la mise en oeuvre de chaque activité, montre comment chaque activité doit être réalisée et fait connaître les ressources financières nécessaires. (Voir Plan opérationnel.) Plan d'entreprise : Souvent mis au point afin de mobiliser des fonds pour un programme ou un projet, un plan d'entreprise précise les objectifs, les activités, les sources de revenu et autres ressources financières ainsi que les recettes prévisionnelles qui seront générées par l'entreprise ou les activités. Plan de travail : Document élaboré par le responsable et le personnel pour une période précise qui dresse la liste des activités planifiées en précisant les dates aux-quelles elles seront exécutées, les ressources nécessaires et les personnes chargées de les exécuter. Plan de visite du superviseur (également appelé Plan des tournées de supervision) : Etat descriptif ou liste des points à vérifier pendant une séance de supervision qui indique les rubriques, les techniques et les statistiques à contrôler au cours de chaque séance de supervision. Ce plan doit également comporter des activités de soutien au programme telles que la collecte des rapports et le réapprovisionnement en produits ainsi que toute autre activité post-tournée à être accomplie par le superviseur. Plan opérationnel : Diffère d'un plan stratégique (qui établit les stratégies générales qu'un programme utilisera ou les initiatives qu'il prendra pour atteindre ses objectifs). Un plan opérationnel établit les projets ou activités spécifiques (qui s'inscrivent dans le plan stratégique) qui seront exécutés, et le calendrier et les ressources nécessaires pour mener à bien ces projets ou activités. (Voir également Plan d'action.) Plan stratégique : Document qui est le résultat de la planification à long terme (ou planification stratégique). Il couvre au minimum une période de cinq ans, établit la mission et les objectifs du programme, classe les stratégies en ordre de priorité et établit la base financière qui permettra d'atteindre les objectifs. Planification des activités : Processus par lequel une organisation sélectionne les activités qui vont être menées, planifie la séquence de ces activités et identifie les ressources (humaines, financières et matérielles) qui seront utilisées pour exécuter ces activités afin d'atteindre les résultats souhaités.
Points de services périphériques : Services qui sont fournis à une communauté ou à plusieurs communautés à un moment donné (une fois par mois en général), et à un endroit désigné. Lespoints de services périphériques assurent généralement des soins de santé intégrés, des soins de santé maternelle et infantile et des services de planification familiale. (Voir également Système à cinq tables.) Populations mal desservies (sous-servies) : Groupes de personnes qui normalement ne sont pas desservies ou sont mal desservies par les programmes de prestation de services établis. Dans le cadre de la planification familiale, il peut s'agir des adolescents, des hommes, des femmes à faible parité, des citadins pauvres, des célibataires et des personnes qui vivent dans des zones rurales éloignées. Postes de travail : Divers endroits ou étapes au sein d'une formation sanitaire où une cliente reçoit un type de service donné. Les postes de travail comprennent souvent l'inscription auprès du chargé de l'accueil, la pesée, la prise de la tension, l'entrevue avec une conseillère, l'examen par une infirmière ou un médecin et la sortie. Premier à périmer, premier sorti (PPPS) : Système de gestion de l'approvisionnement selon lequel les contraceptifs portant la date de péremption la plus proche sont distribués les premiers et ceux portant la date d'expiration suivante après épuisement du stock précédent. Première visite ou Première consultation d'un client : Voir Nouveau client. Prévalence contraceptive : Le pourcentage de toutes les femmes en âge de reproduction (FAR) ou de femmes mariées en âge de reproduction (FMAR), en général de 15 à 49 ans, qui utilisent une méthode de contraception. La prévalence contraceptive concerne généralement l'emploi de toutes les méthodes mais doit être donné séparément pour les méthodes modernes (pilule, DIU, implants, injectables, condoms, diaphragmes, capes cervicales et stérilisation volontaire). On le calcule en divisant le nombre de femmes en âge de procréer ou de femmes mariées en âge de procréer qui utilisent une méthode (numérateur) par le nombre total de femmes en âge de procréer ou de femmes mariées en âge de procréer (dénominateur). Primes : Récompenses en espèce ou en nature, qui s'ajoutent au salaire ou les remplacent, telles que : assurance maladie, adhésion à un club, repas ou stationnement gratuits. Privatisation : La privatisation concerne le transfert de fonctions spécifiques de gestion telles que la passation des marchés de