Determinar los recursos necesarios

Los recursos necesarios para el adiestramiento varían según el tipo de capacitación (clínica, IEC o administrativa) que se ofrece. Es importante hacer un inventario de todos los materiales de capacitación que se requieren para desarrollar el programa.

La dirección puede decidir la capacitación local o enviar a los candidatos a otros lugares. Organizar y desarrollar un programa de capacitación local, requiere una organización compleja y coordinada pero es mucho más barato. Pueden capacitarse varias personas de la localidad por el costo de enviar fuera a una sola persona. Si se decide este tipo de adiestramiento, los organizadores y especialistas en capacitación necesitan desarrollar las siguientes actividades:

Lista de preparación para capacitación local

Desarrollar un presupuesto para las actividades de capacitación

Una vez que se diseñe y planee el programa, se prepara el presupuesto detallado. Aunque la planeación inicial fue hecha con los parámetros del presupuesto global de capacitación, necesita prepararse un presupuesto detallado de los recursos humanos y materiales requeridos.

Las siguientes guías son útiles para desarrollar el presupuesto.

Herramientas y Técnicas - Guías para la preparación de un presupuesto

Propuesta del programa de capacitación

La necesidad de capacitación puede ser evidente, pero los fondos para pagarla quizá sean difíciles de obtener. Se podrá contar con una mejor oportunidad para lograr fondos si se presenta a las agencias donantes y a los niveles decisorios, ideas claras y bien formuladas de que el adiestramiento puede mejorar el desempeño del personal en el programa.

Antes de hacer la propuesta, es buena idea hablar con el donante potencial. El contacto personal es muy importante para obtener fondos y permite averiguar si:

• El donante está interesado en financiar capacitación del tipo que se quiere proponer;
• Se necesita incluir cualquier consideración especial en la propuesta;
• El donante requiere un formato especial para la propuesta.

Una vez que se establecen los objetivos del programa de capacitación, que se prepara un presupuesto preliminar y que se termina la planeación inicial, puede realizarse una propuesta solicitando los fondos necesarios. Generalmente, las propuestas son de varias páginas y siguen un perfil similar al siguiente:

Perfil de la propuesta del programa

1. Antecedentes y justificación.
2. Objetivos generales del programa de capacitación.
3. Objetivos específicos del programa de capacitación.
4. Descripción del programa (incluyendo fechas, horarios, sitios, participantes, contenido, materiales, etc.).
5. Docentes propuestos.
6. Plan de evaluación.
7. Actividades de seguimiento de capacitación.
8. Presupuesto.
9. Participación financiera local.

Una propuesta clara y bien organizada, que justifique la necesidad del programa de capacitación y muestre cómo afectará positivamente los resultados del programa global, será apoyada más fácilmente por una agencia donante.

Administrar la logística del programa

El éxito de un programa de capacitación depende, no sólo de la calidad de éste, sino también de la logística subyacente al programa. Los participantes necesitan estar cómodos, bien alimentados y disponer del transporte necesario. Si falta cualquiera de estos factores, los participantes tendrán problemas para concentrarse en su capacitación.

Para asegurar que las cosas se efectúan correctamente, el trabajo de los docentes debe ser coordinado con el personal administrativo y de logística. Las decisiones que tomen los instructores, tienen un impacto directo sobre el personal administrativo/logístico y requieren una buena comunicación, una retroalimentación y una coordinación efectiva. El responsable del programa de capacitación debe preparar un plan de trabajo que identifique:

• Todas las actividades que necesitan realizarse;
• Todos los materiales que se requieren para cada actividad;
• Los responsables de cada actividad;
• La fecha límite para terminar cada actividad.

