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L'utilisation des données du programme
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Les nouvelles acceptrices de Mme Sanou : Etude de cas pour l'analyse des rapports récapitulatifs programmatiques IntroductionLes responsables des services de planification familiale ont besoin d'un système d'information simple qui les aide à suivre, à améliorer et à développer leurs services. Créer un système pratique de prise de décision au niveau local du programme de planification familiale nécessite la participation des responsables et gestionnaires du programme à tous les niveaux. Ce numéro du Management de la planification familiale met l'accent sur l'analyse des données sur les prestations dans le but de prendre des décisions et d'entreprendre des actions en vue d'améliorer le programme. Il fournit aux responsables des formations sanitaires et aux superviseurs des services de planification familiale des techniques de suivi et des méthodes de prise de décision simples, basées sur les données disponibles dans les services de planification familiale. Il montre comment les responsables peuvent utiliser le procédé pour construire des graphiques, les interpréter et passer à l'action, comme un puissant outil de gestion qui accroît la performance du programme. A partir de ce numéro, nous présentons une nouvelle rubrique intitulée «le Coin des commentaires», un forum qui accueillera des suggestions émanant de notre comité international de revue. Cette rubrique devrait contribuer à élargir l'application des concepts présentés. Nous espérons que «Le Coin des commentaires» vous aidera à adapter et à mettre à profit les idées discutées dans Management de la planification familiale. Ce numéro est accompagné de deux suppléments qui sont des outils de gestion. Le premier, intitulé Guide sur l'action à partir de la représentation graphique, vous fournira étape par étape des instructions précises pour la représentation graphique des données, leur interprétation et l'utilisation des données pour améliorer le programme. Le deuxième est un tableau mural plastifié, effaçable, que le responsable d'une formation sanitaire pourra utiliser et réutiliser pour y afficher les données critiques ou essentielles de prestation de services, servant ainsi de référence quotidienne. Pour la rédaction de ce numéro, nous avons bénéficié de la participation de MM. Robert Timmons et Mike Egboh. Dr. Timmons est directeur-adjoint, au sein de Management Sciences for Health, du programme de systèmes d'information de gestion en santé internationale. M. Egboh est directeur de la Division du secteur public du projet FHS (Family Health Services) du Nigéria, financé par l'USAID et administré par Pathfinder International au Nigéria. — La Rédaction Créer des systèmes de données pour la prise de décisions au niveau localLa formation sanitaire sert-elle chaque mois un nombre croissant de nouvelles acceptrices de planification familiale? Est-ce que les nouvelles acceptrices ont la possibilité de choisir la méthode qui convient le mieux à leurs besoins? Les membres de la communauté entendent-ils parler des services de planification familiale, pour en bénéficier le moment venu? A partir des données que recueille le programme, vous devriez trouver la réponse à ces questions relatives aux services de planification familiale, ce qui vous permettra alors d'apporter les améliorations requises. Flot des données au sein d'une organisation ou système. Etant donné les retards à recevoir des informations des services centraux et régionaux, les responsables d'une formation sanitaire doivent mettre au point un système pour utiliser les données à mesure qu'ils les recueillent. Ayant la responsabilité de la formation sanitaire ou dispensaire, vous ne pouvez attendre que les supérieurs ou superviseurs analysent les données. Si vous désirez prendre rapidement les décisions, vous devrez absolument mettre au point un procédé vous permettant d'examiner régulièrement les données du programme et d'agir en conséquence en temps utile. Prise de décisions au niveau local d'un système. Il est entendu que même si les prises de décisions ont souvent lieu aux niveaux centraux, les cadres moyens et supérieurs comprennent l'importance d'encourager la prise de décision locale. Le principal avantage d'une prise de décisions locale est que les services peuvent être suivis et remaniés plus rapidement, répondant mieux ainsi aux besoins des clientes. Pour que les décisions puissent être prises localement, comme dans l'encadré «modèle pour l'utilisation de l'information pour la prise de décisions» de la page suivante, les responsables sur le terrain nécessitent l'encouragement et le soutien des supérieurs et des chefs hiérarchiques. Ce support signifiera : 1) simplification de la collecte locale des données, de sorte que seules celles qui sont utiles soient recueillies, 2) formation du personnel à la collecte, à l'analyse et à l'utilisation des données, et 3) établissement d'un système simple permettant aux responsables de communiquer régulièrement leurs analyses, décisions et actions, et en retour d'obtenir rapidement les commentaires, c'est-à-dire, la rétroinformation ou «feedback». Echanges d'informations à chaque niveau du système. Notre modèle montre également comment les responsables de chaque niveau peuvent partager les données et les décisions avec d'autres responsables de manière coopérative. Lorsqu'il y a prise de décisions à tous les niveaux d'un système, il est essentiel que la communication se fasse activement entre tous les niveaux. Par exemple, les responsables des prestations de services peuvent échanger des informations avec les cadres régionaux. Aussi bien le niveau régional que central peuvent utiliser des données et prendre des décisions ou des mesures qui affectent le niveau des prestations de services. Il faut que toutes les décisions se rapportant aux procédures, à la planification, aux questions financièreset logistiques, à l'amélioration de la qualité et à la supervision, soient communiquées de façon claire à tous niveaux, de sorte que les mesures appropriées puissent être prises au niveau concerné.
