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Le Management
est une publication de formation continue en gestion qui a remporté un prix présente des discussions approfondies sur des stratégies de gestion spécifiques pour améliorer les services de santé.
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Table des Matières
Explorez ce sujet plus plus loin par le scénario de cas
La Commande d'urgence de Mme Samb
Disposer des contraceptifs qui conviennent le mieux pour répondre aux besoins de toutes les clientes renforce la confiance dans les services, aide à assurer que les clientes continuent à fréquenter la formation sanitaire ainsi qu'à éviter les grossesses non désirées.
Les systèmes d'approvisionnement en contraceptifs utilisés par les programmes de planification familiale diffèrent d'un programme à un autre. Certains systèmes déterminent les quantités à commander en se servant uniquement des données antérieures figurant, par exemple, sur les relevés de distribution. Dans d'autres systèmes, les responsables des formations sanitaires commandent des contraceptifs en se basant sur l'estimation des besoins du programme. Les programmes diffèrent également dans la fréquence des commandes et dans la façon de déterminer les quantités à commander. Malgré ces différences, les principes de gestion de l'approvisionnement constituent le fondement de ces systèmes et de leurs variantes et sont extrêmement efficaces pour améliorer la gestion de l'approvisionnement en contraceptifs.
Ce numéro du Management de la planification familiale est conçu pour aider tout le personnel des formations sanitaires à comprendre et à appliquer les principes d'une bonne gestion de l'approvisionnement en contraceptifs. Il présente les techniques de base de l'entreposage, de la gestion des stocks et de la commande des contraceptifs. Après avoir discuté les éléments fondamentaux d'une bonne gestion de l'approvisionnement, ce numéro fournit les directives pour aider les responsables à stocker les contraceptifs dans de bonnes conditions et disposer de données d'inventaire à jour par leur enregistrement de manière régulière.
La clé d'une bonne gestion de l'approvisionnement au niveau de la formation sanitaire est le système des niveaux de stock maximum/minimum. Ce numéro du Management de la planification familiale explique comment il fonctionne et donne des informations détaillées sur sa mise en place pour la première fois. Le numéro se termine par une discussion sur la manière dont les superviseurs et les responsables de programme peuvent soutenir une gestion efficace des stocks de contraceptifs dans leurs formations sanitaires.
Ce numéro a été rédigé par Susanna Binzen, Rédactrice consultante du Management de la planification familiale. Mlle Binzen est actuellement détachée auprès de la Division de la santé de la reproduction humaine aux Centers for Disease Control (CDC) à Atlanta, Georgia et du Projet FPMD. Jack Graves du CDC et Rich Owens du Projet Family Planning Logistics Management (FPLM) de John Snow, Inc. ainsi que leurs associés ont apporté les conseils techniques.
— La Rédaction
Maîtriser les principes fondamentaux de la bonne gestion des stocks
Il y a deux raisons importantes pour que les responsables de programmes ou de formations sanitaires et les superviseurs d'établissements de soins de santé et de planification familiale connaissent la gestion des stocks. Tout d'abord, les formations sanitaires de planification familiale doivent être toujours en mesure d'obtenir les contraceptifs, quand ils en ont besoin et en quantités suffisantes pour approvisionner leurs clientes sans interruption; deuxièmement, ils doivent empêcher le gaspillage résultant de la constitution de stocks excessifs ou du dépassement de la date de péremption de contraceptifs inutilisés. Lorsque les stocks sont mal gérés, il en résulte souvent des commandes d'urgence et des coûts de transport élevés. En plus des considérations financières, si les contraceptifs sont mal gérés, le programme risque de perdre la confiance de ses clientes et de la communauté.
Pour que le système de gestion soit efficace, les responsables doivent disposer d'informations exactes et régulièrement mises à jour. La plupart des décisions sont basées sur quatre informations essentielles :
- Consommation mensuelle moyenne (CMM)—la quantité du stock qu'utilise la formation sanitaire chaque mois.
- Pertes—la quantité du stock qui est perdue ou inutilisable à cause de sa détérioration, l'expiration de la date de péremption ou d'autres raisons.
- Stock—les quantités dont on dispose.
- Délai de livraison—l'intervalle de temps entre le moment où l'on passe une commande et celui où l'on reçoit les livraisons.
Dans ce numéro du Management de la planification familiale, vous apprendrez à utiliser ces données pour prendre des décisions sur les commandes et l'entreposage de contraceptifs. Il est important, tout d'abord, d'examiner deux aspects fondamentaux de la gestion des stocks : comment stocker les produits et comment assurer la qualité des contraceptifs que fournit votre programme.
L'entreposage
A chaque étape du transport de l'usine au client, il faut entreposer les contraceptifs. Qu'on les garde dans de grands entrepôts, une petite pièce, un placard, sur une étagère, ou dans le tiroir d'un bureau, il faut le faire dans des conditions adéquates pour empêcher qu'ils ne se détériorent, etréduire la durée d'entreposage pour éviter l'expiration de la date de péremption.
Les contraceptifs ne doivent pas être exposés à une chaleur excessive (supérieure à 40° centigrade), à l'humidité, à la lumière directe, à l'eau, aux insectes et aux animaux. La pièce, ou l'aire de stockage doit être bien ventilée. Elle doit avoir des fenêtres qui favorisent la circulation de l'air ou disposer d'un ventilateur pour bien faire circuler l'air. La durée de conservation de chaque type de contraceptif varie, mais de bonnes conditions d'entreposage sont particulièrement importantes pour les condoms, qui se détériorent facilement si les conditions d'entreposage sont mauvaises. Toute aire d'entreposage doit être fermée à clé pour en empêcher tout accès non autorisé.
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Liste de contrôle pour évaluer une aire d'entreposage
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Aire de travail
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L'aire d'entreposage est-elle suffisamment vaste pour permettre de distribuer, recevoir et contrôler les produits?
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OUI
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NON
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Température
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La température de l'aire d'entreposage est-elle :
inférieure à 40°C?
entre 15°C et 30°C là où les injectables sont rangés?
(Si la réponse est non, essayez de changer la ventilation, l'isolation, les fenêtres et les systèmes de refroidissement ou de chauffage pour que la température de la pièce convienne à l'entreposage de ces contraceptifs)
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OUI
OUI
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NON
NON
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Eclairage
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La lumière est-elle suffisante pour lire facilement les marques et les étiquettes d'identification des produits?
Les contraceptifs sont-ils gardés à l'abri de la lumière directe du soleil ou de lampes fluorescentes?
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OUI
OUI
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NON
NON
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Humidité
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Les sols et les murs sont-ils secs?
Y a-t-il des fuites dans le toit, aux fenêtres ou sous les portes?
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OUI
OUI
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NON
NON
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Produits correctement entassés
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Est-ce que les cartons sont empilés sur moins de 2,5 m de hauteur?
Est-ce que les piles sont isolées du sol et loin des murs?
Est-ce que les produits dont la date de péremption expire en premier sont rangés en haut ou devant?
Est-ce que des étagères sont utilisées pour le stockage des contraceptifs?
Est-ce que l'on utilise des palettes pour que les contraceptifs ne soient posés pas en contact avec le sol?
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OUI
OUI
OUI
OUI
OUI
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NON
NON
NON
NON
NON |
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Propreté
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L'entrepôt est-il propre, bien rangé et sans poussière?
Est-il prévu de nettoyer régulièrement le plafond, les murs et le sol de l'entrepôt?
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OUI
OUI
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NON
NON
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Absence d'insectes ou d'animaux nuisibles
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Est-ce que les aires de stockage sont indemnes d'insectes vivants ou morts, oeufs d'insecte, rongeurs vivants, poils ou excréments de rongeurs, et de boîtes qui semblent rongées ou percées
(Le cas échéant, il faut se servir régulièrement d'insecticides chimiques ou de produits de dératisation. Ces produits doivent être rangés loin des contraceptifs et des produits médicaux. Il peut être nécessaire d'utiliser des moustiquaires sur les fenêtres. Les trous de rongeurs doivent être bouchés avec des pierres ou tout autre matériau dur, ou recouverts de plaques métalliques.)
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OUI
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NON
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Enregistrement
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Les registres de stocks sont-ils à jour?
Les registres sont-ils fiables?
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OUI
OUI
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NON
NON
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Niveaux des stocks
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Les niveaux des stocks sont-ils en rapport avec les niveaux maximum/minimum établis?
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OUI
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NON
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Contrôle de la qualité
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Existe-t-il un système permettant de contrôler la qualité pour s'assurer que les contraceptifs sont utilisables et ne sont pas périmés?
Est-ce que l'on élimine les contraceptifs endommagés ou périmés, selon les directives du programme?
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OUI
OUI
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NON
NON
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Sécurité et sûreté
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Y a-t-il un système de sécurité limitant l'accès à l'aire d'entreposage?
Toutes les portes et les fenêtres sont-elles soigneusement fermées?
Y a-t-il des extincteurs placés à portée de la main?
