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Le poste de santé de Bale réaménage son espace

 
Le Management est une publication de formation continue en gestion qui a remporté un prix présente des discussions approfondies sur des stratégies de gestion spécifiques pour améliorer les services de santé.

Table des Matières


Aminata Conte, Infirmière en chef du poste de santé de Bale, arrive à la réception l'air abattue. La réceptionniste, Fatoumata, lui demande ce qui ne va pas.

«Lors de la réunion régionale hier, le Directeur régional m'a dit que, dans six mois, nous devons commencer à fournir une gamme plus importante de services de santé. Outre la santé infantile, la santé maternelle et la planification familiale que nous offrons actuellement, nous devrons ajouter plus de services de santé reproductive et de soins curatifs pour adultes,» dit-elle avec une voix découragée. «Tout, y compris le laboratoire et une pharmacie, se trouvera dans ce bâtiment.»

«Et alors, où se trouve le problème ?» demande Fatoumata. «Le Comité de quartier nous demande de le faire depuis des années. Nos clients, eux aussi, souhaitent avoir un laboratoire ici, pas simplement à l'hôpital qui se trouve à l'autre bout de la ville. Et vous-même, vous dites qu'un trop grand nombre de clients ne reçoit pas les médicaments dont il a besoin parce que les pharmacies locales connaissent des ruptures de stock et qu'il est difficile d'aller ailleurs.»

«Oui, je sais bien que c'est une bonne chose que de fournir tous les services ici,» répond Madame Conte, «Mais nous avons déjà assez de difficultés à maintenir les temps d'attente à une durée raisonnable. Où allons-nous mettre tous ces services ?» soupire-t-elle. «Bon, commençons par le début. Envoyez quelqu'un chez Mohamady Traore du Comité de Bale, pour lui demander s'il peut assister à une réunion à quatre heures, cet après-midi. L'Infirmière Diallo est-elle ici ? J'aimerais également m'entretenir avec elle.» Elle quitte la réception et se dirige vers son bureau.

Tard dans l'après-midi, l'Infirmière en chef Conte, l'Infirmière Diallo et Monsieur Traore sont assis dans le bureau de Madame Conte. Celle-ci vient juste de leur expliquer que le gouvernement central a demandé à tous les bureaux régionaux du Ministère de la Santé de travailler avec leurs postes de santé afin d'élaborer des plans organisationnels et administratifs en vue de fournir des soins de santé intégrés. Chaque poste doit présenter un plan de transition qui sera discuté lors de la prochaine réunion régionale mensuelle.

«La formation sanitaire restera-t-elle ici dans ce bâtiment ?» demande Monsieur Traore. Il l'espère bien car son magasin est en face, de l'autre côté de la rue et, grâce à l'ouverture de la formation sanitaire il y a cinq ans, ses affaires ont bien prospéré.

«Oui,» lui répond Madame Conte. «Mais nous allons devoir voir comment nous pouvons utiliser l'espace dont nous disposons de manière plus efficiente. Nous aurons un personnel plus important et nous aurons également besoin de plus de salles. Nous devrons également voir où nous pourrons mettre le laboratoire et la pharmacie et où nous pourrons emmagasiner nos provisions et notre équipement. Pour le moment, je ne sais pas où nous allons mettre tout cela.»

«A votre avis, de combien d'infirmières aurons-nous besoin ?» demande Madame Diallo. «J'ai déjà assez de mal à superviser les trois que j'ai actuellement. J'aimerais bien avoir un bureau séparé où je peux garder les dossiers des membres du personnel que je supervise et où je peux leur parler en privé au lieu d'avoir à le faire dans le couloir où tout le monde peut nous entendre.»

«Je crois que nous allons pouvoir faire quelques petits travaux de réfection, peut-être construire des cloisons pour diviser les salles plus grandes et mettre un toit sur la véranda, devant,» dit Madame Conte. «Le gouvernement nous donnera un petit financement pour la réfection. Mais, pour l'essentiel, c'est à nous de voir comment nous pourrons mieux utiliser l'espace dont nous disposons déjà.»

