Guide des reponsables des programmes de planification familiale

Les chapitres

Table de Matières pour Planifier pour l'avenir
Table de Matières pour Elaborer et utiliser des plans de travail
Table de Matières pour Coordonner pour améliorer les services
Table de Matières pour Sélectionner et affecter le personnel d'un programme (Staffing)
Table de Matières pour Superviser et soutenir votre personnel
Table de Matières pour Former pour de bonnes performances
Table de Matières pour Gérer et utiliser l'information
Table de Matières pour Approvisionner les clients en contraceptifs
Table de Matières pour Gérer les finances
Table de Matières pour Rendre votre programme durable

Outils et Techniques

Le vocabulaire utilisé en planification
Modèle de calendrier de planification
Eléments d'une analyse de l'environnement
L'adaptation du processus de planification stratégique aux divers niveaux de l'institution
Utilisations possibles des différents plans de travail
Vous avez besoin d'améliorer la coordination lorsque
La coordination des activités de différents départements
La probabilité d'une coordination réussie augmente si . . .
Les éléments essentiels d'une description de poste
Formulaire d'évaluation des postulants: exemple du superviseur de terrain
Echantillon de table des matières d'un manuel du personnel
Echantillon de table des matières d'un protocole clinique
Eléments de base d'un protocole clinique
Plan d'une session de supervision
Rubriques d'une supervision sélective
L'arbre de décisions relatives à la formation
Outils pour l'analyse des besoins en formation
Canevas pour la préparation d'un budget
Exemple d'un plan de travail
Différentes méthodes d'évaluation des programmes de formation
Evaluation à la fin du programme de formation
Exemple de formulaire de rapport de visite de suivi
Information sur les performances pouvant servir de base pour mesurer les résultats et l'impact d'un programme de planification familiale
Information opérationnelle pour le suivi des activités des programmes de planification familiale
Indicateurs habituels d'un programme de planification familiale
Comment préparer un tableau des besoins en information d'un programme de Planification Familiale à base communautaire
Instruments habituels de collecte et d'utilisation de données routinières
Recherche d'informations non-routinières pour la prise de décisions
Evaluation rapide de la qualité des soins dans les cliniques
Procéder à des prévisions basées sur la distribution
Fixation d'un niveau de stock minimum
Canevas pour le contrôle de qualité et de la durée de conservation en rayon
Facteurs à prendre en compte lors de l'élaboration du budget
Conseils pratiques pour l'élaboration d'un budget
Tableau de prévision de la trésorerie
Avantages et inconvénients de certains indicateurs courants de coût-efficacité
Rapport que les responsables peuvent élaborer et utiliser pour assurer un suivi des plans et mesurer les performances par rapport aux prévisions

Comment ...

Trouver et utiliser les données nécessaires à l'analyse de l'environnement externe
Analyser les forces et les faiblesses internes
Commencer le processus de planification du travail
Préparer un plan de travail annuel
Elaborer et programmer les activités
Organiser la circulation de l'information
Assurer la coordination interne et la communication
Elaborer un tableau de répartition des fonctions
Améliorer la coordination entre organisations
Faire des prévisions relatives à la sélection et à l'affectation du personnel de planification familiale
Superviser efficacement
Définir des objectifs individuels de performance
Déceler les problèmes qui exigent une solution immédiate
Améliorer le cadre de travail
Améliorer la motivation du personnel
Utiliser un plan de session de supervision
Déterminer ce dont vous avez besoin pour la formation
Préparer et exécuter une visite de suivi
Evaluer un système d'information de gestion: Quelles questions se poser? Que faut-il prendre en considération? Que faut-il vérifier?
Maintenir votre SIG sur la bonne voie
Choisir des indicateurs de manière systématique
Dresser un tableau de la circulation de l'information
Améliorer la collecte routinière de l'information
Effectuer une évaluation rapide locale de la qualité des services
Analyser les données
Contrôler les produits lorsqu'ils arrivent au port de destination ou au magasin
Concevoir une aire d'entreposage suffisante pour vos besoins
Choisir un système de gestion des produits
Calculer les mois d'approvisionnement disponible sur place
Eviter la péremption des produits en rayon
Procéder à un inventaire physique
Elaborer un plan de trésorerie
Etablir et gérer les fonds d'une caisse d'avance
Faire un rapport de performance budgétaire
Elaborer un tableau flexible des comptes
Arriver à rendre votre institution durable
Mener une recherche opérationnelle
Améliorer la qualité des services de planification familiale
Améliorer le marketing ou la commercialisation des services de planification familiale
Réduire le coûts d'un programme
Développer des subventions croisées

