Proyectar el flujo de caja es crítico para el éxito
del programa
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Los administradores deben asegurarse que cuentan con el suficiente
efectivo en los bancos (para programas del sector privado), o con los fondos
asignados (para programas del sector público) a fin de cumplir con todas
las obligaciones financieras mensuales. El primer paso durante el proceso
de planeación, es proyectar el flujo y la disponibilidad de fondos. Una vez que
se haya completado la preparación del plan de trabajo y el presupuesto,
el administrador usará ambos documentos para analizar la periodicidad de
las erogaciones o gastos anticipados. Al comparar éstos con la periodicidad de
los ingresos anticipados, el administrador podrá prever si existen períodos en
los cuales no contará con fondos suficientes.
Por ejemplo, si se tiene programada la inauguración de una nueva clínica
para el mes de mayo, probablemente durante los meses de marzo o abril, se
harán grandes desembolsos en efectivo para gastos de operación, por la compra
de equipo nuevo y mobiliario. Si el programa recibe pagos trimestrales
o mensuales fijos, no habrá suficiente efectivo durante marzo o abril, para
estos gastos tan altos y poco usuales, a menos que el administrador tome
las medidas necesarias, ya que de lo contrario, la clínica no podrá iniciar
sus actividades a tiempo o las iniciará sin el equipo adecuado.
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Estrategias para anticipar la falta de liquidez
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Existen tres estrategias básicas para aquellos casos en los que se
prevee fondos insuficientes. Todo administrador encontrará que por lo menos una
de las siguientes estrategias se puede aplicar a su programa:
- Ajustar la duración de las actividades establecidas en el plan de
trabajo, o reducir los gastos en el presupuesto;
- Reordenar el calendario de pagos de una agencia donante o
ministerio, de tal forma que las cantidades recibidas cubran las necesidades en
caso de existir gastos considerables;
- Solicitar un préstamo a corto plazo (generalmente sólo en el caso de
los administradores del sector privado).
La falta de previsión en el manejo preciso del flujo de fondos,
puede ocasionar faltantes en los momentos cruciales en la vida de un
programa, ocasionando demoras en el pago de salarios (con la
consecuente desmoralización de los empleados, con un alto índice de rotación de
personal), incapacidad para adquirir los suministros básicos y otras emergencias, que
en conjunto provocaría que el programa fracasara en lograr sus objetivos.
Desarrollar una hoja de trabajo con la proyección del flujo de efectivo
La hoja de trabajo para la proyección del flujo de efectivo constituye la herramienta clave
para el administrador, ya que permite el monitoreo de la cantidad de efectivo necesario para
cubrir los gastos anticipados. Al proyectar los ingresos y egresos, esta hoja de trabajo muestra
los ingresos y egresos anticipados de efectivo durante un período específico. Esta hoja permite
al administrador comparar los ingresos y egresos actuales con los proyectados, con la finalidad
de asegurar la disponibilidad de fondos suficientes para cubrir las necesidades del programa.
- Para elaborar la hoja de trabajo, se recomienda anotar la cantidad de efectivo al inicio
del primer mes. Esta cantidad representa el efectivo inicial (sección 1 en el ejemplo
a continuación).
- Posteriormente debe prepararse una lista de todas las fuentes potenciales de ingresos, que
se esperan recibir durante el año y que pueden utilizarse para cubrir los gastos. Después
se recomienda clasificar las proyecciones de ingreso mensual por categoría, anotando
las cantidades y en qué mes estará disponible el efectivo ("ingreso por fuente", en el
ejemplo). Totalizar los ingresos en la sección 2 del ejemplo para cada mes.
- Preparar una relación de las posibles categorías de egresos. Proyectar los gastos
mensuales por categoría presupuestal, y sumar los gastos por cada mes en la sección 4.
- Después de hacer el cálculo correspondiente, la hoja de trabajo reflejará el total
proyectado de ingresos (sección 2 del ejemplo) y el total proyectado de egresos (sección 4 del
ejemplo) por mes.
- Para obtener el total de efectivo disponible para el mes (3), hay que sumar el "Efectivo
al inicio del mes" (1) a la "Proyección del total de ingresos" (2).
- Para determinar el "Efectivo al final del mes" (5), restar el "Total de gastos" (4) del "Total
de efectivo disponible" (3).
- Trasladar la cantidad que aparece en el Total de efectivo disponible al final del mes, a
la primera línea del siguiente mes, de tal forma que el total de efectivo disponible al final
del mes (5) siempre sea igual que el total de efectivo al inicio del siguiente mes (1).
Herramientas y Técnicas
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