contraceptifs, la logistique et la formation, à des organisations privées à but non lucratif ou commerciales externes à la structure gouvernementale. Bien que ce mot soit souvent utilisé pour décrire une forme de décentralisation, certains experts croient que la privatisation n'est pas un moyen de décentralisation parce que dans la privatisation, un gouvernement abandonne la responsabilité au lieu de la transférer à des échelons inférieurs. Processus de supervision en équipe : Tout processus conçu pour la supervision du personnel utilisant l'approche participative d'équipe qui implique les superviseurs et le personnel dans la totalité du processus. Processus de travail : Le processus ou la séquence d'activités réalisées pour mener à bien une tâche. Ainsi, le processus de travail nécessaire pour inscrire un client dans une formation sanitaire peut consister à bien accueillir le client, prendre son nom, vérifier s'il s'agit d'un client nouveau ou assidu, ouvrir un nouveau dossier et demander au client de remplir les papiers nécessaires ou retrouver le dossier existant du client, faire payer tout droit d'inscription (le cas échéant), prier le client de s'asseoir jusqu'à ce qu'il ou elle puisse être vu(e) par un prestataire de service et informer le prestataire que le client est prêt pour sa consultation. Profil des clients : Représentation en chiffres et/ou en pourcentage des principales caractéristiques des clients d'un programme. Un profil des clients permet aux responsables de mieux comprendre les types de clients que dessert le programme et (dans certains cas), les besoins prioritaires de ces clients de façon à ce que le programme puisse mieux satisfaire ses clients et peut-être en attirer de nouveaux qui ont des besoins similaires. Programme de paiement des prestations : Programme qui fait payer chaque service fourni par le programme ou la formation sanitaire. En général, dans un programme de ce type, chaque sorte de service a un prix différent basé sur le coût réel de la fourniture de ce service. Dans ce type de programme, une nouvelle cliente recevant sa première dose de pilules paiera en général davantage qu'une cliente qui vient se réapprovisionner. Ceci vient du fait que la nouvelle cliente reçoit des services plus complets pendant sa première visite qu'une cliente qui revient seulement pour se réapprovisionner en pilules. Protocole de supervision : Système établi pour superviser le personnel (clinique et non clinique). Un protocole de supervision doit décrire clairement les procédures et calendriers de supervision, la philosophie de l'organisation sur la supervision, les instruments nécessaires à une supervision efficace (tels que descriptions de poste et objectifs de performance), les critères de promotion et les techniques permettant de motiver et d'encourager le personnel.
Protocole sanitaire : Liste des normes médicales que le personnel est appelé à suivre et qui décrivent en détail les procédures médicales et les normes sanitaires qui garantissent la sécurité et la santé des clients de planification familiale. Qualité des services : La qualité des services dépend d'un certain nombre de facteurs liés entre eux, y compris la manière dont les clients sont traités par les prestataires, la gamme de services et le choix de méthodes contraceptives à la disposition des clients, le caractère complet de l'information fournie aux clients et la qualité des conseils donnés, l'encouragement du choix personnel, la compétence technique du prestataire et l'accessibilité et la continuité des services. Quantité couvrant le délai de livraison : Quantité de contraceptifs qui seront distribués pendant la période allant du moment où une commande est faite jusqu'à la livraison de cette commande. On calcule cette quantité en se basant sur les données antérieures. Quantité maximum : La plus grande quantité de produits (contraceptifs) qu'un programme doitavoir en stock. Cette quantité doit être suffisamment élevée pour que les stocks ne s'épuisent pas entre les commandes et suffisamment faible pour éviter le surstockage et le gaspillage de produits périmés. Elle est calculée séparément pour chaque contraceptif et consiste de la quantité minimum nécessaire, plus la quantité utilisée entre les commandes ordinaires. (On trouvera aux pages 10 et 11 du Numéro 4 du Volume I du Management de la planification familiale intitulé «Améliorer la gestion des stocks de contraceptifs» une formule permettant de calculer les quantités maximum et minimum des stocks.) Quantité minimum : Volume le plus faible (de chaque contraceptif) dont doit toujours disposer une formation sanitaire dans ses stocks. La quantité minimum doit être suffisamment élevée pour éviter les pénuries ou ruptures de stocks même en cas de livraisons en retard ou d'augmentation imprévue de la demande. La