Recursos en español:   La Caja de Herramientas Gerenciales   Salón de Lectura   Por favor llene nuestro cuestionario Para más información en inglés, visite:		Guía de Bolsillo para Mejorar el Desempeño de las Juntas Directivas
		Actualidad Gerencial esta publicación de educación continua destindada al personal gerencial que se hizo acreedora a varios premios presenta discusiones exhaustivas de estrategias gerenciales especificas para mejorar los servicios de salud. Contenido Introducción Conocimiento de la Forma Como Funciona la Junta Directiva Lista de Verificación de la Auto-Evaluación de los Miembros de la Junta Directiva Organización y Trabajo de los Comités de la Junta Directiva Cómo…Dirigir una Reunión Efectiva de la Junta Directiva Manejo y Composición de la Junta Directiva Cómo…Seleccionar a los Miembros de la Junta Directiva Miembro de la Junta Directiva Manejo de Aspectos Claves de la Planificación Familiar Manejo de los Aspectos Eticos Notas Introducción La presente guía de bolsillo está diseñada para ayudar a los miembros de la Junta Directiva de las organizaciones de planificación familiar a constituir un grupo activo que trabaje en forma efectiva para apoyar y guiar a la organización a la cual sirve. La presente guía también hace sugerencias para desarrollar una relación de trabajo efectiva entre la Junta Directiva y el director ejecutivo. Para ser efectivos los miembros de la Junta Directiva deben conocer a fondo cuatro aspectos críticos. Deben entender cómo funciona la Junta Directiva. Deben enfrentar los retos que tienen la organización de comités y el trabajo con los mismos para llevar a cabo las funciones propias de la Junta Directiva y ser eficientes en la dirección de las reuniones. Deben tener la capacidad de manejar y reclutar personal para la Junta. Deben mantener comunicaciones abiertas y efectivas con el director ejecutivo de la organización y con el personal gerencial de mayor jerarquía, ademá s de comprender claramente los problemas potenciales y los aspectos legales que deben enfrentar. Volver al principio de página Conocimiento de la Forma Como Funciona la Junta Directiva Todos los miembros de la Junta Directiva deben entender a fondo la forma como ésta funciona, cómo está organizada y cómo desarrolla sus funciones. A pesar de que existen diferencias entre las juntas asesoras, las juntas administrativas y las Juntas Directivas, existen algunos elementos comunes que son importantes. Muchas Juntas de organizaciones sin fines de lucro tienen un documento legal que describe las razones de su constitución. A menudo este documento está complementado por estatutos que sirven de guía para la junta administrativa. Los estatutos incluyen las responsabilidades de la Junta y los procedimientos que ésta debe seguir al realizar sus funciones. Algunas Juntas Directivas, de la misma manera que ciertas juntas asesoras contará n con regulaciones especiales o un alcance de trabajo determinado en lugar de un acta de constitución y estatutos. Determinación de la duración del cargo y duración del mandato. La duración del cargo y los límites sobre la duración del mandato de los miembros de la Junta se especifican en los estatutos. Es ú til que los nuevos miembros de ésta sepan hasta qué fecha está n comprometidos con la organización. Muchas organizaciones permiten que los miembros de la Junta Directiva se queden en sus cargos por varios períodos sucesivos para garantizar una mezcla de miembros nuevos y antiguos, en tanto que otras permiten dos o tres períodos sucesivos de tres años. Sin embargo, otras organizaciones exigen que los miembros no presten servicios por un período de tiempo determinado después de concluir su mandato. Los miembros nuevos aportan ideas frescas y puntos de vista diferentes. Escalonar los períodos de servicio para evitar un cambio de todos los miembros de la Junta permite mantener la continuidad de ésta mientras se vinculan nuevos miembros. Decisión sobre el nú mero de miembros de una Junta Directiva. El tamaño y la composición de la Junta Directiva de una organización variará de acuerdo con el propósito, el alcance y el tipo de actividades de la Junta en cuestión. En general, cuanto má s pequeña ésta, má s eficiente será su actuación y má s rá pido el proceso de toma de decisiones. Para las organizaciones pequeñas e incipientes el tamaño podría