- Seleccionar las fechas para el taller de capacitación.
- Obtener los permisos necesarios.
- Organizar los registros del taller.
- Reservar el local para la capacitación.
- Coordinar la participación de cada docente en las unidades
temáticas.
- Seleccionar a los docentes y personal que participará en la
capacitación.
- Hacer arreglos posibles de hospedaje.
- Identificar personas con recursos potenciales e invitados especiales.
- Identificar participantes potenciales.
- Establecer el apoyo secretarial, administrativo y logístico.
- Enviar invitaciones a los participantes (anexar los objetivos del programa).
- Enviar invitaciones a los donantes, capacitadores e invitados especiales.
- Enviar cartas de confirmación a los participantes con el resumen del
programa e información de los arreglos acordados (anexar formularios de
información sobre viajes cuando sea necesario).
- Completar los arreglos de hospedaje. Preparar un paquete de orientación
con información del área y el lugar de la capacitación.
- Preparar una agenda para la ceremonia de apertura, gafetes para la
identificación de los participantes, horario y lista de participantes.
- Asegurarse que las formas de evaluación estén listas.
Tareas a realizarse durante el programa
- Hacer seguimiento de los gastos en relación con el presupuesto
establecido.
- Mantener archivos del taller de trabajo.
- Evaluar con los docentes el proceso diario y hacer los ajustes necesarios.
- Arreglar una visita regular a las personas del área
logística/administrativa.
- Preparar una lista de las direcciones de los participantes.
- Auxiliar a los participantes con los arreglos de su viaje de regreso.
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- Hacer los arreglos necesarios para las comidas y refrigerios.
- Ordenar y preparar certificados.
- Contratar transporte al aeropuerto, central de trenes y buses para eventos
especiales o visitas de campo.
- Ordenar materiales de lectura, tales como publicaciones relevantes al curso.
- Ordenar material y equipo de adiestramiento.
- Preparar el equipo (audiovisual, computadoras, etc.).
- Preparar manuales de docentes y participantes y panfletos.
- Planear y organizar la ceremonia de apertura.
- Hacer arreglos para información a la prensa (si es apropiado).
- Planear y reservar espacio/transporte/comida para eventos especiales.
- Reservar habitaciones incluyendo un salón de conferencias con el equipo
adecuado, salas más pequeñas para el trabajo en grupo con
ventilación/calefacción/iluminación adecuada, etc.
- Contratar el aseo diario de los salones.
- Dar ayuda secretarial/administrativa a los docentes.
- Opcional: Arreglar una foto del grupo.
Tareas post-programa
- Reunirse con los docentes y con miembros del equipo
logístico/administrativo para discutir los problemas encontrados y los
éxitos logrados y establecer una retroalimentación general.
- Enviar cartas de agradecimiento a todas las personas que colaboraron con el
programa.
- Actualizar o terminar manuales para docentes y una bibliografía de
referencia con material de adiestramiento.
- Clasificar los resultados de la evaluación.
- Seleccionar, redactar y reproducir informes finales y recomendaciones.
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