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Cómo desarrollar un sistema efectivo de información gerencial
Se requiere un gran esfuerzo, experiencia, tiempo y dinero para crear
un sistema de información gerencial que produzca información integrada
y completa. El desarrollo o mejoramiento de tal sistema, es, generalmente,
una tarea organizacional de gran envergadura.
Sin embargo, aun cuando la organización no se haya impuesto el
compromiso de desarrollar esta tarea, se puede realizar una función importante
para mejorar el sistema y cubrir sus necesidades. Tal vez no sea posible
cambiar los formularios de registro o archivos, pero pueden hacerse
cambios marginales, tales como el mejoramiento en la exactitud de los datos y
la puntualidad de las fechas de informe e introducir medidas que aseguren que
se hará el uso más completo de los datos existentes. De esta manera,
pueden hacerse mejoras evidentes en el sistema de información gerencial sin que
esto represente una gran carga para la organización. Si el proyecto es grande,
es probable que se requiera trabajar estrechamente con el experto en SIG.
En conjunto llevarán a cabo los pasos necesarios para obtener una idea general
de todo el SIG, la manera en que funciona y lo que necesita mejorarse. Si
el proyecto de SIG es pequeño,el administrador puede responsabilizarse de
este proceso.
Cómo diseñar o evaluar un sistema de información gerencial
Si se habla de una institución que no tiene los recursos humanos
con experiencia en sistemas de información gerencial que desea organizar
o mejorar su SIG, es buena idea solicitar ayuda de personas u
organizaciones que tengan dicha experiencia o de un consultor.
Es muy probable que éstas seguirán una serie de pasos para obtener una
visión general del sistema de información, la manera cómo funciona y qué
se requiere para mejorarlo. Los resultados de cada paso ayudan a determinar
si necesitan hacerse cambios, así como qué cambios aseguran que el sistema
de información cubre las necesidades propias y las del personal. Los pasos
más importantes son los siguientes:
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Pasos para analizar el SIG
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- Identificar a todos aquellos que están utilizando o deberían utilizar
los distintos tipos de información (voluntarios, líderes de la
comunidad, trabajadores clínicos y otros profesionales, trabajadores de
campo, supervisores, administradores, etc.)
- Establecer los objetivos a largo y corto plazo de la
organización, programa, departamento o punto de prestación de servicios.
- Identificar la información que se requiere para ayudar a las
diferentes personas en el programa de planificación familiar a
desempeñarse efectiva y eficientemente, y eliminar la información que se
recolecta pero que no se utiliza.
- Determinar cuáles de los formularios y procedimientos actuales
para recolectar, registrar, tabular, analizar y brindar la información,
son sencillos, no requieren demasiado tiempo y cubren las necesidades
de los diferentes trabajadores, y qué formularios y
procedimientos necesitan mejorarse.
- Revisar todos los formularios y procedimientos existentes
para recolectar y registrar información que necesiten mejorarse o
preparar nuevos instrumentos si es necesario.
- Establecer o mejorar los sistemas manuales o computarizados
para tabular, analizar, y ofrecer la información para que sean más útiles
a los diferentes trabajadores del programa de planificación familiar.
- Desarrollar procedimientos para confirmar la exactitud de los datos.
- Capacitar y supervisar al personal en el uso de nuevos
formularios, registros, hojas de resumen y otros instrumentos para
recolectar, tabular, analizar, presentar y utilizar la información.
Para preparar esta visión de conjunto del sistema de información, es
necesario reunirse con el personal, con colegas de otros servicios de salud, con
líderes comunitarios, voluntarios y clientes. Es importante recolectar la
información de manera sistemática, anotando las respuestas claramente para que
puedan revisarse más tarde.
