La orientación incluye:

• Informar en detalle al personal sobre sus nuevas funciones y responsabilidades;
• Informar al personal sobre nuevos procedimientos, normas y reglamentos organizacionales o cambios en los mismos. Cuando esto sea posible, debe hecerse por escrito;
• Capacitar al personal en las habilidades que necesitan para sus nuevas responsabilidades;
• Desarrollar una sensibilidad a las perspectivas y necesidades de los clientes.

Es esencial orientar de una manera efectiva al personal cuando:

• Se contrata nuevo personal, para familiarizarlo con sus nuevas obligaciones;
• Se inician nuevos servicios, para ayudar al personal a ofrecerlos;
• Hay una reorganización, para familiarizar al personal con los nuevos procedimientos, normas y/o divisiones de tareas.

Las actividades de orientación pueden presentarse de varias formas:

• Una presentación formal;
• Un taller;
• Una reunión de personal;
• Discusiones de persona a persona;
• Un ejercicio de juego de roles;
• Materiales escritos;
• Visitas a la comunidad.

Lista de orientación

Desarrollo de un manual de personal

El manual de personal debe incluir:

Una visión del propósito y estructura de la organización, que contenga una descripción del personal clave y las líneas de autoridad.

Las normas de administración de personal, que incluyen explicaciones de las prestaciones, procedimientos para quejas, reclamos y permisos/vacaciones, derechos y obligaciones, normas de despido, etc.

Procedimientos administrativos, que incluyen una explicación de cada procedimiento y cómo encaja en la rutina de trabajo de la organización, por ejemplo, formularios que se utilizan, procedimientos de compras, horarios de trabajo, relaciones con otras divisiones o unidades de servicios que pertenecen a la institución, etc.

Una vez seleccionado y orientado en los procedimientos administrativos generales, dependiendo del cargo, se requerirá una orientación en el programa o servicio en el cual el empleado va a trabajar. Por ejemplo, si se trata de una persona que se vincula al programa de DCA, deberá conocer en detalle el manual de procedimientos y normas de DCA; si es un médico o una enfermera que se emplea en la clínica, será importante que conozca el manual o protocolo clínico que describe los diferentes métodos anticonceptivos y cómo éstos se ofrecen a la población.

En las páginas que siguen se presentan ejemplos de tablas modelo de manuales de normas y procedimientos así como los elementos básicos de un protocolo clínico y un ejemplo del mismo.

Herramientas y Técnicas - Tabla modelo del contenido para un manual de personal

Ejemplo de Colombia - Manual de procedimientos para la prestación de servicios de atención al adolescente del Ministerio de Salud de Colombia

Desarrollo de protocolos o guías clínicas

Los protocolos clínicos son modelos que delínean lo que el personal tiene que hacer en cada procedimiento. Son herramientas esenciales de la administración que permiten garantizar la seguridad y salud de los clientes de planificación familiar. Los protocolos describen modelos médicos uniformes que deben establecerse dentro de un sistema de servicios.

Todo el personal técnico debe tener un manual de normas y procedimientos que contenga todos los protocolos médicos y clínicos necesarios para ofrecer métodos anticonceptivos y otros servicios de salud. Este manual de referencia puede ser utilizado:

• En la orientación, para familiarizar al personal nuevo con los modelos médicos.
• En la planeación de la capacitación, para determinar el mínimo de información o habilidades que el personal debe tener.
• En la supervisión, para formar la base de una lista de verificación al evaluar el desempeño de cada persona que ofrece servicios de planificación familiar y para determinar problemas o debilidades en las áreas de conocimiento, conductas o habilidades del proveedor.
• Como referencia en la práctica clínica.

El siguiente, es un ejemplo de una tabla de contenido de un manual de normas y procedimientos clínicos para un servicio que ofrece todos los métodos modernos de planificación familiar.

Herramientas y Técnicas - Modelo de un protocolo clínico

Herramientas y Técnicas - Elementos básicos de un protocolo clínico

Listas - Selección y orientación del personal para el programa