|
Recursos en español: La Caja de Herramientas Gerenciales  Salón de Lectura Para más información en inglés, visite:
|
Cómo Mejorar la Administración de los Suministros de Anticonceptivos | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Contendio
El Pedido Urgente de la Señora Martínez IntroducciónEl tener disponibles los anticonceptivos adecuados para cubrir las necesidades de todos los clientes contribuye a asegurar que dichos clientes seguirá n regresando a la clínica y ayuda a evitar los embarazos no deseados. Los sistemas de suministros de anticonceptivos utilizados por los programas de planificación familiar difieren de un programa a otro. Algunos sistemas determinan las cantidades para solicitar un nuevo pedido utilizando ú nicamente los datos históricos, tales como los informes de distribu-ción. En otros sistemas, los administradores de las clínicas piden anticonceptivos en base a las estimaciones de las necesidades del programa. Los programas también difieren en cuanto a la frecuencia con la cual se piden nuevos suministros y la forma cómo se determina el tamaño del pedido. A pesar de dichas diferencias, los principios del manejo de suministros constituyen la base de estos sistemas y sus variantes, y son altamente efectivos en lo que respecta a una mejor administración del abastecimiento de estos productos. La presente edición de Actualidad Gerencial está diseñada para ayudar al personal de las clínicas a entender y aplicar los principios necesarios para una administración efectiva del abastecimiento de anticonceptivos. Presenta las técnicas bá sicas para el almacenamiento, administración y solicitud de pedidos. Después de una discusión sobre los aspectos fundamentales de una buena administración del abastecimiento de anticonceptivos, esta edición proporciona pautas para ayudar a los administradores a mantener en buenas condiciones los suministros mediante un buen almacenamiento y revisa la forma en la cual administradores y supervisores pueden mantener actualizada la información sobre sus inventarios mediante registros periódicos. La clave para la administración efectiva del abastecimiento de anticonceptivos en una clínica es el sistema de inventarios conocido comú nmente como Má ximo/Mínimo. La presente edición de Actualidad Gerencial explica cómo funciona este sistema y da instrucciones detalladas sobre la forma de aplicarlo para su utilización por primera vez. La edición concluye con una discusión sobre la forma como los supervisores y administradores de programas pueden prestar apoyo para una administración efectiva del suministro de anticonceptivos en las clínicas. La presente edición fue escrita por Susanna Binzen, Editora Adjunta de Actualidad Gerencial. La señora Binzen está trabajando actualmente en la División de Salud Reproductiva de los Centers for Disease Control (CDC) en Atlanta, Georgia y en FPMD. La guía técnica fue proporcionada por Jack Graves del CDC y Rich Owens del Family Planning Logistics Management Project de John Snow, Inc. y sus asociados. Conociendo a Fondo los Aspectos Bá sicos de la Buena Administración de SuministrosExisten dos razones importantes por las cuales los ejecutivos de programas, y los administradores y supervisores de clínicas de salud y planificación familiar necesitan conocer má s a fondo lo que es la administración de suministros de anticonceptivos. En primer lugar, las clínicas de planificación familiar siempre deben poder obtener los anticonceptivos que necesitan, en el momento en que los necesitan, y en las cantidades que se requieren para dar a sus clientes un flujo ininterrumpido de anticonceptivos. En segundo lugar, los sistemas de abastecimiento de anticonceptivos deberían evitar el desperdicio ocasionado por el exceso de existencias o la expiración de los anticoncep-tivos que todavía no han sido utilizados. La administración deficiente de los suministros a menudo lleva a hacer pedidos de emergencia y despachos urgentes con fletes elevados. Si los anticoncep-tivos no se manejan bien, ademá s de los aspectos financieros, el programa arriesga perder la confianza de los clientes y de la comunidad. Los administradores deben contar con información exacta y actualizada periódicamente para tener un sistema efectivo para manejar los suministros. La mayor parte de las decisiones se basan en cuatro elementos claves:
En este nú mero de Actualidad Gerencial, usted aprenderá a usar esta información para tomar decisiones sobre la solicitud de pedidos y existencias de anticonceptivos. Sin embargo, como primera medida, es importante discutir dos aspectos bá sicos de la administración de suministros: cómo almacenar los suministros, y cómo asegurar la calidad de los anticonceptivos que distribuye su programa. Almacenamiento de los SuministrosEn cada paso del trayecto que va del fabricante al usuario, los anticonceptivos deben almacenarse. Ya sea que éstos se guarden en bodegas o almacenes grandes, cuartos pequeños, anaqueles, repisas o en los cajones de un escritorio, necesitan almacenarse bajo condiciones apropiadas para protegerlos contra daños. El tiempo de almacenamiento debe mantenerse al mínimo para evitar que venza la fecha de expiración de los suministros. Los anticonceptivos deben almacenarse lejos del calor excesivo (por encima de los 40o centígra-dos), la humedad, luz del sol directa, agua, insectos y otros animales. El cuarto, o á rea en donde se almacenan debe estar bien ventilado. Este debe tener ventanas o poseer un ventilador que permita la circulación de aire. Las condiciones apropiadas de almacenamiento son particularmente importantes para los condones los cuales son muy susceptibles al deterioro por malas condiciones de almacenamiento. Cualquier depósito debe mantenerse cerrado para evitar el ingreso de personas no autorizadas.
