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L'Institut de formation pour la planification familiale examine l'impact de son travail |
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Table des Matières
L'Institut de formation pour la planification familiale examine l'impact de son travailLundi n'avait pas bien commencé pour Elisabeth Diop, directrice de l'Institut de formation pour la planification familiale (IFPF). Dès qu'elle est rentrée dans son bureau, le téléphone a sonné et le Dr Claire Sy, chef de l'Organisation pour la santé reproductive des femmes (OSRF), la plus grande ONG de planification familiale de la région, était au bout du fil. "Je viens de recevoir un rapport très inquiétant sur le travail des assistants des formations sanitaires que nous envoyons à vos cours de formation. Il semble qu'après six semaines de formation, ils sont toujours dans l'incapacité d'effectuer correctement certaines des tâches fondamentales. Si la situation ne s'améliore pas, il faudra que nous allions voir ailleurs pour la formation." Elle semblait véritablement irritée. Mme Diop n'en revenait pas. Le cours des assistants cliniques était l'un de leurs cours de formations qui avaient reçu les meilleures appréciations. Il avait été mis au point il y a cinq ans avec l'aide d'un consultant externe de formation et pratiquement 400 personnes de plusieurs ONG y avaient assisté. "C'est également très surprenant pour moi. Nous donnons ce cours depuis plusieurs années et nous n'avons pratiquement jamais eu de plainte. De fait, les participants lui donne généralement les meilleures notations." Le Dr Sy ne lui a pratiquement pas laissé le temps de terminer sa phrase. "Mais ce ne sont pas les notations des participants qui comptent. Je suissûre qu'ils apprécient le cours et peuvent redire ce qu'on leur a dit. Le véritable test, c'est de voir s'ils peuvent faire ce qu'ils sont supposés faire une fois de retour sur les lieux du travail. Et mon personnel a l'air d'avoir des problèmes à appliquer certaines des choses que vous lui avez enseignées." Mme Diop commençait elle-même à se sentir irritée. Elle ne pouvait entièrement accepté ce que lui disait le Dr Sy. "J'ai besoin d'en savoir plus," a-t-elle dit. "J'ai besoin d'information plus spécifique. Avez-vous vu votre personnel en train de mal exécuter les tâches ? Dites-moi exactement ce qu'il ne peut faire ?" Le Dr Sy a répondu en hésitant un peu. "Bien sûr, je n'ai pas le temps de faire un grand nombre de visites sur place mais notre nouveau directeur médical, le Dr Cisse, a passé ses trois premiers mois à faire le tour de nos formations sanitaires et, vendredi, il m'a fait ce compte rendu. Il m'a indiqué que, dans plus de la moitié des formations sanitaires qu'il a visitées, le matériel n'était pas stérilisé correctement et qu'on n'offrait pas aux clients la gamme entière des méthodes disponibles pendant les séances de counseling." Le ton du Dr Sy s'est radouci. "Peut-être devriez-vous parler directement avec le Dr Cisse. Après tout, vous et moi travaillons depuis longtemps ensemble et je ne veux pas vraiment me tourner vers une autre organisation de formation si vouspouvez améliorer votre cours de formation. Pourquoi ne me rappelez-vous pas une fois que vous lui aurez parlé ?" Se sentant un peu soulagée mais quand même bien étonnée, Mme Diop a appelé la coordinatrice de la formation du IFPF, Mme Coulibaly, pour discuter des préoccupations que le Dr Sy avait soulevées concernant les résultats de la formation. Mme Coulibaly n'a pas été surprise. "Vous savez, le Dr Sy a probablement raison. Moi-même, je ne me sens pas à l'aise avec les notations élevées que nous obtenons des participants. Nous avons enseigné le même cours de formation depuis plusieurs années et nous ne savons pas si nos participants peuvent mettre en pratique ce qu'ils apprennent, une fois de retour sur les lieux de leur travail. Peut-être ceci après tout, est une très bonne chose ; si nous allions visiter certaines des formations sanitaires avec le Dr Cisse ou quelqu'un d'autre de OSRF, cela pourrait nous aider à améliorer le cours." Mme Diop était encouragée par la volonté que montrait Mme Coulibaly d'apprendre et de changer les choses. Le vendredi suivant, Mme Diop a rencontré le Dr Cisse et Mme Coulibaly pendant plus d'une heure. Ils ont convenu qu'ils avaient besoin de plus d'informations sur la performance des stagiaires avant de pouvoir effectivement revoir le cours de formation. Ils ont décidé que la meilleure manière de le faire était de demander aux formateurs de se joindre aux responsables du programme du Dr Cisse lors des visites de supervision pour réunir cette information. Dans les quelques semaines suivantes, Mme Coulibaly et ses deux formateurs en chef ont créé une équipe de l'évaluation de l'impact et ont pris autant de temps possible sur leur emploi du temps régulier pour planifier leurs visites dans les formations sanitaires.
