Recursos en español:   La Caja de Herramientas Gerenciales   Salón de Lectura   Por favor llene nuestro cuestionario Para más información en inglés, visite:		El Instituto de Capacitación en PlanificaciónFamiliar Evalú a el Impacto de Su Trabajo
		Actualidad Gerencial esta publicación de educación continua destindada al personal gerencial que se hizo acreedora a varios premios presenta discusiones exhaustivas de estrategias gerenciales especificas para mejorar los servicios de salud. Contenido El Instituto de Capacitación en Planificación Familiar Evalú a el Impacto de Su Trabajo Preguntas para la Discusión del Caso Aná lisis del Caso El Instituto de Capacitación en Planificación Familiar Evalú a el Impacto de Su Trabajo El día lunes comenzó mal para Elena Ramírez, directora del Instituto de Capacitación en Planificación Familiar (ICPF). Apenas ingresó a su oficina, sonó el teléfono y al otro lado de la línea se encontraba la Dra. Juana Ortiz, Directora de la Organización de Salud Reproductiva de la Mujer (OSRM), la ONG regional de mayor envergadura en el campo de la planificación familiar. "Acabo de recibir un informe muy preocupante con respecto al desempeño de los asistentes de la clínica que hemos estado enviando a sus cursos de capacitación. Parece que después de seis semanas de capacitación no está n en condiciones de realizar algunas de sus actividades bá sicas correctamente. Si la situación no mejora, nos veremos obligados a buscar otro centro de capacitación." La Dra. Ortiz estaba realmente muy irritada. La Sra. Ramírez quedó muy sorprendida. El curso para asistentes clínicos era uno de los mejores cursos ofrecidos por el ICPF. Se había desarrollado cinco años atrá s con la cooperación de un consultor externo en el campo de la capacitación y alrededor de 400 personas de diversas ONG habían participado en el mismo. "Esto es también muy sorprendente para mí. Hemos estado ofreciendo el curso durante varios años y casi nunca hemos tenido quejas. De hecho los participantes generalmente le conceden las calificaciones má s altas." La Dra. Ortiz apenas dejóque terminara su frase. "Pero no es solamente la apreciación de los participantes la que tiene importancia. Estoy segura de que ellos disfrutan del curso y son capaces de repetir todo lo que se les ha enseñado. Pero la prueba real consiste en ver si pueden hacer lo que deben una vez que se encuentran de regreso en sus puestos de trabajo. Y al parecer mi personal tiene dificultades en aplicar algunas de las cosas que les han enseñado." La Sra. Ramírez empezó a irritarse. Ella no podía aceptar completamente lo que la Dra. Ortiz le estaba diciendo. "Necesito saber má s," le dijo. "Necesito información má s específica. ¿Ha notado usted que su personal se desempeña en forma deficiente? Exactamente ¿qué es lo que ellos no pueden hacer?" Volver al principio de página La Dra. Ortiz contestó dubitativamente. "Lógicamente no tengo tiempo para realizar muchas visitas a los diferentes lugares, pero nuestro nuevo director médico, el Dr. Gonzá lez, ha estado visitando algunas de nuestras clínicas durante sus tres primeros meses de trabajo y el viernes me entregó su informe. El indica que en má s de la mitad de las clínicas que había visitado, el equipo no había sido esterilizado adecuadamente y no se ofrecía a los clientes la gama completa de métodos disponibles durante las sesiones de consejería." En ese momento, el tono de voz de la Dra. Ortiz se suavizó. "Tal vez debería hablar con el Dr. Gonzá lez directamente. Después de todo, usted y yo hemos estado trabajando juntas por un tiempo prolongado y realmente yo no quisiera cambiar a otro centro de capacitación si usted puede mejorar su curso. ¿Por qué no me vuelve a llamar después de haber hablado con él?" Sintiéndose algo aliviada pero todavía confundida, la Sra. Ramírez llamó a la Sra. Morales, coordinadora de capacitación del ICPF, para conversar con respecto a las observaciones que había hecho la Dra. Ortiz sobre los resultados de la capacitación. La señora Morales no se mostró sorprendida. "La Dra. Ortiz puede