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Table des Matières
M. Kaboré et le conseil : Conflit au Plateau IntroductionOn reconnaît de plus en plus souvent aujourd'hui, dans le secteur privé comme dans le secteur public, que les conseils d'administration bénévoles contribuent à la réussite des organisations de planification familiale. Les organisations qui fonctionnent avec un conseil d'administration officiel ou un comité consultatif ou de gestion (comité directeur) moins formel peuvent bénéficier de la vision plus large, de l'expérience et des compétences qu'apporte un tel conseil. Tous les conseils d'administration ont des rôles et responsabilités similaires. Un conseil d'administration peut aider une organisation à planifier sa stratégie et à prendre des décisions fondamentales; fournir un contrôle financier efficace; servir les intérêts de la communauté et de l'Etat; et influencer les politiques publiques de manière à promouvoir la mission et les objectifs de l'organisation. Ce numéro du Management de la planification familiale examine les principaux rôles et responsabilités des conseils d'administration bénévoles et fournit des conseils sur la façon dont les directeurs exécutifs et les membres du conseil peuvent créer des relations de travail fructueuses et mener l'organisation vers l'atteinte de ses objectifs. Un supplément spécial intitulé Guide de poche pour améliorer la performance des conseils d'administration accompagne ce numéro. Il offre des directives et des listes aide-mémoire conçues spécialement pour aider les membres des conseils d'administration à assumer leurs responsabilités et à renforcer leur efficacité. Les rédacteurs invités de ce numéro sont Bill Newbrander, Deborah Ruhe, Michael Hall et Saul Helfenbein. Bill Newbrander est un économiste de la santé et associé principal du Programme de financement de la santé à Management Sciences for Health. Deborah Ruhe, auparavant conseillère principale de gestion de la planification familiale au projet FPMD, est maintenant la directrice exécutive du Centre de santé communautaire Fenway à Boston. Michael Hall est un associé principal du projet FPMD. Saul Helfenbein est le directeur adjoint du Programme de population de MSH. Ils ont tous longuement travaillé avec des conseils d'administration de programmes de planification familiale à travers le monde. Travailler avec un conseil d'administration pour renforcer le programmePour leur viabilité, les organisations de planification familiale doivent réévaluer continuellement leur contribution au programme national de planification familiale. A mesure que le temps passe et que le programme national évolue, les organisations de planification familiale se rendent compte qu'elles ont besoin de devenir de plus en plus ingénieuses pour adapter leurs programmes et services aux besoins des communautés qu'elles desservent. Les organisations qui arrivent à le faire peuvent bien souvent remercier l'expérience de leurs cadres et de leur direction qui les ont amenées à prendre conscience de l'évolution des besoins et à modifier les services pour suivre le cours des événements. Les tâches du personnel de gestion et du personnel technique peuvent être plus aisées si, toutefois, il existe un conseil d'administration actif et dévoué, dont les membres ont des profiles différents et expériences variées capable de donner les directives et les orientations chaque fois qu'une décision difficile est à prendre par les professionnels pour que leur organisation demeure forte, efficace et répondant aux besoins. Les conseils d'administration peuvent avoir une influence positive sur l'organisation. Il arrive aussi, par contre, qu'ils freinent les changements. Les membres, des volontaires en général, peuvent s'immiscer dans les tâches quotidiennes des professionnels. Il est fréquent, lorsqu'ils exercent leurs fonctions pendant plusieurs années, que les membres du conseil en arrivent à penser que leur rôle de bénévole leur donne droit à des privilèges spéciaux. Au lieu d'être au service de l'organisation, ils ont parfois l'impression que l'organisation est là pour les servir. Ce renversement des rôles se produit lorsque les conseils d'administration sont constitués sans que l'on ait défini clairement le rôle de leurs membres et leurs relations avec le personnel technique, particulièrement avec le directeur exécutif et les cadres supérieurs de l'organisation. Lorsque l'on ne recrute pas de nouveaux membres ou lorsque les membres ne sont pas au courant des nouvelles approches d'exécution des fonctions du conseil, celui-ci peut devenir un obstacle plutôt qu'une force pour la viabilité de l'organisation. Les cadres peuvent également réduire l'efficacité du conseil s'ils voient dans les membres du conseil des concurrents pour la prise de décisions ou l'exécution des fonctions vitales de l'organisation en matière d'assurance de la qualité, d'affectation et d'utilisation des ressources et de planification à long terme. Les responsables de la planification familiale tout comme les membres des conseils d'administration doivent travailler en collaboration et utiliser leurs capacités respectives pour renforcer la viabilité de l'organisation. Ce numéro du Management de la planification familiale est axé sur les rôles et responsabilités des conseils et leur relation avec la direction centrale. Il discute des raisons qui font que les conseils sont nécessaires, comment ceux-ci peuvent contribuer au mieux à l'épanouissement de l'organisation et comment ils exécutent leurs nombreuses tâches pour atteindre leur objectif de viabilité.
