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Actifs:

c'est tout ce qui a une valeur pouvant aider une organisation à fournir ses services aux clients. Exemples d'actifs: argent en espèce, terrain, bâtiments, équipement, stock (de fournitures ou de biens à vendre), mobilier et argent dû à l'organisation («créances»). Voir «Immobilisations» et «Actifs courants».

Actifs courants ou à court terme:

actifs ayant la particularité d'être utilisés dans un intervalle d'un an, tels que l'argent en espèce, les fournitures de bureau et les provisions médicales.

Activités:

actions que le personnel du programme doit entreprendre pour réaliser les objectifs du programme.

Amortissement:

système qui considère comme dépense annuelle la part de durée d'utilisation d'une immobilisation correspondant à l'utilisation qui en est faite chaque année. Par exemple l'amortissement annuel d'un camion acheté à 20.000 dollars et ayant une durée de vie utile de dix ans est de 2000 dollars.

Analyse des besoins:

une analyse qui étudie les besoins d'un groupe spécifique (employés, clients, managers), présente les résultats par écrit y compris une liste détailleé des besoins (en matière de formation en santé, etc. . . .) et identifie les actions permettant de satisfaire ces besoins en vue de l'élaboration et de la mise en oeuvre d'un programme.

Analyse des tâches:

un examen des responsabilités et activités menées à bien par un employé en vue de déterminer les aptitudes, les connaissances, les attitudes, les ressources pour effectuer une tâche ainsi que les risques qui lui sont liés.

Analyse FFOM (Forces, Faiblesses, Opportunités et Menaces):

c'est l'analyse des forces et faiblesses internes d'une institution, ainsi que des opportunités et menaces qui existent en dehors de l'institution ou du programme.

Apprentissage par l'expérience:

une méthode d'apprentissage qui, en plus des cours, utilise la participation active et met en application les nouvelles aptitudes par les jeux de rôles et l'expérience in situ.

Arbre de décisions:

une série de questions utilisées comme un outil pour vérifier si la formation est nécessaire pour résoudre les problèmes de performance.

Bilan:

état financier résumant les éléments d'actif, de passif et les réserves (lorsqu'il s'agit d'une organisation à but non lucratif) d'une organisation à un moment précis.

Bilan des fonds (ou réserves):

dans une organisation à but non lucratif, cela représente la valeur obtenue en retranchant les dépenses des recettes.

Budget consolidé:

budget qui regroupe les informations sur les recettes et dépenses projetées recueillies auprès de divers donateurs ou programmes, ou qui facilite l'obtention d'une telle information au sein d'une même organisation.

Buts:

le profit, à long terme, du programme au bénéfice des populations, défini de façon générale.

Caisse d'avance:

somme d'argent fixe mise de côté pour les dépenses de caisse immédiates et qui est périodiquement ravitaillée jusqu'à concurrence du montant dépensé.

Calendrier d'activités:

temps imparti pour les activités et ordre chronologique de leur déroulement.

Calendrier de supervision:

plan des sessions de supervision indiquant le nom de l'employé concerné, la date, l'heure et le contenu des futures sessions de supervision. Un calendrier de supervision a pour objet de planifier les sessions de supervision et d'en informer les agents.

Carnet de bord:

carnet qui retrace l'utilisation d'un véhicule. Il indique la date, la destination, le but du voyage, le kilométrage au départ et à l'arrivée, les achats de carburant et les réparations effectuées. Il sert à calculer le coût par kilomètre, ainsi qu'à contrôler et suivre les coûts d'utilisation des véhicules.

Centre d'opérations:

toute subdivision logique des activités d'un programme, tel qu'un département, une clinique ou un programme de DBC d'une région. Beaucoup d'organisations estiment utile de produire des informations financières pour chaque centre d'opérations.

Chronogramme (ou encore Tableau de Gantt):

récapitulation d'un plan de travail présentée sous la forme d'un tableau indiquant les principales activités planifiées dans l'ordre chronologique ainsi que le moment semaine ou mois au cours desquels elles auront lieu et la personne chargée de leur réalisation. Parfois figurent également les ressources qui seront nécessaires à l'exécution des activités.

Cibles:

objectifs subdivisés en unités plus petites et reformulés en termes chiffrés. Ils appartiennent à un volet précis du programme, tel que le volet clinique ou Information, Education, Communication (IEC) et portent sur une unité précise de temps: un trimestre, un mois ou une semaine.

Coût-efficacité:

méthode pour mesurer l'efficience des prestations de services en comparant le coût à l'impact sur la base d'un indicateur tel que le taux global de fécondité. Une étude de coût-efficacité a pour but d'identifier les stratégies de programme susceptibles d'assurer le maximum d'impact au moindre coût.

