Cómo coordinar actividades entre diferentes organizaciones
Dentro de un país existen generalmente muchas organizaciones que, directa
o indirectamente, participan en actividades de planificación familiar como
las siguientes:
- Consejo Nacional de Población
- Ministerio de Salud
- Instituto del Seguro Social
- Ministerio de Asuntos Sociales o de la Mujer
- Ministerio de Educación
- Ministerio de Planeación
- Asociaciones de planificación familiar
- Médicos privados, parteras y farmacéuticos
- Proyectos financiados por donantes mediante ayudas bilaterales y multilaterales
- Grupos religiosos
Algunas de éstas estarán más activamente comprometidas que otras, y
el grado de actividad de la mayoría, cambiará con el transcurso del tiempo.
Cuando muchas organizaciones están comprometidas en la prestación
de servicios, necesitará saberse qué hace cada organización y si alguna de
ellas duplica el trabajo que otra desarrolla. Esto se logrará mediante una gráfica
que muestre la distribución funcional de las responsabilidades. Esta gráfica
será útil para observar el rango completo de servicios de planificación
familiar disponibles en el país o región y los roles específicos de cada
organización comprometida en la distribución de servicios. Esta herramienta
puede utilizarse para analizar y definir claramente las responsabilidades de
los diferentes componentes de la distribución de servicios de planificación
fami-liar y la formulación de políticas. Igualmente puede reducir la duplicación
de servicios, identificar deficiencias en servicios existentes y lograr un uso
más eficiente de los recursos.
Desarrollar una gráfica de distribución funcional
Para elaborar una gráfica de distribución funcional, es necesario utilizar la lista de la
página siguiente. Se puede agregar nuevas funciones o actividades que sean parte del programa,
y que no han sido incluídas aquí u omitir alguna que no sea relevante para el programa
de planificación familiar en un determinado país. Estas actividades deben enumerarse en el
eje vertical de la gráfica (ver el ejemplo de abajo). Una vez que se ha establecido la lista
de actividades de planificación familiar, debe elaborarse una segunda lista de todas
las organizaciones comprometidas en la distribución o financiación de servicios de
planificación familiar, y colocar sus nombres en la parte de arriba de la gráfica. Después, hay
que identificar qué organización está llevando a cabo cuál función y hacer una marca en
la columna o escribir comentarios. Cuando la gráfica esté completa, será útil para
identificar deficiencias o duplicación de esfuerzos.
Este ejercicio es muy útil cuando los representantes de las organizaciones
comprometidas están presentes para complementar la gráfica y discutir qué acciones son necesarias
para mejorar la coordinación. En resumen, los administradores pueden utilizar la gráfica
de distribución funcional para describir donde se ubica su organización en el sistema global
de servicios de planificación familiar del país. La gráfica de distribución funcional
también puede utilizarse por grupos de administradores para identificar las áreas en las cuales
la coordinación podría mejorar la distribución de servicios. Es una herramienta efectiva
para establecer consenso sobre la complejidad de la coordinación entre organizaciones
que ofrecen servicios de planificación familiar.
Organizaciones comprometidas en la programación y prestación de servicios de planificación familiar
