La descripción del cargo (descripción de funciones) establece las tareas y responsabilidades del empleado, define cuál es su autoridad y cuáles son las calificaciones y requisitos necesarios para hacer el trabajo. Sin ellas, ni el supervisor ni el empleado tendrán una idea clara de lo que éste debe hacer.

Viñeta - La necesidad de descripciones de cargos: Parte I

Las descripciones de los cargos o funciones deben establecerse antes de reclutar nuevos miembros del personal. Estos instrumentos de planeación tienen que elaborarse para cada cargo y describir detalladamente las obligaciones y responsabilidades asignadas para cada puesto. Por ejemplo, las responsabilidades y obligaciones de una distribuidora o promotora comunitaria pueden ser:

Por ejemplo, si se va a seleccionar a un promotor de planificación familiar que realizará visitas domiciliarias y que será responsable del grueso del reclutamiento de nuevas usuarias, la descripción del cargo debe especificar las habilidades y requisitos que esta persona debe poseer, tales como:

• Un nivel mínimo de escolaridad, para que pueda llevar registros elementales y entender las sesiones de capacitación y el material educativo.
• La disponibilidad de viajar durante el día.

La descripción del cargo debe definir las actitudes y cualidades personales que debe poseer el empleado. Primeramente, debe pensarse en las tareas y luego hacer una lista. Para el puesto de agente DCA, la lista puede ser más o menos así:

• Una persona madura, respetada en la comunidad (y en algunos contextos casada).
• Capaz de trabajar bien con colegas, amigable y con una personalidad abierta.
• Trabajadora y entusiasta.
• Con actitudes favorables hacia todos los métodos anticonceptivos que promoverá.
• Satisfecha con su experiencia personal con la planificación familiar.

Todos los empleados deben tener copias de las funciones de su propio cargo, y de las personas a las cuales supervisan. También es útil que tengan copias de las funciones de sus supervisores, para que sea clara la división de trabajo.

• Contratación, para asegurar que la persona contratada cumpla con los requisitos necesarios.
• Capacitación, para identificar las necesidades de capacitación de los empleados resaltando las discrepancias entre los requisitos de una posición y las capacidades actuales del trabajador.
• Orientación, para ayudar al nuevo empleado a entender qué se espera de él.
• Supervisión, para ayudar a que el supervisor haga un seguimiento regular del desempeño del empleado.
• Evaluación del desempeño, para ayudar al supervisor a revisar sistemáticamente el desempeño del empleado en todas las tareas asignadas.
• Coordinación del trabajo, para ayudar al administrador a estar seguro de que todas las tareas se asignen al empleado apropiado y que no haya duplicación de funciones.
• Obligaciones del contrato, para cumplir con el requisito legal de muchos países en el cual se indica que la descripción del cargo debe anexarse al contrato de trabajo.

Herramientas y Técnicas - Elementos esenciales de la descripción de un cargo

Viñeta - La necesidad de descripciones de cargos: Parte II

Ejemplo de República Dominicana - Descripción del cargo de un director regional de servicios

Ejemplo de República Dominicana - Descripción del cargo de una técnica comunitaria

Si se elabora la descripción de un cargo para una nueva posición o se preparan descripciones por primera vez para posiciones que ya existen, es útil tener en cuenta lo que han hecho otros programas de planificación familiar con respecto a su estructura de personal. Por ejemplo, analizar las responsabilidades de los miembros y cómo les han sido asignadas. Si existe un programa de planificación familiar cercano debe hacerse una visita para:

Las descripciones de cargos son útiles para definir las relaciones organizacionales y desarrollar una estructura salarial. Un buen sistema de remuneración y promoción le dará a la organización una estructura salarial que sea consistente internamente y competitiva con otras organizaciones similares. Sin embargo, en organizaciones que tienen juntas directivas integradas por voluntarios, puede existir renuencia a acordar niveles salariales que excedan los salarios que ellos reciben. Estudios como el de la página siguiente son esenciales para documentar la necesidad de una remuneración consistente y adecuada del personal.

Ejemplo de Kenia - Revisar las descripciones de cargos y las escalas salariales para mejorar el reclutamiento de personal

Toda organización tendrá que determinar su propio proceso de entrevistas de candidatos a algún puesto. Algunas organizaciones pueden decidir que además del Director Ejecutivo y del Director del Departamento, se delegue tal responsabilidad a otras personas, incluyendo empleados del departamento en el cual el candidato va a trabajar. También debe determinarse quién hará la decisión final de quién será contratado.

La descripción del cargo puede ayudar a establecer un formulario de evaluación que permitirá reclutar al mejor candidato para una posición. Este formulario será útil para evaluar las características, habilidades, actitudes y cualidades personales de cada candidato. Por ejemplo, puede utilizarse la descripción del cargo de enfermera coordinadora para crear un formulario base para decidir que candidatos deben entrevistarse para la posición de enfermera coordinadora.

Es esencial verificar las referencias presentadas por los candidatos a los diferentes puestos. ¿Por qué dejaron sus trabajos? ¿Cómo fue su desempeño profesional? ¿Qué problemas tuvieron? ¿Cuáles fueron sus mayores fortalezas y debilidades?

La decisión final sobre un candidato debe basarse en la puntuación de estos parámetros, pero también el entrevistador ha de utilizar su propio juicio. La persona que obtiene las más altas calificaciones en términos de puntuación objetiva, no necesariamente es la más indicada para el trabajo. Alguien con menos puntaje puede tener una cualidad intangible, tal como personalidad, entusiasmo o habilidad de relacionarse bien con las personas, siendo así un mejor candidato para el puesto.

Herramientas y Técnicas - Breve Informe de la Entrevista