Coûts d'investissements:

coûts engendrés par l'acquisition, la construction ou la rénovation d'immobilisations telles que les terrains, les bâtiments et le gros équipement.

Coûts (ou dépenses) variables:

dépenses qui varient selon le niveau des prestations de service ou la taille de la population servie. Par exemple, les dépenses en contraceptifs varient selon le nombre d'utilisateurs de chaque méthode.

Coûts (ou frais) fixes:

coûts qui ne changent pas en fonction de la taille de la population servie ou des services offerts, tels que les principaux frais de bureau, l'assurance, le loyer ou les intérêts sur les hypothèques.

Coûts récurrents (ou frais de fonctionnement):

coûts régulièrement supportés année après année.

Comptabilité/budgétisation d'exercice:

système de comptabilité/budgétisation qui enregistre les recettes encaissées, les dépenses effectuées, ainsi que le coût d'utilisation des immobilisations telles que les bâtiments ou l'équipement; par opposition à la comptabilité de caisse ci-dessous définie.

Comptabilité/budgétisation de caisse:

système de comptabilité et de budgétisation qui n'enregistre les recettes et dépenses qu'au moment où elles sont payées (contrairement à la «comptabilité/budgétisation d'exercice»).

Comptabilité par fonds:

système de comptabilité qui suit les dépenses et les recettes des différents comptes de donateurs.

Comptes à payer (également appelés dettes):

argent dû par l'organisation au titre des notes et factures déjà reçues.

Comptes à recevoir (également appelés créances):

argent dû à l'organisation au titre des notes ou factures qu'elle a émises.

Contrôles «financier» (ou «internes»):

toutes les règles et procédures qui constituent une parade contre la corruption, le vol, l'emploi abusif et l'utilisation inappropriée de fonds ou d'autres ressources.

Coordination:

la collaboration planifiée entre personnes, départements et organisations oeuvrant à la réalisation d'un même but.

Coordination externe:

le processus d'identification des buts et fonctions communs à différentes organisations et la collaboration pour la mise en oeuvre des activités visant ces buts. Le plus souvent, la répartition des activités et des responsabilités entre les organisations est déterminée par les points forts spécifiques à chaque organisation.

Coordination interne:

l'organisation et la communication logiques concernant les activités d'une organisation de sorte que tout le personnel soit conscient des rôles et des responsabilités de chaque département et des interactions entre départements.

Couple-années de protection (CAP):

une mesure représentant le total des années de protection contraceptive fournie par une méthode. Pour chaque méthode, les CAP s'obtiennent en divisant le nombre d'unités distribuées par un facteur représentant le nombre d'unités nécessaires à la protection d'un couple pendant une année.

Couples années de protection (CAP):

Cycle d'approvisionnement en produits contraceptifs:

les quatre phases d'approvisionnement en produits contraceptifs qui se déroulent dans un processus cyclique: le choix des produits, la prévision, la distribution et l'utilisation.

Délai d'exécution:

la période qui s'écoule entre le moment où l'on commande un produit et sa réception.

Dépenses:

tout déboursement effectif d'espèces ou de chèques en comptabilité.

Développement du personnel:

activités d'une organisation ou d'un superviseur telles que la formation, la fourniture d'une rétro-information (feedback) constructive, la rotation des postes, etc., conçues pour améliorer les aptitudes, la motivation et les qualifications des employés.

Date de péremption:

une date déterminée par le fournisseur et au delà de laquelle le contraceptif ne doit pas être donné au client.

Description de poste:

document portant le titre de l'emploi et les responsabilités liées à un poste donné ainsi que les aptitudes et qualifications exigées de l'employé.

Discussion de groupe focalisée:

une discussion planifiée et orientée au sein d'un groupe choisi et qui a pour but d'examiner une question particulière.

Durée de vie:

c'est la durée pendant laquelle on peut conserver un produit sans qu'il ne perde son efficacité.

Durabilité;

la capacité d'un programme à fournir des services de qualité à ses clients et à élargir le domaine de ses services et la base de sa clientèle tout en réduisant sa dépendance vis-à-vis des financements externes et en comptant davantage sur les revenus générés par le programme et les sources locales de financement.

Efficacité:

le degré auquel un programme a réalisé les changements désirés ou atteint ses objectifs par la prestation de services.

Efficience:

le degré auquel un programme a utilisé les ressources à bon escient et a réalisé les activités en temps voulu.

Enoncé de la mission:

un bref aperçu général définissant le type de structure, son but principal et ses valeurs.

