Actualidad Gerencial
esta publicación de educación continua destindada al personal gerencial que se hizo acreedora a varios premios presenta discusiones exhaustivas de estrategias gerenciales especificas para mejorar los servicios de salud.
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Contenido
Guía de Bolsillo de los Indicadores de EDG
La presente guía de bolsillo está
diseñada para ser utilizada como referencia para el desarrollo de un mapa gerencial preliminar de su organización, que constituye el primer paso para llevar a cabo una Evaluación de Desarrollo Gerencial (EDG). Existen cuatro pasos principales para llevar a cabo una EDG, estos sirven para:
- Desarrollar un mapa gerencial preliminar para que sirva de guía en la evaluación;
- Desarrollar y administrar el cuestionario de EDG para recopilar información referente a las habilidades gerenciales de su organización;
- Analizar los resultados de la encuesta y desarrollar un mapa gerencial post-encuesta de su organización;
- Desarrollar e implementar un plan de acción para efectuar mejoras a nivel gerencial y administrativo.
El mapa gerencial preliminar constituye una de las herramientas clave de la EDG. Cuando se completa, éste identifica las á
reas administrativas clave (y los indicadores gerenciales correspondientes a cada á
rea) que son importantes para su organización. Para cada indicador gerencial, proporciona criterios de referencia que describen el nivel deseado de capacidad gerencial en la organización de acuerdo con cada una de las tres etapas de desarrollo. Después de realizar la encuesta EDG (Paso 2), el mapa gerencial preliminar se emplea como guía para determinar la etapa de desarrollo en la que se encuentra su organización con respecto a cada indicador gerencial, y se utiliza como base para comparar su progreso y determinar los objetivos para fortalecer las habilidades de su organización.
La presente Guía de Bolsillo de los Indicadores de EDG proporciona indicadores gerenciales y criterios de referencia modelo de acuerdo con las tres etapas del desarrollo gerencial utilizadas en la EDG. Usted puede utilizar estos indicadores y criterios para elaborar su mapa gerencial preliminar o modificarlos para adecuarlos a las necesidades y prioridades de su organización. Para ver un mapa gerencial preliminar modelo obtenido a partir de esta guía de bolsillo, favor referirse a las pá
ginas 6–10 del suplemento adjunto, El Paquete de Arranque para la EDG.
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Indicadores de EDG
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Indicador
Gerencial
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Criterios de Referencia
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Etapa Inicial
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Etapa de Crecimiento
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Etapa de Madurez |
Area Administrativa: Misión y Planes |
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Declaración de la Misión de la Organización
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La declaración de la misión existe pero solamente la conocen el personal de mayor jerarquía y los donantes.
Los objetivos del proyecto se formulan en forma independiente de la declaración de la misión.
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Existe una declaración escrita de la misión, pero no es muy bien conocida a nivel de todo el personal.
Los objetivos del proyecto son consistentes con la declaración de misión.
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Existe una declaración escrita de la misión y todo el personal y los miembros de la junta directiva y de la comunidad está
n familiarizados con ella.
Los objetivos del proyecto son consistentes tanto con la declaración de misión de la organización como con las estrategias generales. |
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Formulación de los Objetivos del Programa
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Existen objetivos pero éstos no son claros. Se logra menos del 25% de los objetivos.
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Los objetivos son claros. Se logra entre el 25% y el 50% de los objetivos.
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Los objetivos son claros, realistas y susceptibles de medición. Se logra má
s del 50% de los mismos.
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Planificación Anual y de Largo Plazo
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Existe un plan anual para los proyectos.
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Los planes para los proyectos de largo plazo se basan en la evaluación de las necesidades.
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Existe un plan organizativo de largo plazo derivado de un proceso de planificación estratégica.
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Identificación de Grupos Objetivo
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Los grupos objetivo son definidos por un donante o por una organización gubernamental.
