En el momento de preparar un presupuesto detallado, es de gran utilidad clasificar por anticipado los gastos e ingresos dentro de las categorías que se presentan a continuación. Cabe mencionar que, con el fin de facilitar la elaboración y exactitud del presupuesto, se incluye una sugerencia útil para cada categoría presupuestal.
Activos fijos: Son los bienes tangibles que tienen una vida útil de más de un año, tales como terrenos, edificios, mobiliario y equipo pesado.
Ingresos: Es el dinero recibido por las ventas o por el pago de honorarios por servicios, que se calculan multiplicando el número de suministros que se venden (o de servicios que se proporcionan) por el precio al que se venden, restándole al valor total los suministros y servicios ofrecidos en forma gratuita. Los ingresos por donaciones deben basarse en los convenios suscritos e igualar el nivel de gastos que se hacen bajo el rubro donación. La proyección de fondos a recibirse por donaciones, debe basarse en la experiencia previa, a menos que se espere que las circunstancias cambien en forma significativa.
Salarios: Esta categoría incluye los salarios que se pagan al personal. Para estimar el costo por salarios, es conveniente elaborar una lista del personal, su cargo, el sueldo que reciben y el porcentaje de tiempo que dedica cada empleado (100 por ciento, 50 por ciento, etc.). Los administradores del sector privado deben incluir en su presupuesto, en la medida de lo posible, los gastos por salarios. Sin embargo, muchos administradores del sector público no incluyen salarios dentro de las categorías presupuestales, ya que éstos son cubiertos por el Ministerio o Secretaria, o inclusive por otro Ministerio. Aunque un administrador no incluya salarios dentro de las categorías presupuestales, es aconsejable incluir una lista del personal que se requiere para implementar las actividades planeadas. Esto permite a la dirección responder adecuadamente a cualquier incremento o reducción de personal, a consecuencia de los cambios en las actividades programadas.
Prestaciones sociales: Esta categoría incluye las prestaciones que se pagan de acuerdo con las políticas y prácticas de la organización. En esta categoría deben incluirse todas las prestaciones requeridas por ley, por ejemplo, seguro social, plan de retiro, vacaciones anuales, subsidio de vivienda, seguro médico y otros. Para el cálculo de las prestaciones sociales se tiene que considerar a todos los empleados de la nómina.
Honorarios: Es el pago que se hace por aquellas actividades especializadas o poco frecuentes, que no están incluídas dentro de la categoría de salarios, por ejemplo, auditorías anuales, diseño de sistemas de información, mantenimiento de libros de contabilidad (en organizaciones pequeñas), capacitación especial para el personal, diseño de material educativo y tiempo quirúrgico. De todos los costos antes mencionados, sólo el pago de este último es un costo variable, que se determina calculando el tiempo que toma llevar a cabo un procedimiento y tareas relacionadas con el mismo, y cuántos usuarios de métodos quirúrgicos han sido proyectados para ese año. Quizás se decida pagar a los cirujanos o a los médicos con base en el número de horas trabajadas, en lugar de pagar por procedimiento realizado, ya que esto último podría servir al proveedor del servicio como incentivo financiero para promover ciertos métodos.
Costo de mantenimiento de bienes raíces e inmuebles: Son costos fijos que pueden incluir reparaciones menores y renovación de bienes raíces adquiridos o alquilados por el proyecto, así como servicios de limpieza y mantenimiento de edificios y terrenos. En las grandes ciudades, a menudo se considera como costos fijos, el alquiler o hipoteca de inmuebles, así como los gastos de mantenimiento.
Costo de operación de vehículos: Este costo variable depende del número de vehículos del programa y de su nivel de uso. Generalmente, el administrador debe calcular un costo promedio por kilómetro recorrido, para combustible, mantenimiento y reparaciones, para aquellas actividades presupuestadas que requieren el uso del vehículo. Los costos de las pólizas de seguro varían dependiendo de la antigüedad o valor original del vehículo.
Gastos de viaje y viáticos: El tipo de viaje normalmente incluído en esta categoría es el regular, que requieren las actividades del proyecto, por ejemplo un viaje de supervisión, reuniones del personal y visitas de campo. Algunos gastos de viaje se consideran variables y otros fijos. Por ejemplo, los costos de viaje de supervisión generalmente se estiman como fijos ya que el costo es el mismo sin importar qué tan alto o bajo sea el número promedio de usuarios por distribuidor o centro de salud. Por otro lado, el costo de viaje para visitas domiciliarias, es variable, ya que éstas se incrementan o reducen dependiendo del número de visitas programadas. Es importante referirse a la descripción del cargo de cada miembro del personal o consultor y al plan de trabajo. Debe proyectarse el número de viajes, el destino y la duración de los viajes de cada persona. Se recomienda incluir todos los costos estimados para los viajes, tales como tarifas aéreas, terrestres o ferroviarias, taxis, gastos no comprobables, combustible, kilometraje, viáticos, etc.
Depreciación: Este es el cargo que representa la utilización de un activo fijo durante un tiempo. Tal es el caso de un vehículo con un tiempo estimado de vida de cinco años, el cual se depreciará un 20 por ciento de su costo (menos su valor de reventa) cada año.
Comunicaciones: Generalmente se consideran como costos fijos el servicio postal, de mensajería, teléfono, fax, ya que es difícil atribuir los incrementos de estos costos a programas o actividades específicas. Como excepción se consideran los envíos postales en gran volumen, ya que este gasto podría calcularse por unidad.
Administración general y gastos de mantenimiento: Estos gastos fijos representan los gastos que normalmente se efectúan para la operación normal de una oficina. Estos incluyen, alquiler de equipo, mantenimiento y reparaciones menores, ya sea de la oficina o del equipo médico, procesamiento de datos, costos de copiado e impresión, artículos de oficina, gastos por servicios contables y pólizas de seguro.
Contratos de educación y publicidad: Esta categoría generalmente es una mezcla de gastos fijos y variables, e incluye gastos tales como adquisición, impresión o copiado de folletos, libros, diapositivas y videos. Los materiales que las instituciones usan en forma repetitiva en educación al cliente, son considerados como costos fijos, mientras que los materiales que se dan a cada cliente son considerados costos variables. Los gastos de publicidad pueden variar de acuerdo con el número de nuevos usuarios que el programa desee captar. Por ejemplo, para poder atraer a 2,500 usuarios, es necesario imprimir 10,000 folletos promocionales o contratar anuncios en revistas locales. Los costos publicitarios pueden ser fijos año tras año; un ejemplo de este caso sería el costo fijo que origina un anuncio permanente en una radiodifusora local o en la televisión.
Suministros médicos y equipo: Estos gastos son casi siempre variables, aunque la depreciación del equipo pesado es normalmente considerada como un costo fijo. Los suministros que generalmente se utilizan en los programas de planificación familiar son suministros médicos y equipo tales como guantes, espéculos y anticonceptivos. La cantidad necesaria de suministros se podrá predecir de acuerdo con el número de usuarios que se haya proyectado para ese año, durante el proceso de planeación. (Ver capítulo ocho, página 248, para las guías sobre suministros requeridos por usuarios de cada método). Todos aquellos artículos de bajo precio, que se adquieren con frecuencia, son gastos periódicos y se cargan al año fiscal en cuestión, pertenecen a esta categoría presupuestal, y no a la de "activos fijos". El instrumental quirúrgico y las lámparas de examen son ejemplos de equipo que se pueda reemplazar frecuentemente, aproximadamente cada tres años.