quantité minimum représente le stock de sécurité, plus la quantité de produits utilisée entre une commande et sa livraison. (On trouvera aux pages 10 et 11 du Numéro 4 du Volume I du Management de la planification familiale intitulé «Améliorer la gestion des stocks de contraceptifs» une formule permettant de calculer les niveaux minimum et maximum de stocks.) Rapport financier : Système établi de rapports périodiques sur les transactions financières et la situation financière d'une organisation ou d'un programme. Rapport programmatique : Système ou processus établi donnant des informations détaillées sur les activités entreprises pendant une période spécifique. Les rapports programmatiques prennent généralement une forme narrative et ne concernent que les informations non financières sur les activités et l'état d'avancement vers l'atteinte des objectifs. Ratio : Promotion obtenue en divisant une quantité par une autre quantité. Par exemple, dix-huitinfirmières de planification familiale (numérateur) divisé par six formations sanitaires (dénominateur) est un ratio de trois infirmières par formation sanitaire. Récapitulatif mensuel des activités de planification familiale : Formulaire utilisé pour enregistrer les totaux mensuels de toutes les données recueillies dans le registre journalier des activités de planification familiale. En général, le responsable de la formation sanitaire en garde un exemplaire et un deuxième exemplaire est envoyé au superviseur du programme qui totalise les données mensuelles pour toutes les formations sanitaires de la région ou district. Registre journalier des activités : Cahier qui répertorie quotidiennement le nombre de visites de clients à une formation sanitaire et indique les types et quantités de contraceptifs dispensés à chaque type de client, utilisateur nouveau ou assidu). Il faut calculer chaque jour le nombre de visites et le nombre de chaque type et marque de contraceptif dispensé. Résolution de problèmes : Compétence de gestion essentielle qui consiste à identifier objectivement les causes d'un problème et à proposer des solutions potentielles-souvent innovatrices-qui seront agréablement accueillies par plusieurs groupes ou individus.
Responsabilités de fonction : Les types de fonctions dont est responsable une personne ou un groupe tel que planification, suivi, évaluation, fourniture de services médicaux, formation, etc. Responsabilités du personnel : Les responsabilités spécifiques ou l'ensemble des responsabilités des divers membres du personnel dont il est responsable. Ces responsabilités peuvent être en général quantifiées : fourniture de conseils, par exemple, à un certain nombre de clients au cours d'une période de temps donnée ou de services médicaux à une formation sanitaire de district trois jours par semaine. Résultats intermédiaires : Résultats à moyen terme qui sont essentiels pour obtenir des résultats à long terme. Ainsi, le nombre d'ateliers ou de cours organisés est un résultat à moyen terme essentiel pour atteindre le résultat à long terme qu'est la formation de prestataires qualifiés. Rétro-information : Procédé permettant une double communication entre le terrain et l'Administration, ou entre un employé et son superviseur, et ayant pour objet de modifier, rectifier, et renforcer les performances et les résultats obtenus. Revisite (également appelée Visite de suivi) : Visite faite par un client à une formation sanitaire dans le but généralement de vérifier si le client est satisfait de sa méthode de contraception ou de traiter les complications médicales ou les effets secondaires. Ce terme est également utilisé pour décrire une visite pour se réapprovisionner en contraceptifs. Rôle du personnel : L'ensemble des responsabilités attachées à différents postes. Par exemple, le rôle des responsables comprend le leadership, la compréhension, la résolution de problèmes, les conseils et les encouragements. Rupture de stocks : Situation pendant laquelle un programme ou une formation sanitaire n'aplus assez d'une ou de plusieurs produits contraceptifs (ou autre médicament ou fourniture) et ne peut répondre à la demande. Satisfaction des clients : Les bénéfices ou la valeur des services (tels que perçus par les clients) fournis par un programme ou une formation sanitaire, et mesurés souvent en termes de qualité de l'interaction personnelle avec les prestataires, la gamme de contraceptifs disponibles et l'efficience et la façon de répondre aux besoins individuels des clients. Services à base communautaire (SBC) : Information et services de santé et de planification familiale fournis aux femmes et aux couples à l'endroit où ils vivent ou par le biais de dépôts basés dans la communauté. Les services sont organisés dans le cadre d'activités communautaires où des agents d'extension des services