Una manera de desarrollar planes de trabajo para un tiempo determinado, consiste en dividir los objetivos específicos anuales en metas trimestrales o mensuales. Para determinar éstas, hay que empezar por los objetivos anuales. Para una unidad de prestación de servicios, el objetivo anual puede ser "suministrar información y educación sobre planificación familiar a 10,000 clientes potenciales durante el primer año de servicio". Para segmentar ésta en metas a corto plazo, primero hay que dividir a los 10,000 clientes potenciales entre 12, y calcular así una meta mensual para la unidad de servicio. (Esta meta puede modificarse para tener en cuenta las variaciones estacionales.) Después, hay que dividir el número de clientes potenciales que se visitarán cada mes entre el número de distribuidores de campo para que cada uno de ellos conozca cuántas personas tendrá que visitar. Esta meta, puede aun subdividirse entre el número de días laborables en el mes y establecerse en un calendario para que los distribuidores tengan una referencia diaria.

Los objetivos específicos para el trabajo administrativo son mucho más difíciles de dividir en metas; tal vez sea más fácil distribuirlas en grupos de tareas especificando todos los pasos que necesitan realizarse. Por ejemplo, un objetivo administrativo sería "preparar cuatro informes trimestrales durante el primer año de actividades". Este objetivo puede dividirse en distintas tareas y procedimientos para asegurar que la información necesaria para producir los informes esté disponible cuando se necesite. Esto requiere un sistema que asegure la recepción regular y oportuna de los informes de los centros de servicio. Esta información deberá revisarse e incorporarse al informe trimestral. Además, dependiendo de los requerimientos del contenido de este informe, es posible que tenga que coordinarse con un administrador financiero para elaborar estudios de otros indicadores, tales como el costo de brindar servicios a los nuevos usuarios. Una vez que se ha elaborado la lista de las tareas que deben realizarse para alcanzar los objetivos, el siguiente paso consiste en formular una agenda mensual o semanal de actividades que especifique cuándo se terminarán y quién es el responsable de llevarlas a cabo. Esto podrá convertirse en un plan de trabajo a corto plazo, que deberá revisarse y actualizarse regularmente.

De esta manera, se pueden dividir los objetivos anuales en otros más pequeños, que permitan elaborar un plan de trabajo a corto plazo y distribuir el volumen de trabajo más equitativamente. Cuando se desarrollen estas metas y planes, hay que considerar cualquier cambio o variación que implique hacer un ajuste a los planes de trabajo individuales del personal. Tal vez sea necesario ajustar las metas a las necesidades del personal, por ejemplo, su acceso al transporte o el grado de dificultad del trabajo, para que los miembros del equipo no se sientan agobiados con su desempeño.

Las metas redefinen los objetivos del programa en términos numéricos para las personas que ofrecen los servicios. Establecen los resultados o las actividades que cada componente del programa debe efectuar en un período determinado ya sea de un trimestre, un mes o una semana.

Las metas también deben tener las cinco características que se señalan en el primer capítulo, para los objetivos específicos, es decir medibles, apropiadas, temporales, específicas y realistas; deben expresarse en términos numéricos y estar relacionadas con las actividades y objetivos del programa. Generalmente varias metas se relacionan con un mismo objetivo específico.

Un ejemplo de objetivo anual para un punto de distribución sería: Alcanzar un promedio de 83 nuevas usuarias por mes en el área rural B en el programa de DCA durante los siguientes 12 meses.

Un ejemplo de objetivo anual para un supervisor sería: Realizar visitas de supervisión mensuales a 10 distribuidores comunitarios durante todo el año.

Un ejemplo de meta mensual para un voluntario sería: Dar información y educación a 400 parejas en tres comunidades durante el siguiente mes.

Un ejemplo de meta mensual para un distribuidor comunitario sería: Ubicar y entrevistar a 15 usuarias que abandonaron el programa para averiguar las causas de su deserción.

Ejemplo

Las metas deben revisarse continuamente para asegurarse que sean realistas y ofrezcan servicios de la más alta calidad. Establecer metas irreales propicia que el personal no ponga su máximo esfuerzo ya que puede lograrlas fácilmente, o que comprometa la calidad de los servicios ya que sólo le interesa alcanzar metas numéricas. También deben establecerse objetivos con las que se asegure la calidad en el servicio. Por ejemplo, asignar a los distribuidores comunitarios la tarea de averiguar el porqué algunos usuarios abandonaron el programa, ayuda a determinar qué servicios necesitan mejorarse y cómo cubrir mejor las necesidades e intereses de los clientes.

El administrador debe asegurar que las metas a corto plazo se definan adecuadamente. Para ello, hay que tener presente que éstas tienen tres propósitos principales:

• Planeación de un programa;
• Motivación del personal;
• Dirección del proceso de seguimiento y evaluación.