Cómo Evitar el Vencimiento de las ExistenciasPara asegurarse que los anticonceptivos no expiren antes de ser utilizados, distribuya siempre primero los anticonceptivos de mayor antigüedad que tenga en existencia. El sistema PEPS (Primero-en-Expirar, Primero-en-Salir) está diseñado para ayudarlo a hacer ésto. Todas las cajas deben tener una fecha de expiración. Cuando lleguen nuevos suministros, debe verificar su fecha de expiración y anotar la fecha en la caja. Si los suministros solo muestran la fecha de producción, usted debe determinar la fecha de expiración en base a los datos del fabricante y la vida ú til del producto (ver má s adelante). Los puntos de referencia deben ser las fechas de expiración. Una vez que todas las cajas que recién llegaron hayan sido debidamente rotuladas, deben almacenarse detrá s o debajo de las cajas que tienen una fecha de expiración anterior. De esta manera los suministros que expiran antes será n distribuídos primero. El sistema PEPS reducirá al mínimo el desperdicio debido a la expiración de fechas. Cómo Mantener Niveles Adecuados de SuministrosAgotar las existencias es un problema muy serio y tenerlas en exceso significa un desperdicio de dinero y espacio. Por consiguiente, es muy importante administrar los anticonceptivos de modo que usted siempre tenga cantidades suficientes disponibles para cubrir las necesidades de los clientes, pero no cantidades tan grandes que éstos se venzan antes de utilizarse. Un sistema eficiente que se usa comú nmente para mantener la cantidad adecuada de anticonceptivos disponibles es el de Má ximo/Mínimo (Max/Min), donde los niveles má ximo y mínimo de suministros se expresan en términos del equivalente de un cierto nú mero de meses de suministros. Existen diversas variaciones del sistema Max/Min. En algunos sistemas Max/Min, los pedidos solamente se hacen cuando el administrador de la clínica decide que es necesario hacerlos. Otros sistemas (tales como el que se describe en el presente nú mero) se basan en la solicitud periódica de pedidos, por ejemplo cada tres meses. Existen también diferentes maneras de calcular el nivel má ximo, mínimo y la cantidad del pedido. La presente edición de Actualidad Gerencial presenta una versión simplificada, pero si usted utiliza éste u otro método para calcular el má ximo y el mínimo, el propósito es siempre el mismo: asegurarse que no se agoten sus existencias. Bajo el sistema Max/Min, cada clínica o centro de salud tiene un má ximo de existencias fijado a un nivel lo suficientemente bajo para evitar el exceso y el desperdicio, y un mínimo fijado a un nivel lo suficientemente alto para evitar escasez y el agotamiento de las existencias, aú n cuando las entregas se hagan con demora o aumente la demanda. El principio bá sico del sistema Max/Min es que, bajo circunstancias normales, no habrá en ningú n momento existencias disponibles en una cantidad superior al nivel má ximo recomendado y se hará n los pedidos de suministros adicionales en forma regular, aú n cuando el nivel de las existencias esté por encima del mínimo. Los niveles de abastecimiento en un sistema Max/Min se expresan en términos de los suministros necesarios para cubrir la demanda de las usuarias en un mes. Por ejemplo, el saber simplemente que usted tiene disponibles 600 ciclos de Lo-Femenal no le dice cuá nto tiempo le durará n sus existencias. Una vez que usted sabe que su clínica distribuye un promedio de 200 ciclos al mes, usted sabe que sus existencias podrían durar tres meses. Es así que los niveles má ximo y mínimo se expresan en términos de los suministros necesarios para un mes. El Consumo Mensual Promedio (CMP) de un anticonceptivo está dado por el nú mero promedio de unidades de un solo tipo de anticonceptivo que se distribuye en un mes. El promedio se basa en las cantidades que han sido distribuídas en un período de seis meses. Sin embargo, en situaciones donde la demanda cambia rá pidamente, este promedio debería calcularse en base a períodos má s cortos, tales como dos o tres meses. El sistema Max/Min funciona mejor en los programas donde la demanda de