Comprendre la fonction d'un conseilLes organisations à but non lucratif ont souvent un conseil d'administration (appelé aussi comité directeur ou comité de supervision) composé de bénévoles ayant des compétences et une expérience diverses. Dans ce numéro nous utiliserons le terme «conseil» pour parler de ces diverstypes de comités, c'est-à-dire d'un groupe de directeurs ou d'administrateurs qui viennent d'autres organisations et qui ont la responsabilité d'assurer la viabilité à long terme ou perennité de l'organisation. Un conseil est l'organe qui établit les orientations et les stratégies de l'organisation. La façon dont un conseil définit et répartit les responsabilités a des répercussions sur la façon dont cette organisation peut s'adapter à l'évolution de la situation et, en fin de compte, influence la réussite et la survie de l'organisation. Le conseil a des responsabilités dans plusieurs domaines clés, dont :
Le conseil représente à la fois la direction et les intérêts d'une organisation. C'est le conseil qui est responsable en dernier ressort de l'orientation de l'organisation et d'en assurer la viabilité. Ce rôle consiste à définir la mission et les valeurs de l'organisation, à protéger et à accroître son patrimoine et à assurer qu'elle fournit des services de haute qualité. Les conseils d'administration travaillant pour des organisations de planification familiale du monde entier ont permis de créer des liens efficaces entre leur organisation et la communauté et entre l'organisation et le gouvernement. Cependant souvent ces conseils ne sont pas suffisamment impliqués ou le sont trop dans les activités de l'organisation. A titre d'exemple, le conseil peut n'être pas suffisamment actif pour définir la mission de l'organisation et l'aider à cibler ses buts à long terme pour assurer qu'elle va dans la bonne direction. Ou parfois, au contraire, les membres du conseil d'administration sont impliqués de façon exagérée aux activités quotidiennes de l'organisation à tel point qu'il s'immiscent dans les responsabilités de la direction centrale. Des conseils d'administration efficaces servent de guide et d'appui à l'organisation et ne s'occupent pas de la gestion des affaires courantes. Le rôle du conseil d'administration doit être en rapport avec le niveau de développement de l'organisationLes nouvelles organisations de planification familiale démarrent en général avec un petit nombre de clients, un budget restreint et un personnel peu nombreux. Ces organisations quidémarrent ont parfois un conseiller extérieur qui aide le directeur exécutif à planifier les programmes et prendre des décisions. A un moment ou à un autre, les organisations formalisent leurs relations avec leurs conseillers en créant un comité de gestion ou un conseil d'administration. Pendant les premières années, ce conseil se compose souvent des membres fondateurs de l'organisation qui travaillent en tant que volontaires au niveau de la communauté. Mais à mesure que les organisations prennent de l'importance, leurs besoins changent inévitablement. Les organisations plus mûres fonctionnent souvent au niveau régional ou national, desservant un grand nombre de clients à travers un réseau de points de services. Elles gèrent de vastes budgets et emploient un personnel plus nombreux. Ces organisations plus mûres ont besoin des services d'un conseil plus nombreux composé de membres ayant les compétences nécessaires pour définir et modeler la mission et les orientations de l'organisation. Le tableau qui suit présente un résumé de divers types de conseils qui conviennent aux organisations aux trois niveaux de leur développement.
