Todo el personal administrativo y profesional en el programa de planificación familiar necesita utilizar información para tomar mejores decisiones. Una vez que se decide el tipo de información que cada persona o unidad requiere, debe determinarse la manera más eficiente para obtener y transmitir la información. El movimiento de información en la organización se denomina flujo de información.

El flujo de información depende de varios factores:

• Quién necesita la información. La información detallada sobre la cuenta corriente del proyecto debe ir al Administrador de Finanzas.
• Cómo se utiliza la información. El Director del Programa puede necesitar combinar datos clínicos y financieros para establecer el costo-efectividad de los servicios que se ofrecen en diferentes clínicas.
• Qué nivel de detalle se requiere. El agente que ofrece servicios de PF puede necesitar información muy detallada sobre el status de cada cliente.
• Qué formato debe utilizarse para presentar la información (tablas, gráficas, informes). El Director Regional del Programa puede requerir tablas que resuman la información de los usuarios regulares por distrito, para comparar la cobertura de los agentes que ofrecen los servicios en esa región.

Cuando la información va de un usuario a otro, cambiará tanto el nivel de detalle como el formato en que se presenta. Estos cambios en detalle y formato (palabras, tablas numéricas y gráficas) deben corresponder a las necesidades del usuario y al nivel en el que se utilizará la información.

Esta tabla ayudará a verificar si la información está circulando apropiadamente, a descubrir qué problemas de flujo de información existen y a decidir qué hacer para mejorar la situación. Esta tabla puede actualizarse continuamente para ver cómo cambia el flujo de información mientras el programa evoluciona y cómo cambian las necesidades de información. En el siguiente ejemplo, la gráfica de flujo de información ha sido preparada para un programa de distribución comunitaria.

Gráfica del flujo de información en un programa comunitario de planificación familiar

Después de seleccionar los indicadores apropiados, identificar las fuentes de información y considerar cómo circulará la información entre el personal, se puede pasar a revisar los instrumentos y procedimientos para la recolección de datos. Se requiere de un gran esfuerzo para obtener información y, por lo tanto, es importante asegurar que tanto la recolección como el uso sean lo menos complicado posible.

Los datos de rutina se obtienen de diferentes fuentes utilizando distintos tipos de instrumentos de recolección. Los tipos de instrumentos requeridos dependen de la información que se necesite recoger.

Algunos instrumentos relacionados con la recolección de datos son:

• Historia clínica;
• Registro de uso de anticonceptivos ofrecidos por la clínica;
• Informe de distribución de anticonceptivos en la comunidad;
• Registros diarios de clientes de clínicas de planificación familiar;
• Registro y mapeo de usuarios potenciales de planificación familiar.

Además, un programa de planificación familiar requiere datos administrativos que pueden recolectarse mediante los siguientes instrumentos:

• Inventario de anticonceptivos.
• Registro de una sesión de supervisión.

Todos los instrumentos de recolección de datos deben ser considerados como un paquete de herramientas interrelacionadas que ayudan a los administradores a obtener la información que necesitan para tomar decisiones adecuadas.

Herramientas y Técnicas - Instrumentos de recolección de datos de rutina y sus usos

Cuando los formularios estadísticos, registros o archivos no pueden modificarse, hay que tratar de obtener lo mejor de los registros existente, buscando siempre la exactitud, claridad y buena tabulación.

Después de identificar los indicadores claves que se desean utilizar, puede notarse que toda la información en los formularios y registros actuales es útil. Si los instrumentos dan más información de la necesaria, debe prepararse una hoja de tabulación suplementaria para obtener resúmenes diarios de la información requerida. Los resúmenes diarios asegurarán el acceso a la información de los indicadores clave.

Cuando todos los instrumentos de recolección de datos se encuentren en su etapa final, es aconsejable preparar un pequeño manual sobre la utilización de cada instrumento. El manual debe describir quién tiene que llenar los formularios, qué tan seguido y bajo qué circunstancias, así como dar instrucciones detalladas sobre cómo deben llenarse. Además, debe señalar el formato de informe e indicar su frecuencia y a quién debe enviarse. El manual debe proporcionar ejemplos sobre el uso de la información. A continuación se presentan ejemplos de formularios tomados del manual de un sistema de recolección de datos clínicos en Colombia.

Ejemplo de Colombia - Formas para recolección de datos

Cómo utilizar información no-rutinaria en la toma de decisiones

Algunas veces los administradores necesitan información que no está disponible en los registros, archivos o formularios estadísticos que se utilizan regularmente. Algunos ejemplos de información no-rutinaria incluyen características especiales de usuarios o personas encargadas de ofrecer servicios o la manera de ofrecer los servicios de planificación familiar. Pueden utilizarse encuestas especiales y distintos métodos de investigación para obtener esta información. Estos métodos pueden ser costosos y requerir especialistas que los diseñen y lleven a cabo.

La función del administrador de planificación familiar consiste en identificar los momentos en que se requiere información adicional y pedir ayuda al departamento de evaluación o contratar a un experto para diseñar y realizar estas investigaciones especiales. Debe asegurarse además que el personal participe tanto en el diseño y ejecución, como en el análisis e interpretación de los resultados.

Herramientas y Técnicas - Información especial para facilitar la toma de decisiones