En todos los presupuestos se clasifican los gastos a efectuar, por categoría de actividad; gran parte de ellos también especifican los ingresos que esperan para cubrir estos gastos. Un presupuesto puede ser diseñado para una actividad individual, por ejemplo, un taller de capacitación, o para un programa completo u organización. El presupuesto de un programa u organización, deberá basarse en los presupuestos operativos de todos sus centros (como es el caso del programa regional DCA, un departamento o una clínica). Esta información desglosa el costo de las actividades del programa detalladas en el plan anual operativo y los ingresos que se obtendrán por tales actividades.

• El ejercicio de preparar el presupuesto obliga a los administradores a pensar detalladamente sobre cada actividad y poner por escrito sus ideas;

• Los presupuestos proporcionan a los administradores información esencial sobre los gastos proyectados y el ingreso asociado con las actividades planeadas; con ello los administradores saben si todas las actividades planeadas cuentan con apoyo financiero, si se requiere obtener más ingresos o si es necesario reducir costos;

• Es útil para los administradores preparar el presupuesto con base en un plan de trabajo, ya que de esta manera se puede garantizar que los recursos de la organización se utilicen sólo en las actividades planeadas;

• El encargado de planeación, está obligado a diferenciar entre las actividades no esenciales y las esenciales, siendo estas últimas las que tendrán prioridad;

• La organización está en mejor situación para contar con los recursos necesarios para cubrir sus gastos, si al preparar el presupuesto, incluye una lista detallada de los gastos proyectados, así como de las fuentes de financiamiento;

• Los presupuestos permiten a los administradores evaluar el costo actual por actividad, así como considerar alternativas en caso que ella resulte muy costosa;

• Los administradores podrán evitar un posible déficit en los recursos disponibles para actividades específicas, si cuentan con un presupuesto realista y actualizado, que se compare periódicamente con los gastos realizados;

• Las instituciones requieren establecer un presupuesto que les permita conocer el monto de los recursos que necesitan generar para lograr la autosuficiencia y en cuánto tiempo.

Las organizaciones de planificación familiar necesitan trabajar más en dirección a la creación de presupuestos que estén basados en planes de organización empresarial y no sólo en presupuestos apoyados por donaciones. Se debe tomar en cuenta las necesidades futuras del programa (en 3 a 5 o 10 años), y no sólo aquellas confrontadas año tras año.

Herramientas y Técnicas - Factores que deben tomarse en consideración durante la preparación del presupuesto

Existen dos pasos básicos para preparar un presupuesto: la identificación de los recursos necesarios y sus costos, y la determinación de las fuentes de financiamiento.

El primer paso consiste en especificar todos los recursos que se requieren para implementar las actividades descritas en el plan de trabajo y en asignar los costos de estos recursos. Para lograr esto, es necesario tomar cada actividad del plan de trabajo y cuantificar el tiempo, suministros, equipo y otros costos importantes para llevarla a cabo.

Por ejemplo, si un plan de trabajo de un distrito para un proyecto de servicios de distribución comunitaria de planificación familiar establece que los supervisores visitarán a los distribuidores cada dos meses, entonces el administrador responsable de la preparación del presupuesto deberá considerar los costos que se incurrirán por esta actividad. Asumiendo que muchos de los distribuidores viven en áreas lejanas, las cuales no cuentan con servicio de transporte público, esta actividad probablemente contemple los siguientes gastos: los salarios de supervisores y choferes, combustible y gastos de mantenimiento de los vehículos, gastos administrativos, tales como suministros de oficina y servicio postal en la oficina de distrito, viáticos y otros gastos de viaje para distribuidores y supervisores.

La mayoría de los costos por actividad, serán costos variables. Estos son los que varían de acuerdo con el volumen del servicio o el alcance de las actividades que se ofrecen. Algunos costos, sin embargo, son "fijos". Los costos fijos, son asumidos por el programa, sin importar el nivel de actividad o el volumen del servicio. Algunos ejemplos de éstos son el alquiler de un inmueble y gastos de mantenimiento, alquiler de equipo y la mayoría de los salarios. Ambos costos deben incluirse en el presupuesto.

El segundo paso para la preparación del presupuesto, consiste en determinar la fuente de los recursos necesarios y los gastos que cubrirá. Para muchos programas públicos, este paso resulta simple ya que hay una sola fuente de financiamiento: el gobierno. Pero, en los programas privados o en los públicos que reciben fondos privados o reciben dinero de donantes internacionales o del país o cobran tarifas para generar recursos, la tarea de identificar la forma de financiamiento para sus actividades, resulta más complicada.

Herramientas y Técnicas

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