estar en lo cierto. Yo misma me he sentido incómoda por las calificaciones tan altas que obtenemos de los participantes. Hemos estado ofreciendo el mismo curso durante muchos años y realmente no sabemos si las personas que capacitamos pueden poner en prá ctica todo lo que han aprendido una vez que regresan a sus lugares de trabajo. Tal vez esto sea una bendición disfrazada; si podemos visitar algunas de las clínicas con el Dr. Gonzá lez o alguna otra persona de la OSRM, esto nos permitiría mejorar el curso." La Sra. Ramírez se sintió alentada por la buena disposición de la Sra. Morales para aprender algo má s al respecto y efectuar cambios. El viernes siguiente, la Sra. Ramírez se reunió con el Dr. Gonzá lez y la Sra. Morales por má s de una hora. Se pusieron de acuerdo en que necesitarían má s información con respecto al desempeño de los individuos que habían capacitado antes de poder revisar el curso de capacitación propiamente dicho. Decidieron que la mejor manera de hacerlo era reunir a los capacitadores con los supervisores del programa del Dr. Gonzá lez para que realizaran visitas de supervisión conjuntas con el propósito de obtener dicha información. En el curso de las siguientes semanas, la Sra. Morales y dos de sus capacitadores de mayor experiencia formaron un equipo de evaluación de impacto y emplearon la mayor parte posible de su tiempo, sin descuidar sus actividades cotidianas, para planificar sus visitas a las clínicas. Volver al principio de página Preguntas para la Discusión del Caso 1.¿Qué es lo que el equipo de evaluación de impacto desea averiguar y qué pasos debería dar para lograr dicho cometido? (Incluya ejemplos para cada paso que proponga.) 2.¿Qué recomendaciones podría formular en base a lo aprendido durante las visitas? 3.Cuando el ICPF negocie los cursos venideros con la Organización de Salud Reproductiva de la Mujer y otras ONG, ¿que puntos deberían incluirse en el convenio final? Volver al principio de página Aná lisis del Caso 1.¿Qué es lo que el equipo de evaluación de impacto desea averiguar y qué pasos debería dar para lograr dicho cometido? (Incluya ejemplos para cada paso que proponga.) El equipo desea saber si los asistentes de la clínica estaban poniendo en prá ctica lo que se les había enseñado y, de no ser así, comprender las razones y recomendar soluciones. Deberá n empezar por solicitar las descripciones de trabajo má s recientes para los asistentes de la clínica y elaborar una lista de tareas adicionales que se espera que los asistentes lleven a cabo. Deberá ncomparar estas tareas con los objetivos del curso y poner a un lado las tareas o habilidades que el curso no cubre, y por las cuales el ICPF no puede responsabilizarse. Entre las tareas que el curso sí cubre, deberá n seleccionar aquéllas que ellos consideran que son las má s importantes para su evaluación. En este caso podrían incluir las dos tareas que el Dr. Gonzá lez señaló a fin de criticarlas—la esterilización de instrumentos y la consejería. Con su ayuda deberá n analizar los requerimientos para cada tarea y ponerse de acuerdo en cuanto a los indicadores y patrones de desempeño: lo que podrían observar o escuchar durante una visita que les ayudará a evaluar el grado de cumplimiento con dichas tareas, y qué normas se utilizará n para definir un rendimiento aceptable, inaceptable o excelente. Preparación de los Instrumentos de Evaluación Luego deberá n escoger las técnicas de evaluación y preparar los instrumentos de evaluación. Pueden evaluar mejor las técnicas de esterilización al observar a los asistentes de la clínica en acción y pueden elaborar una lista de verificación de las observaciones basada en las normas específicas detalladas en el manual de la clínica de OSRM. Para evaluar las habilidades en el á rea de la consejería, podrían diseñar cuestionarios simples para los asistentes de la clínica y los clientes con la finalidad de averiguar qué información fue incluida por los asistentes durante la sesión de consejería y qué información fue asimilada por los clientes durante dicha sesión. Deberían