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Optimizar un sistema de información gerencial: Qué preguntar, qué observar, qué verificar
| ¿El sistema de información ayuda a planear, monitorear y evaluar? |
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Qué preguntar: |
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¿Proporciona el sistema información sobre lo siguiente? |
¿Ayuda el sistema al personal en lo siguiente? |
¿Permite el sistema acceder a información detallada en lo siguiente? |
| Qué observar: |
Qué verificar: |
| de la planeación |
Demanda de métodos de PF. Utilización de los servicios existentes. Cobertura de la población. |
Determinar objetivos generales y específicos. |
Componentes del programa. Resultados por regiones. Grupos poblacionales. |
| del monitoreo |
Obtención de metas. Uso de métodos. Costo de los servicios. |
Identificar y resolver problemas. |
Logros por actividad. Utilización del personal. Gastos. |
| de la evaluación |
Número de:
Nuevos usuarios.
Nuevos clientes.
Usuarios activos.
Cambio de métodos.
Abandonos. |
Determinar el énfasis del programa en el futuro. Determinar si el programa está alcanzando sus objetivos. |
Resultados por unidad.
Resultados agregados.
Resultados comparativos. |
| ¿ El sistema de información funciona efectiva y eficientemente? |
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Qué preguntar: |
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¿Incluye el sistema los siguientes componentes? |
¿El sistema es fácil y simple de usar? |
¿Satisface el sistema a los usuarios? |
| Qué observar: |
Qué verificar: |
| Fuentes de información rutinaria |
Archivos.
Registros.
Formularios especiales. |
Tiempo para llenar la información.
Redundancia en los datos. |
El propósito de todos los instrumentos es conocido. |
| Personas que usan la información |
La dirección.
Personal a cargo de progs.
Personal administrativo.
Miembros de la comunidad. |
Los resultados están disponibles cuando se les necesita. |
La información es consultada antes de llevar a cabo las decisiones. |
| Recolección de información especial (no rutinaria) |
Investigaciones.
Grupos focales.
Entrevistas de salida.
Evaluación rápida. |
Puede llevarse a cabo cuando se detectan vacíos en la información. |
Puede llevarse a cabo con un esfuerzo y costo razonables por los miembros del personal. |
| Capacidad de informe |
Análisis.
Presentación.
Conclusiones. |
Claridad.
Precisión.
Que esté completo.
Puntualidad. |
Se entienden la información y su interpretación. |
| Disponibilidad de la información |
Comunicación.
Retroalimentación. |
Fuente y destino de los informes. |
El personal en todos los niveles tiene la información que necesita para trabajar. |
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Cómo procesar los resultados del análisis del SIG
Cuando finalizan los pasos necesarios para conocer el SIG, hay que
analizar los resultados. A continuación se enumeran algunos enfoques para hacer
el análisis y algunos temas específicos que permiten mostrar si el sistema
de información gerencial cubre las necesidades de la organización.
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Necesidades de información
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Considerar las necesidades especiales de información
del programa de planificación familiar. Por ejemplo:
¿Se encuentra el programa en una fase de desarrollo incipiente
o avanzada? Considerar que:
- Un programa que acaba de comenzar, requiere de
información básica, tal como número de usuarios nuevos y número
de usuarios regulares, etc.
- Un programa que llega a todos los miembros del
grupo objetivo, necesita información para evaluar la calidad de
los servicios.
¿Tiene el programa componentes clínico, de mercadeo social
o comunitario? Considerar que:
- Un programa de planificación familiar que funciona con
base en clínicas que ofrecen anticonceptivos orales, DIU
y anticonceptivos inyectables, necesita recolectar
información sobre el volumen de servicios ofrecidos, las características
de la población atendida, la calidad de los servicios, etc.
- Un programa de distribución comunitaria (DCA),
necesita información sobre el número de ciclos de píldoras y
de condones que se distribuyen por cada trabajador de DCA.
¿El programa es completamente financiado o los clientes pagan por
los servicios? Considerar que:
- Un programa subsidiado, necesita información sobre el
número de clientes por cada servicio para establecer tasas para
los reembolsos.