Fijar metas a corto plazo también es importante para determinar si los objetivos generales del programa son realistas. El ejemplo en la sección siguiente mostrará la importancia de este aspecto en la planeación del trabajo.

Desarrollar un plan de trabajo mensual detallando todas las actividades que se van a realizar cada día del mes, ayuda a establecer si podrán alcanzarse las metas deseadas. Por ejemplo, los supervisores y administradores pueden verificar si los objetivos anuales de prestación de servicios funcionan bien y si son razonables al establecer un plan de trabajo mensual y elaborar proyecciones para los siguientes 11 meses. Si un objetivo del programa consiste en alcanzar un número total de 1,200 nuevos usuarios en el área para fin de año (un promedio de 100 al mes), cinco distribuidores tendrán que reclutar cada uno, 20 usuarios por mes. Estimando una tasa anticipada del 10 por ciento de aceptación, cada voluntario tendrá que visitar un promedio de 200 parejas al mes. Para que esto sea posible, se tendrá en cuenta:

• La densidad de la población en las áreas a cubrir y la distancia que recorrerá el trabajador diariamente;
• Si el trabajador efectúa o no reuniones de información y educación a grupos e individuos de la comunidad;
• Cuánto tiempo se dedica a las reuniones de personal, visitas de supervisión y feriados.

Una vez que se hayan formulado los planes de trabajo mensuales, hay que revisarlos para ver qué probabilidades existen de lograr las metas establecidas. Si no fuere posible alcanzarlas, se harán los ajustes necesarios antes de que comience el siguiente ciclo de operaciones. Cuando se inicia un programa o servicio, las metas deben programarse calculando el tiempo para llegar al nivel de rendimiento deseado. Basándose en el análisis de los planes de trabajo se contribuye a que la planeación sea una actividad provechosa y productiva.

Ejemplo de Bangladesh - Desarrollo de un plan de trabajo mensual para los distribuidores de métodos de planificación familiar

Otra manera fácil y eficiente de planear el tiempo y coordinar actividades consiste en hacer listas de "asuntos pendientes". Independientemente de que se trabaje en grupo o individualmente, debe elaborarse una lista diaria o semanal de los mismos, y darles un orden para asegurar que la tarea más importante se lleve a cabo primero. Lo ideal, sería que todas las personas vinculadas con un programa hicieran esto, aunque sólo fuera para sus propósitos personales.

Si se trabaja en grupo, puede elaborarse una lista de las actividades que tienen que ejecutarse, y los miembros del grupo pueden escoger aquellas de las que se harán responsables. Otras tareas tal vez necesiten ser divididas en actividades menores delegadas equitativamente a los miembros del grupo. Sin importar para qué período de tiempo se está planeando, es muy importante reunirse al final del mismo para revisar los avances. En esta ocasión el grupo debe resaltar las actividades que todavía no se terminaron, ofrecer alternativas y soluciones y elaborar otra lista de asuntos pendientes incluyendo los que no se cumplieron.

Cuando se escriben listas de asuntos pendientes las principales ventajas son:

• Los miembros del grupo escogen las actividades para las que son más capaces o para las que están mejor preparados.
• Cada persona conoce lo que las demás hacen para avanzar hacia objetivos comunes.
• El trabajo individual se coordina con el trabajo de los demás.
• Se crea efectivamente un equipo de trabajo.

Al igual que lo que sucede con los objetivos, es importante que todas las personas vinculadas intervengan en el desarrollo de estas listas. Cuando algunos objetivos no se alcanzan o no se realizan algunas actividades, puede no ser culpa del trabajador, sino de algún otro factor. El administrador tendrá la responsabilidad de buscar junto con el equipo, una solución que sea factible, aunque esto signifique reducir los objetivos numéricos o reasignar la tarea a otra persona.

Un administrador tiene muchas cosas que hacer y recordar a diario. Haciendo listas cada una o dos semanas y verificando las actividades terminadas, se garantiza que las tareas importantes se hagan a tiempo y no se olviden. Esto puede lograrse simplemente, haciendo una lista de las actividades pendientes, especificando cuándo se planea efectuarlas y anotando de nuevo las que no se llevaron a cabo en la lista de la siguiente semana. De esta manera, también se lleva un registro de lo que se hizo y las fechas en las cuales se llevó a cabo, dicho material constituye una referencia muy útil. Es también recomendable llevar consigo una agenda con todas las actividades a realizarse. Se puede saber qué días están "en blanco" y cuáles sobrecargados, lo que permite redistribuir actividades. Escribir listas de "asuntos pendientes" es un método informal, fácil y muy útil para la planeación del trabajo; lo cual incrementa definitivamente la contribución personal y la productividad.

Listas - Desarrollo y uso de planes de trabajo