El análisis FODA puede ayudar al equipo de planeación a fijar objetivos realistas. El análisis de la capacidad interna de programación brinda información sobre la operación pasada y el potencial para incrementar actividades. El análisis de la capacidad financiera, ayuda a conocer si los servicios pueden ampliarse o necesitan reducirse. El análisis de oportunidades y amenazas, puede explicar las acciones pasadas y destacar aquéllas que afecten la posibilidad de alcanzar los objetivos generales.

Al establecer los objetivos, hay que asegurarse de no exceder los recursos disponibles. Realizar de manera adecuada las actividades necesarias y no forzar el programa más allá de sus capacidades es uno de los secretos del éxito. Tal vez debido a la naturaleza controvertida de los servicios de planificación familiar en algunos lugares, las organizaciones cometen errores tales como: plantear objetivos generales que no tienen relación con planificación familiar y que resultan inmanejables para el programa, o planear la apertura de varios programas o filiales al mismo tiempo. Tales errores llevan a la dispersión en el uso de recursos de la organización por lo que el programa falla en el nivel de calidad de sus servicios de planificación familiar o en cualquier otra área.

En este sentido, es importante establecer objetivos generales que no desborden la capacidad de prestar servicios de calidad. Por ejemplo, si se abren muchos programas al mismo tiempo y se exceden los recursos disponibles, será difícil prestar servicios de alta calidad. Si la organización tiene antecedentes de ofrecer servicios de baja calidad, el programa podría sufrir efectos negativos por varios años.

Para cada estrategia es importante organizar planes y presupuestos, tan detallados como sea necesario. Las estrategias más viables para obtener un objetivo no son del todo independientes, sino que se complementan unas con otras.

Ejemplo

• Organizar programas con fines educativos y de distribución de anticonceptivos a cargo de distribuidores comunitarios.
• Iniciar programas de educación sexual en las escuelas.
• Crear centros para adolescentes con una amplia variedad de servicios y actividades además de la planificación familiar.
• Organizar horarios y espacios reservados sólo para adolescentes dentro de las clínicas de salud o de planificación familiar ya existentes.
• Difundir mensajes claves para adolescentes a través de los medios masivos de comunicación.
• Habilitar clínicas y horarios sólo para hombres y jóvenes.
• Establecer programas de planificación familiar postparto, en hospitales y maternidades.
• Organizar programas de planificación familiar postparto con personal tradicional (parteras empíricas o comadronas).

Si un programa tiene los suficientes recursos puede alcanzar sus objetivos de una manera rápida ya que puede ejecutar más de una estrategia. Cada estrategia puede destinarse a distintos sectores de la población. Sin embargo, un programa con pocos recursos debe concentrarse en tan sólo una estrategia y llevarla a cabo lo mejor posible, en vez de dispersar sus recursos.

Conforme se desarrollen las estrategias, hay que utilizar la información proveniente del análisis del contexto para conocer qué hacen otras agencias que prestan servicios. Esto evitará que se ofrezcan servicios en donde realmente no se necesitan.

Aunque no se lleve a cabo un análisis financiero detallado del costo de las estrategias, se debe tener en cuenta las implicaciones financieras de las mismas. Por ejemplo, cuando se piensa construir una clínica o centro de salud, hay que recordar que además del gasto de capital también se necesitará obtener y cubrir los costos variables de operación. Tiene que planearse y presupuestarse tanto los gastos periódicos como el costo de capital.

Durante la planeación, hay que recordar que el costo de una estrategia puede reducirse, con la donación de algunos servicios o bienes o si la estructura del personal es diferente: por ejemplo, cuando se contrata y capacita personal paramédico y enfermeras que puedan proporcionar servicios seguros y eficaces de planificación familiar, en vez de trabajar con médicos que requieren un salario elevado.

Los objetivos específicos plantean resultados por anticipado en términos de usuarios o clientes de un programa; por ejemplo, el número de usuarios nuevos o el número de años de protección/pareja (APP) o el número de personas orientadas o informadas sobre planificación familiar en un período de tiempo determinado.

Ejemplo

Los objetivos específicos deben ser:

Medibles - que permitan seguimiento y evaluaciones
Apropiados - a los problemas, objetivos generales y estrategias
Temporales - con un período de tiempo específico para alcanzarlos
Específicos - para evitar diferentes interpretaciones
Realistas - alcanzables, con sentido y desafiantes

Los objetivos específicos que se establecen para cada método de planificación familiar, tienen que ser realistas. Si son muy elevados las agencias que prestan servicios se ven presionadas a alcanzar objetivos muy altos para ciertos métodos anticonceptivos, y pueden ignorar los criterios de una elección informada e imponer esos métodos a los usuarios.

Durante el proceso de preparación de un plan financiero para la organización, se deberá:

• Analizar las fuentes de ingresos actuales y potenciales.
• Hacer un estimado conservador de los ingresos que se recibirán durante el período cubierto por el plan.
• Analizar los gastos actuales y potenciales para las estrategias seleccionadas.
• Hacer un estimado conservador de los gastos a efectuar.
• Calcular si los ingresos anticipados cubrirán los gastos.
• Revisar las estrategias y actividades tantas veces como sea necesario, para asegurar la salud financiera del programa.
• Preparar estimados detallados de los gastos e ingresos año por año.