Comprendre les responsabilités d'un conseilLes membres des conseils d'organisations privées à but non lucratif, des organisations non-gouvernementales (ONG) et des organisations paraétatiques sont généralement des volontaires. Ils acceptent de travailler pour une organisation parce qu'ils croient à ses buts et objectifs et à la façon dont elle opère. Les membres de conseils d'administration qui travaillent dans les domaines de la planification familiale ou de la santé ont parfois l'impression que d'être membre du conseil d'une organisation particulière leur permet de faire certaines choses qu'ils ne peuvent pas faire dans leur travail ordinaire. D'autres membres des milieux d'affaires souhaitent faire partie du conseil parce qu'ils ont envie de servir le public. Quel que soit le cas, pour qu'un conseil soit efficace, il faut que ses membres maintiennent le caractère bénévole de leur engagement envers l'organisation. Comme les membres des conseils sont des volontaires, leurs activités sont à temps partiel, de courte durée, limitées aux domaines bien définis de l'orientation et de la supervision. Les membres doivent être remplacés régulièrement pour que de nouveaux membres apportent leurs nouveaux points de vue et une expérience nouvelle. Les membres du conseil doivent reconnaître lorsqu'il est temps d'élargir la base des compétences et d'expérience du conseil. Ainsi, lorsque l'organisation commencera à traiter de questions telles que la sexualité des adolescents ou l'intégration des services de santé et de planification familiale, elle aura besoin de nouveaux membres ayant de l'expérience dans ces domaines. Le conseil devra décider de quels types de compétence et d'expérience il a besoin et trouver de nouveaux membres ayant le profil nécessaire pour que le conseil puisse satisfaire les besoins de l'organisation de façon plus efficace. Pour être efficaces, les membres des conseils doivent bien comprendre leurs rôles et responsabilités ainsi que ceux du directeur exécutif et de la direction centrale. Lorsqu'un conseil fonctionne bien, ses membres appuient et guident l'organisation en posant des questions pertinentes sur les orientations de l'organisation, l'efficacité des services qu'elle fournit et sa solidité financière. Les conseils ne doivent pas participer aux activités journalières ni essayer de mettre en oeuvre leurs propres programmes ou politiques. Les six principales responsabilités d'un conseil d'administration sont : mettre au point un plan stratégique, soutenir la direction et le développement de l'organisation, assurer la supervision financière de l'organisation, entretenir de bonnes relations avec la communauté et le gouvernement, assurer la prestation de services de bonne qualité en établissant des normes de performance et des valeurs élevées et gérer ses propres activités. Les sections qui suivent examinent ces responsabilités et donnent des précisions sur les rôles du conseil et de la direction centrale de l'organisation. Pour des directives pratiques et des listes aide-mémoire de points à examiner pour améliorer la performance du conseil et les relations entre le conseil et le personnel, veuillez vous référer au Guide de poche pour améliorer la performance des conseils d'administration, ci-joint. Planification stratégiqueComme le conseil d'administration a une part importante de responsabilité quant à la bonne marche de l'organisation, il doit établir la liaison cruciale entre celle-ci et l'environnement extérieur dans lequel elle opère. Il doit aussi s'assurer que l'organisation atteint la population qu'elle a l'intention de desservir et répond aux besoins de ses clients. Pour remplir cette fonction, le conseil doit aider le directeur exécutif à établir un processus de planification stratégique, y participer et approuver le plan stratégique final. Formuler la déclaration de mission. Le conseil doit travailler avec le directeur exécutif à formuler la mission de l'organisation et décider si des activités et services donnés s'inscrivent bien dans le cadre de son mandat. La définition de la mission doit expliquer ce qu'est l'organisation et pourquoi elle existe. Elle doit exprimer clairement son objectif principal et ses valeurs et identifier les principaux bénéficiaires de ses activités ou services.