efectuar una evaluación previa de los instrumentos en las clínicas que representan la variedad étnica, lingüística y cultural de los individuos que participaron en el curso decapacitación y revisar algunos aspectos cuando sea necesario. Determinación del Tamaño de la Muestra Luego, con la ayuda del Dr. Gonzá lez, el equipo del ICPF deberá identificar su muestra. De un nú mero aproximado de 400 personas que han sido capacitadas en dicho curso, deberá n visitar entre 40 y 80 participantes capacitados (10% a 20%). Debido a que el curso de capacitación ha sufrido cambios tan mínimos a lo largo de los años, podrían escoger algunas personas que asistieron a los cursos má s recientes y algunos participantes de cursos pasados para obtener una imagen de cómo se mantienen o pierden las habilidades con el transcurso del tiempo. Es posible que deseen estratificar su muestra con sujeción a una variable que consideren que podría haber afectado el desempeño, definiendo muestras separadas para las clínicas urbanas y rurales, para las clínicas que prestan servicios a los grupos étnicos má s importantes del país o para las clínicas administradas por diferentes ONG a las cuá les se ha ofrecido cursos de capacitación. Deberá n sopesar con sumo cuidado su deseo de obtener la información má s exacta y los recursos que se requieren para muestras má s grandes. Realización de Visitas y Recopilación de Información Al llevar a cabo sus visitas, los evaluadores deben tratar de trabajar en parejas de manera que una persona pueda concentrarse en la entrevista o en las observaciones y la otra persona pueda registrar los hallazgos. Cada visita deberá estar precedida por una carta de notificación, debiendo comenzar con una reunión formal con el director y el personal de la clínica. En dicha reunión, los evaluadores deberá n explicar que está n evaluando el desempeño para poder ayudar al ICPF a mejorar los cursos de capacitación. Luego deberá n reunirse con cada uno de los individuos que se han capacitado, hacer que se sientan cómodos, responder preguntas y realizar las entrevistas y observaciones. En cuanto al aspecto de la consejería, incluido en la evaluación, pueden entrevistar el mayor nú mero de clientes que les sea posible, nuevamente explicando su propósito y tratando de crear un ambiente amable, cá lido y relajado. Aná lisis e Interpretación de los Hallazgos Al finalizar cada visita, deberá n comparar sus impresiones, hacer anotaciones sobre cualquier hallazgo inusual o á reas de incertidumbre y archivar los instrumentos de evaluación debidamente completados y los comentarios en un lugar específico de su oficina. Cuando se hayan completado todas las visitas, el equipo deberá reunirse para analizar sus hallazgos. Se deberá tabular el porcentaje de individuos capacitados que estaba realizando sus tareas de acuerdo con las normas establecidas, por debajo de las normas establecidas o por encima de las normas establecidas conrespecto a cada uno de los indicadores. Se deberá n buscar los elementos específicos de cada tarea que parezca tener problemas en todo sentido así como otros elementos que generalmente se está n llevando a cabo en forma aceptable. Cuando llegue el momento de interpretar los hallazgos, el equipo tendrá que recurrir a toda su experiencia y competencia para buscar las causas posibles de un buen desempeño o de un desempeño deficiente. El uso de un á rbol de decisiones les ayudará a formular las preguntas correctas para determinar si los asuntos está n relacionados con la capacitación, factores de tipo organizativo, o un ambiente de trabajo má s grande. Podrían invitar al Dr. Gonzá lez para que trabaje con ellos en esta fase del proceso y ayude a validar sus conclusiones. Volver al principio de página 2.