Collecte des données du programmeLes responsables ont besoin de suivre les données aussi bien concernant les visites des clientes que celles de l'approvisionnement en contraceptifs. Données concernant les clientes. Plusieurs sortes de données sont recueillies. Il importe de savoir si les personnes qui se présentent à la formation sanitaire sont de nouvelles acceptrices ou bien des utilisatrices continues. Normalement, une nouvelle acceptrice est celle qui a recours pour la première fois à la contraception, ou qui vient pour la première fois à la formation sanitaire. Lorsque la personne revient à la formation sanitaire, elle est alors enregistrée comme utilisatrice continue, ou «revisite». Bien souvent les programmes ont une définition rigoureuse de ces termes. Il importe de connaître la définition adoptée et de s'y conformer. Après chaque visite, on enregistre toujours la méthode choisie et la quantité de produits distribués. On peut demander aux nouvelles acceptrices comment elles ont entendu parler des services de planification familiale. Certaines formations sanitaires suivent les dossiers des clientes qui ont cessé de venir à la formation sanitaire, et envoient des agents de santé à leur domicile pour s'informer des causes de leur abandon du service. Si ces personnes ont décidé définitivement d'abandonner le programme leur dossier est classé parmi les utilisatrices inactives. Données concernant les stocks de contraceptifs. Tout service de planification familiale doit avoir en permanence un stock suffisant de contraceptifs non périmés. C'est pourquoi il importe d'enregistrer les quantités distribuées aux clientes, de prévoir les besoins d'approvisionnement, et de commander à l'entrepôt les quantités nécessaires.
Utilisation des données du programmeLes données que vous recueillez de façon habituelle peuvent servir à vous informer avec plus de précision sur les clientes, vous indiquant notamment quelles sortes de contraceptifs ces personnes demandent, et quelles sources d'information les incitent à chercher les services. Utilisation des données concernant les nouvelles acceptrices et les revisites. La plupart des organisations de planification familiale suivent de près les données concernant leurs nouvelles acceptrices. En analysant les données sur les nouvelles acceptrices, on peut constater si un programme de planification familiale devient populaire, et réalise ses objectifs; par exemple, un objectif pourrait être d'augmenter d'un certain pourcentage le nombre annuel de nouvelles acceptrices de planification familiale. D'autre part, les programmes peuvent utiliser les données concernant les utilisatrices continues pour avoir une idée de la continuation de la contraception, laquelle peut à son tour être une indication de la qualité des services. Cependant il est parfois difficile d'interpréter les données relatives aux utilisatrices continues. Par exemple, dans une communauté où existent de nombreux centres de répartition de contraceptifs, une baisse du nombre de visites de suivi indiquera peut-être que les usagers sont allés ailleurs pour obtenir leurs contraceptifs, et non pas nécessairement qu'ils ont cessé de pratiquer toute contraception. Le responsable d'une formation sanitaire ne saura pas quelle est l'interprétation correcte à moins qu'il puisse se renseigner auprès de ceux qui ont cessé de fréquenter le service. Concentration sur les nouvelles acceptrices. Dans ce numéro, nous concentrons l'attention plus particulièrement de l'utilisation des données sur les nouvelles acceptrices, mais les notions et techniques dont nous parlons peuvent s'appliquer également à l'analyse des tendances chez les utilisatrices continues, notamment en ce qui concerne le choix d'une méthode contraceptive et les sources d'information sur les services de planification familiale. La définition d'une nouvelle acceptrice varie selon les programmes de planification familiale. Pour certaines organisations, il s'agit de la personne qui se rend pour la première fois à un centre de leur programme ou à une formation sanitaire donnée. Dans d'autres cas, on définit peut-être la nouvelle acceptrice comme une personne à laquelle un contraceptif est remis pour la première fois. Quelle que soit la définition adoptée par le programme, vous pourrez toujours utiliser les suggestions proposées ici pour la présentation et l'analyse des données. Conduire la formation du personnelPour parvenir à un bon système