Analyse de cas1.Que recherche l'équipe de l'évaluation de l'impact et quelles sont les étapes qu'elle devrait prendre pour le faire ? (Inclure des exemples pour chaque étape que vous proposez.) L'équipe veut voir si les assistants cliniques appliquent ce qu'on leur a enseigné et, dans le cas contraire, comprendre les raisons et recommander des solutions. L'équipe devrait commencer pardemander à voir les descriptions des tâches les plus récentes pour les assistants cliniques et faire une liste des tâches supplémentaires que les assistants doivent faire normalement. Elle devrait comparer ces tâches aux objectifs du cours de formation et mettre de côté les tâches ou compétences que le cours ne couvre pas, celles pour lesquels IFPF ne peut pas être tenu pour responsable. Sur les tâches effectivement couvertes, l'équipe devrait choisir celles qu'elle juge les plus importantes d'évaluer. Dans ce cas, elle souhaite inclure les deux tâches que le Dr Cisse a retenu lors de sa critique—la stérilisation des instruments et le counseling. Avec son aide, elle devrait analyser les conditions pour chaque tâche et se mettre d'accord sur des indicateurs et normes de performance. Ce qu'elle pourrait voir ou entendre lors d'une visite, ce qui peut l'aider à évaluer la performance de ces tâches et quelles normes seront utilisées pour définir une performance acceptable, inacceptable et excellente.
Préparer les instruments d'évaluation Ensuite, elle devrait choisir les techniques d'évaluation et préparer les instruments d'évaluation. Elle peut évaluer de manière correcte les techniques de stérilisation en observant les assistants cliniques lorsqu'ils travaillent et peut élaborer une liste aide-mémoire ou un guide d'observation en fonction des normes spécifiées dans le manuel clinique de OSRF. Pour évaluer les compétences de counseling, elle peut concevoir des questionnaires simples pour les assistants cliniques et les clients pour voir quelle est l'information que les assistants incluent dans leur counseling et quelle est l'information que les clients en recueillent. Elle devrait prétester les instruments dans les formations sanitaires qui présentent toute la variété ethnique, linguistique etculturelle de ces stagiaires et revoir, le cas échéant, les éléments. Déterminer la taille de l'échantillon Ensuite, avec l'aide du Dr Cisse, l'équipe IFPF devrait déterminer son échantillon. Sur les quelques 400 personnes qui ont été formées dans ce cours, il est bon de visiter entre 40 et 80 stagiaires (10 % à 20 %). Vu que le cours de formation a changé si peu ces dernières années, l'équipe pourrait choisir certains stagiaires du cours de formation le plus récent et certains qui avaient assisté à des cours précédents pour voir dans quelle mesure les compétences ont été retenues ou perdues dans le temps. Elle peut stratifier, si elle le veut, son échantillon en fonction d'une variable qu'elle pense être déterminant sur la performance, définir des échantillons séparés pour les formations sanitaires, urbaines et rurales, pour les formations sanitaires qui servent les grands groupes ethniques du pays ou pour les formations sanitaires gérées par les différentes ONG pour lesquelles elle a dispensé une formation. Elle devra peser attentivement d'une part, le souhait d'obtenir l'information la plus exacte et, d'autre part, les ressources nécessaires pour des échantillons plus grands.