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OUI
OUI
OUI
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NON
NON
NON
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Accès
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Y a-t-il une personne désignée ayant la clé et disponible pendant toutes les heures d'ouverture de la formation sanitaire de façon à ce que le personnel du centre puisse s'approvisionner en contraceptifs en cas de besoin?
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OUI
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NON |
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Inventaire physique
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Procède-t-on à un inventaire physique au moins une fois tous les six mois?
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OUI
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NON
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Si vous avez répondu NON à n'importe laquelle des questions ci-dessus, vous devez envisager de faire des changements pour protéger la durée de conservation de vos contraceptifs, permettre le nettoyage correct et le mouvement efficace de vos stocks et éviter les pertes.
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Eviter que les stocks ne se périment
Pour vous assurer que les contraceptifs ne se périment avant d'être utilisés, distribuez toujours en premier ceux que vous avez reçus en premier. Le système Premier-à-périmé, premier sorti (PPPS) est conçu pour vous aider à y parvenir. La date de péremption doit être inscrite sur tous les cartons. Chaque fois que vous recevez une commande, vous devez vérifier la date de péremption et l'indiquer sur les cartons. Au cas où seule la date de fabrication est indiquée, vous devez déterminer la date de péremption en vous basant sur la date de fabrication et la durée de conservation du produit (voir ci-dessous). Les dates de péremption doivent être l'élément de référence standard. Une fois que tous les cartons qui viennent d'arriver ont été marqués, vous devez les ranger derrière ou sous les cartons dont la date de péremption est plus proche. De cette façon, les produits qui se périment en premier seront distribués les premiers. Le système PPPS réduit au maximum les pertes dues à la péremption.
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Directives pour garantir la qualité des produits contraceptifs
Ces directives concernant la durée de conservation s'appliquent aux contraceptifs fournis par l'USAID, quand ils sont entreposés dans de bonnes conditions. D'autres types et marques de contraceptifs peuvent avoir des durées de conservation différentes. Si un contraceptif présente un de ces signes, même s'il n'a pas atteint sa date de péremption, il faut vous en débarrasser selon les directives du programme.
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Contraceptifs oraux Durée de conservation : 5 ans
Ne pas utiliser les pilules d'une plaquette si :
- une pilule s'effrite lorsqu'on la pousse à travers son emballage en aluminium
- l'emballage en aluminium est rompu
- il manque des pilules
- certaines pilules ne sont pas de la bonne couleur
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Implants Durée de conservation : 5 ans
Ne pas utiliser si :
- l'emballage stérile est rompu
- certaines capsules ont disparu
Il faut protéger les implants de la chaleur excessive et de la lumière directe du soleil et les entreposer dans un endroit sec.
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Condoms Durée de conservation : 3–5 ans
Ne pas utiliser les condoms d'un lot si :
- les paquets sont collants ou se déchirent
- les condoms ou leur lubrifiant ont jauni
Les condoms s'abîment s'ils restent exposés au soleil longtemps, à des températures supérieures à 40°C, à l'humidité, à l'ozone produit par les moteurs électriques et les lampes fluorescentes, ou au contact avec des huiles minérales ou végétales. Il ne faut pas stocker des produits chimiques dans le même entrepôt que les condoms, car les vapeurs de pétrole et de divers types de solvants liquides les attaquent.
DIUs (les Stérilets) Durée de conservation : 4 ans
Ne pas utiliser les stérilets si l'emballage stérile a été rompu ou perforé.
Comme les stérilets sont faits en plastique, ils doivent être protégés de la chaleur ou de la lumière directe du soleil. Ils doivent être sous emballage stérile et le mode d'insertion doit être lisible. Si le cuivre des stérilets au cuivre noircit, cela n'a pas d'importance. (Note : La durée de conservation est différente de la durée d'utilisation; de nombreux stérilets sont efficaces jusqu'à huit ans après insertion.)
Injectables Durée de conservation : 5 ans
Le contenu des ampoules reste actif et stable jusqu'à la date de péremption si elles sont entreposées à la température ambiante (15°–30°C)
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Diaphragmes Durée de conservation : variable
Ne pas utiliser si :
- le diaphragme a l'air sale
- l'on peut voir des trous ou des fentes lorsqu'on le regarde à la lumière
Gelée spermicide Durée de conservation : 3 ans
Ne pas utiliser si :
- le tube est cabossé ou fuit
- l'applicateur ne peut être facilement vissé à l'embout du tube.
Mousse spermicide Durée de conservation : 3 ans
Les bombes de mousse ne doivent pas être exposées à une chaleur intense ou à des fluctuations extrêmes de température ou d'humidité. Elles doivent être entreposées verticalement.
Comprimés Durée de conservation : 5 ans
effervescents
Ne pas utiliser si :
- l'emballage est rompu ou manque des comprimés
- l'emballage est boursouflé (ce qui indique que l'humidité a pénétré)
- l'emballage en aluminium est fendu
- les comprimés n'ont pas tous la même couleur
- les comprimés sont mous, s'effritent, sont mouillés ou humides
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Maintenir les niveaux adéquats des stocks
Les ruptures de stock représentent un problème très sérieux, et grave avoir des surstocks est un gaspillage d'espace et d'argent. Il est donc très important de gérer vos contraceptifs de manière à en avoir suffisamment pour répondre aux besoins de vos clientes, mais pas en quantités si importantes qu'ils arrivent à péremption avant d'avoir été utilisés. Un système efficace employé couramment pour disposer d'une quantité suffisante de contraceptifs est le système maximum/minimum (Max/Min), où l'on exprime les niveaux maximum et minimum de stock en termes d'un certain nombre de mois d'approvisionnement.
Il existe plusieurs variantes du système Max/Min. Dans certains systèmes Max/Min, on ne passe les commandes que lorsque le responsable de la formation sanitaire détermine qu'il est temps de le faire. Dans d'autres systèmes (comme celui décrit ici), on passe les commandes à intervalles réguliers, par exemple tous les trois mois. Il existe aussi différentes façons de calculer les quantités maximum, minimum et celles à commander. Ce numéro du Management de la planification familiale présente une version simplifiée de cette méthode; de toute façon, quelle que soit la méthode que vous utilisez, l'objectif est le même : éviter toute rupture de stock.
Dans le cadre de ce système, le niveau maximum de stock de toute formation sanitaire est suffisamment bas pour éviter le surstockage et le gaspillage, et le niveau minimum est suffisamment élevé pour prévenir les ruptures de stock et les pénuries, même en cas de livraison en retard ou de demande excessive. Le principe de base du système Max/Min est que, dans des circonstances normales, le niveau maximum de stock ne dépassera jamais le niveau maximum recommandé et que les formations sanitaires commanderont régulièrement (ou recevront) les quantités additionnelles, même si le niveau du stock est supérieur au minimum.
Les niveaux d'approvisionnement dans un système Max/Min sont exprimés en termes de nombre de mois d'approvisionnement correspondant aux quantités nécessaires pour répondre à la demande des clientes. Par exemple, savoir que vous avez 600 cycles de Lo-Femenal ne vous indique pas combien de temps ce stock durera. Mais si vous savez que votre formation sanitaire distribue en moyenne 200 cycles par mois, vous savez que votre stock devrait suffire pour couvrir trois mois d'approvisionnement. Comme vous le voyez, les niveaux maximum et minimum sont exprimés en mois d'approvisionnement.
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La Consommation mensuelle moyenne (CMM) d'un contraceptif est le nombre moyen d'unités d'un type donné de contraceptif qui sont distribuées en un mois. Cette moyenne est basée en général sur les quantités qui ont été distribuées au cours d'une période de six mois. Dans le cas de demande qui change rapidement, il faut calculer la moyenne sur des périodes plus courtes, de deux ou trois mois par exemple. |
Le système Max/Min est surtout efficace dans les programmes où la demande de contraceptifs est assez stable. Il ne fonctionne pas aussi bien lorsqu'il y a de grandes fluctuations de la demande (variation supérieure à 50 % d'un mois à l'autre), lorsqu'elle change rapidement (croît ou décroît de plus de 10 % par mois) ou lorsqu'il s'agit d'une demande saisonnière. Dans ce type de programmes, vous pouvez utiliser le système Max/Min, mais vous devrez établir votre niveau minimum assez haut pour vous assurer qu'aucune rupture de stock ne risque de se produire. Si vous devez faire face à des variations saisonnières, il vous faudra calculer la consommation mensuelle moyenne en vous basant sur la demande des mêmes mois des années précédentes.
Lorsque vous utilisez le système Max/Min vous devez également surveiller la date de péremption des produits très soigneusement, parce que si de grandes quantités de produits se périment en même temps, vous vous trouverez tout à coup avec moins de produits utilisables queprévu. En outre, les contraceptifs périmés ou endommagés prennent un espace précieux au niveau du stockage. Pour que votre stock soit aussi à jour que possible, vous devez vous débarrasser rapidement des produits périmés ou endommagés en suivant les directives prévues à cet effet dans votre programme, afin de vous permettre de redémarrer avec des contraceptifs non périmés et non endommagés. Si votre programme n'a pas encore de procédures pour éliminer les contraceptifs, vous devez élaborer des directives avant d'instaurer le système Max/Min. Il faut toujours garder une trace écrite des contraceptifs que vous avez détruits.
