Dentro de un programa de planificación familiar con muchos componentes, el plan anual de trabajo (plan operativo anual) reúne los planes anuales de trabajo de todos los departamentos. El plan operativo delimita las distintas actividades de los diferentes componentes del programa (como el programa de DCA o el de una clínica) así como las agendas de trabajo de todo el personal. Asegura que todos los recursos necesarios (por ejemplo, personal, vehículos o recursos financieros) estén disponibles cuando se necesiten.

El plan anual de trabajo convierte los objetivos y estrategias globales que se incluyen en el plan estratégico en actividades específicas. Si todavía no se cuenta con un plan a largo plazo, deben llevarse a cabo los pasos 4 al 6 del proceso de planeación para formular los objetivos anuales.

En el ciclo de planeación, el plan anual se desarrolla después de haber establecido los objetivos generales, estrategias, objetivos específicos y actividades principales; durante el desarrollo de los presupuestos anuales y antes de la ejecución de cualquier programa nuevo. Dentro de organizaciones con programas continuos, el plan anual generalmente se termina varios meses antes del inicio del siguiente año operativo. Cuando se solicitan donaciones a entidades que requieren largos períodos de aprobación de presupuestos, es importante tener en cuenta el tiempo necesario entre la solicitud y la aprobación definitiva con el fin de programar mejor el inicio del proyecto. El plan anual de trabajo esencialmente establece la secuencia de las actividades que contribuyen al logro de los objetivos generales y objetivos específicos establecidos.

Componentes de un plan anual de trabajo

• Resumen del plan a largo plazo
• Objetivos del programa para el año entrante
• Detalles de las actividades relacionadas con estos objetivos
• Asignación de recursos
• Plan de seguimiento y evaluación del programa
• Presupuesto anual (incluyendo fuentes de financiamiento)

El plan anual de trabajo puede variar en su extensión de acuerdo con el tamaño y contenido del programa u organización, con la cantidad de centros de servicio que operan y con el número de personal. Un plan de trabajo extenso no necesariamente es mejor que uno más corto si no contiene la información esencial. Debe ser detallado para dar una imagen clara de las actividades planeadas; es decir, cuándo se realizan y los recursos que se necesitan para ello. Si éstas requieren la coordinación de más de un departamento u organización, la actividad específica deberá incluirse en los planes de trabajo de los dos departamentos u organizaciones.

Preparar un plan de trabajo requiere de una lista de todas las actividades y recursos que necesita la organización para alcanzar cada objetivo específico. En este punto, hay que asegurarse que existan los recursos necesarios.

Los planes de trabajo también pueden incluir el costo estimado para cada actividad; ello puede ser de gran utilidad para preparar el presupuesto anual. Si se hace esto, el costo de la actividad debe considerar el tiempo que cada miembro del equipo utilizará, multiplicándolo por la proporción del salario que le corresponda e incluir el costo de cualquier otro recurso que se requiera para concluir la actividad.

El siguiente paso en la preparación del plan anual de trabajo, consiste en establecer qué persona o personas serán las responsables de llevar a cabo determinada actividad e indicar el período de tiempo en que ésta se llevará a cabo. Al relacionar la actividad con el plan de trabajo, éste debe mantener la trayectoria hacia el logro de los objetivos y los servicios de planificación familiar e incluir todos los aspectos del programa diseñado.

Ejemplo de Bangladesh - Desarrollo de planes de trabajo para un proyecto comunitario de planificación familiar

Una vez que se termina el plan de trabajo, es importante preparar una gráfica que sirva de referencia y que será utilizada por todo el personal y que transmita de una manera concisa lo que incluye el proyecto y cuándo se realizará la actividad. También se recomienda incluirla en las propuestas de financiamiento. Este documento recibe el nombre de gráfica de Gantt o cronograma.

Un cronograma generalmente incluye la siguiente información:

• Una columna que enumera las actividades más importantes del proyecto;
• Varias columnas que indican el período de tiempo específico (días, semanas, meses y años) y que muestran cuándo se realizarán las actividades;
• Una columna que indica a las personas responsables de efectuar la actividad.

El cronograma facilita la revisión de la secuencia planeada de los eventos y permite detectar actividades que se superponen, confirmar qué actividades deben terminarse antes que otras empiecen y asegurarse que vayan en secuencia. El cronograma también puede ser útil para verificar si el volumen de trabajo se distribuye en forma adecuada entre el personal, es decir, si algunos miembros del equipo tienen demasiado trabajo mientras que otros están subutilizados. A continuación se presenta un ejemplo de un cronograma anual.

Ejemplo de Bangladesh - Cronograma