Desarrollo y Uso de Planes de Trabajo

La planeación del trabajo es una de las tareas más interesantes y desafiantes dentro del desarrollo y ejecución de programas. Un plan de trabajo es un documento desarrollado por la dirección y el equipo de trabajo, en el cual se listan todas las actividades planeadas, la fecha en la que se realizarán, los recursos que van a utilizarse y las personas responsables de llevarlas a cabo. Este documento es una herramienta muy útil para la implementación eficiente y efectiva de un programa y debe usarse como un instrumento de seguimiento a todos los niveles.

El capítulo anterior describió el proceso de planeación a largo plazo (también llamado planeación estratégica) utilizando un período de aproximadamente cinco años. Los planes de trabajo (también conocidos como planes operativos) se distinguen de los de largo plazo en que se limitan a las actividades específicas que se realizarán en un tiempo mucho más corto (desde una semana hasta un año). Estos planes se revisan ocasionalmente para verificar los cambios que ocurren durante la ejecución de las actividades. El enfoque directo y detallado en las actividades y la planeación a corto plazo son dos de las principales diferencias entre los planes de trabajo y los planes a largo plazo.

Si el programa u organización no realiza un proceso formal de planeación a largo plazo o no establece los objetivos generales, estrategias y objetivos específicos, resulta esencial hacerlo antes de iniciar los planes de trabajo. La planeación a futuro debe definir a dónde quiere llegarse y describir los métodos que se emplearán para lograrlo. Algunas organizaciones plantean sus objetivos generales durante el proceso de planeación a largo plazo, otras los establecen durante su desarrollo. Independientemente de cual sea el caso, es indispensable que los objetivos generales estén bien definidos antes de comenzar a desarrollar los planes de trabajo o planes operativos.

Aunque los objetivos generales se establezcan durante el proceso de planeación a largo plazo, o en cualquier otro período, éstos son el punto de partida para el proceso de planeación del trabajo. Las personas vinculadas con este proceso determinarán qué actividades deben llevarse a cabo para lograr los objetivos generales. Lo ideal es que una organización o programa no sólo defina un plan anual, sino varios individuales para cada centro de servicios, los cuales pueden revisarse según se requiera.

Para obtener mejores resultados de los planes de trabajo y del proceso de planeación es preciso entender:

• Los pasos del proceso y quién debe intervenir en él.
• Cómo desarrollar un plan anual de trabajo.
• Cómo un plan anual de trabajo proporciona una relación importante entre la planeación y la evaluación del programa.
• Las técnicas que se pueden utilizar para elaborar planes de trabajo específicos para cada centro de servicios o para el personal.
• Los beneficios de la planeación del trabajo, así como la importancia de mantener un proceso flexible que pueda responder a los cambios durante el desarrollo del programa.

La planeación es un proceso que tiene lugar en varios niveles dentro de la organización. Un plan de trabajo permite al administrador y al personal, planear las actividades específicas, determinar qué recursos se requieren para realizarlas y preparar un presupuesto para las mismas. Durante el proceso, el administrador identificará las actividades específicas que se llevarán a cabo dentro de los diferentes niveles funcionales (regiones, clínicas, comunidades, aldeas) en un período determinado, sea trimestre, año, mes o semana entrante. El plan de trabajo resultante determinará los objetivos específicos y las actividades que se llevarán a cabo, la secuencia cronológica de las mismas así como quién las efectuará y qué recursos se requerirán. La realización de estas actividades permite que el programa logre sus objetivos específicos. El presupuesto que cubre estas actividades debe compararse con los fondos existentes, y el plan de trabajo debe modificarse si las actividades resultan demasiado costosas.

Los planes de trabajo pueden ser utilizados para estructurar un plan anual para toda la organización, o para un proyecto especial que le haya sido asignado a determinado administrador y también para organizar un conjunto de actividades que necesiten realizarse dentro de un cierto período específico incluyendo organizar el trabajo semanal de un administrador.

El plan anual de trabajo debe incluir y justificar los presupuestos operativos anuales, en tanto que los planes de trabajo a corto plazo se utilizan principalmente con fines de programación y no incluyen presupuestos separados. Por lo tanto, toda organización puede y debe tener diversos planes de trabajo individuales que consoliden el plan global de la institución.