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Des Matériaux que puissent aider la gestion des stocks de contraceptifs
Manuel de gestion des stocks des produits contraceptifs, 1994, de CDC et JSI. Centers for Disease Control, Reproductive Health International Program Assistance, 4770 Buford HWY NE, Atlanta GA 30341 USA
Directives pour l'emmagasinage correct des contraceptifs, une liste aide-memoire murale (60 x 92cms.). FPLM, John Snow, Inc. 1616 N. Fort Myer Dr., 11th Floor, Arlington VA 22209 USA |
Contrôler l'approvisionnement
Cinq formulaires sont nécessaires pour établir et maintenir un bon système de contrôle des stocks. Il s'agit de la Fiche de stock, du Tableau de situation des approvisionnements, du Tableau d'analyse de données sur les contraceptifs, des Bons de commande et de sortie et de la fiche trimestrielle de rapport. Chaque formulaire a un objectif différent tel qu'enregistrer les mouvements de produits, calculer les niveaux de stocks requis, contrôler les niveaux de stocks, commander de nouveaux produits, ou enregistrer des informations sur les contraceptifs et les services.
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Les formulaires de base pour la gestion des produits
La Fiche de stock (qu'on appelle aussi Carte de contrôle des stocks) sert à enregistrer au fur et à mesure tous les mouvements des stocks (contraceptifs reçus et distribués) et les quantités de contraceptifs qui sont actuellement en stock ou qui ont été commandés. Il faut établir une fiche de stock distincte pour chaque type et chaque marque de contraceptif. Il faut garder ces fiches dans l'entrepôt ou l'aire de stockage ou à proximité de ces derniers.
Le Tableau de situation des approvisionnements sert à calculer la consommation mensuelle moyenne (CMM) et les niveaux minimum et maximum souhaitables pour tous les types de contraceptifs. Les données récapitulatives mensuelles sur les quantités de chaque type de contraceptif qui ont été distribuées pendant une période donnée (six mois en général) sont tirées de la Fiche de stock. Ce tableau sert de document de travail et permet aux responsables d'enregistrer dans un seul tableau les données sur tous les types de contraceptifs distribués par les formations sanitaires. Il est généralement utilisé par les responsables des formations sanitaires lorsqu'ils mettent en place un système Max/Min. Il peut aussi être utilisé pour faire des analyses périodiques (tous les six mois) des niveaux de distribution des contraceptifs ou pour recalculer la CMM et les niveaux maximum et minimum recommandés de stock.
Le Tableau d'analyse de données sur les contraceptifs est un instrument qui aide les gestionnaires à suivre l'évolution des stocks d'un mois à l'autre en fournissant un récapitulatif des mouvements des stocks sur une période d'une année ou plus. Un formulaire séparé est utilisé pour chaque type et chaque marque de contraceptif distribué par la formation sanitaire. Il permet de suivre les stocks disponibles chaque mois et la quantité de produits commandées, reçues et distribuées ainsi que de calculer facilement et de réexaminer la CMM et la situation du stock (le nombre de mois d'approvisionnement disponibles). Les gestionnaires doivent garder les tableaux de chaque type de contraceptifs ensemble dans un seul cahier pour s'y référer facilement.
Le Bon de commande et de sortie peut servir à plusieurs usages. Le responsable de la formation sanitaire s'en sert pour commander de nouvelles quantités de produits, le gestionnaire de l'entrepôt pour exécuter les commandes et enregistrer les quantités expédiées, le responsable de la formation sanitaire pour vérifier que la formation sanitaire a reçu les quantités et types de produits effectivement commandés. C'est l'unique formulaire qui sert à commander de nouvelles quantités de produits à l'entrepôt (ou à une autre source). C'est, cependant, plus qu'un bon de commande, car il récapitule également (pour chaque type et chaque marque de contraceptifs commandés) la consommation mensuelle moyenne de ce contraceptif, la quantité maximum dont a besoin la formation sanitaire et la quantité disponible au moment de la commande. Les renseignements sur la consommation, les niveaux maximums, et les quantités disponibles servent donc à justifier les quantités commandées. Ce formulaire est conçu pour être utilisé sur une base trimestrielle, mais les nouveaux programmes peuvent, au début, passer des commandes tous les mois jusqu'à ce que les tendances de consommation aient été déterminées.
La Fiche trimestrielle de rapport sert à pour deux usages : récapituler et faire apparaître les données sur l'utilisation des contraceptifs et les prestations des services (clientes). Ce formulaire récapitule (pour chaque type et marque de contraceptif) la quantité disponible au début du trimestre, le montant total reçu et distribué pendant le trimestre, tous ajustements ou pertes, et donne un bilan de fin de trimestre. En outre, il indique le nombre de nouveaux accepteurs, de visites de suivi, et le nombre total de visites et les quantités distribuées de chaque type et marque de contraceptifs. Bien que les données sur la prestation des services ne soient pas nécessaires pour la gestion quotidienne des stocks de contraceptifs, elles le sont pour d'autres objectifs de gestion des programmes : elles peuvent servir à analyser les tendances de l'utilisation des contraceptifs chez les différents types de clientes et les tendances des choix des clientes, améliorant ainsi les prévisions à long terme du programme sur les besoins en contraceptifs. Ce formulaire est conçu pour être utilisé trimestriellement, mais pourrait être adapté pour usage mensuel. |
Comment utiliser la Fiche de stock
Le système d'enregistrement des données de la formation sanitaire décrit ici est basé sur l'emploi d'une Fiche de stock. Chaque site d'entreposage, qu'il soit grand ou petit doit maintenir une Fiche de stock pour chaque produit en stock (chaque marque et chaque dosage de pilule, chaque taille ou couleur de condom). On peut utiliser des registres au lieu de fiches de stock, mais les fiches de stock sont plus commodes à utiliser et permettent un accès plus rapide à l'information.
L'objectif de l'utilisation des fiches de stock est de fournir un état à jour de tous les mouvements du stock (réception et distribution des contraceptifs) et de la quantité de contraceptifs qui sont présentement en stock et en commande pour chaque type et marque de contraceptif. Les fiches de stock doivent être placées à l'entrée de l'entrepôt ou sur une étagère du placard de façon à ce que la personne qui fait entrer ou sortir des produits du stock puisse facilement la mettre à jour en même temps. La date et les quantités entrées ou sorties de produits doivent toujours être enregistrées sur la Fiche de stock. (Note : Certaines structures récapitulent les mouvements de stock par jour ou par semaine.)
Chaque mouvement doit être inscrit sur une ligne séparée même si cela se produit plusieurs fois dans la même journée. La colonne marquée «Solde disponible» doit être recalculée systématiquement pour indiquer le niveau actuel du stock. Il n'est pas nécessaire d'entamer un nouveau formulaire au début de chaque mois. Il suffit de tirer une ligne à la fin du mois. Faites alors le total de toutes les colonnes concernant les quantités et les ajustements du stock, sans oublier de noter le solde de fin du mois. Tirez alors une autre ligne indiquant le début du nouveau mois.
Une fois tous les six mois au moins, et plus souvent s'il y a des problèmes, il faut procéder à l'inventaire physique des produits en stock. La date de cet inventaire et les quantités réelles doivent être enregistrées sur la fiche de stock. Si le chiffre diffère du total calculé après la dernière transaction, il faut déterminer la raison de la différence, inscrire tous les ajustements et noter la raison dans la colonne des remarques.
Lorsque vous remplissez ce formulaire ou tout autre formulaire, n'oubliez jamais d'indiquer lenombre d'unités standards des contraceptifs (cycles de pilules ou condoms individuels) parce que le nombre d'unités se trouvant dans les boîtes, les cartons ou les caisses peut varier.
Sur la fiche, en haut et à droite, se trouve un emplacement pour indiquer les quantités maximum et minimum de stock. Tous les trimestres lorsque vous calculez la CMM, inscrivez-la sur la fiche de stock et calculez les nouvelles quantités maximum et minimum. Le fait d'avoir ces quantités inscrites sur la fiche vous permet de voir d'un coup d'oeil si le solde disponible est dans les limites minimum et maximum et si la consommation augmente ou décroît au fil du temps.
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Le Coin des commentaires
Forum pour discuter de nouvelles applications des concepts et techniques du
Management de la planification familiale
Assurer les stocks de contraceptifs . . . Un des critiques conseille, «Les programmes doivent envisager de contracter une assurance pour assurer leur stock de contraceptifs. Dans un programme d'Afrique subsaharienne, 60.000 dollars de contraceptifs ont été détruits dans un incendie. . . . Rares sont les personnes manipulant les contraceptifs qui ont une idée claire de la valeur des stocks qu'ils gèrent.»