Actividades	Materiales que se necesitan	Personal responsable	Tiempo requerido	Fecha límite	Tareas termin.
1. Seleccionar y reservar un aula.		Coord. capacitación	1 día	1 de sept.	*
2. Enviar invitaciones.	Sobres y papel membretado	Coordinador de capacitación Secretaria	1 día	5 de sept.	*
3. Finalizar el diseño del curso.		Coord. capacitación Capacitadores	1 semana	15 de sept.	*
4. Seleccionar los materiales de capacitación.	Referencias bibliográficas	Coord. capacitación Capacitadores	1 semana	22 de sept.
5. Preparar manuales y materiales de capacitación.	Libros, manuales de capacitación, folders o carpetas, plumas, lápices y libretas	Secretaria	4 días	27 de sept.
6. Preparar los refrigerios para los participantes.	Café, te, tazas, vasos, etc.	Secretaria	medio día	25 de sept.

La evaluación es un proceso continuo que comienza con el desarrollo de los objetivos de capacitación. Lo ideal es evaluar los programas de capacitación desde el principio, durante, al final y una vez más después de que los participantes regresen a sus trabajos.

Al principio, es útil recolectar datos básicos de los participantes, tanto de su nivel de conocimientos y habilidades, como de sus expectativas respecto a la capacitación. Esto puede hacerse con un examen inicial (pre-prueba) para determinar el nivel de habilidad de cada participante y para recibir información de lo que esperan aprender. Estos datos pueden utilizarse para evaluar si se ha conseguido mejorar el conocimiento y las habilidades y si se ha satisfecho las necesidades de los participantes.

Durante la capacitación, los docentes deben reunir información de los participantes para asegurar la relevancia del material presentado y la efectividad de las técnicas de capacitación utilizadas. Puede ser útil elaborar un comité de evaluación de los alumnos con el que pueda reunirse el docente periódicamente.

Por último, debe evaluarse la capacitación tanto al final del curso como después de que los empleados regresen a sus trabajos. Al final del curso, antes que regresen los participantes, el docente puede aplicarles la post-prueba, que puede ser igual a la pre-prueba. La diferencia en los resultados de los dos exámenes revelará cambios en el conocimiento, actitudes y habilidades que ayudarán a evaluar la efectividad de la capacitación. Siempre debe haber una oportunidad para los participantes de evaluar las habilidades del docente y la adecuación y efectividad de las metodologías utilizadas.

El seguimiento sistemático de los participantes, dentro de su lugar de trabajo, permite al administrador evaluar la efectividad de la capacitación, es decir, si utilizan bien sus nuevas habilidades, descubrir deficiencias que aún persistan en su desempeño y planear capacitación adicional o refuerzos dentro del trabajo. Además, cuando los empleados saben que un supervisor efectuará visitas de seguimiento, estarán más motivados para aplicar las habilidades que acaban de aprender.

Las actividades de seguimiento son muy importantes y deben verse como una parte integral del programa de capacitación. Estas actividades han de planearse cuidadosamente por adelantado para asegurar los recursos suficientes en el presupuesto. Cuando lo permita la situación, el seguimiento puede llevarse a cabo como una rutina de la visita de supervisión.

Herramientas y Técnicas - Diferentes métodos para evaluar programas de capacitación

Después de las visitas de seguimiento, es buena idea preparar un informe y enviarlo a los miembros del personal que se visitaron, a sus superiores, a las oficinas gubernamentales regionales de salud y a los capacitadores.

En las páginas siguientes se presenta una muestra de las formas de evaluación de un programa de capacitación. Para valorar el desempeño de los docentes y ayudarlos a satisfacer las necesidades de los participantes, es útil un formulario de evaluación a ser llenado por los estudiantes. Este formulario puede incluir áreas como el entusiasmo, el conocimiento del tema, las habilidades para explicar el tema, para facilitar discusiones, para resumir las ideas principales y para el uso de materiales audiovisuales de apoyo. Se puede preguntar si la metodología y técnicas de capacitación fueron apropiadas, y qué les gustó más y qué menos a los participantes sobre el estilo del docente y qué sugerencias tienen para mejorar en el futuro.

Herramientas y Técnicas - Evaluación final del programa de capacitación

Lista de verificación del programa de capacitación

Capacitación para un desempeño efectivo