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Table des Matières La Commande d'urgence de Mme SambUn matin ensoleillé du début de septembre, Mme Samb, la directrice de la Clinique du Petit Marché, était dans l'entrepôt en train de reporter sur ses Tableaux d'analyse des données sur les contraceptifs, les chiffres indiquant le niveau des stocks inscrits sur les fiches de stock, quand le superviseur du district, l'infirmière major Maïga, arriva pour sa visite mensuelle de supervision. «Bonjour, Mme Maïga, je suis bien contente de vous voir. J'espère que vous n'avez pas eu de problèmes sur la route. Voulez-vous un peu de thé?» demanda Mme Samb. «Non, non la route n'a pas été trop dure, merci», répondit l'infirmière major Maïga, en souriant. «Et ici comment vont les choses depuis ma dernière visite? La formation sanitaire a l'air très animée et le personnel en forme.» «Oui, on a beaucoup de clients tout d'un coup», répondit Mme Samb «Il y a eu une énorme augmentation de la demande pour le condom ces trois derniers mois. Je suppose que cela doit être dû à la campagne de promotion du condom que fait le Ministère de la santé à la radio depuis deux mois. Lorsque nous avons passé notre commande de condoms il y a deux mois, nous ne savions pas qu'ils allaient faire cette campagne. Le mois dernier, pratiquement trois fois plus de gens nous ont demandé des condoms et maintenant il ne nous en reste pas beaucoup. Je viens juste de remarquer que notre stock de condoms est tombé au-dessous du niveau minimum, mais nous avons encore un mois avant de passer notre prochaine commande ordinaire. Si nous ne faisons pas quelque chose, nous n'aurons pas assez de condoms pour servir les clientes comme d'habitude durant les trois mois.» «Oui, cette campagne à la radio marche très fort, parce qu'un grand nombre de formations sanitaires ont le même problème», répondit le superviseur. «Permettez-moi, cependant, de procéder à la visite de routine avant de parler de la situation des condoms.» Le superviseur et Mme Samb se rendirent dans l'entrepôt où le superviseur vérifia la température de la pièce, regarda les cartons des divers contraceptifs pour évaluer le nombre d'unités en stock et compara ses chiffres avec les totaux inscrits sur les fiches de stock. Elle fit également une vérification rapide pour voir si les cartons ayant la date d'expiration la plus proche étaient placés devant et recopia les totaux mensuels des fiches de stock de chaque type de contraceptif sur les tableaux d'analyse des données sur les contraceptifs qu'elle avait dans son classeur. «Oui, vous avez raison, la demande a beaucoup augmenté», dit le superviseur. «Allons nous asseoir et remplissons le Tableau d'analyse des données sur les contraceptifs pour les condoms pour voir exactement où nous en sommes.»
1. Si la formation sanitaire utilise le système Max/Min décrit dans ce numéro, combien de condoms Mme Samb a-t-elle commandé à chacune de ses commandes de janvier, avril et juillet, et quelle a été la consommation mensuelle moyenne (CMM) de condoms pour la période de six mois se terminant en juin? Remplissez le Tableau de l'analyse des données sur les contraceptifs pour les condoms en vous servant des renseignements suivants sur la formation sanitaire de Mme Samb :
Calculez la nouvelle CMM : Mme Samb calcule la Consommation mensuelle moyenne (CMM) tous les trimestres au moment où elle prépare sa commande. En janvier, elle a calculé qu'elle était de 3.942 pour les condoms (pour la période de six mois se terminant en décembre). En avril, elle était à peu près la même (3.883). Elle l'a calculée de nouveau en juillet, mais c'est à vous de faire le calcul. Calculez la nouvelle CMM avec les données indiquées ci-dessus pour la période de six mois se terminant en juin et inscrivez-la dans la colonne marquée «CMM» du Tableau d'analyse des données sur les contraceptifs, dans la rangée marquée «juin».
Calculez les commandes de Mme Samb pour janvier, avril et juillet et complétez le Tableau d'analyse des données sur les contraceptifs : Mme Samb passe des commandes ordinaires quatre fois par an, la première semaine des mois de janvier, avril, juillet et octobre. Les commandes doivent être arrondies par lots (cartons par exemple). Il y a 6.000 condoms par carton. Calculez d'abord la commande de Mme Samb en janvier (en vous rappelant de commander par lots de 6.000), et remplissez le reste du tableau jusqu'à août. N'oubliez pas que les marchandises sont livrées un mois après que la commande est passée, ainsi, la commande de janvier est reçue en février. N'oubliez pas non plus de recalculer les chiffres de la Colonne F, «Mois d'approvisionnement disponible» pour chaque mois, de façon à pouvoir suivre les niveaux mensuels de stock.
2. Si la demande de condoms en septembre reste inchangée par rapport à celle d'août, la formation sanitaire aura-t-elle suffisamment de condoms pour faire face à la demande, en supposant qu'elle continue à fournir le même nombre de condoms à chaque client? Si vous prévoyez que la demande de condoms restera la même pour le mois de septembre, inscrivez 12.600 dans la Colonne C, «Distribuée», dans la rangée septembre. En regardant votre Tableau d'analyse des données sur les contraceptifs, vous verrez qu'il ne vous reste que 4.400 condoms à la fin d'août, ce qui n'est pas suffisant pour satisfaire la demande prévue pour le mois de septembre.
3. Mme Samb doit-elle passer une commande d'urgence en septembre? Si c'est la cas, quelle quantité devrait-elle commander, sachant que sa commande normale n'arrivera pas avant novembre? Déterminez la CMM utilisée pour calculer la commande d'urgence : Calculez tout d'abord la nouvelle CMM, et inscrivez ce chiffre dans la Colonne E, «CMM», dans la rangée marquée «septembre». (Attention : alors que la CMM est généralement basée sur une moyenne de six mois, dans cette situation inhabituelle où la demande a augmenté si rapidement, vous pouvez faire une exception et utiliser la quantité distribuée en août comme moyenne mensuelle.) Calculez la commande d'urgence : Lorsque vous calculez la commande d'urgence, n'oubliez pas que la quantité de la commande d'urgence doit être suffisante pour qu'il vous reste des niveaux de stock approximativement égaux à la quantité minimum (niveau minimum de trois mois multiplié par nouvelle CMM) jusqu'à la date suivante de commande ordinaire (dans ce cas, au début d'octobre). Pour faciliter les calculs, notez ce chiffre. Une fois que vous connaissez le niveau souhaité de stock pour la fin de septembre, vous pouvez alors calculer la commande d'urgence. (N'oubliez pas que les commandes sont arrondies en cartons de 6.000 condoms. Arrondissez au carton le plus près. N'oubliez pas surtout de compter le nombre estimé de condoms qui seront distribués pendant le mois de septembre.)
Inscrivez la quantité de la commande d'urgence dans la Colonne A, «Commandée». Inscrivez le même chiffre dans la Colonne B, «Reçue», étant donné que la commande d'urgence sera reçue en septembre. Pour savoir ce qui se passe quand on place une commande d'urgence, remplissez le reste du Tableau d'analyse des données sur les contraceptifs jusqu'à la fin de novembre. (Pourfaciliter les calculs, supposez que la demande restera la même pour octobre et novembre (12.600) puis gardez la CMM à 12.600 lorsque vous calculez votre commande en octobre.)
Modèle de fiche de travail
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Pour plus d'information en anglais, visitez:
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