Eviter de laisser périmer des contraceptifs . . . Un de nos critiques suggère, «Pour assurer l'utilisation des contraceptifs avant la date de péremption, il est bon de redistribuer les contraceptifs dont la date de péremption est proche à des formations sanitaires qui peuvent les utiliser avant qu'ils ne soient périmés.»
Lorsque des donateurs multiples fournissent les contraceptifs . . . Un de nos critiques a fait des commentaires sur les problèmes qui surgissent du fait que les bailleurs de fonds fournissent des contraceptifs de marques ou de dosages différents à un même pays ou programme. «Parce que les contraceptifs utilisés dans un pays proviennent de plusieurs sources, il arrive que lorsque les programmes ont épuisé un type ou une marque de contraceptif, le donateur fournit une autre marque, ce qui crée des problèmes. Par exemple, deux dosages différents de Depo-Provera peuvent être fournis à un pays par deux donateurs différents. Si un programme n'a plus de Depo-Provera d'un certain dosage, on le remplace par l'autre, ce qui compromet la qualité des soins fournis aux clientes. Les organisations de donateurs et d'assistance technique doivent aider les pays et les programmes à résoudre ce problème.»
L'importance de former le personnel à tous les niveaux . . . Un critique écrit, «En formant les responsables de la planification familiale au niveau du District et au niveau du Thana (sous-district) à la gestion de la logistique et en combinant les systèmes d'allocation et de réquisition (dans lesquels les entrepôts livrent les magasins périphériques en se basant sur l'information actuelle qui figure sur la demande), l'efficience du système de gestion de la logistique du Bangladesh s'est sensiblement améliorée. Les gestionnaires des entrepôts contrôlent maintenant systématiquement les produits qui sont dans le circuit («pipeline») (y compris le mouvement des produits entre divers niveaux administratifs) et font les prévisions des besoins en nouveaux approvisionnements pour chaque niveau. Les formations sanitaires peuvent désormais être réapprovisionnées sur la base de leurs tendances de consommation parce que les gestionnaires des entrepôts peuvent effectuer de nouvelles allocations en se basant sur leur consommation mensuelle moyenne et leurs niveaux de stocks maximum et minimum recommandés. Les responsables sont formés pour gérer correctement les stocks et rendre compte des produits endommagés.» |
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Modèle de Fiche de Stock
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Fiche No 5
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Période couverte: 1er juillet
au
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Désignation du produit :
Lo-Femenal, contraceptif oral
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Fin de l'année précédente
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Premier
trimestre
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Deuxième
trimestre
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Troisième
trimestre
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Quatrième
trimestre
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Numéro du lot :
701–003
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CMM
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36
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38
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37
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Emplacement dans l'entrepôt :
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Quantité minimum
3 mois x CMM
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108 unités
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114 unités
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111 unités
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unités
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unités
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Quantité par carton :
1.200 par carton; 100 par paquet
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Quantité maximum
6 mois x CMM
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216 unités
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228 unités
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222 unités
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unités
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unités |
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Date
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Numéro
de
référence
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Livraison de/à
(destinaire)
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Quantité
reçue
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Quantité
distribuée
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Ajustements**
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Quantité
disponible
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Quantité
commandée
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Remarques/
observations
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1er juillet
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STOCK DE DEBUT d'après Fiche No 4
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165
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6 juillet
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Dr. Njiki
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20
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145
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20 juillet
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Dr. Dakeyo
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|
20
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125
|
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Totaux
-juil.
|
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40
|
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125
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3 août
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00483
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Magasin du district
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125
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100
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|
5 août
|
|
Dr. Njiki
|
|
20
|
|
105
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24 août
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Dr. Dakeyo
|
|
20
|
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85
|
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Totaux-août
|
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40
|
|
85
|
100
|
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8 sep-tembre
|
00483
|
Magasin du district
|
100
|
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185
|
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8 sep-tembre
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Dr. Njiki
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15
|
|
170
|
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|
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18 sep-tembre
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Dr. Dakeyo
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20
|
|
150
|
|
|
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Totaux-sept.
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|
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100
|
35
|
|
150
|
|
|
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— — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — —
* Numéro de référence du Bon de commande et de sortie ou de la fiche de commande.
** Emprunts, pertes, avaries, vols, disposition, réconciliation du stock. Noter la raison dans la colonne des remarques/observations |
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Mettre en place un système Max/Min
Avant de mettre en place votre système Max/Min, examinez votre stock et disposez de tous les produits périmés ou avariés. Comptez le nombre d'unités qui sont inutilisables, détruisez-les ou éliminez-les selon les directives de votre programme. Ceci vous permettra d'être sûr que vous commencez avec un stock de contraceptifs utilisables. Vous devrez ensuite procéder à un inventaire physique de tous les contraceptifs par type et par marque et inscrire ces données sur le Tableau de situation des approvisionnements.
Pour mettre en place un système Max/Min, vous devrez recueillir les données récapitulatives sur le nombre total de chaque type et marque de contraceptifs qui ont été distribués au cours des six derniers mois. Calculez la consommation moyenne pour chaque contraceptif et déterminez les niveaux minimum et maximum recommandés pour chacun d'entre eux. Pour déterminer les niveaux minimum et maximum de stock nécessaire, vous devez connaître le délai de livraison pour recevoir les produits et déterminer un niveau de stock de sécurité pour chaque type et marque de contraceptif.
Le délai de livraison est une estimation du temps nécessaire (exprimé en mois ou en parties de mois) pour recevoir les contraceptifs que vous avez commandés. Le délai de livraison est important parce que vous devez savoir combien d'unités de contraceptifs vous allez distribuer enattendant que votre commande arrive; c'est ce qu'on appelle la quantité couvrant le délai de livraison.
Pour déterminer le délai de livraison moyen, examinez les informations dont vous disposez sur les commandes et les livraisons des six derniers mois. Pour chaque commande, déterminez l'intervalle de temps entre le moment où vous avez passé une commande et celui où les produits sont arrivés, puis calculez le délai de livraison moyen. Si le délai de livraison varie considérablement, vous pouvez envisager d'utiliser le délai le plus long au lieu de la moyenne à moins que ce long délai n'ait été dû à des circonstances exceptionnelles qui, apparemment, ne se reproduiront pas. Pour déterminer la quantité couvrant le délai de livraison, multipliez le délai moyen par la CMM.
Le stock de sécurité est une estimation de la quantité des produits que vous devez garder en réserve pour éviter les ruptures de stock si jamais les livraisons sont en retard ou que la demande augmente de façon imprévue. Dans le système Max/Min décrit ici, le stock de sécurité doit être équivalant à au moins la moitié du stock utilisé entre deux commandes normales.
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Comment . . . Utiliser le Tableau de situation de contraceptifs
1. Comptez le nombre d'unités de chaque type et marque de contraceptifs qui sont utilisables et inscrivez ces quantités dans la colonne marquée A, «Unités disponibles». Vérifiez les salles d'examen et de consultation, les tiroirs de bureau et autres endroits où vous gardez les contraceptifs. (Lorsque vous aurez terminé l'inventaire physique, assurez-vous que le total est le même que celui indiqué sur les Fiches de stock. Comme l'inventaire physique est le plus exact, c'est le moment d'effectuer les ajustements nécessaires des totaux des Fiches de stock, de sorte qu'ils coïncident avec ceux de l'inventaire physique.
2. Copiez à partir de vos données de service la quantité totale de chaque contraceptif (Lo-Femenal, Microgynon, stérilet au cuivre, Depo-Provera, etc.) que votre formation sanitaire a distribué chaque mois au cours des six derniers mois et remplissez les colonnes de la section marquée B, «Nombre d'unités distribuées». Dans les cases en haut de chaque colonne, inscrivez le nom de chaque mois se rapportant aux données. N'oubliez pas d'inscrire les quantités distribuées en indiquant le nombre d'unités et non pas de boîtes, de caisses ou de cartons. Examinez ces chiffres pour voir s'ils varient de façon significative d'un mois à l'autre. Dans ce cas, vous ne serez peut-être pas en mesure d'utiliser la méthode simple de la moyenne de six mois décrite ci-dessous.
3. Faites le total de ces chiffres pour chaque contraceptif et inscrivez le total de six mois dans la colonne marquée C, «Total pour 6 mois».
4. Calculez votre consommation mensuelle moyenne (CMM) en divisant le total de la Colonne C par six (ou par le nombre de mois correspondant aux données que vous avez inscritessur votre tableau). Reportez le résultat dans la Colonne marquée D, «CMM».
5. Utilisez la Fiche de travail permettant de déterminer les niveaux maximum et minimum (ci-dessous) pour déterminer le nombre minimum et maximum de mois d'approvisionnement à moins que ces niveaux n'aient déjà été établis par votre programme.