El proceso que se sigue en todos los planes es el mismo independientemente de que sea para una clínica específica o para un miembro del equipo de trabajo. Se necesita pensar con detalle en todas las actividades que se requieren para alcanzar los objetivos. Para ello es de gran ayuda considerar las siguientes preguntas:

¿Qué actividades necesitan realizarse para alcanzar los objetivos específicos del programa?
¿Quién las realizará?
¿Cuándo se llevarán a cabo?
¿Qué recursos se necesitarán?

El personal de todos los niveles de la organización debe contar con planes de trabajo. Hay que tomar en cuenta que el proceso de planeación (cómo se planea y quién participa), es tan importante como el plan final. Este proceso da la oportunidad de participar a las personas que realizan el trabajo, y lo más importante, les permite generar preguntas concernientes a las prioridades del programa, la distribución de tiempo del personal, la asignación de objetivos personales y del programa, asuntos de coordinación interna (como la disponibilidad de los vehículos o la planeación de visitas de supervisión que pueden hacerse cuando se distribuyan los anticonceptivos) y las oportunidades de coordinación con otras organizaciones.

Estos análisis y discusiones son esenciales para un planeamiento exitoso porque permiten al personal entender el por qué ciertas actividades son necesarias y determinar la mejor manera de realizarlas. Por consiguiente, el personal podrá elaborar planes más firmes, lógicos y racionales. Muchas veces los planes vienen de arriba, o se hacen sin un análisis cuidadoso de la información disponible. El resultado suele ser un plan poco realista que carece de utilidad por lo cual es archivado.

El resultado de este proceso es un plan de actividades y tareas a ejecutarse en un período determinado y que han sido desarrolladas y aceptadas por las personas que se encargan de llevarlas a cabo. El resultado del proceso colectivo de planeación, es un conjunto de planes de trabajo que definen claramente lo que hará el personal para alcanzar los objetivos del programa.

Herramientas y Técnicas - Uso de diferentes planes de trabajo

La planeación del trabajo en sí misma, es una actividad que nunca termina ya que los planes de trabajo sufren demoras inevitables y son afectados por circunstancias que cambian en el contexto externo e interno de la organiza- ción. Como resultado de lo anterior, los buenos administradores consideran los planes de trabajo como herramientas útiles en vez de documentos finales y están dispuestos a realizar cambios siempre que ello sea necesario. Los planes de trabajo necesitan revisarse regularmente para asegurar su relevancia.

Iniciar el proceso de planeación del trabajo (o planeación operativa)

El administrador debe empezar por contestar las siguientes preguntas:

¿Cuáles son las actividades más importantes? (Y si no se llevan a cabo, ¿qué resultados no se lograrán?)
¿En qué orden deben realizarse estas actividades?
¿Qué tan detallada necesita ser la descripción de las actividades en el plan de trabajo?
¿Cuenta el personal con la capacidad y tiempo necesarios para asumir satisfactoriamente las responsabilidades que les han sido asignadas?
¿Cuánto costará realizar estas actividades? ¿Se cuenta con los recursos suficientes?

Los buenos planes de trabajo son flexibles, así como el proceso para desarrollarlos. Deben tener la capacidad para adaptarse a los diversos factores que intervienen dentro y fuera del programa y que afectan el éxito de las actividades que se realizan. Los planes de trabajo permiten comparar lo que se planeó con lo que se realizó, examinar las razones que explican la discrepancia, observar si se obtuvo el resultado deseado y decidir qué cambios deben hacerse finalmente al plan de trabajo. De esta manera, el equipo del programa debe utilizar los planes de trabajo para el seguimiento mensual de los avances obtenidos. Los administradores y el personal que participan en un proceso de planeación basado en preguntas y análisis, que reconocen que los planes de trabajo deben ser revisados constantemente, se sentirán plenamente satisfechos cuando éstos entren en operación.

Teniendo en cuenta que los planes de trabajo se desarrollan con base en los objetivos propuestos, éstos deben adaptarse en los diferentes niveles. Debido a que cada administrador tiene un enfoque distinto, variará el formato y la manera cómo se desarrollan y utilizan. Los planes de trabajo son una herramienta administrativa; su uso debe proporcionar al personal una estructura sin limitar ni la flexibilidad ni la creatividad.