Enquête auprès des clients:

une méthode de recherche comme par exemple une interview ou une discussion de groupe focalisée pour vérifier si les besoins des clients sont en train d'être satisfaits.

Enquête de base:

enquête menée dès le début d'un projet pour établir les données auxquelles seront comparés les résultats attendus.

Environnement externe:

les conditions qui prévalent dans le pays ou la région et qui influent sur les résultats du programme de planification familiale. Ce sont entre autres, la culture, la politique, l'économie, la santé, le marché, les sources de financement, les produits et les facteurs démographiques.

Etat des recettes et des dépenses (ou encore etat des revenus et des dépenses; ou pertes et profits):

résumé périodique des recettes et des dépenses indiquant un surplus (profit) ou un déficit (perte) pour la période considérée.

Etat financier:

rapport financier couvrant une période déterminée (un mois ou une année) et récapitulant les recettes et les dépenses (Etats des recettes et des dépenses) ainsi que les actifs et les passifs («Bilan»).

Evaluation:

processus de collecte et d'analyse d'informations pour vérifier si un programme est en train de mener les activités planifiées, et déterminer jusqu'à quel point il réalise les objectifs initialement définis (en exécutant ces activités). L'évaluation est un instrument servant à identifier les moyens par lesquels on peut assurer un maximum d'efficacité à un programme et/ou les modifications pouvant permettre d'améliorer les services.

Evaluation de la performance:

procédure établie pour l'évaluation des performances de l'employé, mise en oeuvre à des intervalles déterminés à l'avance, d'habitude chaque année ou tous les six mois.

Evaluation rapide:

une mini-étude de courte durée sur votre programme ou sur une de ses composantes basée sur un petit échantillon fiable. L'étude porte sur un ensemble limité de variables choisis.

Extrants:

les types et quantités de biens et services produits par un procédé ou un programme.

Fiche de contrôle d'inventaire:

une fiche qui répertorie les informations relatives aux activités de réception et d'expédition des produits, ainsi que les ajustements de niveaux suite à des inventaires physiques, d'un produit ou d'une méthode contraceptive donnée.

Fiche trimestrielle de rapport/Requisition:

fournit des informations sur le nombre et le type de clients servis, la quantité de contraceptifs reçue et distribuée sur une période de trois mois, ainsi que les quantités de contraceptifs nécessaires pour le trimestre à venir.

Formation basée sur les compétences:

une formation axée exclusivement sur l'apprentissage des aptitudes, des faits et attitudes liés à des postes spécifiques. L'idéal est que le contenu d'une telle formation soit prédéterminé par les stagiaires eux-mêmes.

Formation formelle:

une formation qui a des objectifs spécifiques, en termes d'apprentissage, et qui est dispensée hors du lieu de travail.

Formation informelle:

une formation qui s'acquiert sur le tas et est souvent réalisée grâce à l'auto-formation, à l'orientation par le superviseur ou même à l'observation des collègues.

Formation par étapes:

une formation réalisée par étapes et comportant des périodes alternatives de formation en salle et d'expérience sur le terrain.

Formulaire de commande:

c'est une fiche de demande de livraisons supplémentaires.

Formulaires pour la rétro-information (feedback) journalière:

des formulaires d'évaluation conçus pour être utilisés quotidiennement afin de donner aux formateurs et managers une rétro-information (feedback) valable sur la satisfaction des stagiaires quant à la formation.

Frais:

tous les coûts de fonctionnement d'un programme. Dans un système de comptabilité de caisse, les frais sont comptabilisés dès qu'ils sont engagés, avant même que la dépense correspondante ne soit réellement effectuée.

Frais généraux:

coûts de fonctionnement d'une organisation qui ne sont pas déjà directement imputés à un projet (par exemple la maintenance des bâtiments et les dépenses d'eau et d'électricité). Parfois une partie de ces coûts peut être imputée à un projet.

Grade:

dans les descriptions de poste, le niveau ou rang typique sur lequel est basée la grille des salaires. Il est en partie déterminé par les compétences et qualifications nécessaires pour effectuer le travail demandé.

Grilles d'observation:

un formulaire conçu pour permettre au formateur ou au superviseur d'évaluer l'apprenant par l'observation.

Immobilisations:

actifs dont la durée d'utilisation dépasse un an, tels que terrain, bâtiments, mobilier, et le gros équipement.

Impact:

l'impact mesure jusqu'à quel point le programme a introduit des changements à long terme dans les attitudes, le comportement ou la santé de la population cible.

Impact:

le niveau auquel le programme a introduit des changements à long terme dans les attitudes, le comportement ou la santé de la population cible.

