Le budget, le tableau des comptes, et les rapports financiers sont
les éléments-clés d'un système complet d'informations sur la
planification et le contrôle financier, et ils doivent tous être compatibles les uns
avec les autres. Le tableau des comptes est une liste des rubriques et
postes numérotées et qui sert de base pour enregistrer les revenus et
les dépenses; il constitue le lien entre le budget élaboré au cours
du processus de planification et le système de contrôle financier. Il
vous sera plus facile de rassembler les informations et les rapports
financiers si le tableau des comptes avec lequel vous travaillez utilise les
mêmes rubriques et postes que ceux du budget, ce qui présente l'avantage
de simplifier la préparation des budgets et des rapports et de faciliter
la comparaison entre les prévisions budgétaires et les dépenses
réelles. Lorsqu'un système comptable et le tableau de comptes ne sont pas
bien conçus, il vous faudra faire un effort supplémentaire pour élaborer
des budgets et rapports réalistes et utiles.
Elaborer un tableau flexible des comptes
Un tableau des comptes doit porter la liste de tous les types possibles d'actif,
de passif, de revenu et de dépense et affecter un numéro à chaque «rubrique» de la
liste. Ceci constitue l'un des outils les plus fondamentaux d'un système de comptabilité.
Le tableau des comptes permet au personnel financier et aux hauts responsables
d'avoir des informations précises sur les sources et l'utilisation des ressources financières.
Excepté dans les très petites organisations, les responsables laissent
habituellement aux comptables le soin de concevoir le tableau des comptes, mais les
responsables doivent être capables d'apprécier si le tableau des comptes répond ou non aux
besoins de l'organisation. Pour être utile, un tableau des comptes doit:
- avoir une rubrique distincte pour chaque type de revenu ou de
dépense nécessitant d'être suivi séparément pour faciliter la prise de décisions
des donateurs et de la direction;
- avoir des rubriques et postes qui soient en harmonie (tant au plan de
la terminologie que de la spécificité) avec ceux des budgets de l'organisation et
du projet, et aussi avec celles des rapports financiers qu'exigent les donateurs ou
la direction centrale;
- présenter une répartition de chaque type de dépense en termes d'utilisation.
Par exemple, le carburant destiné aux véhicules doit constituer un poste distinct
de celui du carburant destiné à un groupe électrogène pour une salle d'opération.
Si le tableau des comptes renferme deux postes pour le carburant (l'un pour
le «fonctionnement des véhicules», et l'autre concernant les groupes
électrogènes desservant des magasins dans la rubrique «coûts de fonctionnement des
bâtiments»), alors le budget doit également refléter les deux postes dans les
rubriques correspondantes, ce qui donne des estimations distinctes des besoins en
carburant avec d'un côté le carburant destiné aux véhicules, et de l'autre celui destiné
aux groupes électrogènes.
En outre, même si vous achetez auprès d'un même fournisseur le carburant
destiné aux véhicules et celui des groupes électrogènes, votre système de comptabilité
doit enregistrer cette transaction dans deux rubriques distinctes des rapports
financiers, ceci pour établir la distinction tout au long du système d'information de gestion.
Si cette règle n'est pas respectée et que vos formulaires de rapport financier
ne comportent qu'une rubrique réservée au carburant, il vous faudra faire un
travail supplémentaire important pour évaluer l'enveloppe que votre programme consacre
à l'utilisation des véhicules.
Exemple du Libéria - Projet de distribution à base communautaire de l'Association Libérienne pour la Planification Familiale
