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Contenido El señor Aguilar, Director de los Servicios de Planificación Familiar en la Región de Río Blanco, levantó la vista cuando el señor Cá rdenas entró a la sala de reuniones, «Buenos días, señor Cá rdenas. Siento que haya tenido dificultades en llegar acá esta mañana», le dijo. «Su secretaria nos telefoneó para avisarnos que tenía problemas con su automóvil. Descanse un poco y tomemos un café y mientras tanto le informo sobre los temas que hemos estado discutiendo hasta el momento.» Mientras los otros cuatro directores de clínicas de la Región de Río Blanco y varios miembros del personal regional charlaban, el señor Aguilar llevó al señor Cá rdenas, Director de la Clínica Rosario, hacia un rincón de la sala. «La situación es la siguiente,» comenzó diciendo el señor Aguilar. «El Director del Programa Nacional de Planificación Familiar está preocupado porque la prevalencia de uso de anticonceptivos no ha aumentado mucho durante los tres ú ltimos años. Las estadísticas de servicios para nuestra región muestran que a pesar de que seguimos atrayendo nuevos clientes a las clínicas, la tasa de abandono es del 27 por ciento. Esto constituye una pre-ocupación porque sabemos que el espaciamiento apropiado entre los nacimientos podría reducir las altas tasas de morbilidad de las mujeres y niños. Como usted sabe, una encuesta reciente mostró que la razón primordial para que los clientes abandonen el uso de anticonceptivos es la desinformación que existe sobre los métodos anticonceptivos y sus efectos secundarios poten-ciales. Hace dos semanas, durante la reunión que tuvimos en el campo con todos los Directores Regionales, el Ministerio nos solicitó propuestas para proyectos en cada región orientadas a aumentar la prevalencia del uso de anticonceptivos y a reducir el abandono hasta alcanzar un promedio nacional del 15 por ciento. En la actualidad se dispone de fondos y se seleccionará la mejor propuesta como proyecto piloto para el país.» Minutos má s tarde los demá s concurrentes regresaron a sus asientos. El señor Aguilar comenzó, «Durante las dos ú ltimas semanas, la señora Rodríguez y yo nos hemos reunido varias veces y hemos desarrollado una idea para un programa piloto con la finalidad de reducir la tasa de aban-dono en la región. Quisiéramos presentarles el proyecto ahora para que hagan comentarios antes de que el señor Escobedo, el Director Financiero, comente sobre la información que necesitamos para el presupuesto. La señora Rodríguez se encargará de presentarles nuestras ideas.» La señora Rodríguez, Directora de Planeación de Programas de la Región de Río Blanco, ordenó sus notas y comenzó su exposición, «Como lo mencionó el señor Aguilar antes del descanso, la encuesta reciente sobre prevalencia de uso de anticonceptivos reveló que tenemos un problema con las nuevas usuarias que abandonan el método debido a la desinformación sobre el método en sí y a sus efectos colaterales. Esto podría deberse a que las clientes no comprenden bien la información que recibieron en la clínica, o al hecho de que no recuerdan cómo se emplea el método. Estamos conscientes de que debido al alto porcentaje de clientes analfabetas, el materialescrito no es ú til. Es posible que Uds. quieran discutir este aspecto con el personal de la clínica y pensar en otras formas de mejorar la educación de las clientes.» «Lo que queremos tratar hoy», continuó la señora Rodríguez, «es cómo podríamos servir mejor a las nuevas usuarias y mantenerlas dentro del programa. Estamos proponiendo un proyecto que utilizará trabajadoras comunitarias para visitar los hogares de las personas que han abandonado el uso de los métodos recientemente. Toda clínica en la región contará con una trabajadora comunitaria a la cual se le dará los nombres de las clientes que no hubiesen acudido a sus citas recientemente y se les solicitará que las visiten y las entrevisten. Debido a que algunas de las clínicas prestan servicios a un gran nú mero de habitantes, estamos proponiendo la creación de un cargo, a medio tiempo, para una trabajadora comunitaria para cada una de las dos clínicas má s pequeñas, y cargos de tiempo completo para las tres clínicas má s grandes. El trabajo de este personal consistirá en averiguar por qué las clientes dejaron de acudir a la clínica y tratar de enterarse sobre cuá les son sus preocupaciones. Los nuevos empleados deberá n asegurarse de que cada cliente conoce perfectamente cuá les son los métodos que ofrece el programa y preguntará n si la cliente ha sufrido efectos colaterales, y si es así, le explicará n los riesgos de los mismos.»