Une bonne déclaration de mission clarifie le but global de l'organisation pour chacun à l'intérieur comme à l'extérieur de l'organisation. Elle sert à orienter la planification stratégique à long terme et aide à maintenir l'organisation dans la bonne direction aussi bien pendant les moments où tout va bien que pendant les moments difficiles. Si la déclaration de mission d'une organisation n'est pas claire ou inexistante, il en résulterait une confusion à l'intérieur de cette organisation lorsque celle-ci se trouve confrontée à certaines difficultés ou pourrait mener à des décisions inappropriées. Pour qu'une déclaration de mission soit utile, elle doit être examinée périodiquement pour assurer qu'elle reflète bien l'environnement dans lequel l'organisation évolue et les besoins changeants de la population desservie. Mise au point du plan stratégique. Le plan stratégique définit l'orientation que suivra l'organisation pendant une période de trois, cinq ou dix ans pour atteindre ses buts et objectifs et remplir sa mission. Pour mettre au point un plan stratégique, le conseil et le personnel de l'organisation doivent analyser le contexte intérieur et extérieur, identifier les facteurs favorables ou défavorables à sa mission, et examiner ses points forts et faiblesses internes. Cette information est indispensable pour mettre au point des objectifs stratégiques et établir des stratégies et des programmes qui permettront à l'organisation d'exécuter sa mission. Le conseil doit aider le directeur exécutif à élaborer le processus de planification stratégique, fournir des conseils et contribuer à la mise au point du plan à ce point. Le conseil peut être particulièrement efficace en ce qui concerne la fourniture et l'analyse d'informations sur le contexte extérieur, les tendances actuelles de la politique sociale ou les nouvelles possibilités de financement. Comme la planification stratégique exige du temps et des efforts, il faut prévoir plusieurs séances pour en mener à bien toutes les étapes, y compris le recueil d'informations sur les programmes, la discussion des programmes actuels et de ceux qui sont proposés, les projections des ressources financière nécessaires pour mettre les programmes en oeuvre, la classification des programmes en ordre de priorité et la finalisation du plan. Le conseil doit approuver officiellement le plan définitif, s'engager à l'appliquer et appuyer sa mise en oeuvre. Pour plus de renseignements sur l'élaboration d'une déclaration de mission et de la stratégie de programmes, veuillez vous référer au Volume III, numéro 1, du Management de la planification familiale, «Apprendre à penser stratégiquement».
Leadership et développement de l'organisationLes organisations ont besoin de bons leaders et de ressources suffisantes. Les conseils sont responsables de recruter et d'appuyer un directeur dynamique qui assurera vision et leadership à l'organisation. Les conseils doivent également aider à mobiliser les fonds nécessaires pour appuyer les programmes et services fournis par l'organisation. Engager et évaluer le directeur exécutif. Le directeur exécutif sert d'intermédiaire entre le conseil et le personnel de l'organisation. Il ou elle doit agir à la place du conseil pour mettre en oeuvre les décisions de ce dernier. Le directeur exécutif a l'autorité d'engager, d'organiser et de superviser le personnel de l'organisation, d'élaborer des politiques et procédures appropriées et d'affecter les ressources selon les directives budgétaires. Lorsque l'on recherche un nouveau directeur exécutif, le conseil doit évaluer les besoins spécifiques de l'organisation, puis rechercher un individu qualifié qui a les compétences et l'expérience nécessaires pour guider l'organisation vers la satisfaction de ces besoins. Le conseil doit aussi évaluer périodiquement la performance du directeur exécutif dans l'exécution des décisions du conseil et autres responsabilités qui lui sont confiées.
Appuyer le développement de l'organisation. Le conseil peut appuyer le développement de l'organisation en mobilisant des fonds supplémentaires pour créer de nouveaux programmes et services, en procédant au financement d'équipements et autres améliorations ce qui aidera l'organisation à répondre aux besoins de la population de façon efficace aussi bien qu'à mieux fonctionner. La mobilisation des fonds implique généralement de solliciter des contributions annuelles pour couvrir les coûts de fonctionnement, organiser des campagnes pour financer des améliorations des installations ou acheter du matériel, ou obtenir des fonds pour des projets très particuliers ou des programmes spéciaux. La mobilisation de fonds peut également servir à établir une dotation provenant d'intérêts, de dividendes, de rente et de dons qui serviront à couvrir les besoins futurs de l'organisation. Pour accroître les fonds de façon efficace, les membres du conseil doivent persuader les donateurs potentiels de l'importance du travail de l'organisation et cultiver continuellement leurs bonnes dispositions en faveur de l'organisation.