anticonceptivos es bastante estable. No funciona tan bien cuando hay grandes fluctuaciones en la demanda (una variación de má s del 50% de un mes al otro), cuando la demanda cambia rá pidamente (aumen-tando o disminuyendo má s de 10% en un mes), o cuando la demanda es de tipo estacional. Endichos programas, usted puede seguir utilizando el sistema Max/Min, pero necesitará fijar su mínimo a un nivel lo suficientemente alto para asegurarse que no se le agoten las existencias. Con las variaciones estacionales, usted tendrá que calcular el CMP en base a la demanda registrada durante los mismos meses en años anteriores. Utilizando el sistema Max/Min usted debe también observar cuidadosamente la fecha de expira-ción de los productos, ya que si expiran grandes cantidades de sus existencias en la misma fecha, usted tendrá sú bitamente una mayor cantidad de productos que no pueden utilizarse de los que había anticipado. Adicionalmente, los anticonceptivos dañados o vencidos ocupan un lugar valioso en el depósito. Para mantener sus existencias tan actualizadas como le sea posible, los productos dañados o vencidos deberían eliminarse o descartarse a la brevedad posible, cum-pliendo con las normas de su programa, de modo que usted comience con un suministro de anticonceptivos en buen estado y con fecha de expiración vá lida. Si su programa no ha desarrollado todavía las normas para la eliminación apropiada de los anticonceptivos, usted debería hacerlo antes de adoptar el sistema Max/Min. La destrucción de cualquier anticonceptivo debe estar siempre debidamente documentada. Control de los SuministrosExisten cinco formularios para establecer y mantener un sistema efectivo de control de inventarios. Estos son la Tarjeta de Control de Inventario, la Tabla para Control de Suministros, la Tabla de Aná lisis de Datos sobre Anticonceptivos, el Formulario de Pedido y Despacho y el Formulario de Informe Trimestral. Cada formulario tiene un propósito diferente, a saber: el registro de las transacciones, el cá lculo de los niveles de existencias deseados, el control de los niveles de existencias, los pedidos de nuevos productos o la información sobre anticonceptivos y servicios.
Uso de la Tarjeta de Control de InventarioEl sistema de registros de la clínica descrito en el presente nú mero se basa en el uso de una Tarjeta de Control de Inventario. Cada bodega o almacén, grande o pequeño, debería mantener una tarjeta de control de inventario para cada producto (por ejemplo, cada marca y fórmula de píldora, cada tamaño o color de condón). Es aceptable utilizar un libro en lugar de tarjetas de control de inventario, pero las tarjetas son má s fá ciles de manejar y permiten un acceso má s fá cil a la información. La tarjeta de control de inventario proporciona un registro actualizado de todos los movimientos de los suministros (anticonceptivos recibidos y distribuídos) y tanto la cantidad de anticonceptivos en existencia como los suministros pedidos, para un solo tipo y marca de anticonceptivo. Las tarjetas de control de inventario deberían guardarse cerca a la entrada del depósito o en un anaquel, de modo que la persona que añade o saca productos de las existencias puede actualizarla fá cilmente en el momento de la operación. La fecha y las cantidades de existencias añadidas o eliminadas del inventario deben registrarse siempre en la tarjeta de control de inventario. (Nota: en algunos centros los movimientos de existencias se resumen en forma diaria o semanal.) Todo movimiento de existencias debería estar registrado en una línea separada aú n cuando varias operaciones ocurran en el mismo día. La columna marcada "Saldo Disponible" debe recalcularse siempre para mostrar el nivel actual del inventario. No es necesario usar un formulario nuevo al principio de cada mes. En lugar de ello se traza una línea para indicar el fin de un mes. Luego se totalizan todas las columnas que contienen cantidades y ajustes del inventario, asegurá ndose de anotar el saldo al final del mes. Finalmente, trace otra línea para indicar un nuevo mes. Cada seis meses por lo menos, y con mayor frecuencia