limitarse a cinco miembros. A medida que la organización crece y evoluciona, el tamaño de la Junta debería también aumentar para reflejar requerimientos nuevos como una representación en otras á reas de especialización, una base má s amplia de la organiza-ción, o una mayor representación comunitaria. Volver al principio de página Lista de Verificación de la Auto-Evaluación de los Miembros de la Junta Directiva Todos los miembros de la Junta Directiva deberían saber tanto sobre el funcionamiento de ésta como de su organización. Las preguntas que se encuentran en la siguiente lista de verificación de auto-evaluación le ayudará n a evaluar cuá nto sabe sobre su Junta Directiva y su organiza-ción. También puede utilizarse esta lista para identificar las á reas en las cuales necesita mejorar sus conocimientos. Para utilizar la siguiente lista de verificación de auto-evaluación, responda a las preguntas. ¿Puede: Formular la misión y metas de su organización? Describir las responsabilidades primordiales de la Junta? Explicar qué papel desempeña el director ejecutivo y cuá les son sus obligaciones? Describir la estructura de la Junta y la forma como ésta opera? Explicar cómo se designan, eligen, reemplazan o rotan los miembros de la Junta? Describir cuá ndo y cómo se programan las reuniones de la Junta Directiva? Elaborar una lista de los comités de la Junta y describir sus actividades actuales? Explicar los procedimientos y procesos para enmendar los estatutos de su organización o cambiar el alcance del trabajo de lamisma? Volver al principio de página Organización y Trabajo de los Comités de la Junta Directiva Los comités de la Junta Directiva realizan una parte substancial del trabajo de ésta. En pequeñas organizaciones incipientes, la Junta será demasiado pequeña como para dividirla en diferentes comités y sus miembros trabajará n probablemente durante las reuniones ordinarias. A medida que la organiza-ción y su Junta aumenta de tamaño, la formación de comités le ayudará a cumplir con el trabajo programado. Estos comités se encargan de los aspectos claves que confronta la organización y elaboran recomendaciones para la Junta en pleno. Las reuniones de la Junta Directiva son utilizadas para revisar el trabajo realizado por los comités y tomar decisiones finales sobre dicho trabajo. Las organizaciones forman comités y los utilizan en diversas formas. La mayor parte de las Juntas Directivas poseen por lo menos tres comités bá sicos: Comité ejecutivo. Ayuda en la toma de decisiones o a la resolución de problemas durante el período transcurrido entre las reuniones de directorio programadas. Comité financiero. Monitorea los presupuestos, ingresos y gastos y aprueba los gastos de capital. Comité de nominación. Supervisa la selección de nuevos miembros de la Junta. Dependiendo del tamaño de la Junta Directiva, pueden formarse otros comités ad hoc cuando existe una necesidad específica tal como un comité de bú squeda cuando la organización está buscando un nuevo director ejecutivo o un comité de planificación estratégica cuando la organiza-ción está actualizando el plan estratégico. Otros tipos de comités especiales que pueden formarse son los siguientes: Comité de desarrollo. A cargo de recaudar dinero para la organización. Comité de relaciones pú blicas. Ayuda a promocionar pú blicamente los programas y servicios de la organización. Comité de personal. Asiste en la formulación y revisión de las normas del personal. Volver al principio de página Cómo…Dirigir una Reunión Efectiva de la Junta Directiva El(la) presidente de la Junta es responsable de la planificación, organización y dirección de las reuniones. Una reunión de Junta Directiva bien conducida es productiva y ayuda a mantener el entusiasmo y efectividad de los demá s miembros. Para planear y dirigir una reunión efectiva de una Junta, el(la) presidente debe: Notificar con anticipación la fecha de realización de una reunión. Preparar una agenda realista y los documentos de apoyo necesarios, debiendo entregarlos a los miembros con anterioridad a la reunión. Comenzar y concluir la reunión puntualmente. Presentar a cualquier invitado, observador o a los nuevos miembros. Estar familiarizado(a) con los diferentes puntos de la agenda. Presentar cada punto de la agenda y aclarar los aspectos primordiales. Tratar los asuntos de acción en