Supervision financièreLe conseil a la responsabilité ultime de la viabilité financière de l'organisation. Pendant les tous premiers stades du développement de l'organisation, le conseil peut être chargé de formuler des politiques financières et de contrôler toutes les principales décisions de financement et d'investissement. A mesure que l'organisation évolue et mûrit, le conseil devra s'attacher davantage à contrôler les coûts, évaluer l'environnement économique au sein duquel elle évolue et décider comment cet environnement affecte sa capacité d'atteindre ses objectifs. Cette fonction de supervision consiste en trois responsabilités principales. Tout d'abord, le conseil doit déterminer les objectifs financiers de l'organisation et suivre les progrès réalisés par la direction pour les atteindre. Deuxièmement, il doit établir des politiques financières saines et contrôler si les activités de l'organisation respectent ces politiques. Troisièmement, le conseil doit examiner les systèmes de contrôle financier de l'organisation afin de préserver ses ressources. En outre, la plupart des organisations doivent respecter des règles établies par les bailleurs de fonds ou les gouvernements. Pour s'assurer que ces règles sont respectées, le conseil doit faire procéder à un audit financier par un cabinet de vérificateurs comptables indépendant et agréé, au moins une fois par an sinon à la demande. Contrôler la situation financière de l'organisation. Même si aider à accroître les revenus est un rôle essentiel du conseil pour assurer la viabilité financière de l'organisation, il doit également élaborer des politiques visant à réduire ou à maîtriser le coût des programmes et des services. Accroître l'efficacité des systèmes de gestion est une façon pour une organisation de réduire les coûts tout en maintenant la qualité des services qu'elle fournit. Pour fournir une supervision financière efficace, les conseils créent souvent une commission financière spéciale composée de membres ayant une expérience dans la gestion financière. Les membres de cette commission doivent savoir quelles questions poser, quelles données examiner et comment analyser et utiliser les informations pour prendre des décisions financières. Si l'organisation a plusieurs grands programmes ou des programmes financés par différents bailleurs de fonds, le conseil peut avoir à examiner chaque programme un par un. Dans tous les cas, toutes les informations financières doivent être examinées à la lumière des résultats atteints pendant la période considérée. A chaque réunion du conseil, celui-ci doit recevoir des rapports financiers détaillant les revenus, les dépenses et tous excédents ou déficits de l'organisation. Ces rapports doivent mettre en évidence les écarts par rapport au budget, les revenus projetés et les mesures prises par l'administration pour corriger ces écarts. Le conseil doit savoir examiner et interpréter trois documents financiers clés :
Les investissements doivent également être examinés par le conseil. Comme tout investissement aura des implications financières à long terme qui affecteront les coûts de fonctionnement de l'organisation, ces acquisitions éventuelles doivent être examinées de près pour déterminer si elles correspondent au mandat et au plan stratégique de l'organisation et sielles sont financièrement acceptables. Bien informer le conseil. Le directeur exécutif doit s'assurer que le conseil ou la commission financière du conseil reçoit les renseignements suivants tous les trimestres :
Relations avec la communauté et le gouvernementUne organisation de planification familiale dessert des communautés composées de populations habitant dans des zones géographiques bien définies. Elle peut servir ces communautés seules ou en conjonction avec d'autres organisations publiques ou privées. L'état des relations entre l'organisation et les groupes communautaires et autres organismes gouvernementaux et non-gouvernementaux affecte le succès de l'organisation et l'efficacité de la prestation des services. En déterminant les besoins et préoccupations des différents groupes communautaires et en y répondant, le conseil peut aider l'organisation à maintenir de bonnes relations avec l'ensemble de la communauté. Le conseil doit également travailler à maintenir de bonnes relations avec le gouvernement, faire connaître la mission et les buts de l'organisation au public, promouvoir et proposer des changements d'orientation qui feront progresser l'organisation vers ses buts.
Répondre aux préoccupations de la communauté et du Gouvernement. L'entretien d'une relation mutuellement bénéfique avec la communauté doit être un objectif de tous les plans stratégiques. Une organisation de planification familiale est en meilleure position pour faire face aux besoins de la communauté quand au moins une personne de la communauté fait partie du conseil d'administration. Lorsque la communauté est représentée au conseil cela facilite la bonne communication entre l'organisation et la communauté et fait que les besoins, préoccupations et possibilités de services de la communauté ne sont pas négligés. Un processus de communication ouverte peut conduire plus efficacement à la prestation de services de planification familiale appropriés et acceptables pour la communauté. L'accès à des informations complètes sur la communauté permet également au conseil de prendre de meilleures décisions. Le personnel de l'organisation doit fournir périodiquement au conseil des renseignements à jour sur les caractéristiques de la communauté ainsi que sur la façon dont elle perçoit les services. Les bonnes relations avec le gouvernement sont également importantes. Comme le secteur public joue un rôle majeur dans la planification familiale, il est essentiel que le conseil d'une organisation privée entretienne de bonnes relations avec les départements et organismes du gouvernement. Avoir un représentant du secteur public au conseil permet à l'organisation d'établir avec le gouvernement des rapports étroits et d'un grand soutien et facilite la communication sur les questions qui peuvent affecter les programmes de l'organisation. Une bonne relation avec le gouvernement fournit également la possibilité au conseil d'être plus efficace pour demander des changements de législation et de réglementation qui aideront à promouvoir les intérêts de l'organisation ou à empêcher une législation qui aurait des effets néfastes sur la mission de l'organisation.