La señora Rodríguez hizo una pausa, y el señor Díaz, un director de una de las clínicas le preguntó, «¿Se contratará má s personal para estos cargos?» «Sí», replicó la señora Rodríguez. «Estamos planeando contratar personal para los cinco cargos al mismo tiempo y ofrecerles tres días de orientación y capacitación. El señor Aguilar me ha consultado si podría reorganizar mis obligaciones y asumir el cargo de Coordinadora Regional de este Programa de Extensión a medio tiempo, de modo que me ocuparé de efectuar todos los arreglos necesarios para los cursos de capacitación, incluyendo la selección y contratación del capacitador.» «¿Cómo se movilizará n los trabajadores comunitarios en las diferentes comunidades?» preguntó el señor Chá vez, otro director de clínica. «En autobú s», respondió la señora Rodríguez. «Los trabajadores comunitarios usará n las clínicas como base de operaciones y viajará n en autobú s para llegar a las diferentes comunidades donde residen las clientes. Necesitaremos elaborar un presupuesto para financiar las tarifas de transporte requeridas para dichas visitas, así como los gastos de transporte para que los trabajadores comunitarios asistan a las reuniones trimestrales en la oficina Regional. También me reuniré con ellos en forma individual una vez al mes.» «En base a mi experiencia», dijo la señora Díaz, «los trabajadores comunitarios necesitará n algunos materiales ilustrados para poder explicar los métodos a las clientes. ¿Conoce Ud. algo así?»
«Sí», replicó la señora Rodríguez. «Estaba planeando hacer el pedido de un paquete de materiales educativos para cada trabajadora comunitaria y uno para mí. También tengo planeado dar a cada uno de ellos un maletín y dos cuadernos para que registren la información sobre las visitas a las clientes.» «Esto me parece excelente», comentó el señor Cá rdenas. «Hemos deseado trabajar sobre el problema del abandono de métodos de planificación familiar en mi clínica por algú n tiempo. ¿Cuá nto tiempo funcionará este proyecto?» «Esta iniciativa será un proyecto piloto de dos años diseñado para comenzar en enero de 1995», le respondió la señora Rodríguez. «Al final del primer año se realizará una evaluación de medio término para ver cómo se está ejecutando el plan, y al final del proyecto haremos una evaluación completa para conocer el impacto del proyecto sobre la tasa de abandono. El encargado de la evaluación de la oficina Central trabajará durante una semana con nosotros durante el primer año del proyecto y dos semanas durante el segundo año. Estoy consciente de que hay muchos detalles que deben tratarse, y una vez que hayamos conseguido el financiamiento nos podremos reunir otra vez.» «En base a su experiencia, señor Aguilar», preguntó el señor Chá vez, «¿Qué posibilidades piensa usted que tenemos de conseguir el financiamiento para este proyecto?» «Pienso que las posibilidades son muy buenas», replicó el señor Aguilar. «En la región existe una necesidad clara de este proyecto y considero que tenemos varios puntos a favor. En primer lugar, nuestro personal está muy bien capacitado. La señora Rodríguez finalizó recientemente un curso avanzado en administración de programas. Nuestra región ha sido reconocida por el Ministerio por el constante monitoreo y la rendición oportuna de informes. Ademá s, el personal del Ministerio sigue comentando sobre el éxito que logramos hace tres años con nuestra iniciativa para las enfermedades de transmisión sexual. En efecto, alguien lo mencionó en la reunión de Directores Regionales a la que asistí hace dos semanas.» «Si todos está n de acuerdo con la idea», dijo el señor Aguilar, «La señora Rodríguez y yo vamos a elaborar un presupuesto y redactaremos una propuesta, incluyendo un resumen del proyecto para luego enviarlo al Ministerio.» Todos los concurrentes estuvieron de acuerdo. Má s tarde, el señor Escobedo reunió la información presupuestaria preliminar para que pudiera utilizarse por el señor Aguilar y por la señora Rodríguez en la elaboración de la propuesta. Las notas que tenía para la preparación del presupuesto incluían información sobre gastos y categorías presupuestarias para ser utilizadas en la preparación del presupuesto.