Indicateur d'extrant:

une mesure qui donne le produit ou la réalisation (en termes numériques) des activités d'un individu sur une période définie.

Indicateur d'impact:

une mesure qui montre l'effet à long terme des activités d'un programme sur l'ensemble de la population; exemple: les variations du taux de fécondité.

Indicateur d'intrant:

une mesure qui donne la quantité des ressources utilisées pour une activité planifiée déterminée, sur une période donnée.

Indicateur de performance:

une mesure qui indique le degré auquel un programme atteint ses objectifs.

Indicateur de processus:

une mesure qui donne l'ensemble des activités à mettre en oeuvre pour atteindre un objectif déterminé, sur une période déterminée.

Indicateur de résultats:

une mesure qui donne l'effet immédiat des activités du programme sur la population cible par rapport aux objectifs du programme.

Indicateur opérationnel:

une mesure qui indique le degré auquel un programme utilise ses ressources (temps, ressources financières, personnel) et met en oeuvre ses activités en conformité avec le plan de travail.

Indicateurs clés:

la liste retenue des mesures opérationnelles et de performances qui seront utilisées pour comparer les résultats effectifs et les résultats escomptés pour tous les aspects d'un programme de planification familiale.

Information opérationnelle:

l'information dont on a besoin pour planifier les activités telles que l'utilisation du temps, du personnel, des ressources financières, et qui sert à évaluer la fonctionnalité d'un programme de planification familiale.

Information sur la performance:

l'information nécessaire à la planification des objectifs et l'évaluation de l'impact des activités d'un programme sur la population cible.

Intégrer:

rassembler des données provenant de diverses sources.

Intervalle entre les commandes (ou période de revue):

utilisé dans un système de contrôle périodique, c'est l'intervalle de temps prédéterminé entre les commandes.

Interview des clients à leur sortie:

une interview avec les clients avant leur départ de la clinique de la planification familiale pour recueillir leurs impressions au sujet des services reçus. L'interview peut être une conversation informelle, ou un questionnaire plus formel qui est axé sur un aspect particulier des prestations de services.

Intrant:

les ressources utilisées pour un programme.

Inventaire physique:

un comptage systématique de tous les contraceptifs en stock pour vérifier si la quantité en rayon correspond à celle mentionnée dans les registres de tenue de stock.

Lancement d'idées (Brainstorming):

une activité de groupe qui permet aux participants de lancer des idées, de soulever des questions, de proposer des solutions et d'arriver à un accord autour des questions qui intéressent de nombreuses personnes.

Lancement d'idées (Brainstorming):

activité de groupe permettant aux participants de produire des idées, de soulever des questions, de proposer des solutions et de trouver un terrain d'entente sur des problèmes concernant plusieurs individus.

Listes des choses «à faire»:

listes informelles d'activités et tâches à exécuter sur une courte période, en général inférieure à un mois. Les listes de choses «à faire» sont régulièrement révisées afin d'y incorporer de nouvelles activités en remplacement de celles déjà exécutées.

Livraisons incomplètes:

lorsque les fournisseurs livrent des quantités incomplètes de contraceptifs.

Livraisons partielles:

sont généralement faites à la demande du destinataire, lorsqu'une importante livraison est divisée en plusieurs parties expédiées à des intervalles réguliers pour contourner les contraintes d'espace chez le destinataire.

Méthodologie:

les méthodes, les moyens et la procédure logique par lesquels un plan ou une approche de programme est mis en oeuvre: par exemple la formation sur le tas par opposition à la formation formelle.

Magasin central:

une structure de stockage qui assure la manutention et le stockage de l'ensemble des produits reçus de l'extérieur.

Magasin intermédiaire:

un dépôt de contraceptifs situé dans une région donnée d'un pays. Il ne distribue des produits que dans cette zone.

Manuel du personnel:

document exposant dans le détail les politiques et procédures concernant le personnel d'une organisation, y compris une description de la structure administrative et des tâches du personnel-clé.

Marketing social:

une approche pour la promotion, la distribution et la vente de contraceptifs à un prix relativement bas par le biais des points de distribution commerciale existants. Le marketing social communique les messages de planification familiale en utilisant des entités commerciales telles que la radio, les journaux et la télévision pour fournir de l'IEC relative à la planification familiale.

Mouvement:

relevé du mouvement des ressources (humaines, financières et matérielles) que l'on conserve pour permettre de remonter le mouvement et de rendre compte des ressources.

Niveau de pointe:

le niveau actuel d'avancement d'une technologie donnée.