Pour déterminer les niveaux minimum et maximum, prenez le chiffre de la colonne d'extrême gauche qui représente combien de fois vous commandez des produits, par exemple tous les mois, tous les deux mois, tous les trois mois, etc. (On appelle ce chiffre l'intervalle de commande). Ensuite, lisez les chiffres de cette ligne pour trouver le niveau de stock de sécurité minimum recommandé (en mois) que votre formation sanitaire devrait toujours avoir disponible. Ajoutez les chiffres correspondant au délai de livraison à ceux du niveau de stock de sécurité et vous obtiendrez le niveau de stock minimum (Equation A).
Pour obtenir le niveau de stock maximum (Equation B), prenez le niveau de stock minimum que vous venez de calculer et ajoutez-y le délai de livraison. Le résultat représente votre niveau maximum de stock, calculé en mois d'approvisionnement. Vous pouvez arrondir vos chiffres au chiffre entier le plus proche pour faciliter les calculs.
Note : Lorsque vous déterminez votre niveau de stock de sécurité, tenez compte des variations mensuelles des quantités distribuées et de la fiabilité de votre source d'approvisionnement. Si les quantités varient fortement et/ou si les délais de livraison sont peu fiables pour compenser, vos stocks de sécurité doivent être plus élevés. Si vous avez des doutes, établissez le niveau de sécurité suffisamment haut et ajustez-le selon votre expérience.
6. Reportez sur le Tableau de la situation des approvisionnements le nombre minimum de mois d'approvisionnement dans l'espace ombré en haut de la Colonne E où est indiqué «__mois». Multipliez ce chiffre par votre CMM (Colonne D) et inscrivez le résultat dans la Colonne marquée E, «Quantité minimum». C'est la quantité minimum recommandée en nombre d'unités pour un contraceptif.
7. Indiquez le nombre maximum de mois d'approvisionnement dans l'espace ombré en haut de la Colonne F dans la case marquée «__mois». Multipliez ce chiffre par votre CMM (Colonne D) et inscrivez le résultat dans la Colonne marquée F, «Quantité maximum». C'est la quantité maximum recommandée pour un contraceptif en nombre d'unités.
Note : Les niveaux de stock minimum et maximum des Colonnes E et F sont les quantités actuelles de stock correspondant au nombre de mois d'approvisionnement indiqué en haut des colonnes.
8. Vérifiez pour chaque contraceptif que le chiffre de la Colonne A, «Unités disponibles» se trouve dans la fourchette des chiffres des Colonnes E et F.
9. Reportez les niveaux de stock minimum et maximum des Colonnes E et F en haut de la Fiche de stock pour chaque contraceptif. N'oubliez pas d'inscrire le nombre de mois d'approvisionnement et le nombre réel d'unités correspondant à ces niveaux. |
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Fiche de travail permettant d'établir les niveaux maximum et minimum
Cette fiche de travail fournit des directives générales pour calculer le nombre minimum et maximum de mois d'approvisionnement. Les niveaux de stock de sécurité indiqués ici ne sont que des exemples; il vous faudra peut-être faire des ajustements si le programme présente des caractéristiques inhabituelles telles que changements rapides de la demande, incertitudes de l'offre et autres problèmes.
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Equation A
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|
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|
|
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|
|
Equation B
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Nombre de mois entre les commandes (intervalle de commande)
|
Stock de sécurité (en mois d'appro- visionnement)
|
+
|
Délai de livraison (en mois)
|
=
|
Niveau de stock minimum (en mois)
|
+
|
Intervalle de commande (en mois)
|
=
|
Niveau de stock maximum (en mois)
|
|
1
|
0,5
|
+
|
|
=
|
|
+
|
1
|
=
|
|
|
2
|
1
|
+
|
|
=
|
|
+
|
2
|
=
|
|
|
3
|
1,5
|
+
|
|
=
|
|
+
|
3
|
=
|
|
|
4
|
2
|
+
|
|
=
|
|
+
|
4
|
=
|
|
|
6
|
3
|
+
|
|
=
|
|
+
|
6
|
=
|
|
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Modèle de Tableau de situation des approvisionnements
|
|
Produit
|
A
Unités dis-pon-ibles (in-ven-taire phys-ique)
|
B
Nombre d'unités distribuées
(au cours des 6 derniers mois)
Mois
|
C
Total pour 6 mois
|
D
CMM
[C÷6]
|
E
Quantité mini-mum [ 3 mois x D]
|
F
Quantité maximum [ 6 mois x D]
|
|
janv
|
févr
|
mars
|
avr
|
mai
|
juin
|
|
Lo-
Femenal
|
132
|
33
|
35
|
40
|
38
|
38
|
40
|
224
|
37
|
111
|
222
|
|
Micro-gynon
|
56
|
16
|
16
|
19
|
18
|
17
|
20
|
106
|
18
|
54
|
108
|
|
T au cuivre
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Depo-
Provera
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Condoms
|
3.400
|
1.100
|
1.300
|
1.420
|
1.160
|
1.340
|
1.110
|
7.430
|
1.238
|
3.714
|
7.428
|
|
Norplant
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
etc.
|
|
|
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|
|
|
|
|
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Utiliser un Tableau d'analyse des données sur les contraceptifs
Les superviseurs et les responsables de formation sanitaire peuvent préparer un Tableau d'analyse des données sur les contraceptifs pour obtenir un récapitulatif complet des mouvements de stock de chaque contraceptif utilisé à la formation sanitaire. Si vous vous en servez chaque mois comme instrument de suivi, vous pourrez connaître les stocks disponibles et les quantités de produits commandées, reçues et distribuées. Vous pourrez calculer aisément et revoir la CMM et la situation du stock (le nombre de mois d'approvisionnement disponible). Ce tableau permet également de suivre les variations mensuelles des quantités distribuées. Les responsables doivent garder les tableaux pour chaque type et de chaque marque de contraceptif ensemble dans un seul cahier. Les superviseurs de programme doivent avoir un cahier similaire dans lequel ils inscrivent les informations provenant des Fiches de stock et autres formulaires examinés au cours de leur visite. De cette façon le superviseur peut contrôler plus facilement la performance de la formation sanitaire et appuyer les efforts du responsable de cette dernière en matière de gestion des stocks de contraceptifs.
Les informations nécessaires pour préparer le Tableau d'analyse des données sur les contraceptifs viennent des données récapitulées mensuellement sur la Fiche de stock. Au lieu d'avoir à regarder la pile de Fiches de stock, le tableau permet aux responsables et aux superviseurs de prendre connaissance des données sur les produits sur un seul relevé. Le Tableau d'analyse des données sur les contraceptifs sert d'instrument de suivi aussi bien pour le responsable de la formation sanitaire que pour le superviseur et fournit un récapitulatif des renseignements utiles permettant d'ajuster les niveaux minimum et maximum de stock et de contrôler l'ensemble du processus. Ce tableau sert aussi à préparer les nouvelles commandes.
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Comment . . . Utiliser un Tableau d'analyse des données sur les contraceptifs
Note : Il faut préparer un Tableau d'analyse des données sur les contraceptifs pour chaque type et chaque marque de contraceptif.
1. En haut du formulaire, indiquez le type et la marque de contraceptif, la période de temps couverte par le tableau et les niveaux maximum et minimum de stock recommandés (en mois).
2. Si c'est la première fois que vous utilisez ce tableau, vous devez commencer par remplir la Colonne D, «Unités disponibles à la fin du mois», à la rangée marquée «Stock de départ». Vous pouvez prendre ce chiffre dans la Fiche de stock, ou (si vous commencez à appliquer le système Max/Min) dans la Colonne A du Tableau de situation des approvisionnements. La Colonne D donne le nombre total d'unités en stock disponible à la fin de chaque mois.
3. En vous servant des informations résumées sur la fiche de stock, indiquez le nombre d'unités de contraceptifs qui ont été commandées en janvier (ou pendant le mois pendant lequel vous commencez) dans la Colonne marquée A, «Commandée». Si vous n'avez commandé aucun contraceptif, écrivez 0 dans cette colonne ou bien laissez-la en blanc.
4. Inscrivez la quantité de contraceptifs qui a été reçue, le cas échéant, pendant le mois dans la Colonne marquée B, «Reçue».
5. Dans la Colonne marquée C, «Distribuée», inscrivez la quantité qui a été distribuée pendant le mois.
6. Pour calculer les chiffres de la Colonne D, prenez la quantité qui était en stock à la fin du mois précédent (Colonne D, une rangée au-dessus) et ajoutez-la à la quantité qui a été reçue ce mois (Colonne B). Soustrayez de cette somme la quantité qui a été distribuée pendant le mois (Colonne C). Vous obtenez la quantité en stock à la fin de ce mois. Inscrivez ce nouveau chiffre dans la Colonne D.
7. Pour calculer la consommation mensuelle moyenne ajoutez les chiffres de la Colonne «Distribuée» (Colonne C) pour les six derniers mois et divisez par six. Inscrivez le résultat dans la Colonne marquée E, «CMM». Si vous n'avez pas de données sur six mois, calculez la moyenne en utilisant le nombre de mois dont vous disposez.
