Comment satisfaire à la fois les exigences de l'organisation et celles des donateurs en matière de rapport
Compréhension et utilisation des rapports financiers pour la prise de décision

Il est important de trouver un équilibre entre vos besoins en informations pour l'élaboration de vos rapports internes et les exigences des donateurs en matière de rapport. Le fait de ne pas tenir en considération à la fois les besoins internes de votre organisation et ceux du donateur peut mener aux situations suivantes:

• Dans un système de gestion décentralisée, où des responsables de niveau moyen sont impliqués dans la planification financière, la budgétisation, le contrôle et l'élaboration de rapports, il est vital qu'ils puissent recevoir des informations financières à leur niveau. Beaucoup d'organisations ont des difficultés à produire des rapports à ce niveau lorsque leurs systèmes d'informations financières sont conçus à l'intention des donateurs.
• Beaucoup d'organisations ayant plusieurs donateurs ont un budget de projet distinct pour chaque donateur, chacun de ces budgets couvrant plusieurs années; or elles ne disposent ni d'un plan d'informations ni d'un plan financier consolidés permettant de prendre des décisions stratégiques globales pour l'organisation.

Pour créer un système qui réponde à la fois aux besoins de votre organisation et à ceux des organisations de financement, il est utile de:

Négocier avec les donateurs. Les donateurs demandent un grand nombre de rapports financiers détaillés qui souvent ne correspondent ni aux besoins de l'organisation ni aux périodes auxquelles celle-ci produit ses rapports. Pour faciliter l'élaboration d'un plan financier consolidé, vous pouvez essayer de négocier avec les donateurs afin de faire correspondre leurs projets avec le découpage logique du plan. Par exemple, lorsque plusieurs donateurs financent le temps de travail d'une même personne ou les coûts d'un même centre d'opérations, tel qu'une clinique, cela peut être source de confusion. Il est utile d'organiser les «projets» des donateurs de manière qu'ils correspondent aux centres d'opérations que vous avez prévus dans votre système de comptabilité. Il est également utile d'essayer de négocier des périodes de soumission de rapports aux donateurs qui s'adaptent à votre système.

Trier les informations par source de financement et par centre d'opération. L'élaboration d'un budget avec un système de planification et de rapport unifié doit être basée sur un système de comptabilité qui répartit les dépenses aussi bien par centre d'opération que par source de financement. Dans un système informatisé, cette tâche est simplifiée si vous saisissez vos informations financières dans une base de données. Vous pouvez aussi bien classer les dépenses et les revenus par centre d'opération que par source de financement.

Il est possible d'organiser vos informations financières par donateur ou source de revenu dans un système non-informatisé en créant un code numérique pour chaque source possible; mais ce système prend plus de temps. Dans l'enregistrement des dépenses on pourrait avoir une colonne «compte débité». A côté de chaque dépense, votre comptable pourra inscrire un numéro dans la colonne prévue pour indiquer la subvention ou le projet desquels cette dépense est débitée. Dans les programmes qui génèrent des recettes à partir des ventes ou des dons sans restriction, il y aura toujours un code «sans restriction». Pour regrouper dans un seul rapport les informations relatives aux dépenses imputables à chaque source de revenu, le comptable devra s'y prendre manuellement en examinant chaque compte dépenses et en sélectionnant celles portant le numéro de code approprié.

Il existe un autre moyen de produire des rapports sur les dépenses par source: il consiste à tenir séparément un ensemble de livres de comptes pour chaque projet ou chaque source de financement. Toutefois avec un système de comptabilité organisé selon ce schéma, il devient difficile de produire des informations financières pour l'ensemble de l'organisation ou du programme.

Il sera plus facile, pour le système de comptabilité, d'enregistrer les recettes suivant leur source, puisque chaque source va faire l'objet d'un journal ou d'un compte distinct.

Les donateurs ont des formats de rapport financier et des périodes de soumission de rapport différents, ce qui complique la comptabilité et l'élaboration de rapports. Voici les problèmes les plus courants et les solutions pouvant y être apportées:

Les donateurs ont des périodes de soumission de rapports différentes. Certains donateurs exigent des rapports tous les trois mois, d'autres tous les quatre mois, alors que souvent aucune de ces périodes ne correspond à l'année budgétaire de votre organisation.

Solution: Vous pouvez organiser votre système d'informations sur une base mensuelle, ce qui vous permettra de vous adapter à différentes périodes de soumission de rapport.

Les différences entre les exigences des donateurs entraînent des incohérences dans les catégories de certaines rubriques. Par exemple, certains donateurs exigent que les fournitures de bureau soient portées dans la catégorie «frais d'administration», alors que d'autres souhaitent les voir figurer dans la catégorie «fournitures» à côté des contraceptifs.