«Mettons sur pied un comité pour commencer à discuter de la réorganisation. Nous nous rencontrerons samedi. A votre avis, qui devrait en faire partie ?»

«J'aimerais bien faire partie du comité,» dit Monsieur Traore. «Et je pense que Madame Balde, chef du Groupement féminin, devrait également en faire partie.»

«J'inviterai l'Infirmière Assatou,» dit Madame Diallo. «Et je pense que nous devrions également demander à Fatoumata de se joindre à nous. Elle pourrait avoir de bonnes idées. Bocar, aussi, en tant que responsable du nettoyage et de l'entretien du bâtiment.»

«Le bureau régional nous a fourni des directives pour nous aider à nous organiser,» dit Madame Conte. «Je pense que nous devrions prendre cela comme une occasion pour améliorer l'efficacité de nos services et fournir de meilleurs services à tout le monde.»

Le samedi après-midi suivant, le comité de réorganisation se rencontre dans la zone de réception de la formation sanitaire. Madame Conte ouvre la séance en souhaitant la bienvenue aux autres membres du comité. «Je vous remercie de participer à cet effort important de restructuration de l'espace physique de notre poste de santé,» commence-t-elle. «J'aimerais que cette réunion soit pour vous l'occasion d'exprimer librement vos opinions et de faire des suggestions. Nous ne pourrons pas appliquer tous les changements proposés mais nous les prendrons tous en compte.»

Fatoumata prend la parole en premier. «Je pense que nous devrions déplacer la salle où est stocké le matériel de bureau,» dit-elle. «La porte juste derrière ma chaise m'oblige à me lever chaque fois que quelqu'un veut rentrer et c'est le cas toute la journée.»

«C'est une très bonne suggestion,» dit Madame Conte. «Et si nous la déplacions dans la salle où nous gardons les dossiers ? Et si nous mettions les dossiers à côté de votre bureau ?» Fatoumata fait un signe de la tête, satisfaite.

«Je pense que nous devrions songer à utiliser la pièce du Docteur Diabate comme salle d'examen tous les jours,» dit Madame Assatou. «Il n'est là qu'une fois par semaine et nous avons vraiment besoin de cet espace, surtout si nous allons commencer à offrir plus de services. Nous pourrions aussi déplacer le stock médical du magasin sous-utilisé à de nouvelles étagères dans les salles d'examen. Ainsi, il serait possible de faire du magasin une autre salle d'examen» Madame Diallo approuve en faisant signe de la tête.

«Je lui en parlerai,» dit Madame Conte, «mais je pense que c'est une bonne idée.» Elle se tourne vers Madame Balde. «Nous n'avons pas encore entendu votre avis, Madame Balde. Avez-vous des suggestions à faire ?»

«Certaines des femmes de la communauté se sont plaintes de la manière dont le poste de santé élimine ses déchets,» dit Madame Balde. «Il est dangereux de les laisser dans des poubelles ouvertes à côté du poste avant de les transporter au dépotoir. Les chiens fouillent dans les poubelles et traînent les déchets dans la rue et, parfois, les enfants jouent avec les déchets. J'aimerais bien que nous fassions quelque chose dans ce domaine.»

«Le bureau régional nous a demandé de faire davantage attention en jetant les déchets,» dit Madame Conte. Elle se tourne vers Bocar, chargé de l'entretien. «Avez-vous des suggestions à ce propos ?»

«A votre avis, que penserait la communauté si nous brûlions nos déchets dans un incinérateur à l'arrière ?» dit-il. «Se plaindrait-elle de la fumée ?»

«Non, je ne pense pas,» dit Madame Balde. «Surtout, si le résultat est une rue plus sûre pour leurs enfants. J'en parlerai à certaines des femmes du groupe et je vous dirai ce qu'elles en pensent.»