8. Pour calculer la situation des stocks (Colonne marquée F, «Mois d'approvisionnement en stock»), prenez le chiffre de la Colonne D, «Unités disponibles à la fin du mois» et divisez-le par la CMM (D ÷ E = F). Ceci vous donnera le nombre de mois d'approvisionnement que vous avez en stock à la fin du mois actuel (Colonne F). Regardez si ce chiffre correspond aux niveaux maximum et minimum établis pour votre formation sanitaire pour voir si vous êtes dans les limites recommandées.
Quand il est temps de passer une commande ou lorsque vous devez passer une commande d'urgence, vous pouvez utiliser les données mensuelles récapitulées du Tableau d'analyse desdonnées sur les contraceptifs pour obtenir les relevés trimestriels qui sont souvent nécessaires pour placer une commande. La section suivante explique comment calculer les quantités à commander en utilisant le système Max/Min et comment utiliser un Bon de commande et de sortie.
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Modèle de Tableau d'analyse des données sur les contraceptifs
|
|
Produit contraceptif : Lo-Femenal
Maximum : 6 mois
|
Période couverte : avril 92 - mars 94
Minimum : 3 mois
|
|
Quantité
|
|
|
|
Mois
|
A
Commandée
|
B
Reçue
|
C
Distribuée
|
D
Unités disponibles à la fin du mois
|
E
CMM
|
F
Mois d'approvisionne- ment en stock [D÷ E = F]
|
|
Stock de début
|
2.000
|
560
|
3,6
|
|
avril
|
2.400
|
|
610
|
1.390
|
|
2,5
|
|
mai
|
|
2.400
|
540
|
3.250
|
|
5,8
|
|
juin
|
|
|
700
|
2.550
|
588
|
4,3
|
|
juillet
|
1.200
|
|
490
|
2.060
|
|
3,5
|
|
août
|
|
1.200
|
585
|
2.675
|
|
4,5
|
|
septembre
|
|
|
695
|
1.980
|
603
|
3,3
|
|
octobre
|
|
|
|
|
|
|
|
etc.
|
|
|
|
|
|
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Passer une commande avec le système Max/Min
Lorsque vous êtes prêt à passer une commande de contraceptifs, vous devez considérer : la consommation mensuelle moyenne, les produits en stock et les produits déjà commandés.
- La consommation mensuelle moyenne (CMM) doit être recalculée au moins tous les six mois (plus souvent si les quantités distribuées changent rapidement), ou bien vous pouvez recalculer la CMM chaque fois que vous passez unecommande. Connaître la CMM actuelle pour chaque type de contraceptif et la comparer à la tendance de consommation mensuelle vous aidera à prévoir d'avance la demande des clientes et à calculer les quantités à commander. Si la consommation mensuelle augmente régulièrement, vous pouvez envisager d'accroître le chiffre que vous utilisez pour la CMM pour qu'il soit supérieur à la moyenne des six derniers mois. La CMM doit toujours représenter la demande réelle; ce n'est pas le cas s'il y a une rupture de stock ou si vous avez dû remplacer un produit par un autre parce que vous n'en aviez plus.
- Le stock disponible représente la quantité de contraceptifs que vous avez en stock à un moment donné. Vous pouvez obtenir ces données à partir des soldes inscrits sur les fiches de stock. Pour calculer le nombre de mois d'approvisionnement que vous avez en stock (état des stocks), divisez le nombre de chaque type de contraceptif en stock par la CMM correspondante.
- Le stock en commande est la quantité de chaque contraceptif qui a été commandée mais non encore reçue à la formation sanitaire. Vous pouvez obtenir cette information de la fiche de stock ou d'un bon de commande et de sortie adressé à l'entrepôt.
Les procédures décrites ci-dessus supposent que vous passez vos commandes à intervalles réguliers. Pour calculer la quantité de contraceptifs commandés, reportez-vous au Tableau d'analyse de données sur les contraceptifs pour ce produit. Prenez la CMM la plus récente (Colonne E) et multipliez-la par le niveau maximum (en mois) indiqué en haut du formulaire. Vous obtenez la quantité maximum, exprimée en unités. Soustrayez le nombre de valeur du stock disponible (Colonne D) et celle du stock en commande. Vous obtenez la quantité du type de contraceptifs que vous devez commander pour que votre approvisionnement soit de nouveau au niveau maximum.
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|
Formule pour calcul des commandes régulières :
Quantité maximum [CMM x niveau maximum (en mois)]
- Stock disponible
- Stocks en commande (produits commandés mais non encore reçus)
__________________________________________________________________
= Quantité à commander (commande en paquets standards) |
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|
Exemple : Votre formation sanitaire se prépare à commander une certaine marque de contraceptifs oraux dont vous avez actuellement 1.200 cycles. La CMM est de 500, le niveau maximum d'approvisionnement de la formation sanitaire est de 5 mois et 120 cycles sont en commande.
Analyse : En appliquant la formule ci-dessus la quantité maximum est 2.500 [niveau maximum de 5 mois x CMM de 500]. La quantité à commander (ou quantité nécessaire) pour ramener le niveau au maximum doit être calculée comme suit :
2.500 (quantité maximum)
- 1.200 (quantité disponible)
- 120 (quantité commandée)
________________________
= 1.180 (quantité nécessaire)
Une fois que vous avez déterminé la quantité nécessaire, vous devez vérifier comment sont emballés les produits et passer la commande de contraceptifs exprimée en unités d'emballage. Ainsi, les condoms de l'USAID sont emballés et expédiés dans des cartons de 6.000, comprenant 60 boîtes de 100 chacun. Les pilules viennent en cartons de 1.200 plaquettes (soit 12 paquets de 100 plaquettes), donc, dans l'exemple ci-dessus, vous devez commander un carton de 1.200. |
La formule ci-dessus fonctionne bien si les quantités distribuées chaque mois varient très peu. Vous devez commander davantage si les quantités distribuées varient beaucoup ou si vous prévoyez une augmentation de la demande de 10 % ou plus. Si jamais vous deviez passer une commande d'urgence, en raison d'une augmentation imprévue et soudaine de la demande, commandez la quantité qui vous laissera un niveau de stock égal à la quantité minimum à la date de la prochaine commande ordinaire.
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Formule pour le calcul des commandes d'urgence :
Quantité minimum [CMM x niveau minimum (en mois)]
+ Quantité totale à distribuer entre la date de commande d'urgence et la date de commande normale
- Stock disponible
___________________________________________________________
= Quantité à commander d'urgence |
Utiliser un bon de commande et de sortie
Les bons de commande varient d'un programme à l'autre. Ils contiennent d'habitude uniquement des renseignements sur la quantité commandée. Mais si le formulaire contient une partie ou tous les renseignements indiqués ci-dessous, il permettra aux responsables de mieux justifier les montants qu'ils commandent.
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- consommation mensuelle moyenne;
- niveau maximum des stocks;
- quantité (ou mois d'approvisionnement) disponible actuellement.
L'idéal est d'utiliser le formulaire pour comparer :
- les quantités demandées et les quantités reçues;
- les quantités expédiées et les quantités reçues.
Les responsables de formations sanitaires doivent avoir un système leur permettant de vérifier si les quantités qu'ils commandent sont celles qu'ils reçoivent et les gestionnaires d'entrepôt doivent savoir si ce qu'ils ont envoyé a bien été reçu par la formation sanitaire. Enregistrer tous ces renseignements sur un seul formulaire gagne du temps et permet plus d'exactitude. En utilisant du papier carbone et en faisant quatre copies de votre commande, ce formulaire peut servir : 1) de bon de commande, 2) d'inventaire du contenu, 3) de reçu, et 4) pour classement dans vos dossiers (voir Modèle de bon de commande et de sortie). Le Bon de commande et de sortie doit toujours être pré-numéroté de façon à ce que vous et le gestionnaire de l'entrepôt puissiez utiliser le même numéro d'ordre pour passer une commande, la remplir et la recevoir. Il sera aussi pratique de pouvoir vous référer au même numéro de bon de commande si vous devez un jour rechercher une commande qui n'est pas arrivée ou qui a été perdue.
Pour utiliser un formulaire comme celui du modèle, inscrivez pour chaque type et marque de contraceptifs que vous commandez, la CMM, le stock maximum de la formation sanitaire et la quantité en stock au moment de la commande, ainsi que la quantité que vous êtes en train de commander. Vous trouverez ces renseignements sur la Fiche de stock et le Tableau d'analyse des données sur les contraceptifs. En haut du formulaire, n'oubliez pas d'inscrire les renseignements demandés, y compris la date à laquelle vous passez votre commande. Les dates sont importantes car elles permettent de déterminer le délai de livraison. La personne qui passe la commande comme celle qui l'approuve doivent signer au bas du formulaire dans la case indiquant «Service demandeur». Gardez une copie et envoyez l'original et les deux autres copies à l'entrepôt ou au service chargé des livraisons. Une fois que vous aurez passé votre commande, vous devez également noter sur chaque fiche de stock de contraceptifs la date de la commande, le numéro du bon de commande et la quantité qui a été commandée.