primer lugar y dejar para má s tarde los asuntos que requieran de una discusión má s amplia. Respetar la agenda y no desviar la discusión hacia otros temas. Utilizar el reglamento y orden que se utilizan en el parlamento, pero ser flexible para lograr un consenso. Delegar a los comités la responsabilidad de efectuar una supervisión detallada que requiere de mucho tiempo, investigación y aná lisis. Resumir los aspectos importantes de cada punto de la agenda, identificar las acciones a seguir y asignar las responsabilidades del trabajo. Redactar el acta de la reunión inmediatamente después de la misma y distribuirla mientras la reunión todavía esté fresca en la memoria de todos los asistentes. Fuente: Board Officer’s Manual [Manual de los Funcionarios del Directorio] Volver al principio de página Manejo y Composición de la Junta Directiva Selección de un líder de la Junta. La efectividad de la Junta Directiva está determinada en parte por el liderazgo que ésta tenga. Es así como la elección del (de la) presidente de la Junta Directiva es de mucha importancia y no debería hacerse en base a antigüedad o en forma automá tica. El comité de nominación de la Junta Directiva es responsable de recomendar un(a) candidato(a) idóneo(a) para presidirla. Las responsabilidades de dicha persona incluirá n la planificación y dirección de las reuniones, la supervisión de todos los demá s miembros de la Junta, la evaluación del desempeño de sus miembros y la planeación de los sucesores. El(la) presidente no sólo debe contar con una capacidad profesional apropiada sino también con las características personales adecuadas para dirigir y liderar la Junta. Las habilidades profesionales deben incluir: experiencia en administración o gerencia; buenas relaciones con el director ejecutivo, personal administrativo y gerencial; experiencia en planificación estratégica; conocimientos sobre aspectos de salud y planificación familiar. Las características personales apropiadas que se buscan para un(a) presidente son: integridad; dedicación; independencia; buena voluntad; capacidad de mantener buenas relaciones interpersonales; una perspectiva equilibrada. Identificación de las personas adecuadas para prestar servicios en la Junta Directiva. ¿Qué debería buscar una organización en un miembro de su Junta Directiva? Al seleccionar a los miembros de la Junta, deben buscarse individuos que posean las siguientes características: Experiencia. ¿Ha prestado servicios en otros Juntas Directivas de organizaciones voluntarias? Logros. ¿Ha tenido éxito en otras actividades de servicio pú blico, negocios, o en su campo profesional? Capacidad. ¿Qué talentos aportará a la Junta? ¿Complementan éstos las habilidades de los demá s miembros? ¿Llena algú n vacío o necesidad existente? Cualidades personales. ¿Escucha bien y tiene la capacidad para priorizar los asuntos? Integridad. ¿Tiene normas éticas y morales altas tanto en su vida personal como en los negocios? Dedicación. ¿Se dedicará a la organización y a la Junta durante un largo plazo? Objetividad. ¿Es lo suficientemente independiente para considerar los asuntos desde un punto de vista abierto y sin parcializarse? Disposición para ser capacitado(a). ¿Es receptivo(a) al aprendizaje y a recibir capacita-ción sobre la organización y las funciones y responsabilidades de la Junta? Tiempo disponible. ¿Puede dedicarle un tiempo adecuado a sus funciones de director? Volver al principio de página Cómo…Seleccionar a los Miembros de la Junta Directiva Al buscar nuevos miembros para una Junta, el director ejecutivo y los miembros actuales pueden utilizar el siguiente proceso de seis pasos para determinar las habilidades y experiencia que se necesitan para ayudarlos a seleccionar a los candidatos definitivos. Paso 1: Identificar las habilidades y atributos necesarios para la Junta Directiva. Determinar los aspectos y decisiones claves que la organización podría enfrentar en los próximos tres a cinco años. Utilizar esta evaluación para identificar los ante-cedentes, habilidades y experiencia que será n necesarios para resolver estos asuntos. Paso 2: Identificar las habilidades y atributos de los miembros actuales de la Junta Directiva. Elaborar un perfil de las habilidades y experiencia de los miembros actuales de la Junta e identificar las habilidades adicionales que se necesitan para