Lista de verificación para asegurar un buen control financiero

Control de ingresos

• Emitir recibos con numeración consecutiva impresa para todo el efectivo que se reciba;
• Conservar todos los recibos pagados;
• Mantener control sobre todos los libros de registro de ingresos;
• Depositar inmediatamente en el banco cualquier cantidad de dinero recibida (no utilizar la cantidad recibida por la organización, por concepto de ventas u otras fuentes, antes de ser depositada intacta en el banco);
• Conciliar las cuentas bancarias mensualmente;
• Mantener un registro de todos los cheques recibidos;
• No cambiar cheques personales con fondos de caja chica;
• Guardar bajo llave todos los recibos no utilizados;
• Tener un registro de todos los compromisos de pagos o donaciones que se hagan a la organización.

Control de activo

• Mantener un control de activo fijo;
• Tener un registro actualizado de mantenimiento e inspección;
• Identificar con una marca permanente todo el equipo;
• Proteger el activo contra pérdida o robo, mediante una póliza de seguro;
• Conservar registros de uso de ciertos equipos tales como teléfono, fax, etc. (diario de operación, para uso de vehículos y equipo);
• Controlar los anticipos y obtener su respectivo reembolso a corto plazo;
• Invertir las disponibilidades para generar la mayor utilidad posible;
• Controlar las cuentas por cobrar para asegurar que el dinero se reciba a tiempo e implementar los procedimientos especiales para aquellas cantidades vencidas.

Control de gastos

• Obtener cotizaciones para cada compra y archivarlas junto con la requisición u orden de compra;
• Utilizar una orden de compra para todas las adquisiciones locales;
• Revisar que todos los bienes y servicios declarados como entregados, hayan sido realmente recibidos;
• Revisar que la cantidad, la calidad y el precio de los bienes o servicios recibidos correspondan con la descripción de compra;
• Efectuar en lo posible todos los pagos de determinada cuantía con cheque;
• Solicitar que todas las compras sean documentadas;
• Asegurarse que todos los gastos sean genuinos, razonables y para beneficio del proyecto;
• Revisar el presupuesto contra los gastos realizados;
• Revisar cada gasto y preguntar "¿Por qué estamos gastando en este producto?";
• Revisar la disponibilidad de fondos.

Control de pasivos

• Mantener las cuentas por pagar al mínimo;
• Mantener un control de cuentas de proveedores; hay que saber que suministros han sido pagados y con qué fecha serán entregados.

Modificado de Carr Stanyer Sims y Compañía, Kenia.