Un buen procedimiento de control financiero y un sistema contable firme y sólido constituyen las bases de una administración financiera efectiva. Mientras los administradores financieros o los contadores son responsables de establecer y mantener un sistema contable y financiero, el director es quien lleva toda la responsabilidad del programa y debe conocer lo suficiente sobre el sistema y los procedimientos para poder supervisar tanto a los contadores como a los administradores financieros.

Desarrollo de controles financieros uniformes

• Los ingresos y egresos se manejen de acuerdo con los procedimientos autorizados;

• Las transacciones se registren correctamente, para que la organización pueda contabilizar sus activos y preparar sus estados financieros en forma precisa y comprensible;

• El acceso a los activos sea permitido solamente con la autorización del administrador responsable;

• El activo (inventario) se revise físicamente a intervalos regulares y que se ejerza la acción adecuada en caso de que se presenten diferencias entre los registros y la inspección física.

Los dos principios más importantes de un sistema efectivo de control financiero son:

Las responsabilidades financieras deben dividirse entre varias personas de tal forma que un solo individuo no pueda controlar todas las fases de una transacción. Por ejemplo:

• La responsabilidad de solicitar, aprobar y efectuar pagos no debe recaer en una misma persona;

• Las conciliaciones bancarias deberán ser preparadas por un empleado, que no tenga registro de firma en la cuenta bancaria, ni acceso al efectivo y que no sea quien registre las transacciones en libros;

• Los registros financieros deben revisarse periódicamente por otra persona que no sea la que normalmente registra las transacciones en libros;

• La persona a cargo del control de suministros, equipo y mercancías no debe tener responsabilidad en la compra y adquisición de los mismos;

• La persona que distribuye los pagos de nómina o planilla, ya sea en efectivo o con cheque, no debe ser la misma que hace los cálculos y la preparación correspondiente.

Los procedimientos de control contable y financiero regulan las transacciones como vayan ocurriendo en el sistema. Por ejemplo:

• Todos los ingresos y egresos o movimiento de recursos deben ser documentados;

• Los recibos y pólizas deben tener numeración consecutiva impresa;

• Se conciliarán mensualmente las cuentas bancarias, investigando cualquier discrepancia;

• Se debe llevar un registro de tiempo y asistencia del personal;

• En caso de que se hagan pagos en efectivo y no con cheque, éstos deben estar amparados con un vale de caja chica y con su correspondiente recibo;

• Con frecuencia se harán depósitos en efectivo por concepto de ventas o por tarifas;

• El director o la persona que éste designe debe autorizar por escrito todos los pagos superiores a un monto;

• Todas las adquisiciones deben aprobarse antes de efectuar el pedido.

Una auditoría externa anual es un mecanismo importante para que el administrador sepa si los controles y procedimientos operan de manera apropiada. Sin embargo, para obtener una imagen global, es necesario que la auditoría institucional cubra tanto los fondos de la donación como los de la propia organización. No hay que promover las auditorías de donaciones individuales, ya que no proporcionan un enfoque global. Es mejor pagar una auditoría global de la institución.

Viñeta - Autorización y seguimiento de gastos

Autorización de compras

Algunos administradores sin mayor experiencia en asuntos financieros, particularmente aquellos en organizaciones pequeñas o a cargo de áreas de servicio, tienen la responsabilidad de autorizar los gastos y compras. Esto implica asegurarse de que:

• La compra esté justificada;
• El costo sea competitivo;
• La transacción esté debidamente documentada;
• Existan suficientes fondos para efectuar la compra.

Para asegurar que una compra esté justificada, el administrador debe establecer un sistema de requisición u orden de compra, mediante el cual las compras se aprueben antes de la elaboración del cheque o de la entrega de efectivo. Como criterio de aprobación, el administrador o empleado financiero tiene que revisar si el artículo solicitado fue incluído en el presupuesto, o de lo contrario, solicitar documentación de respaldo para las compras no programadas.

Para asegurar que el costo sea competitivo, el administrador debe cerciorarse que por lo menos existan tres cotizaciones de diferentes distribuidores (cuando las circunstancias así lo permitan) a fin de comparar precios o calidad de servicio. En el caso de suministros o de equipo unitario, en ocasiones es suficiente comparar precios por catálogo o mediante llamadas telefónicas. Para adquisiciones mayores, tales como trabajos de imprenta o del ramo de la construcción, es común solicitar cotizaciones o presupuestos por escrito y utilizar los servicios del proveedor que ofrezca la cotización más baja y un nivel de calidad de trabajo aceptable.