Notas para la Preparación del PresupuestoInformación sobre Gastos Previstos (en moneda local): Coordinador Regional (Salario anual, 9.600) Trabajadora Comunitaria (Salario anual, 3.600) Evaluador (Honorarios diarios, 75) Capacitador (Honorarios diarios, 50) Gastos para la organización de las reuniones trimestrales de los trabajadores comunitarios (20 por cada reunión) Papelería y suministros de oficina (5 por mes) Materiales educativos para los clientes (25 por paquete) Maletines para los trabajadores comunitarios y el Coordinador (5 por maletín) Cuadernos para los trabajadores comunitarios y el Coordinador (1 por cuaderno) Gastos mensuales de viaje del Coordinador Regional (45 por mes) Alquiler y mantenimiento del vehículo para el Coordinador Regional (200 por mes) Alquiler y mantenimiento del vehículo para el Evaluador (10 por día) Tarifas de autobú s para que los trabajadores comunitarios realicen visitas a las clientes [1.000 persona/días por año] (1 por viaje de ida y vuelta en autobú s) Combustible y gastos de viaje para el Coordinador Regional (45 por mes) Combustible y gastos de viaje para el Evaluador (5 por día) Tarifa de autobú s para que los trabajadores comunitarios visiten la Oficina Regional (2 por persona por viaje de ida y vuelta) Materiales para la capacitación de los trabajadores comunitarios y el Coordinador (10 por paquete) Viá ticos para los trabajadores comunitarios mientras asisten a los cursos de capacitación (15 por persona) Correo y fotocopias (15 por mes) Gastos de comunicación (25 por mes) Prestaciones sociales (40% del salario bruto [política basada en la tasa revisada fijada por el gobierno]) Categorías Presupuestarias: Sueldos y Salarios Suministros y Equipo Prestaciones Sociales Servicios Adquiridos Honorarios Educación y Capacitación Administración General Otros Costos Viajes y Gastos Afines
Aná lisis del Caso: Una Propuesta para la Región de Río Blanco1.Establezca un objetivo general y un objetivo específico para el proyecto piloto de Río Blanco. Asegú rese de que el segundo objetivo sea M A T E R. Medible – para permitir el monitoreo y la evaluación Apropiado – con respecto a los problemas, metas y estrategias Temporal – que se pueda lograr dentro de un período de tiempo limitado Específico – para evitar interpretaciones diferentes Realista – que se pueda lograr, constituya un reto y sea significativo Objetivo General: Mejorar la salud de las madres y los niños de la región reduciendo la tasa de abandono en las personas que emplean anticonceptivos por primera vez en la Región de Río Blanco. Objetivo Específico: Reducir la tasa de abandono en las personas que emplean anticonceptivos por primera vez del 27% al 15% para cuando finalice el proyecto. 2.Empleando la discusión del caso, enumere las actividades que deberían realizarse en el Año 1 del proyecto. Nombramiento del Coordinador Regional Reclutamiento y selección de cinco Trabajadores Comunitarios Selección y contratación del Capacitador Organización de un Taller de Orientación y Capacitación Realización del Taller de Orientación y Capacitación para los Trabajadores Comunitarios Adquisición de materiales para el taller de capacitación Adquisición de materiales educativos para la educación de las clientes Adquisición de los maletines y cuadernos Visita mensual del Coordinador Regional a cada uno de los Trabajadores Comunitarios Realización de reuniones trimestrales de todos los Trabajadores Comunitarios con el Coordinador Regional Diseño de la Evaluación del Proyecto con el Evaluador Ejecución de la evaluación a la mitad del proyecto 3.Empleando las notas para la preparación del presupuesto y las categorías presupuestarias provistas, prepare un presupuesto para el Año 1 del proyecto. Utilizando la información presentada en el caso, debería haberse elaborado un presupuesto similar al que se presenta a continuación.
4. Prepare un resumen del proyecto que se está proponiendo.
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