Exemples par pays

Equateur: L'élaboration d'un plan stratégique pour le CEMOPLAF
Bangladesh: Elaboration des plans de travail d'un projet de planification familiale à base communautaire
Bangladesh: Un Exemple de Chronogramme
Bangladesh: Elaboration de plans de travail mensuels pour agents de terrain
Pérou: De la confusion à la coordination: améliorer la coordination entre trois programmes
Bolivie: L'exemple d'une fiche de circulation de l'information
Exemples de différentes parties du monde: Structures et mécanismes de coordination pour des programmes de planification familiale
Kenya: La coordination des systèmes d'information
Côte d'Ivoire: Description du poste de superviseur de distribution à base communautaire
Côte d'Ivoire: Description du poste d'un agent de distribution à base communautaire
Kenya: Comment améliorer le recrutement du personnel par la révision des descriptions de poste et des grilles de salaires
Libéria: Manuel de procédures d'un programme de distribution à base communautaire de l'Association Libérienne de Planification Familiale
Bangladesh: Objectifs de performance du projet de services de planification familiale à base communautaire
Lesotho: La complexité de la supervision
Libéria: Calendrier de supervision de Mme Betty Amaya, chargée de programme de distribution à base communautaire
Zimbabwé: Approche sélective à une supervision d'appui
Kenya: Fiche d'évaluation des performances d'un employé de l'Association Kenyane de Planification Familiale
Ghana: Résultats d'une analyse des besoins de formation destinés à la Division de Santé Maternelle et Infantile/Planification Familiale du Ministère de la Santé (19861990)
Kenya: Les objectifs généraux d'un cours destiné au programme de formation des ADBC de l'Association pour la Planification Familiale du Kenya
Indonésie: Formulaires de collecte de l'information
Kenya: Système de contrôle d'inventaire «Maximum-Minimum»
Rwanda: Budget des coûts variables
Swaziland: Comment contrôler l'encaissement des frais dans un système de distribution du secteur public
Libéria: Projet de distribution à base communautaire de l'Association Libérienne pour la Planification Familiale
Bolivie: Méthode utilisés par PROSALUD pour la comptabilité des coûts et le rapport coût-efficacité
Zimbabwe: Etat annuel des recettes et des dépenses pour la période du 1 juillet 1988 au 30 juin 1989 du ZNFPC
Libéria: Rapport lmensuel de ventes d'un programme DBC de l'ALPF
Exemples de différentes régions du monde: Approches pour assurer la durabilité des programmes de planification familiale
Equateur: Conception et mise en oeuvre d'une vision stratégique
Colombie: La stragégie de diversification de PROFAMILIA pour rendre son programme durable
Indonésie: Initiatives d'auto-suffisance dans un programme de planification familiale public réussi

Etudes de cas

Comment utiliser les plans de travail pour maintenir un programme sur la bonne voie
La nécessité d'une description de poste: Première partie
La nécessité d'une description de poste: Deuxième partie
Gestion d'un problème de performance
Est-ce que la formation est nécessaire? Cas n^o1
Est-ce que la formation est nécessaire? Cas n^o2
L'importance d'avoir l'information exacte et à temps réel
Comment éviter les ruptures de stocks de contraceptifs
Autorisation et suivi des dépenses
Relever le défi d'une réduction de financement

Echantillion de formulaires

Fiche de circulation de l'information
Formulaire d'évaluation des postulants: Exemple du superviseur de terrain
Plan d'une session de supervision
Fiche d'évaluation des performances d'un employé
Evaluation à la fin du programme de formation
Formulaire de rapport de visite de suivi
Carte d'identité clinique d'utilisateur
Fiche clinique de client
Registre de clinique
Registre des contraceptifs d'une clinique de planification familiale
Rapport mensuel de clinique de planning familiale
Evaluation rapide de la qualité des soins dans les cliniques
Fiche d'inventaire physique
Fiche sommaire d'inventaire physique
Fiche de contrôle d'inventaire
Registre d'activités quotidiennes
Fiche trimestrielle de rapport/Requisition
Bon de caisse
Rapport de performance budgétaire

Listes de vérification (checklists)

Planifier pour l'avenir
Elaboration et utilisation de plans de travail
Coordonner pour améliorer les services
Liste de contrôle d'orientation
Comment sélectionner et affecter le personnel de votre programme
Liste de vérification pour l'auto-évaluation du superviseur
Supervision et appui à votre personnel
Liste de contrôle pour la préparation d'une formation exécutée à l'échelon local
Liste de contrôle pour l'élaboration d'un programme de formation
Former pour une meilleure performance
Comment élaborer un rapport
Gestion et utilisation de l'information
Liste de vérification pour le manager concernant des infrastructures de stockage acceptables
Fourniture de contraceptifs au client
Liste de contrôle du responsable pour garantir un contrôle financier efficace
Comment gérer vos finances
Rendre votre programme durable

Glossaire

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