Para identificar al personal que intervendrá en el proceso de desarrollo de los planes de trabajo, es importante preguntarse quién va a ejecutar las actividades. Como regla general, es una práctica recomendable involucrar a las personas en la planeación y proyección de aquellas actividades que constituyen su trabajo. El personal que interviene en la formulación del plan de trabajo se siente más comprometido que aquéllos que se concretan a ejecutarlo conforme a lo establecido por sus supervisores y generalmente trabaja de una manera más responsable y entusiasta.

La planeación del trabajo puede lograr los siguientes beneficios:

• Crear una atmósfera de trabajo en equipo y cooperación;
• Informar al personal sobre el rango y tipo de actividades de los demás;
• Motivar al personal a trabajar con objetivos que suponen un desafío y que sean realistas;
• Infundir en el personal un sentido de compromiso en la obtención de los objetivos a largo y a corto plazo;
• Crear un formato que sea lo suficientemente flexible para incorporar y responder a cambios inesperados.

La planeación del trabajo requiere una revisión cuidadosa de las actividades y es útil para el personal en todos los niveles de la organización. A través de este proceso, el programa u organización aumentará su capacidad de calcular, localizar y priorizar los recursos del proyecto para alcanzar los resultados deseados. Asimismo, ayuda a determinar si los objetivos de la organización o programa y el período de tiempo para alcanzarlos son realistas, analizando exactamente cómo y cuándo las tareas necesarias serán terminadas. El proceso ayuda al personal a organizar y utilizar su tiempo eficientemente.

Los administradores y el personal deben tener tiempo para desarrollar planes de trabajo y asegurarse que todas las tareas necesarias estén incluídas, sin subestimar ninguna de ellas. Los administradores también deben revisar y corregir los planes si es evidente que el trabajo no está bien distribuido o si cambian los factores externos o internos que afectan al programa u organización.

Viñeta - Uso de los planes de trabajo para mantener un programa

Los planes de trabajo están fuertemente ligados a otros aspectos de la ejecución del programa, tales como el seguimiento y la evaluación. El uso de éstos para hacer el seguimiento y evaluación de las actividades impide que se ejecuten las que no estén relacionadas con los objetivos del programa. Si se determina cuáles actividades dentro del programa son las más importantes, el administrador sabrá a cuales dar seguimiento. El proceso de planeación especifica cuándo y dónde se llevará a cabo el seguimiento, para ayudar al administrador a controlar periódicamente los avances. Realizar un seguimiento de las visitas, también puede ser útil para detectar cambios en los recursos y objetivos a corto plazo haciendo indispensable la revisión del plan. Después de cada visita de seguimiento, el administrador debe discutir con el personal si los planes necesitan alguna modificación. De esta manera se sabrá si:

• Las actividades son todavía las más apropiadas;
• El personal está preparado para llevar a cabo las actividades del siguiente período;
• Las fechas finales del proyecto son aún realistas;
• Los recursos que se requieren son suficientes y están disponibles.

Generalmente, al terminar el año de operaciones o cada uno o dos años se lleva a cabo una evaluación del programa. El propósito es determinar si se alcanzaron los resultados deseados y si las actividades específicas han contribuido a ello. La evaluación también debe determinar si los recursos se emplearon de la manera más eficiente y efectiva posible. Sin un plan de trabajo, estas preguntas resultan difíciles de contestar. Si éste se revisa y actualiza regularmente, el administrador y su equipo pueden constatar la manera en que el personal, las actividades y los recursos influyen en los resultados. Los objetivos específicos que se establecieron en el proceso de planeación a largo plazo sirven de guía general para medir el impacto del programa u organización. El plan de trabajo muestra el criterio específico para analizar si se logró o no los objetivos para los cuales fue creado.

De esta manera los procesos de planeación y evaluación, están unidos desde el principio y permiten una retroalimentación que será muy útil para los administradores a todos los niveles dentro del proceso de planeación en el futuro. Ya que la evaluación va ligada al plan de trabajo, será más fácil evaluar tanto la efectividad (qué tan grande ha sido el impacto actual en la población a la cual va dirigido, comparado con el impacto que se planeó) como la eficiencia (si se dio el mejor uso posible a todos los recursos) del programa. Mejor aún, el plan de trabajo ayudará a analizar si el impacto obtenido puede atribuirse a las actividades del programa o a otros factores y determinar cuáles acciones fueron las más efectivas.