«Mon plus grand problème,» dit le conseiller à la planification familiale qui avait été invité à participer, «est que je n'ai pas un endroit séparé pour donner des conseils aux gens. Mes clients ne sont pas à l'aise quand ils doivent parler de la planification familiale sachant que d'autres personnes peuvent écouter la conversation.»

Madame Diallo se tourne vers Madame Conte. «Et si nous divisions votre bureau en deux pièces ?» demande-t-elle. «Je sais que vous avez besoin de recevoir des visiteurs, surtout des personnes du gouvernement et des bailleurs de fonds mais cela n'arrive pas très souvent et je pense que vous auriez assez de place, même s'il ne vous restait que la moitié de votre bureau.»

Madame Conte soupire. Elle a pris l'habitude de son grand bureau. «Je suppose que c'est, en effet, une meilleure utilisation de l'espace,» dit-elle. «Voyons combien d'argent nous avons pour la construction.»

«Où allons-nous mettre la pharmacie ?» demande Monsieur Traore. «Je pense qu'elle devrait s'ouvrir vers l'extérieur, sur la véranda. Ainsi, même les gens qui passent pourront entrer.»

«Oui,» dit Fatoumata. «Et les gens peuvent également attendre là pour leurs ordonnances.»

«Bonne idée,» dit Madame Conte. «Et un toit sur cette véranda en ferait une salle d'attente pour les gens qui préfèrent attendre à l'extérieur.»

«Je pense que les femmes de la communauté aimeront cette idée,» dit Madame Balde. «En fait, elles n'aiment pas attendre à l'intérieur, et il fait trop chaud au soleil.»

«Parfois, il est difficile de se déplacer dans le poste lorsque nous avons beaucoup de clients et certains attendent dans les couloirs,» dit Madame Assatou. «Et si nous mettions une sortie tout au bout pour que les clients qui ont terminé puissent aller vers le fond du bâtiment au lieu de devoir revenir sur leurs pas ? Ainsi, les clients des autres salles se sentiront également plus en privé car il y aura moins de circulation qui passerait les salles.»

Madame Conte regarde sa montre. «Nous avons eu beaucoup de suggestions aujourd'hui,» dit-elle. «Madame Diallo et moi-même les discuterons toutes cette semaine. Si vous avez d'autres idées, n'hésitez pas à nous les communiquer.»

«Nous allons jeter un regard systématique sur notre espace en utilisant le plan que nous a envoyé le bureau régional. Et nous commencerons à réfléchir aux types de ressources et de personnel dont nous aurons besoin pour fournir les services supplémentaires et servir les nouveaux clients que ces services attireront. Nous pourrons à nouveau nous rencontrer samedi prochain pour continuer cette discussion et voir comment nous pouvons mettre en oeuvre les changements au vu de notre budget, du plan de construction et des nouveaux services que nous fournirons.»

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Questions pour discussion de cas : Le poste de santé réaménage son espace

  1. Identifier les étapes que Madame Conte, Infirmière en chef, a déjà suivies pour élaborer un plan pour restructurer l'espace et identifier les étapes nécessaires pour appliquer ce processus.
  2. En vous référant à la discussion entre les membres du comité, indiquez les changements proposés au plan du poste de santé de Bale. Ensuite, en vous référant au plan actuel du poste fourni ci-après, proposez un plan de restructuration préliminaire en fonction des suggestions des membres du comité.
  3. Que devrait faire le poste de santé de Bale pour améliorer ses procédures de prévention des infections, tant à l'intérieur qu'à l'extérieur du poste, surtout celles se rapportant à l'espace, au matériel et à l'évacuation des déchets ?