d'information, il importe de faire comprendre à tous comment fonctionne ce système, comment il peut être utilisé pour améliorer les prestations de services, et quelles sont les tâches à accomplir par chaque membre du personnel. Vous obtiendrez ce résultat en organisant des séances de formation sur la collecte et l'analyse des données. Accroître la sensibilisation du personnel. Revoyez avec le personnel les objectifsorganisationnels de performance prévus pour la formation sanitaire et expliquez-leur comment la collecte et l'analyse des données mènent à la prise de décisions et à l'action. Il est important que tous les membres du personnel comprennent comment les données qu'ils recueillent peuvent être utilisées au profit des clientes et pour réaliser les objectifs de performance de leur service. De cette façon, il y a plus de chances qu'ils remplissent correctement et lisiblement les formulaires de service. Ils prendront également un plus grand intérêt à la signification des informations recueillies. Formation sur la collecte des données. Organisez des séances de formation en collecte des données sur le lieu de travail. Insistez particulièrement sur les données qui sont souvent mal enregistrées. Remettez aux employés des guides à consulter pour inscrire les renseignements compliqués, et apprenez-leur comment les utiliser. Assurez-vous que l'on a compris pourquoi chaque catégorie de données est importante, et comment elles seront exploitées pour analyser la qualité des services. Avant de passer à la formation du personnel, examinez les formulaires de collecte de données pour vous assurer qu'ils fournissent les renseignements dont vous avez besoin pour prendre les décisions. Etudiez avec votre superviseur les moyens de simplifier les formulaires de façon à ne recueillir que les données qui vous sont utiles. Lorsqu'un formulaire est révisé, examinez-le avec les autres membres du personnel. Formation sur l'analyse des données. Apprenez au personnel comment préparer et analyser des graphiques. Interprétez avec lui les graphiques de performance de la formation sanitaire, et recueillez leurs idées à propos des actions appropriées à entreprendre. Passez ensuite à l'action en équipe. En procédant ainsi, vous ferez clairement voir au personnel quelle est la relation entre la collecte et l'analyse des données, la prise de décision et le passage à l'action. Vous leur ferez comprendre en même temps comment un bon usage de l'information peut améliorer les résultats de la formation sanitaire. Contrôle des performances d'une formation sanitaire à partir des données sur les nouvelles acceptricesContrôle des performances d'une formation sanitaire. Vous pouvez mesurer les résultats de la formation sanitaire en cherchant s'il y a eu chaque mois un flux régulier de nouvelles acceptrices et d'utilisatrices continues, si les clientes choisissent des méthodes contraceptives efficaces, et comment elles ont entendu parler des services. Si le personnel remplit régulièrement les registres journaliers et totalise les chiffres sur le récapitulatif mensuel, il vous faudra peu de temps pour contrôler la performance du programme de planification familiale. Lorsque vous aurez recueilli les informations, vous en ferez la représentation graphique, puis l'analyse, et ensuite vous prendrez des décisions et passerez à l'action en fonction des résultats de votre analyse. Voir les tendances des données sur la clientèle. Lorsque vous introduirez des services de planification familiale dans une communauté, ou organiserez une campagne d'information sur la planification familiale, vous constaterez probablement une augmentation du nombre de personnes se rendant dans l'organisation. Peu à peu, lorsque toutes les personnes s'intéressant à la planification familiale se mettront à pratiquer la contraception, le nombre de nouvelles clientes commencera peut-être à diminuer, alors que le nombre de clientes qui continuent la contraception augmentera constamment. Comme il y aura toujours des jeunes arrivant à l'âge où ils désireront avoir recours à la contraception, vous devriez toujours avoir de nouvelles vagues de clientes. En mettant les données sous forme graphique, vous serez plus facilement en mesure de voir les tendances, tant en ce qui concerne les nouvelles clientes que celles qui continuent, ainsi que les tendances en matière de pratique contraceptive, et les effets des campagnes d'Information, éducation et communication (IEC). Récapitulation