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Contenido El Pedido Urgente de la Señora MartínezEn una mañana soleada del mes de septiembre, la señora Martínez, administradora de la Clínica Santa Isabel, se encontraba en la bodega obteniendo información de las Tarjetas de Control de Inventario con el fin de llenar sus Tablas de Aná lisis de Datos sobre Anticonceptivos cuando la Supervisora del Distrito, la Enfermera, Ana María Gonzá lez, llegó para cumplir con su visita de supervisión mensual. "Buenos días señora Gonzá lez, me alegro de verla nuevamente por aquí. Espero que el viaje no haya sido muy pesado. ¿Se toma un cafecito?" preguntó la señora Martínez. "El viaje no fue muy pesado, gracias. Prefiero un refresco", respondió la señora Gonzá lez, sonriendo. "¿Cómo han estado las cosas por aquí desde mi ú ltima visita? Parece que hay mucha actividad en la clínica, y el personal parece muy contento."
"Sí, de pronto la clínica ha entrado en un período de mucha actividad", dijo la señora Martínez. "Ha habido un aumento tremendo en la demanda de condones en los ú ltimos tres meses. Supongo que esto se deberá a la campaña de promoción de condones que el Ministerio de Salud ha estado difundiendo por radio en los dos ú ltimos meses. Cuando hicimos nuestro pedido de condones hace dos meses, no sabíamos que iba a realizarse esa campaña radial. El mes pasado tuvimos casi el triple de gente solicitando condones, y ahora tenemos muy pocos en existencia. Acabo de darme cuenta que nuestras existencias de ese producto han caído por debajo del nivel mínimo, y aú n nos queda un mes para nuestro próximo pedido de rutina. Si no hacemos algo muy pronto tendremos que distribuir a nuestros clientes una cantidad menor a la del suministro para tres meses que generalmente les proporcionamos." "Efectivamente, debe haber sido una campaña radial muy exitosa, ya que varias clínicas está n teniendo el mismo problema", dijo la señora Gonzá lez. "Sin embargo, déjeme practicar la inspección de rutina antes que discutamos lo que debemos hacer para resolver la situación de los condones." La enfermera y la señora Martínez fueron a la bodega. La señora Gonzá lez verificó la temperatura del recinto, revisó las cajas de cada tipo de anticonceptivo para hacer un cá lculo aproximado de las unidades existentes, y verificó las cifras que ella tenía y las comparó con los totales de las Tarjetas de Control de Inventario. También realizó una inspección del lugar para ver si las cajas con fecha de expiración próxima estaban colocadas en la parte de adelante, copió de las Tarjetas de Control de Inventario los totales de cada mes para cada tipo de anticonceptivo y los anotó en las Tablas de Aná lisis de Datos sobre Anticonceptivos que tenía en su archivador. "Sí, usted tiene razón, la demanda ha aumentado mucho", dijo la señora Gonzá lez. "Sentémonos a llenar la Tabla de Aná lisis de Datos sobre Anticonceptivos para los condones para ver exactamente cuá l es la situación real."
Hoja de Trabajo del Caso1.Si la clínica utiliza el sistema Max/Min descrito en este nú mero, ¿cuá ntos condones pidió la señora Martínez en cada uno de las solicitudes hechas en enero, abril y julio, y cuá l fue el consumo mensual promedio (CMP) de condones en el período de seis meses que terminó en junio? Llene la Tabla de Aná lisis de Datos sobre Anticonceptivos para los condones, usando la información siguiente sobre la clínica en donde trabaja la señora Martínez:
Calcule el nuevo CMP: La señora Martínez calcula el Consumo Mensual Promedio (CMP) de un trimestre, cuando prepara su pedido. En enero, calculó que era de 3.942 condones (para el período de seis meses que finaliza en diciembre). En abril fue casi igual (3.883). Volvió a calcularlo en julio, pero ahora usted debe hacer ese cá lculo. Calcule el nuevo CMP con los datos detallados má s arriba para el período de seis meses que finaliza en junio, y anótelo en la columna marcada "CMP" en la Tabla de Aná lisis de Datos sobre Anticonceptivos en la fila marcada "junio".
Calcule los pedidos de la señora Martínez para enero, abril y julio y complete la Tabla de Aná lisis de Datos sobre Anticonceptivos: La señora Martínez hace pedidos de suministros en forma rutinaria cuatro veces al año, durante la primera semana de enero, abril, julio y octubre. Los pedidos deben ser redondeados a las cifras de los lotes está ndard (como contenidos de las cajas). Los condones se empacan en cajas de 6.000 unidades cada una. Comience por calcular el pedido de la señora Martínez en enero (recuerde pedir lotes de 6.000 unidades), y llene el resto de la tabla hasta el mes de agosto. Recuerde que los suministros se reciben un mes después de haber hecho el pedido, por ejemplo, el pedido de enero se recibe en febrero. También asegú rese de volver a calcular las cifras de la Columna F,"Meses de Suministros Disponibles" para cada mes, de modo que usted pueda controlar los niveles de existencias mensuales.