Niveau de réapprovisionnement (ou niveau de stock minimum):

c'est la quantité minimale de produit que les programmes doivent avoir en stock ou le niveau auquel on doit faire une nouvelle commande. Il est généralement exprimé en nombre de mois d'approvisionnement. Il correspond au stock utilisé entre une commande et sa réception plus le stock de sécurité.

Niveau de stock maximum:

la plus grande quantité de produits qu'un programme doit avoir en stock et qui est généralement exprimée en nombre de mois d'approvisionnement. Il est égal au stock minimum plus la partie du stock utilisée entre les commandes.

Niveaux de stock (Minimum-Maximum):

les niveaux de stock minimum et maximum ont pour objet d'éviter que le programme ne connaisse des ruptures de stock en contraceptifs ou ne se retrouve avec des excédents.

Nouveau client (première visite ou première consultation d'un client):

c'est quelqu'un qui reçoit des services d'un agent ou d'un programme pour la première fois.

Nouveau client (première visite ou première consultation d'un client):

c'est quelqu'un qui reçoit des services d'un agent ou d'un programme pour la première fois.

Nouvel utilisateur (ou nouvel accepteur):

quelqu'un qui accepte une méthode contraceptive pour la première fois d'un agent ou d'un programme. Cette personne peut utiliser une méthode de contraception donnée ou la contraception en général pour la première fois.

Nouvel utilisateur (ou nouvel accepteur):

Numéro de lot:

se réfère à chaque lot distinct de contraceptifs au moment de la fabrication.

Objectifs:

les résultats escomptés ou rendements d'un programme représentant les changements de connaissances, d'attitudes et de comportement des clients du programme; toutes choses décrites d'une façon quantifiable et indiquant une période spécifique pendant laquelle on peut atteindre ces résultats.

Objectifs de performance:

les résultats attendus d'une organisation ou d'un individu. Les objectifs de performance déterminent le type et la gamme d'activités qu'une organisation ou un membre du personnel devra entreprendre pour atteindre les résultats escomptés.

Occasion manquée:

une occasion qui aurait pu permettre la réalisation d'une activité bénéfique (prestation de services, rétro-information (feedback) de l'employé, etc. . . .) mais qui a été négligée.

ONG internationale (PVO):

une organisation privée à but non-lucratif, à vocation internationale.

ONG (Organisation non-gouvernementale):

une organisation non-gouvernementale qui est souvent basée au niveau local.

Organigramme/Structure de l'institution:

le système formel des relations de collaboration dans le cadre d'une structure qui montre la hiérarchie entre les différentes fonctions et postes des cadres de l'exécutif et du personnel subalterne. Cette structure est souvent représentée sous forme de diagramme ou de schéma.

Partage des coûts:

un système de réduction des coûts opérationnels basé sur la coordination avec d'autres organisations, comme par exemple l'achat en commun d'un grand volume de produit, le partage des infrastructures et des coûts de stockage, et le partage des coûts de transport.

Passif:

obligations ou dettes envers les fournisseurs, les employés, les banques ou l'Etat.

Petite caisse:

fonds de caisse à montant fixe avec une trésorerie fixe destinée à régler les petites dépenses au comptant, et qui est ravitaillée au fur et à mesure.

Plan de distribution de contraceptifs à base communautaire:

plan d'action spécialement consacré au volet distribution à base communautaire (DBC) de l'organisation, généralement conçu pour une période d'un an.

Plan de session de supervision:

un état descriptif ou une liste de vérification (checklist) d'une séance de supervision qui indique les rubriques, les techniques, et les statistiques à contrôler lors de chaque session de supervision. Ce plan doit aussi comporter des activités d'appui au programme comme la collecte des fiches de rapports et le réapprovisionnement en produits, ainsi que toute activité post-session à mettre en oeuvre par le superviseur.

Plan de travail:

document élaboré par le manager et le personnel pour une période précise qui permet de dresser la liste des activités planifiées en précisant les dates auxquelles elles seront exécutées, les ressources nécessaires et les personnes chargées de les exécuter.

Plan de travail annuel:

document décrivant ce que l'organisation fera pendant une période d'un an et reliant les plans de travail de tous les volets du programme.

Plan des activités cliniques:

plan de travail spécialement consacré au volet clinique de l'institution, généralement conçu pour une période d'un an.

Plan IEC:

plan de travail spécialement consacré au volet «Information, Education et Communication (IEC)» de l'institution, généralement conçu pour une période d'un an.

Planification:

un processus continu pour analyser les données d'un programme, prendre des décisions et concevoir des plans de travail pour l'avenir. Elle vise la réalisation des objectifs du programme.

Planification du travail:

processus par lequel une organisation sélectionne les activités qui vont être menées, désigne le département ou le personnel chargé de les exécuter et détermine les ressources et le temps nécessaires. La planification du travail couvre généralement une période inférieure ou égale à un an.