¿Qué recomendaciones podría formular en base a lo aprendido durante las visitas? Si la interpretación del equipo demuestra que los conocimientos o las habilidades constituyen un problema ampliamente difundido, deberá n recomendar que el ICPF fortalezca los módulos de aprendizaje en dichas á reas. El ICPF podría mejorar el contenido (centrando su atención en los elementos en los que el desempeño de las personas capacitadas fue menos satisfactorio), la metodología (proporcionar un mayor nú mero de oportunidades para trabajos prá cticos durante el curso de capacitación), o las habilidades de los capacitadores (haciendo que los capacitadores ofrezcan sesiones conjuntas o se observen mutuamente y de esa manera puedan ofrecer una mayor retroalimentación en forma periódica). Si los participantes han mostrado un problema de actitud, como desestimar la importancia de algú n aspecto del proceso de esterilización, loscapacitadores del ICPF podrían preparar algunos casos para dramatizar las graves implicaciones para la salud cuando se realizan los procedimientos sin el cuidado necesario. En todos los casos, el equipo deberá verificar que los participantes estén calificados para tomar el curso; caso contrario las recomendaciones podrían aplicarse má s estrictamente en lo referente a las normas de educación y los está ndares profesionales para participantes futuros. En aquellos casos en los que la calidad del desempeño se relaciona má s con factores organizacionales que con la capacitación, el equipo podría recomendar que la OSRM revise los sistemas y procedimientos relevantes. Si, por ejemplo, no fuera factible dar información sobre cada método a cada cliente (debido a la falta de acceso a algunos métodos o debido a la edad, nú mero de hijos, o estado de salud de la cliente), es posible que sea necesario revisar las pautas. Sin embargo, si la información referente a cada uno de los métodos se considera de importancia crítica y los asistentes tienen que desempeñar muchas tareas conflictivas, es posible que tengan que redistribuirlas, ya sea proporcionando a los asistentes un mayor tiempo para asesorar a los clientes o asignando algunas tareas de consejería a otros miembros del personal. En muchos casos, será necesario fortalecer la supervisión para reforzar o mejorar las habilidades. Volver al principio de página 3.Cuando el ICPF negocie los cursos venideros con la Organización de Salud Reproductiva de la Mujer y otras ONG, ¿que puntos deberían incluirse en el convenio final? Con la finalidad de que la capacitación tenga el mayor impacto posible en el desempeño delpersonal, el convenio final deberá incluir: 1.Los resultados por los cuales el ICPF se responsabilizará , tales como: Conocimientos nuevos que los participantes deberían adquirir; Actitudes que deberían ser transmitidas (por supuesto, sin tener la seguridad de que los participantes realmente adoptará n dichas actitudes); Habilidades específicas que deberían ser desarrolladas o mejoradas. Volver al principio de página 2.Los resultados por los cuales el ICPF no se responsabilizará , tales como: La cobertura de cualquier tema ajeno al programa planificado; La seguridad que los participantes realmente adoptará n las actitudes que se enseñan en el curso; La seguridad que los participantes practicará n las habilidades adquiridas en lugares donde no existe un apoyo logístico o comunitario adecuado así como tampoco en el á rea de la supervisión. 3.Un resumen del contenido bá sico del curso. Volver al principio de página 4.El lugar, la fecha y el horario del curso. 5.Los criterios para la selección de los participantes. 6.Cualquier recurso (información, formularios, pautas, etc.) que la ONG deberá proporcionar a los participantes y la fecha en la cual estos recursos deberá n ser suministrados. 7.Los resultados que las partes aceptará n como prueba de que han cumplido el convenio, tales como: Un programa escrito y los horarios del curso; La verificación de que todos los participantes cumplen con los criterios de selección; Evaluaciones del curso por parte de los participantes y capacitadores; Exá menes previos y posteriores para demostrar los cambios en el nivel de conocimientos; Informes de los funcionarios del programa o de los supervisores sobre aspectos específicos relativos al desempeño de los participantes con posterioridad a la capacitación. Volver al principio de página