cuando haya problemas, debe hacerse un recuento físico de las existencias disponibles. La fecha de dicho recuento y las cantidades actuales deben registrarse en la tarjeta de control de inventario. Si las cifras reales difieren del saldo calcu-lado después de la ú ltima transacción, debe determinarse la razón de la discrepancia y registrar en la columna de observaciones cualquier ajuste así como la razón de tal discrepancia. Recuerde siempre al llenar éste u otros formularios, que debe registrar el nú mero de anticon-ceptivos en unidades está ndard (tal como ciclos de píldoras) ya que podrían variar las cantidadesempacadas por el fabricante en cajas o estuches. En la parte superior derecha de la tarjeta hay un espacio para anotar las cantidades de existencias má ximas y mínimas. Cada trimestre cuando usted calcule el CMP, anótelo en la tarjeta de control de inventario y calcule las nuevas cantidades má ximas y mínimas. Al tener estas cantidades en la tarjeta usted puede observar de un vistazo si el saldo disponible está dentro de los límites má ximo o mínimo y si el consumo aumenta o disminuye con el tiempo. Comentarios de los RevisoresForo para discutir otras aplicaciones de los conceptos y técnicas presentados en Actualidad Gerencial Contratación de Seguros para los Anticonceptivos . . . Un revisor aconseja, "Los programas deberían considerar la compra de pólizas de seguros para los anticonceptivos. En un programa de un país situado al sur del Sahara, se perdió el equivalente de $US 60.000 en suministros debido a un incendio. Los administradores de programas deberían también alentar al personal a ser má s consciente con relación al valor de estos productos." Prevención de Pérdidas de Anticonceptivos por Vencimiento de Estos . . . Uno de nuestro revisores sugiere, "Para asegurar que los suministros sean utilizados antes de su fecha de expiración, es una buena idea redistribuir aquellos anticonceptivos que está n muy próximos a su fecha de expiración a las clínicas que pueden utilizarlos antes de dicha fecha." Suministro de Anticonceptivos por Varias Agencias Donantes . . . Uno de nuestros revisores comentó acerca de los problemas que ocurren cuando las agencias compran diferentes marcas o fórmulas de anticonceptivos para un país o programa determinado. "En razón a que con frecuencia una agencia de planificación familiar recibe anticonceptivos donados por varias entidades donantes y que éstas cambian de marcas o las dosis de los productos que licitan, se crean problemas cuando se acaban las existencias de determinado producto. Por ejemplo, hay dos diferentes dosis de Depo-Provera suministradas a un solo país por dos donantes diferentes. Si el programa agota un tipo de Depo-Provera, éste puede ser sustituido por el otro, comprometién-dose así la calidad de la atención a las usuarias. Tanto los donantes como las organizaciones que dan asistencia técnica deberían ayudar a los programas a resolver este problema." Importancia de Capacitar al Personal en Diferentes Niveles . . . Un revisor informa, "Al capacitar sobre logística a los funcionarios de planificación familiar a nivel distrital y sub-distrital, combinando los sistemas de "Asignación" y "Requisición" (en los cuales las bodegas centrales o distritales entregan suministros a los almacenes de campo en base a la información actual sobre la demanda), aumentó substancialmente la eficiencia del sistema de administración de suministros de Bangladesh. Los admini-stradores de los depósitos controlan sistemá ticamente ahora los productos que está n en el sistema (incluyendo el flujo de productos entre los diferentes niveles administrativos) y proyectan la necesidad de nuevos suministros para cada nivel. Actualmente pueden reabastecerse a las clínicas de acuerdo con sus patrones de consumo porque los administradores de las bodegas pueden entregar nuevos suminis-tros a la clínica en base al consumo mensual promedio de ésta y a sus niveles de existencias mínimo y má ximo. Losadministradores también se capacitan para que descarten adecuadamente los productos inservibles y rindan cuentas sobre éstos."