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Los grupos objetivo se definen de acuerdo a las necesidades de un programa pre-existente.
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Los grupos objetivo se definen a la luz de la misión y el plan estratégico de la organización. |
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Indicadores de EDG
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Indicador
Gerencial
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Criterios de Referencia
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Etapa Inicial
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Etapa de Crecimiento
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Etapa de Madurez |
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Area Administrativa: Liderazgo |
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Toma de Decisiones y Delegación
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La toma de decisiones está
centralizada, generalmente en una sola persona.
El director representa a la organización en todas las reuniones.
Los asuntos y problemas se comparten solamente con la junta directiva.
El personal de mayor jerarquía trabaja en forma independiente y no tiene interacción con los miembros del directorio.
Los dirigentes siguen las políticas existentes establecidas por los donantes.
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La junta directiva participa en la toma de decisiones.
El director y el personal de mayor jerarquía representan a la organización en las reuniones externas.
Los asuntos y problemas son compartidos con la junta directiva y con el personal de mayor jerarquía.
El personal de mayor jerarquía y la junta directiva interactú
an con el objeto de identificar oportunidades para proyectos nuevos.
Los dirigentes revisan y modifican las políticas y planes para hacer frente a las necesidades de mú
ltiples proyectos.
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El personal de mayor jerarquía participa en la toma de decisiones.
Los representantes de la organización se escogen de acuerdo a su competencia técnica.
Los asuntos y problemas son compartidos con todo el personal y las soluciones se buscan en comú
n.
El personal de mayor jerarquía y la junta directiva revisan activamente los programas y discuten el desarrollo del programa.
Los dirigentes desarrollan los planes y políticas de acuerdo con la misión y la estrategia de la organización.
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Introducción de Cambios
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Los dirigentes aceptan las ideas sugeridas por los donantes pero sin efectuar una revisión crítica de su factibilidad.
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Los dirigentes aceptan ideas nuevas y las modifican para adecuarlas a las condiciones locales.
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Los dirigentes incluyen ideas nuevas para mejorar la efectividad y eficiencia de la organización o el desempeño del programa. |
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Indicadores de EDG
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Indicador
Gerencial
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Criterios de Referencia
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Etapa Inicial
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Etapa de Crecimiento
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Etapa de Madurez |
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Area Administrativa: Liderazgo (continuación) |
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Experiencia y
Competencia de los Dirigentes
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Los dirigentes tienen menos de 5 años de experiencia y carecen de una capacitación formal en el campo ejecutivo.
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Los dirigentes tienen por lo menos 5 años de experiencia y un poco de capacitación formal en el campo ejecutivo.
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Los dirigentes tienen mas de 5 años de experiencia y la mayoría ha recibido capacitación formal en el campo ejecutivo.
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Solución de Problemas
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Se identifican los problemas referentes a la implementación del proyecto, pero no se realiza ningú
n esfuerzo sistematizado para resolverlos.
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Los problemas de los proyectos son identificados regularmente, y se realizan esfuerzos sistemá
ticos para resolverlos.
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Se hace alusión frecuente a los problemas y se desarrollan estrategias para solucionarlos o prevenirlos.
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Relación con los Donantes
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Los donantes o las organizaciones gubernamentales preparan los proyectos y planes.
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Los proyectos y planes son preparados en consulta con los donantes y las organizaciones gubernamentales.
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Los proyectos y planes son preparados por el personal y enviados para su consideración a los donantes y a las organizaciones gubernamentales. |
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Indicadores de EDG
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Indicador
Gerencial
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Criterios de Referencia
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Etapa Inicial
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Etapa de Crecimiento
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Etapa de Madurez |
Area Administrativa: Estructura de la Organización y Líneas de Comunicación |
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Estructura de la Organización
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La estructura de la organización se guía por la relación de supervisión en lugar de basarse en las estrategias del programa.
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La estructura de la organización se guía por las estrategias del programa.