Planification stratégique:

une planification à long terme couvrant une période de trois à cinq ans, qui consiste à déterminer les buts, stratégies et objectifs de votre programme.

Point de distribution (final):

le point final de distribution des contraceptifs aux clients (clinique, pharmacie, agents de distribution communautaire, etc.)

Population cible:

la population spécifique devant bénéficier d'un programme: ce sera soit un ensemble ou un sous ensemble d'utilisateurs potentiels tels que les adolescents, les femmes enceintes, les populations rurales, ou les habitants d'une zone géographique donnée.

Population-cible:

la population précisément visée comme bénéficiaire du programme. Il peut s'agir soit de l'ensemble des utilisateurs potentiels, soit de sous-groupes tels que les adolescents, les femmes enceintes, les populations rurales ou les résidents d'une zone géographique en particulier.

Post-tests:

tests administrés aux clients, employés, stagiaires ou à tout autre groupe de personnes que l'on désire évaluer à la fin ou pendant la mise en oeuvre d'un programme et qui ont pour but de mesurer les progrès réalisés par rapport aux objectifs fixés.

Pré-tests:

tests administrés aux clients, employés, stagiaires ou à tout autre groupe que l'on désire évaluer et qui ont pour but de déterminer une base par rapport à laquelle les futurs résultats seront évalués.

Prévisions basées sur la distribution:

cette méthode de prévision des contraceptifs fournit une estimation du nombre de contraceptifs requis sur la base des quantités distribuées antérieurement au niveau du dépôt, du point de distribution ou de la clinique.

Prévisions basées sur la population:

les prévisions des besoins en approvisionnement qui se fondent sur la partie de la population-cible que le programme veut servir ainsi que le niveau prévu de demande pour chaque méthode contraceptive.

Prévisions basées sur les prestations de services:

ce sont les prévisions basées sur une analyse des statistiques existantes sur le programme et le nombre de clients qu'un programme compte servir.

Premier à périmer, premier sorti (PPPS):

un système de gestion des stocks selon lequel les contraceptifs portant la date de péremption la plus proche sont distribués les premiers et ceux portant la date d'expiration la plus éloignée ne sont distribués que lorsque la première provision est épuisée.

Premier-à-périmer, premier-sorti (PPPS):

Procédure de rupture de contrat:

politique définie et mentionnée d'habitude dans le Manuel du personnel, décrivant les motifs de licenciement et les droits de l'employé dans ce cas.

Procédure de soumission de doléances:

politique définie et mentionnée dans le Manuel du personnel, décrivant la procédure formelle de soumission, de traitement et de résolution des doléances du personnel.

Produits pour la planification familiale:

se réfère à tous les contraceptifs, matériel et produits pharmaceutiques et équipements nécessaires aux services de planification familiale.

Programme pour accroître le nombre d'utilisateurs actifs:

une approche systématique mise en oeuvre pour augmenter le nombre d'utilisateurs actifs dans un système de prestation de services. Pour instituer un programme permettant d'accroître le nombre d'utilisateurs actifs, on doit déterminer un taux ou un nombre acceptable d'utilisateurs pour chaque centre de services et mener régulièrement des activités de suivi.

Protocole clinique:

liste des normes médicales que le personnel est appelé à suivre et qui décrivent de manière détaillée les procédures médicales et les normes sanitaires qui garantissent la sécurité et la santé des clients de planification familiale.

Qualité des services:

il s'agit de la prestation de services de planification familiale de qualité à l'ensemble des clients. Elle s'apprécie selon les éléments suivants: la gamme de choix de méthodes contraceptives, le caractère complet de l'information fournie aux clients, la compétence technique du prestataire, la qualité des relations interpersonnelles, l'existence ou pas de mécanismes d'encouragement à la poursuite de l'utilisation des contraceptifs, enfin la prestation des services adéquats.

Récompenses au mérite:

promotions ou récompenses financières accordées aux agents en reconnaissance de leur brillante performance.

Rémunération:

paiement relatif à des produits livrés, des services rendus ou des pertes encourues.

Répartition des coûts:

c'est le fait, dans un système de comptabilité de caisse ou de comptabilité par fonds, d'assigner des coûts à des programmes, centres d'opérations, ou types de services différents. Par exemple, le système de comptabilité peut affecter 50 pour cent du salaire du Coordinateur de la Formation aux «Frais généraux», et les 50 autres pour cent à cinq programmes différents, à raison de 10 pour cent par programme.

