Cómo hacer el monitoreo de finanzas

La clave de una organización para una buena administración de finanzas, es comparar los ingresos y egresos con los que se proyectaron en el presupuesto. Esta información es esencial. La mayoría de los administradores necesitan tomar acción inmediata cuando los ingresos son menores y los egresos son mayores que lo proyectado en el presupuesto. Además, no se puede preparar un presupuesto preciso para el próximo año sin tomar como base la comparación del presupuesto del presente año con resultados reales.

El monitoreo financiero solamente puede llevarse a cabo con éxito cuando el administrador trabaja en equipo con el administrador financiero, y cuando se consideran la planeación y monitoreo como partes conjuntas del mismo ciclo. Tanto el administrador financiero como el director del programa, deben:

• Proyectar los ingresos y egresos durante el proceso de planeación;
• Comparar los ingresos y egresos reales con las proyecciones mientras se monitorea el programa;
• Revisar periódicamente la manera cómo se asignan los costos.

Crear un informe de control de presupuesto

El informe de control de presupuesto le permite al administrador revisar los ingresos y los egresos reales, contra aquéllos proyectados en el presupuesto.

Para crear un informe de control de presupuesto como el que aparece a continuación, debe registrarse la información de la siguiente manera:

• La columna A corresponde a la descripción por categoría de ingreso o egreso. Puede ser tan general (utilizando sólo categorías presupuestales generales, para ingresos o egresos) o tan específica (por renglón presupuestal o centro de costos) como se prefiera que sea.
• En la columna B, debe anotarse la cantidad presupuestada para cada rubro.
• En la columna C, debe anotarse la cantidad que se gastó o que ingresó en este mes.
• En la columna D, se suma la cantidad registrada en la columna C y el total de egresos o ingresos acumulados en los períodos anteriores. Por ejemplo, si este fuera el informe del tercer mes, debe sumarse la cantidad que aparece en la columna C correspondiente a este mes, y la cantidad de la columna C que corresponde al informe del mes anterior.
• En la columna E, se estima la cantidad que se espera gastar o recibir para este renglón presupuestal al final del período presupuestado, con base en un patrón de ingresos y egresos a la fecha. Esta columna puede o no corresponder a la cantidad proyectada en el presupuesto para el período, dependiendo si existe diferencia entre las cantidades reales y lo presupuestado.
• En la columna F, hay que sumar las cantidades que aparecen en las columnas D y E, con la finalidad de obtener un estimado del total que se gastará o se recibirá al final del período presupuestal.
• En la columna G, dentro de la categoría de "egresos", para obtener la diferencia entre el total que se presupuestó para el año y el total que se estimó gastar, debe restarse la cantidad que aparece en la columna F de la cantidad que aparece en la columna B. Para los "ingresos" (en la misma columna G), debe restarse la cantidad de la columna B de la cantidad de la columna F, lo que da la diferencia entre el total que se presupuestó para el año y el total que se estimó recibir.
• En el presupuesto original, el total de ingresos habrá igualado, o incluso excedido, a los egresos. En otras palabras, en esta hoja de trabajo, el total para la columna B bajo "ingresos" debe ser igual o mayor que el total para "egresos", en la columna B. Los resultados obtenidos en los totales de la columna G de esta hoja de trabajo, son esenciales para la toma de decisiones administrativas:
  • Si el total de la columna G resulta negativo (ya sea en los ingresos o egresos), debe considerarse la reducción de costos, o de alguna manera, incrementar los ingresos para que éstos cubran los costos por lo que resta del presupuesto;
  • Si el total de la columna G resulta positivo, la institución ha gastado menos o recibido más de lo proyectado, lo cual significa que tendrá más dinero disponible para la ampliación o mejoramiento de las actividades del programa o para la generación de reservas e inversiones.

Mediante el análisis de los resultados obtenidos, se puede dar cuenta si estas diferencias se deben a una mala proyección del presupuesto, a que las actividades no fueron terminadas, a la inflación, o inclusive a un sistema contable poco confiable.

Cuando los ingresos son superiores a los gastos es posible que:

• La estimación de los ingresos no se calculó adecuadamente;
• Algunos proyectos dejaron de ejecutarse completamente;
• Las condiciones del entorno variaron;
• El sistema financiero utilice indicadores no adecuados que dan información imprecisa;
• Exista un mayor recaudo de fondos locales.

Cuando los egresos son mayores que los ingresos, es posible que:

• Haya deficiencias en la planeación;
• Se produjo un menor ingreso de recursos locales;
• Se produjeron cambios en el entorno (mayor inflación, etc.);
• El sistema financiero utilice indicadores no adecuados que dan información imprecisa.

Informe de control del presupuesto

Desarrollar un catálogo de cuentas flexible