d'une formation sanitaire locale ou de la communauté fournissent aux clients certains contraceptifs (en général, la pilule et les condoms), conseillent les clientes qui ont des questions, des plaintes ou des effets secondaires, et les dirigent selon les besoins vers les formations sanitaires de la région. Services achetés (ou Sous-traitance) : Services ou accords contractuels à long terme avec des institutions externes pour les services tels que l'entretien des véhicules et des bâtiments, la publicité ou les services de promotion. Bien que semblables, les accords contractuels avec des individus sont souvent passés pour services spécialisés tels que conférences, formation et évaluation, auxquels cas on parle de prestation payée àl'acte. (Voir Honoraires.) Services au dépôt communautaire : Type de services basés dans la communauté pour lequel une personne résidant dans la communauté fournit des informations et des contraceptifs (en général pilule et condoms) aux membres de la communauté selon leurs besoins. Comme les clients viennent généralement s'approvisionner au dépôt, cette méthode réduit le nombre de personnes travaillant à la prestation des services au niveau communautaire. Services bénévoles (de volontaires) : Méthode utilisée pour appuyer un programme local du secteur public ou du secteur privé dans lequel les membres de la communauté aident les fonctionnaires ou agents de terrain employés par des organisations non gouvernementales (ONG) à mettre en oeuvre des activités de motivation, de réapprovisionnement en contraceptifs et de suivi. Il arrive que ces agents reçoivent une petite compensation, le remboursement de leurs frais de déplacement ou autre rémunération réelle mais ils ne touchent pas de salaire régulier. Situation des stocks : Nombre de mois d'approvisionnement disponibles à un moment précis pour un type et une marque donnée de contraceptifs ou de produits. On calcule la situation des stocks en divisant le nombre d'unités disponibles par la consommation mensuelle moyenne de ce contraceptif ou produit. Situation financière : Etat financier d'une organisation à un moment donné. Elle indique la position financière de l'organisation en tenant compte de l'actif et du passif actuel, ainsi que des dépenses et des recettes prévues. Stabilité de l'organisation : La capacité d'une organisation d'utiliser efficacement les systèmes et contrôle de gestion pour prévenir toute perturbation majeur concernant les services malgré des changements inattendus relatifs à l'environnement externe ou à la rotation du personnel, particulièrement ceux touchant les responsables. Stock de sécurité : La quantité de produits (nombre de mois d'approvisionnement) en deça du niveau minimal prévue pour pallier aux fluctuations majeures de la demande de contraceptifs ou aux retards imprévus dans la livraison. Stock disponible (également appelé Stock résiduel) : La quantité de chaque contraceptif ou produit en stock à un moment donné. Stock en commande(ou en attente) : La quantité de chaque contraceptif qui a été commandée mais n'a pas encore été reçue (par le centre ou la formation sanitaire). Stocks : La quantité de produits (contraceptifs, produits de base et autres fournitures) disponibles que peut utiliser un programme ou une formation sanitaire à un moment donné. Stratégie : L'ensemble des approches que l'organisation va adopter pour remplir la mission afin d'atteindre ses buts ou ceux du programme. Structure de supervision : La structure officielle qui régit le système de communication formelle et le contexte relationnel entre les différentes fonctions et postes de direction, d'une part, et le personnel, d'autre part. Structure organisationnelle : Les lignes internes d'autorité et de communication au sein d'une organisation qui définissent comment les programmes et sections sont gérés, quels types d'activités ont été exécutés par quels programmes ou sections, et la relation fonctionnelle et de supervision entre le personnel et le responsable de ces sections. (Voir également Organigramme.) Style de participation : Type de gestion dans laquelle le superviseur ou le responsable travaille activement avec son personnel et écoute leurs idées, tient compte de leurs points de vue et de ce qu'ils ont accompli, encourage les discussions sur les questions et les problèmes, et cherche ensemble des solutions. Subvention croisée : Système utilisant les recettes générées dans un service pour subventionner le coût d'un autre service du même programme. Par exemple, les recettes provenant de la vente de contraceptifs dans une formation sanitaire peuvent servir à subventionner le coût de la fourniture de services à des clients qui ne sont pas capables de payer les services ou les contraceptifs dans la même formation sanitaire ou dans d'autres sites du programme.
