Los datos de los registros, archivos y formularios estadísticos son difíciles de utilizar por sí mismos. Los registros individuales de usuarios muestran lo que el interesado necesita saber, pero los administradores del programa requieren un resumen de estos datos para tomar decisiones que incluyan a los clientes como un todo y no en forma individual.

Los registros que incluyen extensas columnas de datos, generalmente no son útiles a menos que los rubros se sinteticen en una o dos medidas numéricas que den la información sobre el indicador del programa estudiado.

La destreza para resumir datos es sumamente importante. Los primeros pasos para resumirlos se conocen como tabulaciones, las cuales implican sumar números y utilizar los totales para calcular porcentajes y promedios. Se requiere de un alto nivel de exactitud por lo que los responsables de esta tarea necesitan tener conocimientos básicos de aritmética. Los registros, archivos y formularios estadísticos elaborados en forma deficiente pueden ocasionar errores, por lo cual es importante, como ya se explicó, asegurarse que los instrumentos de recolección de datos ayuden en vez de interferir con el proceso de tabulación.

La tabulación de datos constituye el primer paso del análisis. Los totales, porcentajes y promedios generalmente dan información básica sobre los indicadores de medida. En muchos casos estos resúmenes pueden ser todo lo que se necesita para tomar decisiones. Casi siempre los totales, porcentajes y promedios dan la información suficiente sobre el desempeño y operación de programas clínicos, programas comunitarios o de un componente específico de un programa tal como información, educación y comunicación.

Sin embargo, el administrador de un programa de planificación familiar que cubre una variedad de lugares y varios tipos de actividades, tal vez necesite examinar los resultados desde otra perspectiva para obtener el tipo de información que lo ayude a interpretar el significado de los indicadores y a tomar decisiones.

Después de las tabulaciones, los principales tipos de procesamiento de datos son la acumulación, la desagregación y las proyecciones. Estos métodos, que se explican en el recuadro siguiente, incluyen una variedad de técnicas y destrezas matemáticas. Los proyectos pequeños con pocos lugares de distribución, pueden realizar estos análisis manualmente. Los proyectos más grandes pueden requerir asistencia profesional o la ayuda de una computadora para realizar los análisis.

Los administradores de planificación familiar deben, por último, agregar o combinar datos de los distintos lugares donde se están llevando a cabo actividades, para obtener una visión global del programa.

Al agregar los datos resumidos de diferentes lugares, se necesita:

• Asegurarse de que los datos que se incorporan provengan del mismo tipo de servicio. Los informes sobre programas clínicos, sólo deben ser combinados con datos de programas clínicos. De manera similar, los datos de programas comunitarios, sólo deben ser combinados con informes de los mismos.
• Cerciorarse de que los datos agregados corresponden al tipo de información que se resume en los registros, archivos o formularios estadísticos individuales. Si se abrevia el número de nuevos usuarios, usuarios regulares y métodos anticonceptivos para cada grupo de los registros de un programa clínico o comunitario, debe incluirse exactamente la misma información de cada sitio en la nota de registro que se utilice para consolidar esta información de los diferentes lugares. En otras palabras, los formularios estadísticos para agregar información de los diferentes sitios del programa deben estar bien relacionados con los formularios originales de recolección de datos. Cuando esto no se cumple, se pierde información vital y se dificulta la toma de decisiones.

Cada vez que se tabula o analiza información para el uso propio o de alguien más, se está preparando un informe. Es necesario planear el método de difusión para que la información se entienda con facilidad y se relacione claramente con los indicadores de desempeño u operacionales del programa. La planeación cuidadosa de la tabulación y la suma de datos de las diferentes actividades del proyecto, es el primer paso para preparar informes útiles y apropiados.

En general, es necesario preparar cada informe cuidadosamente. Utilizando la siguiente lista, se asegurará que estén presentes las principales características de un buen informe.

Cómo preparar un informe

Cuando se preparan informes estadísticos, es bueno utilizar gráficas y cuadros para presentar la información más importante. Los cuadros y gráficas pueden aclarar el contenido, especialmente cuando se analizan los cambios que ocurren en el transcurso del tiempo (como la tasa de prevalencia de uso de anticonceptivos) o cuando se establece una comparación, como el uso de varios métodos anticonceptivos o la aceptación de la planificación familiar entre diferentes grupos objetivos.

La capacidad para comprender con facilidad la información tiene beneficios importantes:

• Genera interés en la información, lo cual promueve la toma de decisiones.
• Cuando los miembros del personal están interesados en la información y ven su utilidad, recolectan los datos con mayor cuidado, atención y de una manera más exacta.

Los informes constituyen la memoria del programa y de la organización; por ello hay que asegurarse que todas las personas tengan fácil acceso a ellos.

Ningún informe está completo sin la retroalimentación. Cuando se le hace saber al personal que sus informes están bien elaborados y que son útiles, el director aprecia el esfuerzo que hace el personal para recolectar y presentar la información. La retroalimentación también demuestra el valor y la importancia que tiene la investigación para la institución. La retroalimentación es una de las herramientas más poderosas de la dirección para motivar a su personal. Por ejemplo, los informes pueden circular en un boletín que haga comparaciones de logros de desempeño u operacionales entre diferentes lugares de un programa de planificación familiar. Este documento puede utilizarse para motivar al personal a mejorar su trabajo o a mantener niveles de desempeño.

La retroalimentación es la manera de hacer que el SIG dé información completa, exacta y regular para la toma de decisiones. El SIG trabaja mejor si todos los miembros del personal están comprometidos en su desarrollo, si tienen claros los objetivos y saben que la información se utiliza. La dirección, como los supervisores que reciban el informe, deben reconocer el esfuerzo de los trabajadores del programa de planificación familiar que mantienen el sistema de información en funcionamiento y apreciar el esfuerzo realizado. Por lo anterior, es conveniente hacer evaluaciones del programa con los resultados de estos esfuerzos.

La retroalimentación es mejor cuando se hace de manera sistemática. Es de vital importancia cerrar el círculo en el proceso de informe. Esto significa que el administrador debe revisar si las decisiones o acciones apropiadas se basan en los datos proporcionados. Cuando se revisen informes, es importante hacerse las siguientes preguntas:

¿Se ha dado la información sobre todos los indicadores claves?

¿Se han identificado todas las deficiencias?

¿Los datos en los informes estadísticos son confiables y exactos?

¿Se han interpretado los datos, y las conclusiones se han incluído en los informes estadísticos?

¿Incluye el informe decisiones o acciones que se han tomado con base en los datos recolectados?

Mientras se desarrolla el programa de planificación familiar, la dirección tendrá que revisar los indicadores operacionales y de desempeño y modificar los instrumentos de recolección de datos. Si hace cambios de acuerdo con el siguiente principio, el SIG continuará cubriendo sus necesidades: La dirección debe estar segura de tener una razón para recolectar cada rubro, y cerciorarse que la información que se recolecta esté actualizada y que sea confiable y exacta.

Administración y uso de la información