Administración de las Finanzas

Es responsabilidad de todo administrador de programas de planificación familiar asegurarse que los fondos asignados a éstos, se utilicen en forma responsable y adecuada. Todo administrador necesita tener experiencia en administración financiera, ya que una parte importante de su trabajo es la planeación, monitoreo, registro y control de los recursos financieros necesarios para llevar a cabo su trabajo. Los administradores de programas del sector privado, así como un creciente número de administradores de programas del sector público, desarrollan planes financieros a largo plazo con el fin de generar suficientes ingresos para cubrir los costos del programa o su expansión. Este capítulo proporciona los conceptos de administración financiera y las herramientas necesarias para una planeación, seguimiento y utilización responsable y adecuada de los recursos del programa, teniendo en cuenta el costo-efectividad.

Se entiende por administración financiera el manejo de los recursos de una institución para alcanzar los objetivos organizacionales de la forma más efectiva posible. La administración financiera asegura los recursos disponibles para llevar a cabo las actividades delineadas por la organización durante el proceso de planeación.

Muchas organizaciones de planificación familiar son instituciones sin fines de lucro que definen sus objetivos generales y específicos en términos de los servicios que proporcionan a la comunidad. Generalmente, estos objetivos se determinan periódicamente durante la planeación del programa. Una vez que se han establecido, se utilizan las herramientas y técnicas de la administración financiera para asegurar la disponibilidad adecuada de los fondos a fin de alcanzar los objetivos planeados considerando su costo-efectividad.

Durante el proceso de planeación se definen los objetivos y se describen las actividades necesarias para lograrlos. Los gastos para llevar a cabo tales actividades son financiados, ya sea por los servicios que se proporcionen o por fuentes externas. El ciclo de administración financiera, por consiguiente, consiste en el suministro de servicios, la obtención de fondos, el pago de los gastos y el informe a las agencias donantes y a otras fuentes externas sobre el uso de los fondos donados.

Muchos administradores de programas de planificación familiar se enfrentan a retos tales como:

• Mantener o ampliar los servicios a pesar de la reducción de financiamiento por parte de los donantes o los gobiernos;

• Establecer alternativas de financiamiento de los servicios de planificación familiar, las cuales requieren del desarrollo de controles de administración financiera a niveles múltiples;

• Comparar la efectividad de los diferentes puntos o accesos de servicio dentro del sistema, lo que requiere del desarrollo de métodos para medir el costo de los servicios de planificación familiar;

• Cumplir con los diferentes requisitos de informe y procedimiento establecidos por las múltiples fuentes de financiamiento.

Para enfrentarse a éstos desafíos, los administradores necesitan tener una buena comprensión de los principios financieros. Estos incluyen las siguientes herramientas básicas:

• Elaborar el presupuesto para su plan de trabajo;

• Proyectar los ingresos y monitorear el flujo de efectivo;

• Controlar y administrar los fondos (estableciendo el control y los estándares básicos);

• Monitorear las finanzas (comparando los resultados del programa con las proyecciones presupuestadas);

• Determinar y comparar el costo de los servicios;

• Cumplir con los requisitos establecidos por los donantes y con los requisitos establecidos por la propia institución;

• Entender y utilizar los informes financieros para la toma de decisiones;

• Desarrollar un plan que contemple la independencia económica de la institución (autosuficiencia).

Estos temas serán descritos en las siguientes páginas; el logro de la autosuficiencia, se describe en el capítulo siguiente.

Las obligaciones financieras de los administradores difieren según sean del sector público o privado. En el sector público, la mayoría de los administradores tienen un presupuesto fijo. Si esta asignación no es suficiente, la única alternativa es tratar de obtener un incremento de su presupuesto, reducir sus gastos o incrementar la eficiencia de los programas existentes. A menudo se les restringe la posibilidad de llevar a cabo estos ajustes, ya que tienen un conocimiento limitado de los costos de personal, y los reglamentos del servicio civil de la administración pública les otorgan escaso control sobre la contratación o despido del personal. Además, estos administradores pueden trabajar con un sistema fijo de normas contables, controles financieros o informes, los cuales difícilmente pueden modificarse. No obstante, en muchas instituciones gubernamentales, los sistemas financieros se vuelven cada vez más descentralizados y hay un interés creciente en establecer tarifas por servicios, para cubrir así por lo menos parte del costo en que incurre el programa. Como resultado, un buen número de administradores del sector público se enfrenta a tareas de administración financiera que anteriormente se limitaba al sector privado, como por ejemplo el estudio del costo-efectividad de los servicios clínicos versus los servicios comunitarios.

En el sector privado, el grado de control sobre las finanzas y los sistemas financieros de la organización varía enormemente, dependiendo de qué tan grande y con cuántos grados de jerarquía cuente la organización y cuál es el nivel jerárquico del administrador. En general, los administradores del sector privado tienen más libertad que los del sector público para modificar los sistemas de información financiera, decidir las estrategias a seguir para incrementar los ingresos, reducir gastos y controlar las normas del personal. Las organizaciones del sector privado tienen más posibilidades de generar recursos a través de la venta de bienes o servicios, y de monitorear cuidadosamente su progreso en la generación de ingresos.

Un buen administrador, tanto del sector público como del privado, ofrece el mejor servicio posible con los recursos que administra, al mismo tiempo que mantiene las pautas de calidad descritas en su programa.