El proyecto Swanirvar de servicios de planificación familiar en Bangladesh, desarrolló un plan de trabajo mensual para sus distribuidores. Antes de utilizarlo (ver ejemplo en la siguiente página), los distribuidores organizaban su trabajo diariamente y no contaban con un plan explícito que mostrara cómo visitarían a todas las parejas que tenían asignadas en un período de tiempo razonable. Como resultado, el trabajo no estaba bien coordinado, el tiempo no se utilizaba eficientemente y los distribuidores completaban su ciclo de visitas cada seis u ocho semanas.
Se desarrollaron planes de trabajo mensuales para cada distribuidor, los cuales indicaban, con un mes de antelación, qué actividades realizarían y dónde estarían trabajando cada día del siguiente mes. Los planes también incluían actividades tales como reuniones de personal, visitas de supervisión y feriados.
Como parte del proceso inicial de planeación, le fue asignado un número a cada casa dentro del área de cada distribuidor. Después se distribuyeron estos números entre los días de trabajo del siguiente mes, obteniendo así los números de las casas que se visitarían diariamente. Al conocer este dato, los distribuidores sabían exactamente a qué parejas verían y sabían el número total de visitas mensuales que tenían que realizar. Con este plan, cada pareja fue visitada por lo menos una vez al mes. Este proceso mejoró sustancialmente la eficiencia de los distribuidores y ayudó a generar mayor confianza de los clientes gracias a las frecuentes visitas.
Paralelamente se creó un plan para cada supervisor, para asegurar así que cada distribuidor fuera visitado periódicamente por el mismo supervisor, para surtir de anticonceptivos y brindar un apoyo adicional. Esto permitió a los distribuidores preparar con anticipación la información, hacer una lista de asuntos a tratar y poder recibir con regularidad los métodos anticonceptivos. Los planes de trabajo de los supervisores fueron coordinados con los programas de seguimiento de los administradores y con los componentes principales del plan de la oficina central.
Una vez que se estableció este sistema de planes de trabajo mensuales para distribuidores de campo y supervisores la revisión al inicio de cada mes se convirtió en una práctica regular.