Clarifier pour le public les buts et les programmes de l'organisation. Le conseil peut jouer un rôle critique pour s'assurer que la communauté est au courant des plans à long terme de l'organisation, des services disponibles et du coût de ces services. Une communauté bien informée ne se contentera pas d'utiliser les services de l'organisation mais appuiera également sa mission et ses buts. Une partie du rôle du conseil est de promouvoir l'organisation. En aidant l'organisation à élaborer un plan de marketing et des campagnes de promotion, le conseil peut beaucoup améliorer sa capacité d'atteindre tous ses clients potentiels et en même temps promouvoir l'image de l'organisation vis-à-vis du gouvernement et parmi les bailleurs de fonds potentiels. Les activités de promotion doivent être axées sur la communication des avantages des services de l'organisation pour la communauté, le rapport coût-efficacité de ces services et le fait qu'ils atteignent les objectifs fixés par le gouvernement.
Proposer des changements de la politique gouvernementale. Les membres du conseil sont choisis en raison de leurs compétences spéciales, de leur réputation et de leur place dans la communauté. C'est pourquoi ils ont souvent la possibilité d'influencer les hommes politiques au niveau national et local ainsi que les membres de la presse. Le conseil peut élaborer une stratégie de relations publiques comprenant des contacts avec des responsables de haut niveau et des directeurs d'autres organisations. Une stratégie de ce type aide à promouvoir la mission de l'organisation et à influencer l'action gouvernementale, deux points qui aident l'organisation à atteindre ses objectifs. Parmi les activités des membres du conseil on peut citer : écrire des lettres aux législateurs, faire pression sur les législateurs et les décideurs sur les questions importantes pour l'organisation, prendre la parole à des réunions communautaires et expliquer la mission et les objectifs de l'organisation à des amis et des collègues influents. La direction peut aider les membres du conseil d'administration en les informant des faits nouveaux en matière d'orientation gouvernementale qui affectent l'organisation, en diffusant cette information auprès du conseil et du personnel, en travaillant avec les médias et en coordonnant les activités des volontaires en matière de relations publiques.
Qualité des servicesLes organisations qui fournissent des services de planification familiale et de santé reproductive doivent s'efforcer d'assurer des services de haute qualité. Le conseil doit exiger des professionnels qu'ils respectent les normes les plus élevées lorsqu'ils fournissent ces services et les appuyer à apporter les améliorations nécessaires quand cela est indiqué. De nombreux conseils d'administration ont des difficultés à jouer ce rôle et ne savent pas bien comment le faire, et croient peut-être que seuls des professionnels de la médecine sont qualifiés pour superviser la qualité des services. Une façon pour le conseil d'assurer que les services sont de haute qualité est d'instaurer et d'appuyer un programme d'amélioration continue de la qualité (ACQ). Le conseil doit fixer les objectifs du programme, examiner les résultats, rester en contact étroit avec la communauté pour connaître toutes les plaintes et s'assurer que les actions nécessaires pour améliorer la qualité des services sont mises en oeuvre rapidement. Appuyer les efforts d'amélioration continue de la qualité. De nombreuses organisations de planification familiale ont déjà lancé des programmes d'amélioration de la qualité ou sont en train de le faire. Ces programmes exigent de penser différemment, d'avoir envie de changer et d'obtenir un appui de la direction centrale et du conseil d'administration. Il est essentiel que le conseil approuve et appuie ce processus si l'on veut qu'il réussisse. Le conseil doit accorder une grande priorité à l'initiative d'amélioration de la qualité, faire connaître l'importance de cette initiative à l'organisation et fournir des ressources adéquates pour que le processus fonctionne bien. Plus important encore, le conseil doit être prêt à accepter les changements résultant du programme d'amélioration de la qualité. Pour plus de renseignements sur la façon d'élaborer un programme d'amélioration continue de la qualité, veuillez vous référer au Volume II, numéro 1 du Management de la planification familiale, «Utiliser l'ACQ pour renforcer les programmes de planification familiale». Surveiller la qualité des services. Le conseil doit recevoir des informations de la direction de l'organisation lui permettant d'évaluer la qualité des services. Il peut s'agir de brefs