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La estructura de la organización se revisa en forma regular para garantizar su consistencia con las estrategias del programa.
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Prá
cticas Administrativas Formalizadas
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Existen procedimientos para sistemas específicos en los cuales los donantes o los encargados de formular las políticas está
n interesados (por ejemplo, las finanzas).
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Existe un manual de procedimientos está
ndar, pero solamente se sigue para cumplir con los requerimientos de los donantes.
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El manual de procedimientos está
ndar se actualiza en forma regular y se cumplen todas sus estipulaciones en todas las actividades de la organización.
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Rendición de Informes y SIG
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Se recopila la información, pero no existe un formato está
ndar para mantener registros, rendir informes o proveer una retroalimentación con respecto a las actividades del programa.
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La organización utiliza formatos está
ndar para mantener registros y para rendir informes con respecto a los proyectos financiados por los donantes.
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Los informes está
ndar son preparados para todas las actividades del programa así como para su distribución al gobierno, a los donantes y a la comunidad en general. |
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Indicadores de EDG
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Indicador
Gerencial
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Criterios de Referencia
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Etapa Inicial
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Etapa de Crecimiento
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Etapa de Madurez |
Area Administrativa: Estructura de la Organización y Líneas de Comunicación
(continuación) |
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Rendición de Informes y SIG (continuación)
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La información es compartida con los donantes, pero no con el personal ni con los miembros de la junta directiva.
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Los informes se comparten con el personal y con la junta directiva, pero no se utilizan regularmente para la planificación.
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Los informes se comparten con todo el personal y con la junta directiva y se utilizan para la planificación y el monitoreo. |
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Comunicaciones Externas
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Existe un contacto con otros programas, organizaciones o agencias para compartir información referente a las actividades del proyecto.
La organización colabora con una o dos agencias para enviar personal para su capacitación.
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La organización celebra reuniones ocasionales con otros programas, organizaciones o agencias para discutir las necesidades cambiantes, los asuntos de naturaleza económica y el impacto sobre las actividades del programa.
La organización colabora con otras agencias para ampliar la cobertura del programa.
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La organización sostiene reuniones regularmente con otros programas, organizaciones o agencias para discutir los cambios en el entorno y las estrategias para contar con programas má
s efectivos.
La organización colabora con otras agencias para mejorar la calidad o el impacto de los programas.
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Area Administrativa: Administración Financiera
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Fuentes de Financiamiento
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Los costos del proyecto y los costos indirectos son financiados por un solo donante.
Las actividades que generan ingresos representan un pequeño porcentaje del financiamiento de la organización.
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Los costos del proyectos y los costos indirectos son financiados por varios donantes.
Las actividades que generan ingresos constituyen hasta un 10% de las finanzas de la organización y existe un plan para generar mayores ingresos.
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Se utilizan fondos que no provienen de los donantes para compartir el financiamiento del proyecto y los costos indirectos.
Las actividades que generan ingresos representan por lo menos un 25% de las finanzas de la organización. |
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Indicadores de EDG
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Indicador
Gerencial
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Criterios de Referencia
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Etapa Inicial
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Etapa de Crecimiento
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Etapa de Madurez
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Area Administrativa: Administración Financiera (continuación)
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Procedimientos Financieros y Contables
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La organización mantiene un libro de caja, pero no se realizan controles contables está
ndar en forma consistente.
Los problemas de auditoría se identifican, pero raras veces se los resuelve.
Los registros financieros cubren solamente las actividades financiadas por los donantes.
Solamente se producen informes con respecto a los gastos financiados por los donantes.
La organización no tiene la capacidad de realizar una contabilidad de costos unitarios.
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La organización mantiene un libro de caja y registros, pero no se practican controles contables está
ndar en forma consistente.
Las auditorías periódicas informan con respecto a los problemas pero los problemas se resuelven solamente en forma parcial.