Organización de un Sistema Max/MinAntes de establecer un sistema Max/Min, revise su inventario y separe cualquier producto vencido o inservible. Cuente el nú mero de unidades inservibles, y luego destrú yalas o déles de baja siguiendo las pautas de su programa. Lo anterior le asegurará que está comenzando con existen-cias de anticonceptivos en buen estado. Luego, necesitará usted efectuar un recuento de cada tipo y marca de anticonceptivo y registrar estos datos en la Tabla para Control de Suministros. Para establecer un sistema Max/Min, usted necesitará recopilar un resumen de datos del monto total de cada tipo y marca de anticonceptivo distribuído en los ú ltimos seis meses. Calcule el consumo mensual promedio de cada anticonceptivo, y determine los niveles de existencias mínimo y má ximo recomendados para cada uno. Para determinar los niveles mínimo y má ximo de existencias, usted necesitará saber cuá l es el tiempo de espera para el recibo de los suministros y determinar un nivel de existencias de seguridad para cada tipo y marca de anticonceptivo. El tiempo de espera es un estimado del período de tiempo (expresado en meses o meses par-ciales) que tarda el recibir los suministros después de haber hecho el pedido correspondiente. El tiempo de espera es importante porque usted necesitará saber cuá ntas unidades de anticonceptivos distribuirá mientras espera el recibo de su pedido; esto se llama cantidad de suministros para cubrir el tiempo de espera. Para determinar el tiempo de espera promedio, observe la información sobre sus comprobantes de pedido y entrega de los ú ltimos seis meses. Determine para cada orden, el período de tiempo entre la solicitud del pedido y el recibo de los productos. Calcule luego el tiempo de espera promedio. Si los tiempos de espera varían considerablemente, usted podría pensar en utilizar el má s largo en lugar del promedio, a no ser que dicho tiempo de espera se hubiese alargado debido a circunstancias extraordinarias que es poco probable que se repitan. Para determinar la cantidad de suministros para cubrir el tiempo de espera, multiplique el tiempo de espera promedio por el CMP. Las existencias de seguridad constituyen un estimado de la cantidad de existencias que deberían mantenerse en reserva para evitar que las existencias se acaben debido a retrasos en las entregas o por aumentos inesperados de la demanda. El nivel de existencias de seguridad en el sistema Max/Min descrito en el presente nú mero debería ser equivalente por lo menos a la mitad de la cantidad de existencias utilizadas entre dos pedidos regulares.
Planilla para Fijar los Niveles Má ximo/MínimoLa siguiente hoja de trabajo le proporciona las pautas generales para calcular el nú mero má xima y mínima de meses de suministros. Los niveles de existencias de seguridad mostrados aquí sirven como ejemplo; usted podría necesitar ciertos ajustes para adaptarlos a cualquier característica poco usual de su programa, tales como los cambios rá pidos en la demanda, incertidumbre en cuanto a los suministros o otros problemas.
Ejemplo de una Tabla para Control de Suministros
Utilización de la Tabla de Aná lisis de Datos sobre AnticonceptivosLos supervisores y administradores de clínicas de planificación familiar pueden preparar una Tabla de Aná lisis de Datos sobre Anticonceptivos para obtener un resumen completo de los movimientos de las existencias de cada anticonceptivo usado en la institución. Al utilizarla mensualmente como un medio de control, usted puede hacer un seguimiento de las existencias disponibles y la cantidad de suministros pedidos, recibidos y distribuídos. Usted puede igualmente calcular fá cilmente y revisar el CMP y el nivel de las existencias (el nú mero de meses de suministros disponibles). La grá fica también ayuda al administrador a controlar las variaciones mensuales en las cantidades distribuídas. Los administradores deberían mantener las tablas juntas en un mismo cuaderno para cada tipo y marca de anticonceptivo. Los supervisores de programas deberían tener un cuaderno similar en el que deben anotar la información de las Tarjetas de Control de Inventario y otros formularios en el momento de realizar su visita. De esta manera el supervisor puede controlar má s fá cilmente el desempeño de la clínica y apoyar al administrador en su tarea de administración del sistema de suministro de anticonceptivos. La información para la Tabla de Aná lisis de Datos sobre Anticonceptivos se extrae de los datos mensuales resumidos en la Tarjeta de Control de Inventario. En lugar de revisar una pila de Tarjetas de Control de Inventario, la tabla permite tanto al administrador como al supervisor revisar la información sobre los suministros en una sola planilla resumida. La Tabla de Aná lisis de Datos sobre Anticonceptivos sirve como un medio de control tanto para el administrador como para el supervisor, y proporciona información resumida ú til y necesaria para ajustar los niveles de existencias mínimo y má ximo y controlar el sistema en general. La Tabla de Aná lisis de Datos sobre Anticonceptivos se usa también para preparar un nuevo pedido de suministros.
Ejemplo de una Tabla de Aná lisis de Datos sobre AnticonceptivosProducto Anticonceptivo: Lo-Femenal Período Cubierto: abril 92 - marzo 94 Má ximo: 6 meses Mínimo: 3 meses
Solicitud de Pedidos con el Sistema Max/MinCuando usted está listo para solicitar un nuevo pedido de anticonceptivos, debe considerar: el consumo mensual promedio, las existencias disponibles, y las existencias en pedido.