rapports sur la prestation des services, d'enquêtes sur la satisfaction des clients, de rapports d'évaluation et de toutes autres études traitant de la qualité des services. Lorsque le conseil se rend compte qu'il faut améliorer la qualité, il doit appuyer et renforcer les initiatives d'amélioration continue de la qualité en cours au sein de l'organisation pour résoudre les problèmes. S'assurer que les préoccupations de la communauté et du gouvernement sont prises en compte. Pour s'assurer que l'organisation satisfait les besoins de la communauté et que celle-ci connaît les services fournis, il est important qu'au moins une personne de la communauté fasse partie du conseil d'administration. Cela donnera accès à l'information sur la communauté et assurera qu'il y a toujours une tribune pour présenter les besoins de la communauté, ses préoccupations et ses opportunités. Cela aidera aussi le conseil à évaluer les besoins de la communauté et à rechercher des solutions aux problèmes sanitaires de la communauté et à s'assurer que l'organisation offre des services appropriés et acceptables à la communauté. Maintenir des relations avec la communauté présente des avantages mutuels et est un processuscontinu. L'information sur la communauté doit être périodiquement revue et mise à jour et il faut recueillir continuellement des données sur les services que fournit l'organisation à la communauté. Les relations avec le gouvernement sont aussi importantes. Etant donné le rôle que joue le gouvernement, toute organisation privée se doit d'entretenir des relations avec les départements et organismes gouvernementaux qui ont des responsabilités de supervision, de réglementation, d'octroi d'autorisations ou de financement. En tant que leaders de la communauté, les membres du conseil représentent un atout qui permet à l'organisation de faire sa promotion auprès du gouvernement. Avoir de bonnes relations avec le gouvernement fournit la possibilité au conseil de demander des changements de législation et de réglementation qui lui seront utiles ou d'empêcher une législation qui nuit au mandat de l'organisation.
Gestion des activités du conseilUn conseil doit avoir des procédures lui permettant de mener à bien ses responsabilités. Il doit aussi participer aux activités aidant ses membres à rester intéressés et bien informés sur le travail de l'organisation. Entre autres responsabilités, les membres du conseil doivent examiner périodiquement la composition du conseil pour s'assurer que celui-ci est composé de personnes ayant les expériences et compétences diversifiées nécessaires à l'organisation. A mesure que l'organisation croît et se modifie, le conseil aura besoin de recruter de nouveaux membres. Pour mener ses affaires, il doit créer des commissions telles qu'une commission des finances, ou une commission des relations publiques qui permettent aux membres du conseil de travailler sur des questions particulières essentielles à l'avenir de l'organisation. Enfin, le conseil doit évaluer périodiquement ses propres performances et faire les changements nécessaires pour mieux répondre aux besoins de l'organisation. Recrutement et sélection des membres du conseil. Il est important que le conseil soit composé de membres ayant des formations, des compétences et une expérience différentes. Ceci assurera à l'organisation l'appui de l'ensemble de la communauté et une expérience professionnelle dans des domaines tels que la collecte de fonds, la prestation des services de planification familiale et la gestion. De nombreux conseils ont une petite commission de nomination qui recherche de nouveaux candidats pour faire partie du conseil et présente une listede candidats qualifiés à l'ensemble du conseil. Le rôle de la direction dans cette activité doit être de déterminer les types de compétences et d'expérience dont a besoin le conseil pour aider l'organisation à atteindre ses objectifs. Eduquer le conseil. Eduquer les membres nouveaux et actuels du conseil est un processus continu dont sont chargés à la fois le conseil et la direction. Il est réalisable de plusieurs façons. Tout d'abord, les membres du conseil doivent recevoir une orientation et une formation les aidant à comprendre leurs rôles et responsabilités et à mieux connaître l'organisation. Des retraites périodiques peuvent être l'occasion pour un apprentissage concentré sur l'organisation, les questions auxquelles elle doit faire face et le contexte général de la planification familiale. Des conférences, des ateliers de planification familiale et des visites aux autres organisations de planification familiale peuvent aider le conseil à mieux connaître les préoccupations, problèmes et