des données sur les nouvelles acceptricesLe récapitulatif mensuel des activités de planification familiale peut vous fournir tous les renseignements indispensables pour analyser l'évolution du nombre de nouvelles acceptrices de la formation sanitaire. Dans le modèle de récapitulatif mensuel qui figure à la page suivante, les données concernant les nouvelles acceptrices figurent aux rubriques A et D. Les données reportées ici proviennent des registres journaliers des activités de planification familiale. Nombre total de nouvelles acceptrices. Le récapitulatif mensuel indique généralement le nombre total de nouvelles acceptrices pour un mois. Dans le modèle ci-contre, ce total a été porté à la colonne intitulée «No (Nombre) de Visites» et à la ligne intitulée «A. Nouvelles acceptrices». Méthodes utilisées par les nouvelles acceptrices. Le récapitulatif mensuel devra fournir des renseignements sur le nombre total de nouvelles acceptrices de chaque méthode contraceptive. Dans le modèle de formulaire ci-contre faites figurer en haut dans chaque colonne les méthodes offertes par la formation sanitaire. On voit ici que huit nouvelles acceptrices ont pris des pilules Lo-Femenal, que 12 autres ont pris des pilules Micro-Gynon etc. A la ligne C on voit le nombre total de cycles de chaque catégorie de pilules qui a été distribué, tant aux nouvelles acceptrices qu'aux utilisatrices continues. Sources d'information parmi les nouvelles acceptrices. Votre récapitulatif mensuel pourra aussi indiquer comment les nouvelles acceptrices ont appris l'existence de la formation sanitaire de planification familiale. Le modèle ci-contre comporte une case intitulée «D. Sources d'information parmi les nouvelles acceptrices». Dans notre exemple, on a enregistré une seule source d'information pour chacun des nouvelles acceptrices. Donc le total des chiffres de la case s'élève à 72, ce qui correspond au nombre total de nouvelles acceptrices pendant le mois.
Modèle de récapitulatif mensuel des activités de planification familiale[Les Graphigues ne sont pas inclus dans cette Version] Analyse de la courbe des nouvelles acceptricesLa représentation graphique des données facilite l'interprétation de ces données, et permet d'en déduire quelles interventions sont nécessaires pour l'amélioration des services. Pour savoir si le flux de clientes s'accroît régulièrement dans la formation sanitaire, examinez l'évolution du nombre de nouvelles acceptrices sur plusieurs mois d'affilée. La meilleure façon d'observer l'évolution est de tracer une courbe en reportant chaque mois le nombre total de nouvelles acceptrices. La courbe vous indiquera clairement si le nombre de nouvelles acceptrices augmente, baisse, reste stable, ou connaît des fluctuations importantes d'un mois à l'autre. Ci-dessous deux exemples différents de courbes des nouvelles acceptrices, avec des interprétations proposées. Nous indiquons également certaines actions que le responsable de la formation sanitaire pourrait entreprendre pour amorcer la tendance durable des nouvelles acceptrices.
Analyse de la gamme des méthodesPour comparer l'utilisation des méthodes contraceptives parmi les nouvelles acceptrices, il faut tracer un graphique «camembert» qui montre la répartition des méthodes en proportions relatives à chaque méthode choisie par les nouvelles acceptrices. Ceci pourra aussi vous indiquer si les clientes ont bien été informées sur toutes les méthodes disponibles. Peut-être existe-t-il des données nationales ou locales qui vous permettront d'examiner la gamme des méthodes servies par l'organisation compte tenu du contexte culturel, des pratiques de la clientèle, et de leurs caractéristiques et préférences. Prenez tous ces facteurs en considération lorsque vous essaierez de déterminer quelle répartition des méthodes contraceptives est souhaitable pour les nouvelles acceptrices de la formation sanitaire. Les trois graphiques «camembert» ci-dessous, représentant différentes répartitions des méthodes, ont été établis à partir des données sur les nouveaux acceptrices figurant dans les récapitulatifs mensuels. Les interprétations proposées et les interventions suggérées vous aideront peut-être à améliorer la répartition des méthodes qui se trouve dans la formation sanitaire. Tracez un graphique «camembert» à partir des données des récapitulatifs mensuels, tous les trois mois au moins, pour vous rendre compte si vos actions modifient la gamme des méthodes.