Faire les visites et collecter l'information En faisant leurs visites, les évaluateurs devraient essayer de travailler à deux afin qu'une personne puisse se concentrer sur l'interview ou l'observation et l'autre personne noter les résultats. Chaque visite devrait être précédée par une lettre de notification et commencée par une réunion formelle avec le directeur et le personnel de la formation sanitaire. Pendant cette réunion, les évaluateurs devraient expliquer qu'ils sont en train d'évaluer la performance pour aider IFPF à améliorer ses cours de formation. Ensuite, ils devraient rencontrer chaque stagiaire, le ou la mettre à l'aise,répondre à ses questions et faire leurs interviews ou observations. Pour la partie "counseling" de l'évaluation, ils devraient interviewer autant de clients que possible, là aussi expliquer leur objectif en essayant de créer une atmosphère cordiale et détendue. Analyser et interpréter les résultats A la fin de chaque visite, ils devraient comparer leurs impressions, prendre des notes sur tout domaine inhabituel ou sujet d'incertitude et archiver les instruments et commentaires de l'évaluation à la place qui convient dans le bureau. Lorsque toutes les visites sont achevées, l'équipe devrait se rencontrer pour analyser ses résultats. Elle devrait mettre sous forme de tableau le pourcentage de stagiaires qu'elle a trouvés effectuant les tâches en fonction des normes, en-dessous des normes ou au-dessus des normes pour chaque indicateur. Elle devrait examiner les éléments spécifiques de chaque tâche qui semblent présenter des problèmes importants et d'autres éléments qui sont généralement exécutés de manière acceptable. Lorsqu'il faut interpréter les résultats, l'équipe devra faire appel à toute son expérience et sa compétence pour voir quelles sont les causes possibles d'une bonne ou d'une mauvaise performance. L'utilisation d'un arbre à décisions l'aidera à poser les bonnes questions pour déterminer si les problèmes sont liés à la formation, aux facteurs organisationnels ou à l’environnement de travail plus général. Peut-être l'équipe pourrait-elle inviter le Dr Cisse à se joindre à elle à cette partie du processus pour aider à valider ses conclusions. 2.Quelles sont les recommandations que l'équipe pourrait faire en fonction de ce qu'elle a appris pendant ses visites ?
Si l'interprétation de l'équipe montre que les connaissances ou compétences relèvent d'un problème très répandu, elles devraient recommander que IFPF renforce les modules de formation traitant de ces thèmes. IFPF pourrait améliorer le contenu (se concentrant sur les éléments pour lesquels la performance des stagiaires était le moins satisfaisante), la méthodologie (fournir plus d'occasions de pratique pendant le cours de formation) ou les compétences des formateurs (demander aux formateurs de former ensemble ou de s'observer mutuellement et de se donner une rétro-information périodique). Si les stagiaires ont eu un problème au niveau de l'attitude, par exemple, s'ils ont sous-estimé l'importance de certains aspect de la stérilisation, les formateurs IFPF pourraient élaborer des études de cas de formation pour dramatiser les graves implications pour la santé si l'on exécute incorrectement, sans faire attention, certaines procédures. Quel que soit le cas, l'équipe devrait vérifier que les stagiaires répondent aux qualifications pour le cours ; dans le cas contraire, la recommandation pourrait être une application plus stricte des normes éducatives et professionnelles pour les futurs stagiaires. Lorsque la qualité de la performance se rapporte davantage aux facteurs organisationnels qu'à la formation, l'équipe pourrait recommander que OSRF revoie ses procédures ou systèmes pertinents. Par exemple, on constate qu'il n'est pas réaliste de donner l'information sur chaque méthode à chaque client (vu le manque d'accès à certaines méthodes ou l'âge, le nombre d'enfants ou l'état de santé de la cliente), il faudra peut-être revoir les directives. Toutefois, si l'information sur chaque méthode est jugée essentielle et si les assistants ont un trop grand nombre de tâches conflictuelles, peut-être devront-ils redistribuer les tâches, soit en donnant aux assistants plus de temps pour conseiller les clients, soit en assignant certaines fonctions liées au counseling à d'autres membres du personnel. Dans un grand nombre de cas, la supervision devra être renforcéepour consolider ou améliorer les compétences. 3.Lorsque IFPF négocie les futurs cours de formation avec l'Organisation de santé reproductive des femmes et d'autres ONG, quels sont les points qu'il faudrait inclure dans l'accord final ? Si l'on veut que la formation ait le plus grand impact sur la performance du personnel, l'accord final devrait comporter : 1.Les résultats pour lesquels IFPF sera responsable, par exemple ;
1.Les résultats pour lesquels IFPF ne sera pas responsable, par exemple :
3.Un récapitulatif du contenu fondamental du cours. 4.Le lieu, la date et les heures du cours. 5.Les critères de sélection des stagiaires. 6.Toutes ressources (informations, formulaires, directives, etc.) que l'ONG doit fournir aux formateurs et la date à laquelle ces ressources doivent être distribuées. 7.Les résultats que les parties concernées accepteront comme preuve qu'elles ont répondu à leurs engagement, par exemple :
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