Subventions : Fonds ou donations donnés à une organisation ou un programme pour lui permettre d'exécuter des programmes ou services spécifiques. Les subventions sont généralement offerts par les gouvernements etles bailleurs de fonds nationaux ou internationaux. Subventions qui contiennent des primes : Fonds utilisés pour récompenser la performance d'un programme, l'atteinte d'objectifs ou pour encourager les programmes à lancer de nouvelles initiatives. Les primes servent à motiver les programmes et les employés à (continuer d') atteindre leurs objectifs et maintenir ou améliorer la qualité du programme. Suivi : Processus consistant à vérifier régulièrement la situation d'une programme en observant si les activités planifiées sont exécutées comme prévu. Supervision à but de facilitation : Méthode de supervision qui met l'accent sur le parrainage, la résolution de problèmes en collaboration et la communication à double sens entre le superviseur et l'employé. Système d'information : Système standardisé de collecte, d'enregistrement, d'interprétation, d'analyse, d'établissement de rapports et de diffusion de données de façon à ce qu'on puisse utiliser les données pour prendre des décisions de gestion capitales. Dans une formation sanitaire de planification familiale, il s'agit normalement de la collecte et de la diffusion de l'information programmatique et financière liée à la prestation de services aux clients et au fonctionnement d'un centre. (Voir également Système d'information àdeux niveaux.) Système d'information à deux niveaux : Système d'information conçu pour recueillirrégulièrement des informations sur les résultats et qui demande aux responsables de recueillir aussi des informations sur le processus pour les aider à déterminer là où un problème a pu apparaître pour pouvoir le corriger. Système de commandes à intervalle variable : Voir Système de revue continuelle (ou perpétuelle). Système de comptabilité : Système de collecte, d'enregistrement, de traitement et d'établissement de rapports pour toutes les transactions ayant des connotations financières. Deux systèmes utilisés fréquemment sont la comptabilité de caisse et la comptabilité d'exercice. Système de gestion de la qualité : Dans le domaine de la planification familiale, il s'agit d'un système qui lie de façon harmonieuse et synergique les différentes activités qui aident à assurer et à améliorer continuellement la qualité des services de planification familiale dans le cadre d'un réseau de prestation de services. Dans un système efficace de gestion de la qualité, les superviseurs à tous les niveaux doivent mettre leurs connaissances et leurs compétences à jour aussi bien dans les domaines de la prestation de services que de la gestion. Système de revue continuelle (ou perpétuelle) (également appelé Système de commandes à intervalle variable) : Système de contrôle des stocks et de réapprovisionnement par lequel les niveaux de stocks sont examinés à des intervalles déterminés et les commandes effectuées lorsque les stocks atteignent un certain niveau ou descendent au-dessous d'un niveau de réapprovisionnement prédéterminé. Avec ce système, les nouvelles commandes sont généralement faites en fonction de normes de quantité et non selon un calendrier établi. Système des cinq tables : Utilisé fréquemment pour les approches communautaires mobiles, ce système est un programme qui fournit des services intégrés de santé maternelle et infantile, et de planification familiale dans un site unique temporaire. Dans le cadre de ce système, on établit un table pour chacun des cinq services : inscription de l'enfant, pesage de l'enfant, enregistrement des résultats sur une fiche de croissance; éducation sanitaire (nutrition, réhydratation orale, vaccination, allaitement au sein, espacement des naissances et planification familiale); et fourniture de tout traitement médical nécessaire, de contraceptifs ou référence vers une formation sanitaire fixe selon les besoins.
Système Max/Min (maximum-minimum) : Systèm par lequel on détermine et maintient des niveaux de stock maximum et minimum prévus pour éviter les ruptures de stock de contraceptifs ou au contraire qu'il y ait des sur-stocks. Les niveaux minimum et maximum sont exprimés en nombre de mois d'approvisionnement. Systèmes de contrôle : Toutes les procédures et règles visant à prévenir la corruption, le vol et l'utilisation inappropriée des fonds ou autres ressources. Systèmes de référence : Système établi qui définit le moment où un client doit être dirigé vers une autre formation sanitaire pour y recevoir des services (souvent pour le traitement de complications médicales ou la fourniture de méthodes cliniques ou de procédures chirurgicales), comment le client se rendra à la formation sanitaire (si, par exemple, un agent d'extension des services l'accompagnera), qui le client doit contacter au site où ila été envoyé et quels documents il doit présenter ou, au contraire, on doit lui donner dans cette autre formation sanitaire. Les systèmes de référence efficaces donnent davantage d'accès aux services et aux méthodes cliniques de longue durée et améliorent |