Para asegurar que la transacción esté debidamente documentada, todos los cheques y facturas deben incluir numeración consecutiva impresa, así como la requisición u orden de compra correspondiente.

Para asegurar que existan suficientes fondos para efectuar la compra, el administrador debe revisar el informe de control de presupuesto o el informe de flujo de efectivo para supervisar los gastos o erogaciones reales contra lo incluído en el presupuesto, a fin de observar si existe un sobregiro en alguna de las categorías presupuestales, o inclusive en el gran total presupuestado; para esto, necesita hacer los recortes o ajustes correspondientes en todas las categorías. También, el informe de control de presupuesto permite supervisar los ingresos reales contra aquellos proyectados en el presupuesto y en el estimado de flujo de efectivo y determinar si estos ingresos son asignaciones gubernamentales, ingresos generados por servicios o por donaciones. Si hay una demora en el recibo de estos fondos, o si los recursos generados son inferiores a lo esperado, se corre el riesgo de que no se cuente con los suficientes fondos para adquirir con oportunidad algún artículo importante.

Lista de verificación para asegurar un buen control financiero

Cómo administrar pequeñas cantidades de dinero e ingresos generados por servicios

Es muy importante que aquellos programas que recaudan ingresos con la finalidad de cubrir algunos o todos sus costos, entiendan los principios de la administración de fondos disponibles. El principio más importante es el de tener una evidencia por escrito de todos los movimientos que se hagan en la recaudación de efectivo para establecer un flujo de auditoría posteriormente. Un programa típico de servicio de distribución comunitaria que vende anticonceptivos a los usuarios, debe organizar su evidencia escrita de la siguiente manera, entendiendo que hay organizaciones que tienen este proceso más simplificado:

1. El agente de servicio de distribución comunitaria debe registrar cada venta de anticonceptivos con base en el duplicado con numeración consecutiva impresa del recibo; el recibo original se entrega al cliente y el duplicado sirve como constancia de la venta.
2. Cada mes, el supervisor recauda el efectivo y los recibos correspondientes de los agentes del programa de DCA. El dinero recaudado generalmente es equivalente a un porcentaje fijo del total de los recibos, ya que a menudo, el agente del programa de DCA recibe una comisión basada en el porcentaje de ventas.
3. El supervisor debe comprobar la existencia de anticonceptivos almacenados y el número de recibos no utilizados para asegurarse de que no se han vendido anticonceptivos sin el correspondiente registro.
4. El supervisor debe elaborar un comprobante que servirá de constancia para el agente del programa de DCA de que ha entregado el dinero recaudado, ajustando la comisión retenida y haciendo constar que el supervisor ha recibido el dinero.
5. El supervisor debe elaborar un informe, en el cual se consigne la cantidad de dinero recaudado y el número de anticonceptivos que distribuyó a sus agentes.
6. El supervisor entrega el dinero al administrador de finanzas, quien emitirá el recibo correspondiente.
7. El administrador de finanzas totaliza la cantidad de dinero que recibió de todos los supervisores y deposita el efectivo en el banco, registrando claramente la fuente, la fecha y la cantidad depositada.

Este es un buen sistema de control financiero ya que el flujo de efectivo puede verificarse desde que se lleva a cabo la venta de anticonceptivos hasta que se recibe el dinero correspondiente.

Ejemplo de Bolivia - Recibo de Pago

Al final de cada mes deben sumarse todos los vales de caja. El total de éstos más la cantidad de efectivo en caja, debe ser igual al tope máximo establecido. Por ejemplo, si el tope máximo de los fondos de caja chica a principio de cada mes es de $50 en moneda local (ML) y la suma de los vales de caja para el mes de septiembre es de ML$30 entonces se debería tener ML$20 en caja. El total de gastos, en este caso ML$30, debe ser reembolsado a la caja chica por medio de un cheque girado de la cuenta bancaria e incluirse en el saldo inicial de caja para el mes de octubre. El total de vales de caja chica servirá como documentación de respaldo para el cheque.

Todas las transacciones que tengan que ver con gastos de caja chica, depósitos mensuales y la cantidad de cada vale de caja clasificada por categoría presupuestal, deben contabilizarse en el diario.