Cómo administrar las finanzas
- Todos los registros contables, diario y libro mayor se mantienen actualizados.
- Todos los informes financieros se preparan y presentan oportunamente.
- Se desarrolla un buen procedimiento para el uso de caja chica.
- Todos los pagos, a excepción de la caja chica, que sean mayores a una
cantidad determinada se pagan con cheque.
- Las actividades financieras se encuentran por separado, de tal forma que en
una sola transacción, una misma persona no es la que registra, revisa y autoriza.
- Se da seguimiento a los procedimientos establecidos para la autorización
de cualquier adquisición.
- Hay medidas de seguridad para proteger contra robo y pérdidas los activos,
libros de contabilidad y registros.
- Se hace un inventario físico del activo fijo y de los suministros, por lo
menos
una vez al año.
- Se lleva a cabo mensualmente la conciliación bancaria.
- Hay un plan o estrategia financiera con la finalidad de mejorar la
recuperación
de costos.
- El personal del área de administración financiera participa tanto en el
proceso
de planeación del programa como en el financiero.
- Se desarrolla un presupuesto anual realista, con base en el plan de trabajo.
- La organización cuenta con un presupuesto unificado, así como
sub-presupuestos para los diferentes programas y/o donantes. El sistema de contabilidad
asigna
los gastos adecuadamente a los diferentes programas y/o donantes.
- Hay una correlación entre cada código del catálogo de cuentas,
el presupuesto
y la administración de los informes financieros.
- Se monitorea en forma adecuada el flujo de efectivo y éste se proyecta en
forma anual, de tal manera que no existan períodos en que falte liquidez.
- Se comparan los gastos con el presupuesto en forma trimestral. Se
toman medidas correctivas como resultado de esta comparación.