Répartition des fonctions:

une activité qui présente, sous forme de tableau, le nom des organisations qui collaborent et les principales responsabilités de chacune dans différents domaines d'intervention. Elle a pour but de révéler les cas de double emploi et les lacunes au niveau des services.

Réserves (ou avoirs):

«valeur nette» d'une organisation, obtenue en soustrayant son passif de son actif.

Rétro-information (feedback):

procédé permettant une double communication entre le terrain et le bureau (ou entre un employé et son superviseur), et ayant pour objet de modifier, rectifier, et renforcer les performances et les résultats obtenus.

Rapport:

la proportion obtenue en divisant une quantité par une autre. Par exemple, dix huit infirmières de planification familiale (numérateur) divisées par six centres (dénominateur) donne le rapport de trois infirmières par centre.

Rapport de performance budgétaire:

rapport comparant les recettes et dépenses réelles avec celles prévues par le budget.

Recettes:

en comptabilité de caisse, ce terme s'applique aux sommes reçues.

Reconciliation (ou rapprochement bancaire):

opération consistant à reprendre le solde de votre compte bancaire en fonction du relevé bancaire afin de faire ressortir les dépôts effectués et les chèques tirés mais non encore débités ou crédités par la banque.

Recyclage:

formation périodique donnée au personnel en vue du renforcement d'une qualification ou de l'introduction de nouveaux concepts ou aptitudes.

Registre d'activités quotidiennes:

un cahier qui répertorie, quotidiennement le nombre de visites au centre, et indique les types et quantités de produits fournis à chaque client.

Regroupement:

le fait de mettre ensemble les ressources, les compétences, l'équipement, etc. . . . à utiliser pour atteindre un but commun. Cela aide à économiser les rares ressources, à réduire les possibilités de double emploi et à combler les lacunes au niveau des services.

Ressources:

moyens disponibles pour la mise en oeuvre des activités planifiées, tels que les personnes, les objets et l'argent.

Revenus:

sommes d'argent ou leur équivalent reçues à l'occasion des ventes des services; il s'y ajoute les dons et des subventions. Dans le cas des subventions, seule la partie dépensée est effectivement considérée comme revenu. Il est possible que le solde doive être retourné au donateur. Dans les systèmes de comptabilité de caisse, on enregistre les revenus dès qu'ils sont acquis, sans attendre que les fonds ou les biens soient effectivement reçus.

Rubrique:

subdivision d'un budget, d'un tableau de comptes ou d'un état financier représentant un compte où l'on enregistre les transactions d'un type déterminé de recette, dépense, actif ou dette.

Rupture de stock:

situation où il n'y a pas assez de contraceptifs en stock pour répondre à la demande.

Session de supervision:

une réunion avec un ou plusieurs membres du personnel afin d'examiner le travail accompli et de faire le plan des tâches futures et des prochaines sessions de supervision.

Situation sanitaire:

état sanitaire d'une communauté ou d'une population établi par l'analyse des statistiques démographiques et sanitaires courantes, ainsi que des connaissances, attitudes, et pratiques de la population.

Sous-système:

un système compris dans un autre plus vaste qui sépare les divisions fonctionnelles du programme d'une institution telles que: les produits, la formation, la prestation de services, etc. . . .

Stabilité de l'institution:

la mesure dans laquelle un programme est capable de résister aux changements soudains de l'environnement extérieur et de développer un ensemble de systèmes constants et fiables de vérification et de gestion interne.

Stock de sécurité:

la quantité de produits (nombre de mois d'approvisionnement) en deçà du niveau minimal, prévue pour pallier aux variations majeures dans la demande des produits ou aux retards imprévus dans la livraison.

Stratégies:

l'ensemble des méthodes que l'institution va adopter pour fournir des services et mener des activités afin d'atteindre ses buts.

Suivi:

processus consistant à vérifier régulièrement la situation du programme, en observant si les activités planifiées ont été exécutées et si elles sont en train de générer les changements souhaités.

Supervision sélective:

une procédure de supervision des rubriques spécifiques sur une base moins fréquente et rotative, en raison des contraintes de temps.

Système:

un ensemble d'éléments distincts et interdépendants définis et agencés pour atteindre des objectifs déterminés.

Système d'allocation:

un procédé par lequel les contraceptifs sont fournis par le dépôt central ou intermédiaire au point de distribution sans que ces derniers ne les aient commandés.

Système d'information de gestion (SIG):

un système conçu par une institution et ayant pour objet de collecter et rapporter l'information sur un programme donné, et qui permet aux responsables de planifier, de contrôler et d'évaluer les opérations et les performances de l'ensemble du programme.