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Case Analysis

  1. Identifier les étapes que Madame Conte, Infirmière en chef, a déjà suivies pour élaborer un plan pour restructurer l'espace et identifier les étapes nécessaires pour appliquer ce processus.
  2. Etapes achevées : Madame Conte, Infirmière en chef, a consulté un membre du Comité de quartier et un membre du personnel pour écouter leur avis à propos de gestion de la transition qui permettra au poste de fournir des soins de santé intégrés. Ensuite, elle a mis en place un comité de réorganisation avec des membres du personnel et des membres de la communauté afin de discuter des services actuels, des futurs services prioritaires, de la composition du personnel nécessaire et de l'utilisation de l'espace du poste. Lors des futures réunions, les membres du comité devront donner leur avis sur les services actuels fournis par le poste de santé de Bale, les services qui, à leur avis, seront des priorités à l'avenir et leurs expériences de travail au et d'utilisation du poste. Sont-ils frustrés parce qu'ils ont trop à faire ou pas assez à faire ? Doivent-ils attendre longtemps pour les services ? Achèteraient-ils des médicaments à la pharmacie du poste de santé s'ils y étaient offerts ?

    Etapes suivantes :

    Préparer un plan directeur. Madame Conte devrait préparer un plan directeur et recueillir des informations sur la population desservie par le poste de santé, l'utilisation actuelle des services et les conditions présentes du poste et de son équipement. Cela l'aidera à élaborer un plan de réorganisation qui ne limitera pas le développement du poste à long terme. Cette information peut également aider Madame Conte à présenter plus efficacement son plan de réorganisation au bureau régional.

    Evaluer l'utilisation actuelle de l'espace. Quelqu'un devra évaluer l'utilisation actuelle de l'espace. Avec, en main, le plan du poste de santé de Bale, la personne effectuant l'évaluation devrait suivre les clients à travers le poste en marquant dans l'ordre, sur le plan, les endroits où les gens s'arrêtent. Au verso, la personne notera le temps que passe le client à chaque endroit et ce qui s'y déroule. Cette information aidera le comité de réorganisation à décider comment l'on peut utiliser plus efficiemment l'espace du poste et le personnel.

    Définir des priorités et des buts au niveau des services. Les membres du comité peuvent avoir des opinions sur les services qu'ils jugent prioritaires et ceux que les clients sont moins susceptibles d'utiliser. Quelle sera probablement la demande pour les nouveaux services ? Est-ce que le fait de fournir une gamme élargie de services accroîtra la demande pour tous les services que fournit le poste ? Madame Conte devra suivre attentivement la demande en services pour procéder, le cas échéant, aux ajustements au niveau de la composition du personnel et de l'espace physique.

    Déterminer la composition du personnel. Madame Conte devrait discuter des priorités au niveau du personnel avec son superviseur et prendre des décisions sur la meilleure manière de fournir les nouveaux services.

    Déterminer le budget, les coûts d'entretien et les coûts récurrents. Madame Conte devra déterminer la meilleure manière de procéder à la reconstruction et à la rénovation en fonction de son budget. Elle devra également déterminer les coûts de fonctionnement et les coûts d'entretien de l'établissement rénové et les inclure dans ses futurs cycles du budget de fonctionnement.

  3. En vous référant à la discussion entre les membres du comité, indiquez les changements proposés au plan du poste de santé de Bale. Ensuite, en vous référant au plan actuel du poste fourni ci-après, proposez un plan de restructuration préliminaire en fonction des suggestions des membres du comité.
  4. Les membres du comité de réorganisation de Madame Conte ont fait les suggestions initiales suivantes pour restructurer le poste.