Los procedimientos descritos aquí parten del supuesto que usted hará un pedido en cada intervalo entre pedidos. Para calcular la cantidad que debe pedir de cada anticonceptivo, véase la Tabla de Aná lisis de Datos sobre Anticonceptivos para dicho producto. Tome el CMP má s reciente (Columna E) y multiplíquelo por el nivel má ximo (en meses) mostrado en la parte superior del formulario. El resultado es su cantidad má xima, expresada en unidades. Reste la cantidad de existencias disponibles (Columna D) y reste la cantidad de existencias en pedido. El resultado es la cantidad de dicho anticonceptivo que usted necesita pedir para que sus existencias estén en el Nivel Má ximo.
La fórmula presentada anteriormente funciona bien si hay variaciones pequeñas en las cantidades distribuídas cada mes. Usted debería pedir má s si la cantidad distribuída fluctú a mucho, o si usted anticipa un aumento del 10% o má s en la demanda. Si usted tuviera que hacer un pedido de emergencia, debido a un aumento imprevisto de la demanda, pida la cantidad necesaria que permita operar con los niveles mínimos en el momento de hacer el nuevo pedido regular.
Utilización de un Formulario de Pedido y DespachoLos formularios de pedido y despacho varían de un programa a otro. Estos contienen generalmente información sobre la cantidad de producto que se está solicitando. Sin embargo, si el formulario contiene alguna información enumerada má s abajo, los administradores podrá n justificar las cantidades que piden.
Es ideal si el formulario se usa para comparar:
Los administradores de clínicas necesitan tener un sistema para verificar si se han recibido las mismas cantidades de suministros pedidas, y los administradores de bodegas o almacenes necesitan saber si lo que ellos despacharon fue realmente recibido por la clínica. Si esta información puede ser registrada en un solo formulario se ahorra tiempo y mejora la exactitud. Utilizando papel carbón haga cuatro copias del pedido, las que servirá n como: 1) orden de pedido, 2) lista de empaque, 3) recibo, y 4) copia de archivo (ver el Ejemplo del Formulario de Pedido y Despacho). El Formulario de Pedido y Despacho debe estar debidamente numerado de modo que usted y el administrador de la bodega o almacen puedan utilizar los mismos documentos para solicitar, entregar y recibir pedidos. Es también ú til hacer referencia al mismo nú mero de comprobante en el caso que necesite hacer el seguimiento de un pedido que se ha retrasado o extraviado. Para utilizar un formulario similar al del modelo, para cada tipo y marca de anticonceptivo que usted está pidiendo, registre el CMP, la cantidad má xima de la clínica y la cantidad disponible en el momento de hacer el pedido así como la cantidad que usted está pidiendo. Esta información se saca de la Tarjeta de Control de Inventario correspondiente y de la Tabla de Aná lisis de Datos sobre Anticonceptivos. En la parte superior del formulario, asegú rese de llenar la información necesaria, incluyendo la fecha en la que usted hizo el pedido. Las fechas son importantes ya que en esta forma usted determina el lapso de tiempo transcurrido. Tanto la persona que hace el pedido como la persona que lo aprueba deberían firmar en la parte inferior del formulario en la sección marcada "Solicitante". Guarde una de las copias y envíe el original y dos copias a la bodega o almacén. Cuando se hace el pedido usted debe también anotar la fecha del pedido, el nú mero del comprobante y la cantidad del anticonceptivo que fue pedido en cada tarjeta de control de inventario para cada anticonceptivo. Cuando el pedido se empaca y se envía, el administrador del depósito llena la columna marcada "Cantidad Enviada", obtiene las firmas necesarias (y las fechas de dichas firmas), guarda una copia en el depósito y coloca dos copias en uno de las cajas que envía. Estas copias sirven como lista de empaque y como comprobante de recibo. Cuando los productos llegan a la clínica, la persona que recibe los suministros debe llenar la columna marcada "Cantidad Recibida" en ambas copias. Debe devolverse una copia que muestre la información de recibo para sus archivos. Esto confirma el recibo del envío y pone de relieve cualquier diferencia que hubiese. La otra copia debería guardarse en los archivos de la clínica. Cuando los suministros se guardan en el depósito de la clínica, deben actualizarse las tarjetas de existencias mostrando la fecha de recepción, nú mero del comprobante y cantidad recibida para completar la operación. Al utilizar este sistema, los administradores de clínicas pueden verificar fá cilmente cuá ndo y qué