complementarlas. Paso 3: Formular los criterios para la selección de nuevos miembros. En base a las necesidades identificadas en el Paso 2, priorizar estas habilidades y experiencia y tomarlas como punto central al efectuar el reclutamiento. Paso 4: Buscar candidatos para la Junta. Identificar a los candidatos calificados e interesados y efectuar las recomendaciones pertinentes al comité de nominación. Paso 5: Seleccionar nuevos miembros de la Junta Directiva. El comité de nominación debería entrevistar a cualquier candidato en perspectiva y elaborar una lista de los candidatos definitivos para presentarla a la Junta en pleno. Esta selecciona a los nuevos miembros. Paso 6: Orientar e vincular a los nuevos miembros de la Junta Directiva. Una vez seleccionados, los nuevos miembros deben recibir una orientación sobre la organización y una explicación completa sobre el papel que deben desempeñar y sus responsabilidades como miembros. Volver al principio de página Utilización de una grá fica para crear y mantener la diversidad en los miembros de una Junta Directiva. La grá fica de la siguiente pá gina está diseñada para ayudar a las Juntas má s grandes a mantener el equilibrio de una cantidad de miembros con diversas experiencias, habili-dades y capacidades. Es ú til para identificar los atributos que se desea de los nuevos miembros y permite realizar una selección final entre los candidatos definitivos de modo que las habilidades, experiencia y características personales de los nuevos miembros complementen las de los miembros actuales. Cómo utilizar la grá fica para mantener la diversidad de las Juntas Directivas: Definir las características de cada uno de los miembros actuales de la Junta Directiva marcando las casillas apropiadas. (Los puntos indican las características específicas de cada uno de los miembros actuales.) Contar el nú mero de puntos en cada fila para determinar el nú mero total de miembros que posee cada característica. Comparar estos totales con la combinación de características que usted piensa que es deseable para la Junta en su totalidad. (Esto le ayudará a identificar las características que se necesitan en los nuevos miembros.) Llenar las casillas para cada candidato definitivo y seleccionar a los nuevos miembros en base a su perfil ideal de Junta Directiva. Volver al principio de página Grá fica Modelo para Mantener la Diversidad de una Junta Directiva Características/Experiencia Miembros Actuales de la Junta Candidatos a la Junta   1 2 3 4 5 6 7 8 A B C D Edad                         Mayor de 60   X     X   X X         45-60     X X         X       Menor de 45           X             Género                         Femenino   X X         X X       Masculino       X X   X           Grupo Etnico                         Grupo étnico mayoritario   X   X     X   X       Grupo étnico minoritario ____________         X     X         Grupo étnico minoritario ____________     X     X             Ubicación/Región/Zona                         Urbana   X X X     X X       Rural           X   X     Experiencia profesional                         Administración/Gerencia       X   X         Finanzas         X             Salud/Planificación Familiar   X     X           Legal                 X     Médica               X       Enseñanza/Capacitación     X   X           Relaciones Pú blicas       X X             Experiencia en organizaciones                         Negocios   X X       X       Gobierno       X       X     Organizaciones sin fines de lucro/ONG           X           Adaptado de Nonprofit Government Series, con permiso del National Center for Nonprofit Boards. Volver al principio de página Descripción de las funciones de los miembros de la Junta Directiva. Es cada vez má s frecuente que las organizaciones elaboren descripciones de las funciones de los miembros de la Junta. Estas pueden utilizarse para reclutar y orientar a los nuevos miembros y para evaluar a los miembros actuales. Una descripción de las funciones de los miembros de la Junta debería incluir el papel que deben desempeñar, sus responsabilidades y los objetivos del cargo. Los funcionarios de la Junta Directiva, es decir el Presidente y el Secretario también deberían contar con descripciones específicas de sus cargos y funciones. Una descripción de las funciones de los miembros de la Junta Directiva