- Un programa en el cual los usuarios pagan por los servicios
que reciben, necesita información sobre todos los costos que
tienen relación con los servicios para determinar tarifas justas
y accesibles. Cuando se cobra por los servicios, mejora
la confiabilidad de la información recolectada porque se
tienen parámetros distintos para evaluar tales servicios.
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Tipos de información disponible
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Considerar el tipo de información disponible en
formularios, registros y archivos para la toma de decisiones.
Por ejemplo:
- Los registros de usuarios pueden proporcionar información
importante sobre el perfil de los clientes.
- Los archivos pueden dar información importante sobre usuarios
nuevos, activos y sobre aquellos que cambiaron a otro método.
- Los registros de supervisión pueden dar información importante sobre las
necesidades en el suministro de anticonceptivos.
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Información que no se registra
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Considerar la información que se requiere y que no se
encuentra en los registros, archivos y formularios existentes.
Por ejemplo es posible que:
- Los registros de usuarios pueden no proporcionar información
acerca de efectos secundarios y complicaciones, ni sobre usuarios
que abandonan el programa.
- Los registros o informes de supervisión pueden no dar información
sobre la calidad de los servicios clínicos.
- Los registros pueden no establecer distinciones entre los usuarios
activos y los nuevos.
- Los formularios utilizados pueden no brindar información
oportuna sobre el consumo de anticonceptivos, lo cual es necesario
para determinar la cantidad que se necesita y cuándo se deben
solicitar dichos productos.
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Frecuencia de la recolección de información
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Determinar qué información se necesita regular y
frecuentemente y qué información se requiere sólo
periódicamente. Por ejemplo, es posible que:
- La información sobre los usuarios nuevos y sobre métodos que se
solicitan por primera vez, se necesite regular y frecuentemente para
dar seguimiento al programa en la cobertura de objetivos a niveles
local y regional.
- La información de tipo demográfico, se requiera con menos
frecuencia, para ayudar en la planificación de un programa.
- La información financiera, se requiere regular y frecuentemente
para llevar un control de los gastos y de los presupuestos.
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Métodos de recolección de la información
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Considerar métodos de recolección de información simples
y económicos, para complementar la información suministrada
por las historias clínicas, los registros y los
formularios. Por ejemplo:
- Las evaluaciones rápidas (o las encuestas a pequeña escala), son
útiles para obtener información en temas tales como el cambio de
métodos, los usuarios que abandonan el programa, los efectos
sobre la fecundidad, y otros.
- Los grupos focales (discusiones guiadas en un grupo seleccionado
de personas), proporcionan buena información de los usuarios,
sobre las razones para la satisfacción o insatisfacción con los
servicios clínicos y de otro tipo o con el personal, la efectividad de
los mensajes de IEC, la receptividad y disposición de ciertos
grupos hacia la anticoncepción, etc.
- Pequeños proyectos de investigación operacional, informan sobre
diferentes formas de distribución de anticonceptivos o sobre la
efectividad de canales de distribución de los sectores público y
privado.
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Análisis e interpretación
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Considerar cómo diferentes grupos de trabajo pueden utilizar
la información de planificación familiar para mejorar su
desempeño. Por ejemplo, puede que:
- La dirección requiera información resumida sobre el costo
y calidad de los servicios, sobre la satisfacción de los clientes y
sobre las razones para descontinuar o cambiar métodos, y
para determinar cómo mejorar las estrategias y calidad del programa.
- Los supervisores necesiten información sobre el número
de usuarios que serán atendidos por cada trabajador de DCA
para determinar los medios más efectivos para apoyar el trabajo y
hacer un mejor seguimiento del mismo.
- Los trabajadores de DCA necesiten información sobre
los requerimientos de cada usuario para planear visitas de consejería
y métodos anticonceptivos.
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Formato y contenido apropiados de los informes
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Considerar si se cuenta con la información apropiada, de
utilidad y en el momento en que se requiera.