Analyse des sources d'informationL'évolution du nombre de nouvelles acceptrices se rendant à la formation sanitaire peut être fortement influencée par les activités d'IEC. Pour savoir non seulement comment les nouvelles acceptrices entendent parler des services, mais aussi quels sont les effets des campagnes IEC, vous n'avez qu'à tracer un graphique «à colonnes» pour savoir comment les nouvelles acceptrices se sont informées sur les services. Vous pourrez très vite apprendre quelles sont dans la communauté les sources d'information les plus susceptibles d'attirer de nouvelles clientes, et par exemple si vous avez plus de chance de réussir en diffusant des messages à la radio ou en distribuant des tracts écrits. Nous reproduisons ci-dessous deux graphiques à colonnes accompagnés d'interprétations possibles et de suggestions d'actions à entreprendre dans une formation sanitaire en vue de promouvoir plus efficacement les services de planification familiale. Tracez un graphique pareil tous les trois mois au moins, à partir des récapitulatifs mensuels, pour vous rendre compte de l'efficacité ou non des campagnes IEC.
Le Coin des commentairesForum pour discuter d'applications additionnelles des concepts et techniques duManagement de la planification familiale Qu'en est-il des objectifs de performance? L'un de nos critiques remarque que ce numéro aurait pu faire une plus grande place au lien existant entre l'analyse des données et les objectifs de performance. «Les données de service peuvent être analysées mensuellement à tous les niveaux d'un système de planification familiale, et rapprochées des chiffres prévus à chaque niveau pour déterminer si les objectifs du programme ont été réalisés. Utilisant un graphique à colonnes dont les colonnes représentent le nombre de clientes cibles, on peut ajouter une deuxième colonne qui représente le nombre réel de clientes servies. En réexaminant les performances à travers les colonnes, on peut relever les formations sanitaires qui ont besoin d'appui pour la résolution de problèmes.» Qu'en est-il des utilisatrices continues? Nos critiques mentionnent l'importance de l'analyse des données concernant les utilisatrices continues. «Il est important de se concentrer sur les nouvelles acceptrices, car c'est un procédé coût-efficacité facile pour évaluer les performances d'un programme qui démarre ou qui a déjà un nombre important de clientes potentielles. Les programmes au stade de maturité devraient cependant se pencher également sur les données relatives aux utilisatrices continues, de façon à examiner la qualité tout autant que le développement de leurs services. Pour connaître la situation en ce qui concerne les utilisatrices continues et les méthodes qu'elles choisissent, les responsables peuvent commencer par analyser leurs données sur les revisites.» Qu'en est-il des abandons? Selon plusieurs de nos critiques, «Il appartient à chaque programme de trouver son propre système pour récapituler les données sur les abandons et pour suivre les personnes qui ont quitté définitivement le programme. » Vu l'intérêt suscitépar la question des abandons, nous prévoyons de consacrer un numéro de ce bulletin à ce sujet. Au-delà de la prise de décisions . . . Plusieurs critiques ont fait remarquer qu'un système d'information bien organisé au niveau local pouvait servir à motiver le personnel. «Les responsables des formations sanitaires et les prestataires de services éprouvent une certaine satisfaction à évaluer ce qui se passe dans leur service et à décider eux-mêmes des changements à effectuer, avant que leurs superviseurs n'indiquent ce qu'il faut changer. Des superviseurs qui complimentent les responsables des formations sanitaires pour la remise à temps des rapports mensuels ont ainsi recours à un excellent moyen de motivation de leur personnel qui ne coûte rien. Ce sont là d'inattendus bénéfices de collecte, d'analyse, d'exploitation et de transmission des données, qui se sont avérés extrêmement satisfaisants.»
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