El Sr. Reyes, administrador de departamento de un Centro de Distribución Comunitaria del Consejo Nacional de Planificación Familiar, entró a una gasolinera a llenar el tanque del automóvil del Consejo, antes de salir para visitar un proyecto piloto que estaba aproximadamente a 100 kms. de distancia. Después de que el dependiente llenó el tanque, el Sr. Reyes pagó con un vale de gasolina del Consejo. El Sr. Reyes esperó en su automóvil durante varios minutos y se sorprendió al ver que el dependiente regresaba con su vale de gasolina en la mano.
"Lo siento señor", le dijo el dependiente, "pero el Administrador dice que no podemos aceptar este vale de gasolina".
"¿Qué? ¿Por qué no?" preguntó el Sr. Reyes. "Hemos trabajado con ustedes por años y tenemos una cuenta con ustedes. Déjeme hablar con el Administrador".
El Sr. Reyes siguió al dependiente a la oficina y se molestó muchísimo cuando el Administrador le dijo que no podía aceptar el vale porque tenía órdenes de la oficina matriz de no aceptar vales del Consejo ya que tenía varias cuentas vencidas. El Sr. Reyes se vio obligado a pagar la gasolina con sus viáticos.
Cuando el Sr. Reyes regresó a la oficina varios días después, tuvo una reunión con el Sr. Aranda, el Administrador Financiero que sólo llevaba seis meses trabajando para el Consejo Nacional de Planificación Familiar.
"¿Por qué no ha sido pagada la cuenta de la gasolina?" preguntó el Sr. Reyes, "¿es que no tenemos suficientes fondos?"
"No, no existen fondos en el presupuesto para gasolina desde hace tres meses", contestó el Sr. Aranda.
"Pero eso es imposible, sólo he hecho dos viajes a los proyectos piloto en este trimestre y eso no puede haber terminado con los fondos asignados para gasolina", dijo el Sr. Reyes. "¿Cuál es el problema?"
"Bueno, el Sr. Calderón, Jefe del Departamento de IEC ha efectuado numerosos viajes por toda la región este trimestre y debe haber utilizado la mayor parte de los fondos presupuestados para gasolina", contestó el Sr. Aranda.
"Esto es absurdo e injusto. El no puede gastar todo el dinero para combustible, yo necesito visitar mis proyectos", dijo el Sr. Reyes. "¿Qué sistema es éste que permite que esto suceda?"
"Bueno, señor, actualmente no tenemos un presupuesto separado para cada departamento, así es que un administrador de departamento no sabe exactamente cuánto puede gastar", respondió el Sr. Aranda.
"¿No sabemos cuándo estamos a punto de quedarnos sin fondos?" preguntó el Sr. Reyes.
"No exactamente", respondió el Sr. Aranda, "no existe un sistema para llevar un total de los gastos efectuados, así que no sabemos exactamente cuánto hemos gastado y cuánto hay disponible. Inclusive como tenemos crédito, podemos gastar más de lo que está presupuestado globalmente y no saberlo hasta que el proveedor nos envíe el cobro".
"Esto debe causar problemas todo el tiempo", dijo el Sr. Reyes, "¿no podríamos diseñar un mejor sistema que diera a cada departamento un control sobre ciertos gastos?"
"Desde que entré a trabajar aquí, he estado pensando sobre un sistema que resuelva este problema", dijo el Sr. Aranda. "Acabo de diseñar un sistema que creo resolvería muchos de nuestros problemas y me gustaría presentarlo a todos los administradores de departamento. Propongo dos cosas: primero, necesitamos tener un presupuesto para cada departamento y cada administrador de programa debe autorizar los gastos. Esto nos permitirá llevar un registro de cuánto dinero queda en el presupuesto para ese departamento y para qué tipo de gasto. Segundo, ya que el rubro de gasolina es uno de nuestros mayores problemas, sugeriría un sistema para emitir vales de gasolina pre-pagados mensualmente para cada departamento. No habría más crédito por parte de la gasolinera, y cuando un departamento utilizara todos los vales disponibles para ese mes, no tendría disponibilidad sino hasta el siguiente mes. Este sería un sistema más justo para cada departamento y nadie podría sobregirarse".
"Esto me parece una excelente idea", dijo el Sr. Reyes, "hay una reunión de administradores programada para la próxima semana. ¿Por qué no se incluye usted en la agenda para proponer este nuevo sistema?"
"También necesitamos discutir cómo vamos a pagar la deuda que tenemos con la gasolinera", dijo el Sr. Aranda, "ya que no tenemos dinero disponible para pagarles".