debería estipular los requerimientos bá sicos para formar parte de la Junta, así como las responsabilidades funcionales y espectativas de los miembros de la Junta. Los requisitos bá sicos estipulan explícitamente el grado de dedicación y apoyo que se requiere de los miembros de la Junta para respaldar la filosofía y los valores de la organización. Las responsabilidades funcionales detallan los tipos específicos de actividades en las cuales se solicitará la participación de los miembros de la Junta Directiva. Las expectativas deberían indicar cuá l es la conducta que se espera de los miembros de la Junta. La siguiente descripción modelo constituye un ejemplo de descripción de funciones para los miem-bros de la Junta Directiva de una organización de planificación familiar. Descripción Modelo de Funciones Miembro de la Junta Directiva Ejemplo de Requisitos: 1. Endosar y apoyar la misión y las metas programá ticas de la organización. 2. Dedicar el tiempo necesario para asistir a las reuniones programadas de la Junta Directiva. 3. Participar activamente por lo menos en uno de los comités de la organización. 4. Efectuar una contribución financiera a la organización. Ejemplo de Responsabilidades Funcionales: 1. Participar en la planificación, monitoreo y evaluación de las metas de la organización dentro del proceso de planificación adoptado por la Junta. 2. Participar en la evaluación y revisión periódica de las normas de la organización, incluyendo pero no limitá ndose a: Políticas de personal Políticas de servicio del programa Políticas de compensación Políticas de inversión Políticas en los servicios médicos 3. Comprender el presupuesto anual y sus revisiones subsecuentes y adoptarlo con suje-ción a las recomendaciones del Comité de Presupuesto y Finanzas (o su equivalente). 4. Revisar el resumen anual auditado y la carta preparada por el auditor seleccionado por la Junta Directiva. 5. Reflexionar y votar sobre los aspectos legales, contractuales y normativos que afecten a la organización. 6. Participar activamente en las actividades de relaciones pú blicas de la organización. 7. Participar activamente en las actividades de recaudación de fondos para la organización. 8. Garantizar el empleo y la evaluación anual escrita del Director Ejecutivo de la organización. 9. Comprender y respetar las diversas expectativas de la Junta Directiva y del personal y el papel del Director Ejecutivo en el reclutamiento, contratación, manejo, desarrollo, evaluación y despido de personal dentro del marco normativo establecido por la Junta. Ejemplo de Expectativas: 1. Se espera que los miembros de la Junta Directiva cuenten con los datos, información, material de referencia y el apoyo necesario del personal para poder tomar decisiones y participar efectivamente en las actividades de la organización. 2. Se espera que los miembros de la Junta Directiva no se encuentren activamente involucrados en la prestación de servicios de planificación familiar u otros servicios por los conflictos inherentes entre las dos funciones. 3. Se espera que cuando un miembro no pueda asistir a una reunión ordinaria, notifique anticipadamente al presidente de la Junta Directiva u otra persona designada para el efecto. 4. Se espera que los comentarios o recomendaciones referentes al desempeño o compor-tamiento del personal sean compartidas con el Director Ejecutivo. 5. Se espera que, ademá s de todas las actividades de lectura, discusiones, interacción, toma de decisiones, votación y trabajo, los miembros de la Junta Directiva se sientan orgullosos de pertenecer a la organización y de la calidad de ésta, del personal y de sus voluntarios. Volver al principio de página Manejo de Aspectos Claves de la Planificación Familiar Encontrar los mejores profesionales para los cargos ejecutivos y gerenciales de mayor jerarquía. Las Juntas Directivas tendrá n que revisar los niveles salariales ocasionalmente para que la organización puede mantenerse competitiva. Muchas organizaciones pierden a su mejor personal porque ofrecen salarios bajos o se rehusan a reconocer los niveles de salarios prevalecientes para los cargos del personal profesional. Ofrecer servicios de salud reproductiva completos. Los programas de planificación familiar se evalú an en base a su habilidad para ofrecer una amplia gama de servicios a las mujeres. En el