Solution: Un système de classement informatique constitue souvent le seul moyen de faire face à une catégorisation de critères conflictuelle entre différents bailleurs de fonds.

Cependant, la solution idéale pour les deux problèmes consiste à mettre en place un système de comptes détaillé et à négocier avec tous les donateurs pour les amener à accepter vos modèles et périodes de rapport.

Compréhension et utilisation des rapports financiers pour la prise de décision

Outils et techniques - Rapports que les responsables peuvent élaborer et utiliser pour assurer un suivi des plans et mesurer les performances par rapport aux prévisions

La conception de tous les éléments du système peut et doit être réexaminée régulièrement, car au fur et à mesure que votre environnement change, vos besoins en informations financières changent: un nouveau donateur peut arriver avec des exigences différentes en matière de rapports, votre programme peut commencer à faire payer les services par les clients pour la première fois; et le lancement de nouvelles activités peut nécessiter la création de nouvelles rubriques. Votre système doit être assez souple pour intégrer ces changements.

Différents types de programmes de planification familiale appellent des modes de contrôle financier extrêmement différents. Habituellement, les organisations du secteur public, telles que le Ministère de la Santé, élaborent des budgets dans lesquels on ne retrouve pas de rubrique revenus. La plupart des responsables du secteur public n'utilisent que des rapports de dépenses pour comparer leurs dépenses réelles avec celles prévues dans le budget; les rapports sont rarement utilisées pour une analyse des coûts ou de rapport coût/efficacité, telle que l'analyse du coût par unité de service.

Puisque le ministère utilise habituellement une comptabilité de caisse, les immobilisations et les fournitures sont inscrites comme dépenses au moment de leur achat et ne sont pas amorties sur une base annuelle tout au long de leur durée de service. Par conséquent il n'y a pas d'actifs à porter dans le bilan et, un rapport n'est pas nécessaire. Cependant, certains services du ministère font payer les services par les usagers, tandis que d'autres veulent utiliser leurs rares ressources de la manière la plus efficiente et efficace possible; ils ont besoin pour cela d'une information de comptabilité basée sur les coûts. Dans ces cas, un changement s'impose ne serait ce qu'en adoptant un système de comptabilité d'exercice amélioré, et dans ce cadre il est utile de disposer d'états financiers complets.

Dans le secteur privé, où les organisations génèrent des recettes, il existe deux rapports financiers importants qui fournissent des informations sur la situation financière de l'organisation: le bilan et l'état des recettes et dépenses.

Le bilan est conçu pour montrer la situation financière d'une organisation à un moment déterminé. Il fait état des actifs, des passifs (dettes) et des réserves (également connues sous le nom d'avoir). Dans un bilan si l'on soustrait le passif de l'actif, le produit doit être égal aux réserves. Un bilan sert à évaluer la structure financière et la stabilité d'une organisation; par exemple il permet de voir si son passif peut être résorbé. Les «Réserves» peuvent être définies comme étant la valeur financière de l'organisation une fois le passif réglé. Dans une organisation commerciale, on parle dans ce cas d'avoir­la valeur de l'investissement du propriétaire plus les excédents de profits ou de revenus (revenus moins dépenses). Dans une organisation à but non lucratif, on parle de «solde des fonds excédentaires».

Un état des recettes et des dépenses (également appelé «pertes et profits») est conçu pour faire ressortir l'excédent (profit) ou le déficit (perte) d'une organisation pendant une période précise. Il montre la différence entre les revenus et les dépenses ainsi que le profit ou la perte qui en résulte. L'état des recettes et des dépenses sert à évaluer la performance financière globale de l'organisation de même que la performance relative de ses différents départements. Il sert également à comparer les recettes et les dépenses réelles à celles budgétisées, pour contrôler la performance budgétaire et identifier à quels niveaux les budgets doivent être révisés ou des mesures prises pour modifier les activités, réduire les coûts ou changer les prix.

Exemple du Zimbabwe - Etat annuel des recettes et des dépenses pour la période du 1 juillet 1988 au 30 juin 1989

Exemple du Libéria - Rapport mensuel de ventes d'un programme DBC

Il existe plusieurs autres types de rapports financiers qui peuvent être utiles. Les responsables peuvent utiliser les informations sur les coûts et les recettes à différents niveaux pour évaluer la performance du programme et examiner les résultats produits par tout changement intervenu dans les procédures, l'organisation ou la conception du programme. Le système peut fournir des informations telles que le coût des ressources utilisées, le coût de la prestation de chaque type de service aux clients et le niveau de revenu généré par les différents types de service.

Comment gérer vos finances