Cómo Planear para el Futuro

Preparación de un plan estratégico
Pasos del proceso de planeación
Establecimiento de la misión o los propósitos
Análisis del contexto
Cómo hacer para ...
Localizar y utilizar datos para analizar el contexto

Preparación de un plan estratégico

Cómo identificar y confrontar la necesidad y la demanda

Cuando se concibe un plan, primero debe identificarse la necesidad y la demanda de los servicios, y después se determina cómo va a satisfacerse. Este proceso consiste en una serie de pasos:

Pasos del proceso de planeación

Establecer la misión global de la organización.

Analizar el contexto o medio ambiente, esto es: cultura, política, economía, salud, mercado, fuentes de financiamiento, convenios de cooperación e información demográfica pertinente.

Realizar el análisis FODA: Evaluar tanto las fortalezas y debilidades internas como las oportunidades y amenazas externas.
Establecer objetivos generales.
Seleccionar estrategias para lograr los objetivos generales.
Plantear objetivos específicos.
Seleccionar actividades para cada objetivo específico y desarrollar planes de trabajo.
Preparar un plan financiero de acuerdo con las estrategias establecidas.

En la siguiente sección, lo anterior se detallará e ilustrará con un programa de planificación familiar de una organización sin fines de lucro de Ecuador.

La mayoría de las organizaciones pueden desarrollar el proceso de planeación por sí mismas, pero todas encontrarán ventajas si alguien ajeno a ellas, que no tenga ninguna presión ni interés, ayuda a crear un entorno en el cual las ideas y opiniones puedan expresarse libremente.

1. Establecimiento de la misión o los propósitos

El primer paso en la preparación del plan, consiste en establecer o revisar el propósito o misión de la organización. Esto incluye generalmente los objetivos generales, el tipo de organización, sus propósitos y valores. En los párrafos siguientes presentaremos tres ejemplos de propósitos institucionales. La misión de la División de Salud Materno-Infantil y Planificación Familiar de un Ministerio de Salud, podría ser la siguiente:

Ejemplo

Mejorar la salud y el bienestar de las familias e individuos de bajos ingresos en el país mediante la atención materno-infantil, incluyendo la educación y la prestación de servicios de planificación familiar.

La declaración de principios de una organización privada sin fines de lucro que ofrezca servicios de planificación familiar, podría ser la siguiente:

Ejemplo

Incrementar la disponibilidad y uso de servicios de planificación familiar y salud reproductiva voluntarios y de alta calidad en la capital y el área periférica.

Uno de los propósitos del departamento de capacitación de la División de Salud Materno-Infantil y Planificación Familiar de un Ministerio de Salud, sería:

Ejemplo

Capacitar profesionales en salud y trabajadores comunitarios para ofrecer servicios de planificación familiar y atención materno-infantil en el país.

2. Análisis del contexto

Este paso consiste en analizar el contexto y la manera como se relaciona con los propósitos de la organización tal y como fueron definidos. Un análisis del medio ambiente incluye el estudio de cuatro áreas que pueden afectar la operación de los planes de la organización. Cuando se lleva a cabo un análisis del medio, es probable que se consideren factores como los que se mencionan en el recuadro siguiente. Es importante destacar que no todas las categorías señaladas son relevantes para todos los programas y que tal vez algunos programas necesiten tomar en cuenta otras categorías no incluídas.

Un análisis del contexto social requiere de tres actividades principales:

Recopilación de datos de fuentes secundarias (ver recuadro en página 13).
Entrevistas con administradores de instituciones claves en el contexto de la planificación familiar (ministerios, organizaciones donantes y organizaciones privadas voluntarias).
Elaboración de un documento con los principales resultados del análisis que se realizó. Este estudio debe distribuirse al equipo de planeación por lo menos una semana antes de las reuniones.

Herramientas y Técnicas - Elementos de un análisis del contexto o del medio ambiente

Localizar y utilizar datos para analizar el contexto

Datos	Uso	Fuentes
Indicadores demográficos y de salud	Determinar el perfil de salud de la población; es decir, tamaño del grupo objetivo y estado de salud; actitud del grupo objetivo sobre los métodos anticonceptivos, la medicina y la medicina preventiva.	Censo del Ministerio de Planeación (o de Economía). Cuando sea posible, acudir al Sistema de Registro Civil; a los estudios e investigaciones demográficas y de salud; encuestas nacionales de fecundidad, estudios epidemiológicos sobre enfermedades de transmisión sexual (ETS), investigaciones sobre infertilidad, embarazos de adolescentes, abortos y prácticas de lactancia materna.
Información socioeconómica	Determinar: fuentes de ingreso, fluctuaciones del mismo; afiliaciones étnicas, sociales y religiosas; estructura de autoridad dentro de la familia y la comunidad; medios de comunicación y transporte; accesibilidad de las regiones y status de la mujer.	Encuestas para amas de casa; indicadores socioeconómicos del Ministerio de Asuntos Económicos; estudios sociológicos y antropológicos; entrevistas e investigaciones a nivel de la comunidad, mapas geográficos; universidades y organizaciones internacionales.
Información sobre planificación familiar	Determinar: el conocimiento y uso actual de métodos modernos y tradicionales de PF; preferencias y problemas con respecto a dichos métodos; actitudes sobre la limitación del tamaño de la familia y espacia- miento de los hijos; indicadores de una necesidad sentida o expresa de planificar la familia; actitudes de los hombres, los líderes comunitarios y las autoridades escolares.	Encuestas sobre prevalencia del uso de métodos anticonceptivos; investigaciones sobre Conocimiento, Actitudes y Prácticas (CAP) (verificar con el Ministerio de Salud y otras organizaciones nacionales de planificación familiar); estadísticas de los servicios de planificación familiar; estadísticas de distribución de métodos anticonceptivos obtenidas ya sea por agencias de servicios o por almacenes regionales o centrales; informes de investigación operacional; estudios epidemiológicos sobre prácticas de lactancia materna y efectos secundarios de los métodos; estadísticas de ETS, incluyendo el SIDA y abortos; entrevistas y observaciones de usuarios; investigación de grupos focales, informes anuales de proyectos y programas de organizaciones de planificación familiar.
Planes existentes en los sectores de población y salud	Determinar los objetivos generales y específicos de programas, organizaciones y proyectos similares o relacionados. Asegurar la compatibilidad de los objetivos generales y específicos del programa con los objetivos más amplios de la organización.	Plan quinquenal de desarrollo; plan del Ministerio de Salud; plan de población (donde esté disponible); plan regional de salud; planes locales o distritales; planes de agencias del sector privado que trabajen en el campo poblacional; estrategias de país de las agencias donantes, estrategias nacionales de donantes, entrevistas con los equipos de agencias que ofrecen servicios y con los principales donantes.
Políticas y regulaciones	Determinar los obstáculos y las oportunidades que tienen las diferentes estrategias de oferta de servicios.	Políticas del Ministerio de Salud; políticas y estrategias de población (donde estén disponibles) tales como las que se relacionan con el personal paramédico y la importación de anticonceptivos.