futuro, las Juntas Directivas tendrá n que diseñar y promocionar programas que ofrezcan servicios completos de salud reproductiva a las mujeres. Organización de servicios de salud para adolescentes. Para cubrir las necesidades de los adolescentes se requerirá diseñar programas innovadores y efectuar un cambio radical en los enfoques tradicionales de los servicios. Los miembros de la Junta Directiva deben mantenerse abiertos a los enfoques nuevos y evitar caer bajo la influencia de prejuicios convencionales que impidan el establecimiento de servicios efectivos para este grupo de la población. También deben darse cuenta de las controversias potenciales que rodean a los programas para adolescentes y deben estar preparados para hacer frente a la oposición de grupos religiosos y de otros grupos conservadores que hay en la comunidad. Eliminación de programas costosos e inefectivos. Algunas veces los miembros de la Junta Directiva deben contar con una visión objetiva de sus programas favoritos y formular preguntas realistas sobre el valor que tienen dichos programas para la organización y para el programa nacional. Algunas veces podría ser necesario descontinuar programas costosos o inefectivos. Aplicación de técnicas modernas de negocios. A medida que las organizaciones crecen y se vuelven má s complejas, la Junta Directiva debe asegurarse que el personal de mayor jerarquía tenga la oportunidad de actualizar su capacidad gerencial. Los miembros de la Junta también requerirá n de las habilidades que los califiquen para liderar y apoyar los cambios organizativos de mayor envergadura tales como la reestructuración de programas, la fusión con otras organiza-ciones, o la descentralización de la administración del programa. Volver al principio de página Manejo de los Aspectos Eticos La Junta Directiva como encargada de formular normas y mantener vigente la misión de la organización, actú a como su conciencia. La integridad colectiva y los valores de los miembros de la Junta proporcionan la base de la filosofía y ética para servir como guía en la toma de decisiones de la organización. Cómo evitar los conflictos de interés. Un aspecto clave para la formulación de normas éticas sólidas consiste en la necesidad que los miembros de la Junta Directiva garanticen que no ocurran conflictos de interés. Una norma de la Junta que requiera que los miembros revelen cualquier conflicto potencial de intereses, debería también prohibirles que voten o utilicen sus influencias en cualquier asunto en el que pudieran tener intereses personales o comerciales. Mantener la confidencialidad. La confidencialidad de los miembros de la Junta Directiva sobre sus deliberaciones constituye otra norma ética que debe ser establecida. La confidencialidad permite que se celebren discusiones abiertas y amplias en las reuniones y protege a la Junta y a sus miembros contra la filtración de información que podría comprometer su efectividad. La confiden-cialidad debería regir todos los aspectos relacionados con el plan estratégico de la organización, el programa, la información financiera y el desempeño del personal. Aspectos culturales y religiosos. La Junta de una organización de planificación familiar debe ser consciente que muchas de sus decisiones tienen implicaciones éticas que podrían afectar ciertas normas culturales y religiosas. De modo que los miembros deben mantenerse alertas ante cualquier inconsistencia que pudiese surgir entre la misión de la organización y sus actividades. Deben darse cuenta del medio político, cultural y religioso dentro del cual funciona la institución al tomar decisiones. Cumplimiento con las regulaciones gubernamentales y las normas pú blicas. El papel del gobierno en lo que respecta al financiamiento de los servicios de salud lo convierte en actor principal de los programas de planificación familiar. Esto podría significar que las organizaciones deben cumplir las normas específicas del gobierno, lo cual a menudo es oneroso y conflictivo. Debido a la existencia de incentivos contradictorios o inefectivos en diversos programas gubernamentales, es apropiado que los miembros de la Junta Directiva busquen reformas para contrarrestar las regulaciones costosas e inefectivas. Volver al principio de página Notas: ______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ Volver al principio de página