Système d'information de gestion (SIG):

Système de co-paiement:

un système de paiement pour des services rendus où le client paie une partie de la facture avec l'aide d'un tiers tel que l'employeur, une compagnie d'assurance, ou une police de couverture médicale payée d'avance.

Système de commande (requisition):

un procédé par lequel les points de distribution commandent les quantités de produits dont ils ont besoin à un niveau de stockage supérieur.

Système de primes d'encouragement:

un système de récompense des employés pour leurs excellentes performances ou réalisations exceptionnelles afin de les encourager à continuer d'oeuvrer pour l'atteinte des objectifs et le maintien de la qualité du programme.

Système de revue continuelle ou permanente:

un système de contrôle d'inventaire et de réapprovisionnement par lequel les niveaux de stock sont constamment revus et les commandes faites lorsque le stock atteint ou descend en dessous d'un niveau de réapprovisionnement déterminé. Avec ce système, les commandes sont généralement faites en fonction des normes des quantités et non selon un calendrier établi.

Système de revue périodique:

un système de contrôle d'inventaire et de réapprovisionnement par lequel les niveaux de stock sont revus à des intervalles déterminés et les commandes sont faites sur la base des niveaux effectifs de stock, celui du stock de sécurité et selon une quantité maximale établie. Par cette méthode, le ré-approvisionnement est programmé mais la quantité de produits peut varier à chaque commande.

Système de subventions croisées:

le système d'utilisation des sommes générées dans un service pour soutenir le coût d'un autre service du même programme. Par exemple, utiliser l'argent généré par les ventes de contraceptifs d'une clinique pour subventionner la fourniture de services aux clients de cette clinique qui ne peuvent pas les payer ou pour subventionner d'autres sites du programme.

Système de supervision:

les méthodes et procédures utilisées pour contrôler le volume et la qualité du travail effectué par le personnel et lui apporter l'appui et le soutien dont il a besoin. Le système comporte des visites sur le terrain, des évaluations de performance de l'agent, des réunions individuelles ou de groupes avec le personnel, ainsi que l'examen des formulaires de rapport, etc.

Tâches:

activités découpées en responsabilités précises attribuées à un agent.

Tableau de circulation de l'information:

un tableau qui illustre les types d'information (indicateurs) qui seront collectés et rapportés, les agents chargés de la collecte, ainsi que les destinataires, l'utilisation qui en sera faite et le niveau de détail nécessaire. L'objet de ce tableau est d'assurer une circulation correcte et adéquate de l'information et la communication au personnel du fonctionnement du système.

Tableau des comptes:

plan faisant partie du système de comptabilité et dressant la liste des programmes, centres d'opération, et catégories dans lesquels seront enregistrées les recettes et les dépenses, dans des rubriques numérotées.

Taux:

la mesure d'un événement (numérateur) au sein d'une population déterminée (dénominateur) à un moment défini. Par exemple, la fréquence d'utilisation d'un contraceptif correspond au nombre de femmes utilisant la contraception (numérateur) parmi les femmes en âge de procréer (dénominateur) à un moment défini.

Taux d'utilisation permanente (ou taux d'utilisation active):

un indicateur-clé dont le numérateur est le nombre de femmes qui pratiquent encore la contraception au terme d'une période de temps définie et dont le dénominateur est le total des femmes qui ont accepté un contraceptif pendant cette même période.

Trésorerie:

état des prévisions et du suivi des entrées et sorties d'argent.

Trace écrite:

relevé de tout mouvement de ressources (humaine, financière et matérielle) conservé afin de pouvoir retrouver et suivre le mouvement et comptabiliser les ressources.

Utilisateur potentiel (ou accepteur potentiel):

pour les femmes, une acceptrice potentielle est toute femme en âge de procréer, capable d'avoir un enfant qui, sans vouloir être enceinte à cette période n'utilise pas la contraception. Pour les hommes, l'accepteur potentiel est tout homme sexuellement actif qui n'utilise pas actuellement la contraception.

Utilisateurs actifs (appelés aussi utilisateurs permanents):

contrairement aux nouveaux clients, les utilisateurs actifs sont ceux qui continuent à utiliser une méthode de planification familiale pendant une période de temps définie. Généralement, ils sont comptabilisés et enregistrés séparément des nouveaux clients d'un programme et des nouveaux utilisateurs d'une méthode. D'ailleurs, les rapports les concernant sont différents de ceux conçus pour ces derniers.

Utilisateurs actifs (appelés aussi utilisateurs permanents):

Volets du programme:

unités fonctionnelles d'une organisation de prestation de services visant la réalisation de buts organisationnels; par exemple un volet DBC, un volet activités cliniques ou encore un volet IEC.

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