Lorsque la commande est emballée et expédiée, le gestionnaire de l'entrepôt remplit lacolonne marquée «Quantité expédiée», obtient les signatures nécessaires (et les dates des signatures), garde un exemplaire à l'entrepôt, et met les deux autres dans une des boîtes à expédier. Ces copies servent de liste de contrôle du contenu et de reçu.
Lorsque les produits arrivent à la formation sanitaire, la personne qui les reçoit doit remplir la colonne marquée «Quantité reçue» sur les deux exemplaires. Un exemplaire du formulaire montrant que les produits ont été reçus doit être renvoyé à l'entrepôt qui le gardera dans ses dossiers. Ce document permet de s'assurer que tous les produits ont été reçus et de noter toute discordance. L'autre exemplaire doit être gardé à la formation sanitaire. Pour boucler la procédure, lorsque l'on range les produits dans l'aire de stockage de la formation sanitaire , les fiches de stock doivent être mises à jour de nouveau pour indiquer la date de réception, le numéro du bon et la quantité reçue.
Grâce à ce système, les responsables de formations sanitaires peuvent savoir facilement quels produits ils ont commandés, quand ils l'ont fait et s'ils ont reçu les quantités commandées. Ils peuvent également s'assurer qu'ils ont reçu la totalité de la commande et non pas seulement une partie, et les gestionnaires des entrepôts peuvent vérifier que ce qu'ils ont envoyé est arrivé à destination. Les responsables doivent classer les listes et documents relatifs aux commandes de contraceptifs dans des dossiers afin de pouvoir s'y référer rapidement en cas de besoin.
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Modèle de bon de commande et de sortie
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A : Entrepôt départemental de Gourma
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Bon No 00483
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Date : 3 août 1992
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A expédier à : Formation sanitaire municipale de Foumban
(Nom de la formation sanitaire)
Foumban, Gourma
(Adresse)
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Commande
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Livraison
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Contraceptifs
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A
CMM
|
B
Quantité maximum*
|
C
Quantité disponible
|
D
Quantité demandée
|
E
Quantité expédiée
|
F
Quantité reçue
|
G
Remarques/observations
|
|
Lo-Femenal
|
37
|
222
|
125
|
100
|
100
|
100
|
|
|
DIU T 380 au cuivre
|
18
|
108
|
48
|
60
|
60
|
60
|
|
|
Condoms
|
1.238
|
7.500
|
3.700
|
4.000
|
4.000
|
4.000
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
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* à la formation sanitaire
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Service demandeur
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Demandé par : Dakeyo Jean
Approuvé par : Dr Njiki, Directeur
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Date : 3 août 1992
Date : 3 août 1992
|
|
Service expéditeur
|
|
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Approuvé par : Bebey Rémy
Expédié par : Oyono Mongo
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Date : 10 août 1992
Date : 1 septembre 1992
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|
Service demandeur
|
|
|
Reçu par : Dakeyo Jean
|
Date : 8 septembre 1992
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Variations du système Max/Min
Dans le système Max/Min décrit dans ce numéro, on vérifie régulièrement le niveau des stocks et on commande toujours les contraceptifs pour que les stocks soient ramenés au niveau maximum. Deux grands avantages de cette variante consistent en ce que les calendriers des livraisons de l'entrepôt sont plus faciles à gérer parce que toutes les commandes lui parviennent régulièrement et que le niveau des stocks de sécurité est relativement bas, ce qui réduit les chances de perdre des contraceptifs parce qu'ils sont endommagés ou deviennent périmés. Un des inconvénients est qu'il faut traiter davantage de commandes peu importantes puisque chaque formation sanitaire commande toujours chaque type et chaque marque de contraceptif, même s'il n'a besoin que d'une petite quantité.
Une autre variante du système Max/Min élimine ces petites commandes. Dans cette variante, on examine le niveau des stocks régulièrement, mais on ne commande de contraceptifs que si les stocks disponibles sont inférieurs au niveau minimum. Autrement, le système est le même que la variante décrite dans ce numéro, sauf que le stock de sécurité est plus élevé pour qu'il y ait suffisamment de produits pour couvrir à la fois le nombre de mois entre les commandes habituelles et faire face aux augmentations inattendues de la demande ainsi qu'aux retards de livraison. En relevant le niveau des stocks de sécurité dans le cadre du système Max/Min, on peut, en fait, sauter un cycle de commande. Si le stock disponible est supérieur au niveau minimum même d'une seule unité au moment de la vérification, on ne passe pas de commande. Cette variante du Max/Min convient probablement mieux aux systèmes de distribution ayant peu de niveaux administratifs et des intervalles de commande rapprochés. Par contre, si l'intervalle est long ou si le système comporte de nombreux échelons administratifs, avec des niveaux maximum et minimum plus élevés les produits resteront dans le système de distribution trop longtemps avant d'atteindre finalement la cliente.
Une troisième variante utilise un système de revue continuelle. Dans cette variante il n'y a pas de calendrier régulier de commande. Au lieu de cela, le niveau des stocks est vérifié chaque fois que l'on distribue un contraceptif et on passe une commande lorsqu'on atteint le niveau minimum pour ce contraceptif. Cette version n'exige pas de stocks de sécurité d'un niveau élevé, mais rend la distribution plus difficile, étant donné que les contraceptifs ne sont pas commandés régulièrement. Cette version du système Max/Min ne convient probablement qu'aux programmes qui gèrent quelques types de contraceptifs seulement. |
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Utiliser une fiche trimestrielle de rapport
Les formations sanitaires doivent en général envoyer des rapports aux échelons plus élevés du programme sur la quantité de contraceptifs distribués par type et par marque ainsi que le nombre de nouveaux accepteurs de visites de suivi et le total de visites. On gagne du temps si ces renseignements sont inscrits sur un seul formulaire (voir Modèle de fiche trimestrielle de rapport).
Si vous utilisez un formulaire comme celui-ci, vous y reporterez les relevés tirés de la Fiche de stock et du Tableau d'analyse des données sur les contraceptifs qui montrent les stocks de début de trimestre (ou de la période de rapport), les quantités reçues et distribuées, les ajustements et le stock de fin de trimestre. Vous devez, en outre, inscrire le nombre de nouveaux accepteurs, les visites de suivi et le total des visites pour chaque type et marque de contraceptif qui a été distribué. Ces renseignements sont tirés des relevés mensuels de la formation sanitaire. Bien que ce ne soit pas strictement nécessaire pour la gestion des stocks de contraceptifs, en combinant l'information sur les services et les données sur le nombre de contraceptifs distribués, il vous sera plus facile, à vous et à vos superviseurs, de suivre les tendances d'utilisation de certains types de contraceptifs et la gamme des méthodes, ou de réaliser d'autres analyses pour contrôler et améliorer les services. Si votre programme enregistre déjà ces données sur les clients séparément, vous n'avez pas besoin de les inclure sur ce formulaire.
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Modèle de fiche trimestrielle de rapport
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Région : Trois Province : Poni
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District : Gourma
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Nom de la formation sanitaire : Formation sanitaire municipale Numéro d'identification : 72–1838
de Foumban
Type de formation : _ Entrepôt _ Hôpital _ Formation Sanitaire Rapport du trimestre : _ 1 _ 2 _ 3 _ 4
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Données sur les contraceptifs
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Données sur les clients
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Contraceptifs
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A
Stock de début
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B
Reçu, ce trimestre
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C
Distribué/
utilisé
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D
Ajustements*
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E
Stock final
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F
Nouveaux accepteurs
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G
Revisites
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H
Total de visites
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Contraceptifs oraux
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Lo-Femenal
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165
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100
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115
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0
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150
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16
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33
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49
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Ovrette
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DIU
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Cuivre 380
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70
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60
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63
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2
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65
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28
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35
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63
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Condoms
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Condom
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2.700
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4.000
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3.800
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0
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2.900
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40
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70
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110
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Injectables
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Depo-Provera
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Implants
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Norplant
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* Explication des emprunts, pertes, avaries, vols, produits jetés et réconciliation des stocks :
2 DIU ont été abîmés pendant l'insertion
Autres commentaires :
Soumis par : Dr Njiki, Directeur Date : 7 juillet 1992
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Superviser la gestion des stocks de la formation sanitaire
Les responsables de programme et les superviseurs travaillant dans les programmes de planification familiale et de santé intégrés peuvent jouer un rôle important en apportant le soutien nécessaire à la personne chargée de la gestion de stocks au niveau de la formation sanitaire. Pour la soutenir de façon efficace, ces directeurs et superviseurs doivent comprendre comment fonctionne le système d'approvisionnement, établir de bonnes relations de travail avec les gestionnaires d'entrepôts ou de logistique de leur zone, collaborer avec les responsables des formations sanitaires qu'ils supervisent et leur communiquer des informations dont ils disposent. La section qui suit fournit aux responsables et superviseurs les concepts, outils et techniques qu'ils peuvent utiliser pour travailler avec les responsables de formation sanitaire afin d'améliorer la manière dont ils gèrent les stocks de contraceptifs.