Se preparan registros financieros para las actividades no financiadas por los donantes, tales como las actividades para recaudar fondos y generar ingresos.
Se producen informes financieros sobre gastos y se elaboran presupuestos para las actividades financiadas por los donantes.
La organización evalú
a periódicamente el costo de los servicios.
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La organización mantiene un libro de caja, registros y cuentas en cuadros corrientes y se practican controles contables está
ndar en forma consistente.
Las auditorías no identifican ningú
n problema importante y las recomendaciones se implementan rá
pidamente.
Existen registros financieros completos para todos los gastos e ingresos de la organización.
Se producen informes amplios sobre los ingresos y gastos de la organización.
La organización evalú
a los costos y precios de los servicios e incorpora los resultados para mejorar la eficiencia. |
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Indicadores de EDG
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IndicadorGerencial
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Criterios de Referencia
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Etapa Inicial
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Etapa de Crecimiento
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Etapa de Madurez
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Area Administrativa: Administración Financiera (continuación)
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Capacidad para Generar Recursos
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La organización depende de un solo donante principal.
Menos del 10% de los ingresos de la organización proviene de otras fuentes no relacionadas con los donantes (tarifas, cargos por concepto de servicios, etc.).
Los proyectos está
n presupuestados pero no existen planes para la generación de ingresos.
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La organización recibe fondos de varios donantes.
Por lo menos 10% de los ingresos proviene de otras fuentes no relacionadas con los donantes.
Se preparan planes para generar ingresos para proyectos específicos.
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La organización recibe financiamiento de fuentes internacionales, gubernamentales y comunitarias.
Por lo menos 25% de los ingresos proviene de fuentes ajenas a los donantes.
Se preparan planes para generar ingresos para la organización. |
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Estabilidad Financiera
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La organización realiza un seguimiento de los gastos pero no predice la tasa de gastos en las diversas actividades del proyecto.
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La organización está
en condiciones de estimar la tasa de gastos.
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La organización está
en condiciones de estimar la tasa de gastos y la tasa de generación de ingresos. |
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Indicadores de EDG
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Indicador
Gerencial
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Criterios de Referencia
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Etapa Inicial
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Etapa de Crecimiento
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Etapa de Madurez
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Area Administrativa: Manejo de Recursos Humanos
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Descripción de los Cargos y Responsabilidades
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No todo el personal cuenta con una descripción clara de su cargo o no está
familiarizado con la misma.
Las descripciones de los cargos que está
n disponibles son muy generales en lo que respecta a las responsabilidades y a la supervisión de cada cargo.
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Todo el personal cuenta con una descripción clara de su cargo pero no todas las descripciones está
n actualizadas.
Existen descripciones detalladas del trabajo solamente para el personal financiado por los donantes.
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Existen descripciones detalladas de los cargos del personal y todas está
n actualizadas.
Todas las descripciones de los cargos se actualizan regularmente para reflejar los requerimientos y responsabilidades reales del trabajo.
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Supervisión del Personal
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Los roles de supervisión no está
n claramente definidos.
La supervisión se lleva a cabo sin hacer referencia a planes de trabajo individuales.
Se mantienen informes de supervisión pero no se proporciona ningú
n tipo de retroalimentación al personal.
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Los escalafones de autoridad establecidos en el campo de la supervisión no se siguen en forma consistente.
Se preparan planes de trabajo individuales solamente para el personal financiado por los donantes.
Se mantienen informes de supervisión y se proporciona retroalimentación al personal en forma oral.
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Los escalafones de supervisión establecidos en el campo de la supervisión se siguen en forma consistente.
Se preparan planes de trabajo individuales para todo el personal.