Una vez que se finaliza el plan financiero, se puede preparar el presupuesto del año siguiente tomando como base el plan actual.

Para que un documento sea útil y a la vez lo más exacto posible, el proceso para desarrollar el plan financiero (análisis de gastos e ingresos, estimados para el futuro y seguridad que éstos cubrirán los gastos) debe vincular tanto a los administradores financieros como a los de programas. Ellos obtendrán datos del sistema de información del programa, discutirán sus implicancias financieras y examinarán las estrategias elegidas durante el proceso de planeación.

A lo largo de la planeación se analiza la información y se toman decisiones que repercutirán directamente sobre el plan financiero. Por ejemplo, la información sobre el "mercado" y la "competencia" recopilada durante el análisis del contexto y estudiada en el análisis FODA, puede inspirar al equipo a ejecutar una nueva estrategia que genere ingresos. El equipo debe analizar a fondo las implicaciones de esta nueva estrategia y ubicarlas dentro del campo financiero.

De la misma manera, las consideraciones financieras tendrán un impacto en todas las fases del proceso de planeación. Por ejemplo:

• Las donaciones para programas específicos pueden restringir el tipo de trabajo que una organización puede realizar.
• En algunos casos, la necesidad de generar ingresos en la localidad influirá en el tipo de servicios prestados y en la población atendida (por ejemplo, la necesidad de enfatizar los métodos que generan mayores ingresos).
• La selección de objetivos programados, o la expansión de los ya existentes demandará incrementos significativos en los ingresos.
• La proyección de aumentos excesivos en los costos, o la reducción de los ingresos, puede forzar a la organización a planear las reducciones correspondientes en el ámbito de sus programas o a adoptar nuevas estrategias.

El plan financiero proporciona a los administradores un estimado más o menos exacto de los gastos que deben recortarse del programa para asegurar que serán cubiertos por los ingresos. Resulta útil priorizar programas y actividades de manera que si no se obtienen los recursos financieros, se puedan hacer cambios inmediatamente.

Es importante contar con información actualizada sobre los gastos y los ingresos y compararlos con los planes. Ello es necesario para poder tomar decisiones basadas en las prioridades establecidas en el plan financiero. En el capítulo nueve se trata este tema con más detalle.

Las organizaciones de planificaión familiar cuentan con tres fuentes principales de financiamiento: el gobierno, los donantes y los ingresos generados por la venta de servicios.

Cuando el gobierno financia totalmente a una organización, el propósito principal de la planeación financiera es predecir los recursos que se aprobarán e identificar qué estrategias relacionadas con el programa alcanzarán el mayor número de objetivos con los recursos disponibles.

Cuando el financiamiento de una organización depende de agencias donantes (o de los donantes y del gobierno), el propósito principal de la planeación financiera es estimar el costo total de un programa coherente y adecuar los presupuestos para cada estrategia, con las restricciones e intereses de los diferentes donantes.

Cuando una organización se financia parcial o totalmente con los ingresos que genera por venta de servicios (por ejemplo, tarifas o venta de anticonceptivos), el propósito de la planeación financiera consiste en estimar de manera precisa los costos directos e indirectos de las actividades que generan ingresos y establecer tarifas y precios que cubran los costos y subsidien las demás actividades de la organización.

Durante la estructuración de los planes financieros, hay que distinguir los diferentes tipos de financiamiento, ya que la confiabilidad de los mismos es distinta. En el caso de los ingresos generados, es importante ser conservador en las expectativas para reducir al máximo el riesgo de un sobregiro en los gastos.

Una vez concluido el plan financiero, es posible realizar un plan de trabajo y un presupuesto para el año siguiente. El plan de trabajo incluye las estrategias y actividades sobresalientes del plan estratégico y describe en detalle cómo se implementarán durante el año siguiente. El presupuesto se basa en el plan financiero y también en el plan de trabajo y detalla información sobre las fuentes y monto de utilidades, así como sobre los gastos para el siguiente período.

Pese a que la proyección de los costos futuros siempre es un reto, es aún más difícil cuando existe un alto índice inflacionario. Cuando se preparan las proyecciones financieras en un ambiente inflacionario, hay que ajustar los costos del proyecto, tomando en cuenta por anticipado la tasa de inflación. Si el presupuesto se elabora en moneda local, las proyecciones del primer año se toman como base y cada año subsecuente se ajustan de acuerdo a los índices inflacionarios.

El siguiente capítulo describe el proceso de elaboración de un plan de trabajo. El capítulo nueve es una guía en el proceso de elaboración de un presupuesto anual.

Ejemplo de Ecuador - Desarrollo de un plan estratégico para CEMOPLAF

El ejemplo anterior muestra cómo se empleó la planeación estratégica dentro de una organización del sector privado. El proceso de planeación varía si la organización corresponde al sector público o privado y de acuerdo con el nivel de la organización que esta llevando a cabo el proceso de planeación. Los recuadros siguientes ilustran la manera en la cual el proceso de planeación estratégica puede usarse tanto en el sector público como en el privado.

Herramientas y Técnicas - El proceso de planeación estratégica en los diferentes niveles de la organización

Listas - Cómo planear para el futuro