2.Si la demanda de condones en septiembre se mantiene igual a la de agosto, ¿tendrá la clínica una cantidad suficiente para cubrir la demanda, suponiendo que continú e entregando a cada cliente el nú mero acostumbrado de condones? Anticipando que la demanda de condones se mantenga igual para el mes de septiembre, anote la cifra 11.600 en la columna C,"Distribuído", en la fila de septiembre. Al ver su Tabla de Aná lisis de Datos sobre Anticonceptivos, usted puede observar que solamente está n disponibles 4.400 condones a fines de agosto, los cuales no alcanzará n a cubrir la demanda estimada para el mes de septiembre. Hoja de Trabajo del Caso
3.¿Debería la señora Martínez hacer un pedido de emergencia en septiembre? Si la respuesta es afirmativa, cú antos condones debería pedir, sabiendo que su pedido regular no llegará hasta noviembre? Determine el CMP para usarlo en el cá lculo del pedido de emergencia: Comience por determinar un nuevo CMP, y anote la cifra en la Columna E, "CMP" en la fila marcada "septiembre." (Sugerencia: a pesar de que el CMP se basa generalmente en un promedio de seis meses, en esta situación extraordinaria en la cual la demanda se ha incrementado tan rá pidamente usted tendría que hacer una excepción y utilizar la cantidad distribuída en agosto como si fuera el CMP.)
Aná lisis del Caso"Parece que la situación es seria, ¿no es verdad?" dijo la señora Gonzá lez. "A pesar que usted acaba de recibir suministros el mes pasado, no tendrá suficientes condones si la demanda continú a aumentando al ritmo actual. Y no sabemos cuá nto tiempo la demanda se mantendrá tan alta. Utilizando el CMP que usted calculó hace dos meses, le queda un poco má s del equivalente de un mes de suministros, pero la tasa de consumo actual es tres veces mayor que el CMP. Si se hace un pedido urgente ahora mismo, usted se quedará sin condones para cuando llegue el pedido urgente ya que a este ritmo utilizará todas las existencias de condones en alrededor de dos semanas. Hagamos un cá lculo de la cantidad que tiene que pedir." En base a la solicitud de 11.600 unidades en agosto, utilice el CMP de 11.600 para calcular el pedido de emergencia. Las Existencias Disponibles a fines de agosto son 4.400. Para la fecha del pedido regular, a principios de octubre, usted querrá tener disponibles aproximadamente el equivalente de la Cantidad Mínima. Cantidad Mínima = 3 (meses) x 11.600 (CMP) que es igual a 34.800 (condones). Por consiguiente, para la fecha del pedido regular, en octubre, usted querrá tener en su inventario aproximadamente 34.800 condones. Para determinar la cantidad del pedido de emergencia, añada a la cantidad mínima (34.800) la cantidad que se distribuirá en septiembre (suponemos que será n 11.600 condones) para obtener 46.400. De esta suma reste el nú mero de unidades actualmente disponibles (4.400) para obtener la cantidad del pedido, esto es 42.000, lo cual equivale exactamente a siete lotes, ó 42.000 condones. Al hacer este pedido urgente es probable que la clínica evite agotar sus existencias. Llene el resto de la tabla hasta el mes de noviembre (suponiendo que la distribución se mantenga en 11.600) para ver que, después de recibir el pedido regular (octubre), la clínica contará con 47.600 unidades disponibles a fines de noviembre. Con un CMP estimado de 11.600 esto equivale a 4.1 meses de suministros, lo cual será suficiente para cubrir la demanda de las usuarias hasta cuando se reciba el próximo pedido regular en el mes de febrero de 1994. "No es probable que la campaña de los condones continú e", dijo la señora Gonzá lez, «pero ésto le demuestra lo importante que es controlar sus existencias. Cuando la demanda de un anticoncep-tivo aumenta rá pidamente, debe sonar una alarma en su cabeza, para que usted piense si hará un pedido mayor la próxima vez. Lo mismo ocurre cuando la demanda baja rá pidamente; usted no quiere tener demasiados anticonceptivos en su inventario ya que éstos podrían vencerse antes de utilizarse. No sabemos si se mantendrá tan alta la demanda de condones, de modo que asegú rese de controlar má s estrechamente las cantidades distribuídas en los próximos meses hasta cuando la demanda se estabilice."
Hoja de Respuestas del Caso: El Pedido Urgente de la Señora Martínez
1La cantidad de condones que se necesita es 10.252 redondeada a 12.000 2La cantidad de condones que se necesita es 9.298 redondeada a 12.000 3La cantidad de condones que se necesita es 12.596 redondeada a 12.000 4La cantidad urgente que se necesita es de 42.000 5Estimación—en base a la demanda de agosto 6CMP utilizado para calcular el pedido de emergencia 7La cantidad de condones que se necesita es 34.800 redondeada a 36.000
Ejemplo de Hoja de Trabajo
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