Por ejemplo, es posible que:
- Los trabajadores de DCA, utilicen mapas de la zona para tener
un registro de la residencia de los usuarios de planificación familiar
y qué tipo de anticonceptivos usan.
- Los supervisores hagan seguimiento de la efectividad de
los trabajadores de DCA mediante una simple gráfica que muestre
los resultados de las visitas domiciliarias de cada trabajador de
campo que supervisan.
- Los administradores de clínicas, utilicen gráficas simples
que reflejen el número de visitas a la clínica, el número de
nuevos usuarios y el número de usuarios permanentes para
dar seguimiento y evaluar el estado actual del programa.
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Cómo dar retroalimentación
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Considerar cómo utilizar la información para dar
una retroalimentación efectiva al personal.
Por ejemplo:
- Los supervisores pueden motivar al personal a trabajar
más activamente permitiéndole comparar su desempeño con el de
sus compañeros.
- La retroalimentación puede utilizarse para mostrar los logros
del programa que pueden ser útiles para generar apoyo político.
Viñeta - La importancia de una información exacta y periódica
Acciones para mejorar el sistema de información
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Maneras sencillas para mejorar el SIG
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La revisión por parte del administrador sirve para indicar en qué áreas
debe mejorarse el SIG. Hay muchas formas en las cuales un sistema de
información puede desarrollarse. Muchas de las mejoras podrán hacerse mediante:
- La eliminación de información innecesaria;
- El mejoramiento de los informes en los cuales se hace
la retroalimentación;
- Involucrando al personal en el uso regular de la información
para planear, supervisar y evaluar sus actividades.
A continuación se describen ejemplos de acciones simples que
pueden incrementar la efectividad del sistema de información:
Recolección de datos: Las historias clínicas con frecuencia son
ilegibles porque no hay suficiente espacio para registrar la información
requerida. Este problema puede resolverse eliminando la información innecesaria
y rediseñando el modelo para incorporar las sugerencias hechas por
el personal. Este personal requiere capacitación sobre el uso de los
nuevos formularios.
Registro de datos: Los miembros del personal cometen muchos errores
al totalizar la información de los registros. Las hojas de resumen simples
con instrucciones y capacitación en su uso, pueden ayudar a reducir
estos errores matemáticos.
Análisis e interpretación de los
datos: Los supervisores del programa DCA pueden no utilizar la información mensual del número de
usuarios para hacer el seguimiento al desempeño de cada trabajador de
DCA, porque los informes pueden ser difíciles de leer. Es posible que
una gráfica que ilustre el desempeño de cada trabajador puede mejorar
el seguimiento y de paso el desempeño de los trabajadores de DCA.
La dirección debe concientizar al personal de los servicios clínicos sobre
la importancia de una recolección, tabulación y análisis exactos de los datos
para los informes. Una de las formas de lograr esto consiste en utilizar los
datos como medio para evaluar el desempeño del personal de los servicios clínicos
y para proporcionar retroalimentación.
Mantener el SIG en el camino correcto
Mientras se desarrolla o mejora el SIG, es necesario
revisarlo periódicamente para ver si se mantiene en el camino correcto.
Para verificar si el sistema de información cubre las necesidades, es
útil aplicar los siguientes criterios:
- El SIG es ahora más accesible, es decir, después de una
adecuada orientación y capacitación, el personal puede utilizarlo.
- El SIG ya no es una carga para el personal. Los trabajadores
en todos los niveles perciben al SIG como una herramienta
de administración importante y no como un conjunto de
tareas difíciles, ni como una pérdida de tiempo.
- El SIG es una ayuda para tomar decisiones informadas.
- Se tiene una idea clara sobre el por qué se recolecta cada uno
de los datos.
- La información es ahora más actualizada, confiable y exacta.
Si existe un acuerdo sobre cada uno de estos puntos mientras se
trabaja en mejorar el SIG, es seguro que se va en la dirección correcta.
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