suministros han pedido, y saber si los mismos han sido recibidos en las cantidades que fueron pedidas. También pueden verificar si recibieron el pedido completo y no solamente una parte de éste, y los administradores de bodegas o almacenes pueden verificar si lo que enviaron del depósito llegó realmente a su destino final. Los administradores deberían mantener registros de todos los documentos relacionados con los suministros de anticonceptivos para una referencia rá pida. Ejemplo del Formulario de Perdido y Despacho (FPD)Para: Bodega Distrital de Rosales Formulario No. 00483 Fecha: 3 de agosto de 1993 Enviar a: Clínica Municipal Concepción (Nombre del Recipiente) Concepción, Rosales (Dirección)
Solicitante Pedido por: Juan de la Cruz Fecha: 3 de agosto de 1993
Utilización del Formulario de Informe TrimestralGeneralmente las clínicas tienen que reportar a los niveles superiores del programa la información referente a la cantidad de cada tipo y marca de anticonceptivo distribuído así como al nú mero de usuarios nuevos, consultas subsecuentes y nú mero total de consultas. Se ahorra tiempo si toda esta información puede ser reportada en un solo formulario (ver Ejemplo de un Formulario de Informe Trimestral) Si usted observa un formulario similar al del ejemplo, podría llenar la información resumida obtenida de la Tarjeta de Control de Inventario y la Tabla de Aná lisis de Datos sobre Anticon-ceptivos, las cuales muestran el saldo a principios del trimestre (o período del informe), las cantidades recibidas y distribuídas, cualquier ajuste y el saldo al final del trimestre. Ademá s, podría anotar información sobre el nú mero de usuarios nuevos, consultas subsecuentes y nú mero total de consultas para cada tipo y marca de anticonceptivo distribuído. Esta información puede ser obtenida de los formularios mensuales de la clínica. Aunque no son estrictamente necesarios para la administración de suministros, la combinación de la información sobre servicios con los datos sobre el nú mero de anticonceptivos distribuídos hace que el seguimiento de las tendencias en el uso de ciertos tipos de anticonceptivos, la mezcla de métodos y otros aná lisis para controlar y mejorar sus servicios sea má s fá cil para usted y para su supervisor. Sin embargo, si su programa ya incluye informes sobre estos datos en forma separada, usted no necesita incluir esa información en el presente formulario. Ejemplo de un Formulario de Informe TrimestralRegión: Tres Provincia: Rosales Distrito: Concepción Nombre del Centro de Servicios: Clínica Municipal Concepción Nombre de Identificación: 72-1838 Tipo de centro: [box] Bodega [box] Hospital [box] Clínica Informe del Trimestre: [ ] 1 [ ] 2 [ ] 3 [ ] 4
* Explicación de los préstamos, pérdidas, daños, robo, eliminación, conciliación del inventario: 2 DIUs se dañaron durante el proceso de inserción Otros Comentarios:
Enviado por: Dr. José Santos, Director Fecha: 7 de julio de 1993 Supervisión de la Administración de SuministrosLos administradores de programas y supervisores de planificación familiar que trabajan en programas integrados de salud y planificación familiar pueden desempeñar un papel importante prestando apoyo a la persona encargada de administrar los suministros de la clínica. Para dar un apoyo efectivo, estos administradores deben comprender cómo funciona el sistema de suministros, tener una buena relación con los administradores de las bodegas o almacenes y conocer los aspectos logísticos de su á rea ademá s de colaborar y compartir información con los administradores de clínicas bajo su supervisión. La siguiente sección proporciona a los administradores y supervisores los conceptos, medios y técnicas que pueden utilizar para trabajar con los administradores de clínicas a fin de mejorar la administración de suministros anticonceptivos. Utilización de un Sistema de AlarmaEs ú til poder contar en un sistema de alarma para detectar aumentos excepcionales en el consumo y avisar cuando las existencias bajan demasiado. El administrador debería estar enterado de una posible escasez y en capacidad de determinar si es necesario hacer un pedido de emergencia o calcular si los suministros alcanzará n hasta la próxima entrega programada. Generalmente, debería hacerse un pedido de emergencia si las existencias disponibles está n por debajo de la suma de las existencias para el tiempo de espera y la cantidad de existencias que usted utilizará en el lapso entre hoy y el próximo pedido programado. Control del Sistema de Administración de SuministrosCualquier supervisor o administrador que visita una clínica debería ir a la bodega o almacén con el administrador de la clínica. Ambos deberían:
Elaboración de un Manual de Suministro de AnticonceptivosEl Manual de Suministro de Anticonceptivos constituye una herramienta esencial tanto para el administrador de la clínica como para el supervisor; generalmente éste es elaborado por la oficina central. El manual de suministros explica en detalle cómo funciona el sistema de anticonceptivos. Los supervisores deberían asegurarse que cada clínica cuente con un manual de abastecimiento. Si no existiera un manual que contenga la información detallada a continuación, el supervisor debería trabajar con el administrador de la clínica para elaborar uno. Dicho manual debe incluir los siguientes aspectos:
Revisión del Sistema de SuministrosDebería designarse una persona específica para que se haga cargo de los suministros de la clínica. El/ella debería responsabilizarse de: hacer los pedidos de suministros, mantener registros, rendir informes, almacenar, recibir y distribuir dichos suministros. Una descripción de las funciones de dicho cargo debería incluirse en el Manual de Abastecimiento de Suministros. Los supervisores deberían conocer cómo funciona el sistema de suministros y familiarizarse con los niveles actuales de existencias. Las comunicaciones regulares y las buenas relaciones de trabajo entre los administradores de las bodegas o almacenes y los administradores de clínicas son esenciales. Por ejemplo, los supervisores necesitan saber si ha habido retrasos en las entregas por parte de las bodegas o almacenes, o si ciertos anticonceptivos se han agotado. El supervisor puede ayudar al administrador de la clínica a realizar los ajustes necesarios en los pedidos para evitar que se pida una cantidad superior o inferior a la necesaria. Los pedidos superiores a las necesidades debilitan el sistema Max/Min. La utilización del sistema Max/Min simplifica la administración del suministro de anticonceptivos, pero no resuelve los problemas. Ayuda a identificar las circunstancias cambiantes tales como los aumentos o disminuciones inesperados en la demanda, cuando las existencias de un producto se agotan y aumenta la demanda de otro producto, la llegada de métodos nuevos o los problemas de transporte. Para evitar algunos de estos problemas, usted deberá mantener un control regular del sistema, examinar la exactitud de su información e investigar cualquier discrepancia. En todos estos casos usted debería utilizar su mejor juicio para resolver dichos problemas. Lista de Verificación para Mejorar la Administración de los SuministrosPara los Administradores de Clínicas ___ Definir claramente las funciones y responsabilidades de la persona encargada de la administración de suministros de la clínica. ___ Evaluar las condiciones en que se encuentran las bodegas o almacenes y haga todas las mejoras necesarias. ___ Inspeccionar los depósitos y asegurarse que se estén implementando los procedimientos PEPS. ___ Verificar que el sistema de registros sea exacto y esté actualizado, incluyendo las Tablas de Aná lisis de Datos sobre Anticonceptivos. ___ Elaborar un inventario físico y establecer un sistema Max/Min.. ___ Verificar la existencia de cualquier cambio significativo en el CMP, e investigar las razones de dicho cambio. Para los Supervisores ___ Verificar que las bodegas y almacenes cumplan con las normas está ndard para preservar la calidad de los anticonceptivos (incluyendo los procedimientos PEPS), para reducir así la pérdida de anticonceptivos. ___ Controlar el sistema Max/Min para asegurarse que los niveles de existencias se mantengan dentro de los límites calculados, para evitar el agotamiento o abarrotamiento de existencias. ___ Verificar que las tarjetas de existencias sean fidedignas y estén actualizadas. ___ Verificar que los productos sean entregados de acuerdo al cronograma establecido. Anticiparse y hacer los ajustes necesarios para compensar las demoras en las entregas.. ___ Entregar formularios de pedido a las clínicas y capacitar al personal en el uso de los mismos. ___ Aseguarse que cada clínica realice un inventario físico por lo menos cada seis meses. ___ Mantener actualizada la Tabla de Aná lisis de Datos sobre Anticonceptivos. ___ Investigar las razones de cualquier cambio significativo en el consumo mensual promedio. Para los Administradores de Nivel Medio y Superior ___ Instar a los donantes a enviar oportunamente una cantidad suficiente de anticonceptivos al país. ___ Dar apoyo financiero para el uso de vehículos para la distribución de anticonceptivos a la clínica.
| ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