Se mantienen informes de supervisión, incluyendo discusiones, visitas y resultados de la capacitación a nivel de los diferentes servicios y se utilizan como base de la retroalimentación. |
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Indicadores de EDG
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Indicador
Gerencial
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Criterios de Referencia
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Etapa Inicial
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Etapa de Crecimiento
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Etapa de Madurez |
Area Administrativa: Manejo de Recursos Humanos (continuación) |
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Capacitación y Desarrollo del Personal
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Por lo menos 50% del personal está
adecuadamente capacitado para cumplir con las responsabilidades de su trabajo.
La organización proporciona una capacitación limitada en el trabajo.
La organización proporciona educación continua para el personal sin evaluar previamente las necesidades de capacitación del personal.
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Por lo menos 75% del personal está
adecuadamente capacitado.
La organización ofrece periódicamente capacitación en el trabajo.
La organización realiza una evaluación de las necesidades con la finalidad de seleccionar a los candidatos para la educación continua.
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El 100% del personal está
adecuadamente capacitado.
Se ofrece periódicamente capacitación en el trabajo para mejorar las habilidades del personal.
Se realizan evaluaciones de las necesidades periódicamente para poder desarrollar un plan de capacitación del personal.
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Políticas Referentes al Personal
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Existen vacaciones, permisos por enfermedad y beneficios de salud pero las normas no está
n estandarizadas.
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Las normas referentes a las vacaciones, permisos por enfermedad y beneficios de salud está
n estandarizadas.
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Los beneficios de los empleados se revisan anualmente para mantenerse competitivos con ellos ofrecidos por organizaciones similares. |
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Indicadores de EDG
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Indicador
Gerencial
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Criterios de Referencia
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Etapa Inicial
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Etapa de Crecimiento
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Etapa de Madurez |
Area Administrativa: Participación Comunitaria |
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Contribuciones de la Comunidad
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La comunidad contribuye a través de las inscripciones de los miembros.
La miembros de la junta directiva son los ú
nicos voluntarios.
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La comunidad contribuye a través de donaciones en especie y donaciones financieras para proyectos específicos.
Los miembros de la comunidad proporcionan servicios voluntarios para actividades específicas.
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La comunidad ofrece activos fijos (por ejemplo, el financiamiento para una construcción) con el fin de apoyar a la organización.
Los miembros de la comunidad proporcionan servicios voluntarios en forma regular para los programas en ejecución.
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Membresía
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La membresía (en el caso de las ONG) se limita a unas cuantas familias que son parte de la junta directiva.
El nú
mero de miembros se ha incrementado en menos del 10% desde la fundación de la organización.
Los miembros de la junta directiva no han cambiado desde la fundación de la organización.
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La membresía incluye a una variedad de gente local que tiene intereses en la organización.
El nú
mero de miembros se ha incrementado por lo menos en un 25% desde la fundación de la organización.
Los miembros de la junta directiva han cambiado en una oportunidad desde la fundación de la organización a través del voto de todos los miembros.
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La membresía es diversa, y está
compuesta de gente de todos los á
mbitos de la sociedad.
El nú
mero de miembros se ha incrementado en má
s del 50% desde la fundación de la organización.
Los miembros de la junta directiva han cambiado en forma regular a través del voto de todos los miembros. |
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Indicadores de EDG
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Indicador
Gerencial
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Criterios de Referencia
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Etapa Inicial
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Etapa de Crecimiento
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Etapa de Madurez |
Area Administrativa: Participación Comunitaria (continuación) |
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Apoyo a los Programas por parte de la Comunidad
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Menos del 20% de los clientes está
n dispuestos a pagar por los servicios que ofrece la organización.
Existe una asistencia esporá
dica de los miembros de la comunidad para discutir los programas.
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Entre 20% y 40% de los clientes está
n dispuestos a pagar por los servicios que ofrece la organización.
Existe una asistencia constante de la comunidad para discutir las actividades de los programas.
|
Má
s del 40% de los clientes está
n dispuestos a pagar por los servicios que ofrece la organización.
Existe una asistencia constante a las reuniones regulares para discutir las metas y las estrategias de los programas. |
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Notas:
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