    Changements proposés par les membres du comité :

    • regrouper les services connexes
    • diviser les grandes salles en salles plus petites
    • éliminer les salles d'emmagasinage non utilisées ou sous-utilisées
    • construire des étagères en hauteur, le long des murs
    • mettre un toit sur la véranda pour en faire une autre salle d'attente
    • donner une autre fonction partielle aux salles sous-utilisées
    • ajouter une sortie à l'arrière pour les clients qui quittent le bâtiment, reviennent à la salle d'attente ou se rendent à la pharmacie
    • former le réceptionniste et le gardien pour qu'ils puissent donner de bonnes indications aux clients afin que ceux-ci trouvent plus facilement leur chemin

    Restructuration possible :

    Un plan indicatif est présenté ci-après en fonction de ces suggestions initiales, bien qu'il puisse y avoir d'autres étapes que le comité suivra avant de finaliser ses plans de restructuration. Il existe maints autres plans qui répondraient également à ses besoins. Parmi les changements proposés, notons qu'à présent, nous avons six salles d'examen comparé aux trois de la version précédente. Le bureau de l'Infirmière en chef a été divisé en deux et, à présent, le bureau du Docteur Diabate sert également de salle d'examen.

  5. Que devrait faire le poste de santé de Bale pour améliorer ses procédures de prévention des infections, surtout celles se rapportant à l'espace, au matériel et à l'évacuation des déchets ?
  6. Afin d'améliorer les procédures de prévention des infections du poste de santé de Bale, Madame Conte devrait réfléchir à l'espace, tant à l'intérieur qu'à l'extérieur du poste. A l'intérieur, elle devrait voir comment le matériel utilisé et les déchets sont acheminés vers leur destination finale. A l'extérieur, elle devrait trouver un moyen systématique de traiter les déchets, soit en les brûlant, soit en les enterrant, pour éviter d'exposer les agents chargés de l'entretien, les enfants, les adultes et les animaux à des infections possibles.

    A l'intérieur du poste de santé. Il faut se rappeler de deux aspects importants à propos de l'intérieur du poste de santé : la prévention des infections chez le personnel et la prévention des infections chez les clients. Le personnel peut être plus motivé à suivre les procédures acceptées de prévention des infections s'il connaît les risques éventuels auxquels il s'expose. Voici des stratégies de prévention des infections pour l'intérieur du poste de santé :

    • isoler les malades contagieux (enfants ou adultes) ;
    • fournir une salle d'examen/de service pour les examens gynécologiques et les insertions du DIU ou du NORPLANT ® et nettoyer la salle et le matériel après l'utilisation ;
    • fournir une salle ou une zone pour nettoyer et stériliser les instruments et un espace séparé pour garder le matériel propre, désinfecté à haut niveau ou stérilisé ;
    • arranger la circulation dans la salle de stérilisation à la manière des aiguilles d'une montre, de sorte que les instruments qui sont stérilisés n'entrent pas en contact avec ceux contaminés ;
    • fournir des poubelles d'utilisation pratique dans chaque salle, des récipients avec couvercle pour transporter les déchets et des boîtes avec des trous sur le haut, juste suffisamment grands pour y mettre une aiguille et une seringue ;
    • fournir des lavabos avec de l'eau courante ou des récipients d'eau pratiques dans chaque salle ;
    • fournir du savon, du savon liquide ou un désinfectant et des gants ;
    • utiliser des récipients avec une solution chlorée à 0,5 % dans les salles afin de décontaminer le matériel utilisé avant le nettoyage ou le transport à la salle de traitement des instruments.

    A l'extérieur du poste de santé. L'incinération est la manière la plus efficace pour détruire les déchets contaminés. S'il n'est pas possible d'incinérer les déchets, ceux-ci devraient être enterrés pour éviter que les animaux, les enfants et les adultes ne les éparpillent. Le risque d'infection pour les agents de l'entretien, les enfants et les adultes est important si l'on n'évacue pas, avec les mesures de précaution qui s'imposent, les déchets non traités. Voici des stratégies de prévention des infections concernant l'extérieur du poste de santé :

    • fournir des gants épais pour le personnel qui doit transporter les déchets au dépotoir ;
    • si possible, brûler tous les déchets dans un baril d'essence vide avant de jeter les cendres ;
    • fournir des récipients avec couvercle pour transporter les déchets de la formation sanitaire jusqu'au dépotoir.

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