tendances principales des programmes de planification familiale et donner des idées sur la façon de traiter ces questions. Certaines organisations ont même des guides spéciaux qu'utilisent les membres du conseil comme outils de formation autonomes. Mener des affaires du conseil. Le conseil se réunit généralement sur une base trimestrielle ou semi-annuelle. Bien que ses membres ne soient pas rémunérés, les réunir coûte de l'argent en raison du temps nécessaire et parce qu'il faut leur rembourser leurs frais de déplacement. C'est pourquoi il est très important que les réunions soient bien organisées et bien menées. C'est en général le président du conseil avec l'aide du directeur exécutif qui planifie les réunions du conseil de façon à ce que celui-ci utilise son temps de la façon la plus efficace. Les travaux qu'il réalise sont généralement délégués à différentes commissions. Il est indispensable que le directeur exécutif de l'organisation soit au courant des travaux des commissions. Evaluer les performances du conseil. Tous les deux ou trois ans le conseil doit évaluer officiellement ses performances, ce qui peut se faire dans le cadre d'une retraite ou en utilisant des formulaires d'autoévaluation. L'objectif de l'évaluation doit être d'évaluer la capacité du conseil à répondre aux besoins de l'organisation, sa productivité ou la nécessité de recruter de nouveaux membres. Il doit en résulter un nouvel engagement des membres à répondre aux besoins de l'organisation et de la communauté qu'elle dessert.
Aider le conseil à se développer en même temps que l'organisationA mesure que les organisations grandissent, les questions auxquelles elles doivent faire face deviennent plus variées et plus complexes. Les conseils et les compétences spéciales d'un conseil efficace et actif sont essentiels à leur réussite. S'assurer que les membres du conseil ont ou peuvent acquérir les compétences nécessaires pour travailler efficacement au sein du conseil est tout aussi important que former le personnel de direction. Les membres du conseil doivent constamment essayer de développer leurs compétences et rester bien informés sur les activités de l'organisation ainsi que sur les besoins et préoccupations du gouvernement et de la communauté. Ils auront besoin de ces compétences pour aider le directeur exécutif et son personnel à mettre au point et exécuter des programmes efficaces et viables. Un conseil d'administration efficace donnera plus de sens au mandat et à l'objectif d'une organisation en la guidant vers ses buts dans un environnement de la planification familiale constamment changeant. Des conseils d'administration forts avec un bon leadership transmettent au personnel de l'organisation suffisamment de courage et de goût du risque pour les aider à relever les défis de l'avenir. Les conseils doivent servir d'avocats à leur organisation et les aider à obtenir les crédits dont elles ont besoin pour fonctionner. La composition du conseil doit être diversifiée de manière à refléter la communauté qu'elle dessert, les organismes publics avec lesquels elle collabore et l'expérience spécifique dont a besoin l'organisation pour accomplir sa tâche efficacement. Utilisant leur dévouement, leur enthousiasme et en travaillant dur, combinés à la compréhension de leurs rôles et responsabilités, les membres du conseil peuvent aider les directeurs exécutifs et leur personnel à relever de nouveaux défis à mesure que les programmes de planification familiale s'agrandissent et que le contexte social se modifie.
Test: Comprendre les responsabilités du conseil et celles de la directionCe numéro a examiné les principaux rôles et responsabilités d'un conseil d'administration et d'un directeur exécutif d'une organisation de planification familiale. Mais dans la réalité, les choses ne sont pas aussi clairement définies lorsque l'on doit faire face à des décisions et activités réelles et décider qui en a la responsabilité. Répondez aux questions de test auto-administré pour juger les activités qui sont la responsabilité du conseil et celles qui relèvent de la direction de l'organisation. Pour chacune des activités décrites ci-dessous, indiquer qui est responsable de chaque activité, le conseil (C) ou la direction de l'organisation (D).
[Les réponses à ce test se trouvent à la section Références.] | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Pour plus d'information en anglais, visitez:
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Ressources en français: La Boîte à Outils du Manager de Santé | Salon de Lecture Questions? Remarques? Besoin d'aide? Contactez-nous à erc@msh.org |
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