El Sr. Chávez, administrador de un proyecto de Distribución Comunitaria de métodos de planificación familiar con seis meses de operación, regresó a su oficina después de la reunión mensual con los tres supervisores de equipo del proyecto. Al tomar asiento y comenzar a revisar los informes mensuales de visitas de los 12 distribuidores, lo sorprendió el hecho de encontrar una amplia diferencia en el número de casas que visitó cada distribuidor.
Después el Sr. Chávez revisó los planes de trabajo de los 12 distribuidores y los comparó con los informes de las visitas. Descubrió que aun cuando se planeó que los 12 distribuidores visitaran el mismo número de casas cada dos meses, dos de los que cubrían la zona norte y uno de los que cubría la zona este habían quedado muy por debajo de sus metas. También notó que cinco de los distribuidores habían superado sus metas. Continuando con la revisión, el Sr. Chávez notó que los distribuidores que no cubrían sus metas tenían en sus listas varias casas que sólo visitaron una vez desde que el programa había comenzado seis meses atrás. Tomando en cuenta la fecha de visita del informe y el número de ciclos de pastillas que se habían distribuido, el Sr. Chávez juzgó que a algunas de estas parejas se les habían terminado sus anticonceptivos varios meses atrás y no se les había vuelto a visitar.
Después de esto, el Sr. Chávez revisó el mapa que mostraba el área cubierta por cada distribuidor y observó que los distribuidores que no estaban alcanzando sus metas cubrían las áreas más retiradas de la aldea, en las cuales las casas están más alejadas unas de otras. También observó que los distribuidores que habían sobrepasado sus metas, vivían en áreas más densamente pobladas. El Sr. Chávez decidió convocar una reunión con todos los distribuidores comunitarios para solucionar el problema.
Dos semanas después, todos los distribuidores se reunieron con el Sr. Chávez en la escuela local. "Es un placer tenerlos a todos aquí", comenzó. "Los he convocado a esta reunión porque pienso que los planes de trabajo necesitan ser reajustados y me interesaría conocer sus opiniones al respecto. Todos han realizado un excelente trabajo al entregarme sus informes mensuales a tiempo. Durante la revisión de los mismos y al compararlos con los planes de trabajo noté que algunos de ustedes están teniendo problemas para lograr las metas establecidas. Cuando iniciamos el programa, a cada uno se le asignó igual número de casas: ¿Tienen ustedes alguna idea de por qué algunos tienen problemas"?
Los distribuidores comunitarios expusieron sus puntos de vista durante los 15 minutos siguientes y se hizo evidente que algunos de ellos tenían problemas por las distancias y el tiempo que les tomaba desplazarse de casa en casa en un área mas extensa, en comparación con los distribuidores que trabajaban cerca del centro del pueblo.
"Para que nuestro programa tenga éxito", dijo el Sr. Chávez, "necesitamos que cada uno de ustedes tenga metas que se puedan alcanzar de una manera razonable. También necesitamos que cada casa se visite regularmente para que nuestros clientes no se queden sin anticonceptivos. Esto es de suma importancia, ya que si los usuarios se decepcionan y corren la voz con los vecinos, menos gente se interesará por la planificación familiar. Recuerden que la asociación de planificación familiar tiene un fuerte compromiso para mejorar la salud y el bienestar de la gente a través de la planificación familiar y que estamos obligados a contribuir lo mejor posible a este fin".
"Con base en nuestra discusión de hoy, debemos revisar los planes de trabajo de cada uno de ustedes y decidir qué metas son razonables para cada área", continuó. "Me gustaría reunirme con cada uno de ustedes para ajustar sus metas y establecer nuevos planes de trabajo. En vez de que todos visiten el mismo número de casas, los que tengan áreas de trabajo más grandes tendrán menos clientes para asegurar que se les visite regularmente. Algunos de ustedes ya superaron sus metas así que con algunos ajustes el equipo será capaz de alcanzar el objetivo del programa".
"Sin importar el número de casas que ustedes visiten recuerden que están realizando un trabajo importante y están contribuyendo al esfuerzo del equipo. Al revisar nuestros planes de trabajo, haciéndolos más realistas y al tomar en cuenta las áreas en las que trabajamos, no sólo se hace factible que atendamos a todas las personas posibles, sino que aseguraremos que las parejas sean visitadas con regularidad. De esta manera les daremos el apoyo que necesitan y no les faltarán anticonceptivos. Los exhorto a continuar elaborando buenos informes porque sin ellos no hubiéramos descubierto este problema".
"Me gustaría que nos volviéramos a reunir en dos meses para discutir cómo han funcionado las cosas desde la adopción de los nuevos planes de trabajo. Si tienen algún problema antes, por favor asegúrense de que su supervisor lo sepa".
Durante las siguientes dos semanas el Sr. Chávez visitó a cada uno de los distribuidores. Trabajando con cada uno se reprogramaron las metas de una manera proporcional: a aquéllos que trabajaban más alejados de la ciudad principal y por consiguiente tenían un área demasiado extensa para cubrir, mensualmente se les asignó metas más bajas, mientras éstas se incrementaron a aquéllos que las excedieron. Luego el Sr. Chávez y los distribuidores revisaron los planes para reflejar en ellos las nuevas metas.