Utiliser un système d'alerte
Il est utile de disposer d'un système d'alerte pour détecter les augmentations inhabituelles de la consommation et vous apercevoir que les stocks sont en train de baisser. Si les stocks disponibles tombent au niveau des stocks de sécurité, le responsable doit se préoccuper de l'éventualité d'une rupture de stock et déterminer s'il doit passer une commande d'urgence ou si son stock durera jusqu'à la prochaine livraison prévue. En général, il faut passer une commande d'urgence si les stocks disponibles sont inférieurs à la quantité nécessaire pendant le délai de livraison plus celle que vous utiliserez entre le moment présent et la date de la prochaine commande régulière.
Contrôler les pratiques de gestion des stocks
Tout superviseur ou responsable qui visite une formation sanitaire doit se rendre à l'aire de stockage avec les responsables de la formation sanitaire et ils doivent ensemble :
- Vérifier les fiches de stock. Est-ce que les quantités de produits disponibles sont correctement enregistrées et mises à jour? Y a-t-il eu des ruptures de stock récemment?
- Examiner l'aire de stockage. L'aire de entreposage est-elle conforme aux normes?
- S'assurer que le stock est organisé selon un système de PPPS (premier-à-périmer, premier sorti). Est-ce que les cartons contenant les produits que vont se périmer les premiers sont situés en haut de la pile ou devant la pile de cartons dont les dates de péremption sont encore loin?
- Vérifier la consommation mensuelle moyenne pour chaque produit. Le système d'alerte a-t-il été récemment mis en oeuvre? Y a-t-il eu un changement sensible de la CMM? Si la réponse est oui, vous devez vous demander pourquoi.
- S'assurer que le niveau des stocks disponibles se trouve entre le niveau maximum et le niveau minimum. Est-ce que le niveau du stock disponible est concordant avec la période du cycle de commande et de livraison?
- S'assurer que les livraisons sont toujours effectuées aux dates prévues. Si les livraisons sont en retard, y aura-t-il un problème pour obtenir des quantités nécessaires de contraceptifs?
Elaborer un manuel d'approvisionnement en contraceptifs pour la formation sanitaire
Ce manuel, qui est généralement élaboré par le niveau central, est un outil indispensable aussi bien au Directeur de la formation sanitaire qu'au superviseur; il explique en détail comment fonctionne le système d'approvisionnement en contraceptifs. Les superviseurs doivent s'assurer que chaque formation sanitaire en a un exemplaire. Dans le cas contraire, le superviseur doit collaborer avec le responsable de la formation sanitaire pour en rédiger un. Ce manuel doit couvrir les sujets suivants :
- organisation du système d'approvisionnement en contraceptifs
- directives de stockage
- fréquence des réapprovisionnements
- calcul du délai de livraison et de la consommation mensuelle moyenne
- calcul du Max/Min
- procédures de commande
- calendrier des commandes et des livraisons (établi en général une fois par an)
- copies de tous les formulaires utilisés au niveau de la formation sanitaire etinstructions sur la manière de les utiliser
- outils de supervision, instructions et directives
- descriptions de poste pour la ou les personne(s) chargée(s) de gérer les stocks de produits.
Solutions pratiques—Bélize
Le Ministère de la santé de Bélize a mis au point un Manuel des opérations de contrôle de stocks qui est distribué à tout le personnel au niveau du district et du département. Il résume toutes les pratiques de gestion des stocks et fournit des exemples et des instructions sur l'utilisation des formulaires de stock. Vous trouverez ci-dessous une table des matières annotée.
Introduction
Brève introduction sur l'importance de la gestion des stocks et l'emploi du manuel.
I. La Fiche de stock—Outil de gestion
Décrit la fiche de stock et explique pourquoi et comment on l'emploie.
A. Introduction au système de Fiche de stock
Passe en revue toutes les informations se trouvant sur la fiche.
B. Livraisons
Décrit les procédures de distribution.
C. Réception
1. Livraisons ordinaires
2. Dons
Décrit les procédures de réception et d'enregistrement des produits dans diverses situations.
D. Comment ajuster la Fiche de stock
1. Stock périmé
2. Inventaire physique du stock
Explique comment traiter les produits périmés et procéder à un inventaire physique.
II. La reconstitution des stocks par les commandes
A. Commandes ordinaires
B. Commandes d'urgence
Décrit les procédures de passation de commandes et d'obtention de produits en urgence.
III. Prévisions des besoins
A. Consommation mensuelle
Explique comment calculer la quantité utilisée chaque mois.
B. Consommation annuelle
Explique comment calculer la quantité utilisée chaque année.
C. Consommation mensuelle moyenne
Explique comment calculer la consommation mensuelle moyenne.
D. Niveau des stocks (en mois)
Explique comment évaluer le nombre de mois de stock disponibles.
E. Stock maximum
Explique comment calculer le niveau maximum des stocks.
F. Nouvelles commandes
Aide à déterminer quand est-ce qu'il faut passer une commande pour éviter une rupture de stock avant la prochaine livraison programmée.
G. Quantité à commander
Explique comment calculer les quantités à commander.
Annexe I : Modèle de Fiche de stock
Annexe II : Modèle de Bon de commande
Annexe III : Modèle de Bon de sortie |
Le système d'approvisionnement en revue
Une personne spécifique doit être désignée comme responsable des produits de la formation sanitaire. Elle sera chargée des commandes de produits, de leur enregistrement, des rapports, du stockage, de la réception et de la distribution des produits. La description de ce poste doit figurer dans le manuel d'approvisionnement de la formation sanitaire.
Les superviseurs doivent comprendre comment fonctionne le système d'approvisionnement et bien connaître les niveaux actuels des stocks. Une communication constante et de bonnes relations de travail entre les gestionnaires des entrepôts et des formations sanitaires sont capitales. Ainsi, les superviseurs doivent savoir s'il y eu retard dans les livraisons de l'entrepôt ou si certains contraceptifs sont en rupture de stock. Le superviseur peut alors aider le responsable de la formation sanitaire à prendre les mesures qui s'imposent pour commander et gérer les produits. En outre, les superviseurs doivent aider les responsables de formations sanitaires à éviter de commander plus, ou moins, de produits que ce qui est nécessaire. Comme les livraisons arrivent fréquemment en retard, les responsables de formations sanitaires peuvent être tentés de commander plus de produits qu'ils n'en ont besoin pour se constituer un stock de réserve, ce qui va à l'encontre de l'objectif du système Max/Min.
L'emploi du système Max/Min simplifie la gestion des produits contraceptifs, mais ne résout pas les problèmes. Il aide à identifier les changements circonstanciels tels que les augmentations ou diminutions inattendues de la demande, les ruptures de stock d'un produit qui font augmenter la demande pour un autre produit, l'introduction de nouvelles méthodes ou les problèmes de transport. Pour éviter certains de ces problèmes, vous devrez contrôler le système régulièrement, vous assurer de l'exactitude de vos renseignements, et rechercher les raisons de toute discordance. Dans tous les cas, vous devez vous servir de votre jugement pour prendre des décisions qui vous permettront de résoudre ces problèmes.
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Liste aide-mémoire : Améliorer la gestion des stocks de contraceptifs
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Pour les responsables de formations sanitaires
___ Définir clairement les rôles et responsabilités de la personne chargée de la gestion des produits.
___ Evaluer les conditions d'entreposage et apporter toutes les améliorations nécessaires.
___ Inspecter l'aire d'entreposage et vous assurer que l'on suit bien les procédures de PPPS.
___ Vérifier que le système d'enregistrement est fiable et actualise les données, y compris les tableaux d'analyse des données sur les contraceptifs.
___ Procéder à un inventaire physique et mettre en place un système Max/Min.
___ Etre vigilant à tout changement important de la CMM et rechercher les raisons de ces changements.
Pour les superviseurs
___ Vérifier que les aires de stockage sont conformes aux normes acceptables pour maintenir la qualité des contraceptifs (y compris PPPS) et réduire ainsi les pertes.
___ Contrôler le système Max/Min pour vous assurer que les niveaux de stock restent toujours dans les limites prévues, éviter les ruptures de stock, les commandes d'urgence trop fréquentes, ou des stocks trop importants.
___ Vérifier que les fiches de stock sont fiables et à jour.
___ Vérifier que les produits sont livrés comme programmé. Anticiper et faire les ajustements nécessaires pour compenser les retards de livraison.
___ Fournir des formulaires de commande aux formations sanitaires et former leur personnel à les utiliser.
___ Vous assurer que chaque formation sanitaire réalise un inventaire physique au moins tous les six mois.
___ Garder à jour un Tableau d'analyse des données sur les contraceptifs.
___ Rechercher les raisons de tout changement significatif dans la consommation mensuelle moyenne.
Pour les cadres moyens et supérieurs
___ Exhorter les donateurs à fournir au pays des quantités de contraceptifs suffisantes et à temps.
___ Assurer un soutien financier pour l'utilisation des véhicules pour la livraison des contraceptifs aux formations sanitaires.
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