Contrôle et gestion des fonds
Elaboration d'un système de contrôle financier standardisé
Autorisation des achats
Gestion des petites sommes et des revenus générés par les services
Comment ...
Etablir et gérer les fonds d'une caisse d'avance

De bonnes procédures de contrôle financier et un système rigoureux de comptabilité constituent la base d'une gestion financière efficace. Bien que les responsables financiers ou les comptables soient chargés de l'élaboration et du suivi d'un système comptable et de contrôle financier, c'est le Directeur qui au bout du compte assume la totale responsabilité d'un programme et qui doit suffisamment maîtriser le système pour pouvoir superviser les comptables et les responsables financiers.

Elaboration d'un système de contrôle financier standardisé

Les contrôles financiers permettent plus particulièrement d'assurer que:

• les recettes et les dépenses sont gérées suivant des procédures autorisées;
• les transactions sont enregistrées correctement pour permettre à l'organisation de comptabiliser ses actifs et d'élaborer des états financiers corrects et exhaustifs;
• les actifs ne sont utilisés que sur autorisation du responsable approprié;
• on procède à un contrôle physique régulier (inventaire) des actifs, et que des mesures appropriées sont prises lorsque l'on constate des différences entre les données des registres et l'inventaire physique.

Les deux principes majeurs d'un système de contrôle efficace sont:

La division des tâches est faite de telle sorte que nul employé ne peut à lui seul contrôler l'ensemble des étapes d'une transaction. Par exemple,

• Un seul employé ne peut à la fois demander, approuver et effectuer un paiement.
• Les réconciliations bancaires sont faites par un employé qui ne signe pas les chèques, n'a pas accès à l'argent liquide et n'enregistre pas les transactions en espèces.
• Les registres financiers sont revus périodiquement par une personne responsable différente de celle qui est chargée de la tenue des livres.
• L'employé responsable du contrôle des produits, de l'équipement et des livraisons n'est pas chargé de les acheter et de les réceptionner.
• La personne qui paie les salaires en chèque ou en espèces est différente de celle qui prépare les bulletins de paye.

Les procédures comptables et de contrôle financier régissent les transactions à mesure qu'elles sont effectuées. Par exemple:

• Toutes les sorties et entrées d'espèces et de ressources ont des justificatifs.
• Des reçus et des justificatifs de paiement imprimés et pré-numérotés sont utilisés.
• Des réconciliations bancaires mensuelles sont effectuées et les causes des anomalies décelées sont recherchées.
• Des fiches de présence et de pointage sont tenues pour l'ensemble des employés.
• Quand les paiements en espèces sont effectués, des bons de caisse et des reçus sont soumis.
• Les dépots des sommes en espèces provenant des ventes ou des honoraires de services sont effectués fréquemment.
• Tous les paiements sur subventions doivent faire l'objet d'une approbation écrite du directeur.
• Tous les achats sont approuvés avant que la commande ne soit passée.

Un audit externe annuel permet au responsable de savoir si les contrôles et procédures internes fonctionnent bien. Cependant il est important que l'audit de l'organisation porte aussi bien sur les subventions que sur les fonds propres de l'organisation de telle sorte qu'on ait une vue générale de la situation. Les travaux d'audit portant uniquement sur les fonds octroyés par des donateurs particuliers ne doivent pas être encouragés puisqu'ils ne donnent pas une image complète de la situation de l'organisation. Par contre, il est plus indiqué de demander aux donateurs de contribuer au paiement de l'audit de l'organisation.

Etude de cas - Autorisation et suivi des dépenses

Certains responsables qui ne sont pas spécialisés en finances, notamment les responsables des petites organisations ou des sites de distribution ont néanmoins la responsabilité d'autoriser les dépenses et les achats. Comment peuvent-ils assurer que:

• l'achat est justifié;
• le coût est compétitif;
• la transaction a des pièces justificatives;
• il y a assez de fonds disponibles pour effectuer l'achat?

Pour s'assurer qu'un achat est justifié, le responsable met en place un système de bons de commande, par lequel les achats doivent être approuvés avant que de l'argent liquide ne soient déboursés ou des chèques émis. Comme critère d'approbation, le responsable ou le responsable financier doit vérifier si l'article est prévu au budget et exiger les justificatifs des achats qui n'ont pas été prévus.

Pour s'assurer que le coût est compétitif, le responsable doit s'assurer que trois fournisseurs (si possible) au moins ont été contactés pour procéder à des comparaisons de prix. Dans le cas d'une commande de produits ou d'équipement, il suffit de comparer les prix sur les catalogues ou de le faire par téléphone. Pour les grosses dépenses, telles qu'un travail d'impression ou la construction il est préférable de lancer des appels d'offres ou d'obtenir des devis à partir desquels on sélectionne le prix le plus bas pour un niveau de qualité acceptable.

Pour s'assurer que la transaction est dûment documentée, le numéro du bon de commande correspondant doit apparaître sur tous les chèques et reçus pré-imprimés et numérotés.

Pour assurer qu'il y a assez de fonds pour couvrir les achats, le responsable doit vérifier le rapport de performance du budget et le rapport de trésorerie, qui, tous deux permettent de contrôler les dépenses effectives afin de déceler d'éventuels dépassements pour une rubrique donnée ou pour l'ensemble du budget nécessitant ainsi des réductions de dépenses pour toutes les rubriques. Le rapport de performance du budget doit aussi contrôler les recettes effectives par rapport à celles projetés dans le budget ainsi que les prévisions de trésorerie et en déterminer les sources, par exemple les allocations du gouvernement, les revenus générés par les services ou les subventions. S'il y a des rentrées tardives de recettes, ou si le revenu généré est plus faible que prévu, il peut y avoir impossibilité financière de couvrir un achat important.

Liste de contrôle du responsable pour garantir un contrôle financier efficace

Beaucoup de responsables, en particulier ceux qui dirigent des sites de services de planification familiale, sont chargés de gérer des fonds en espèces. Ils peuvent avoir à gérer une petite caisse; certains fonds discrétionnaires de programmes; des fonds destinés à la formation, au transport et aux petits achats; enfin des fonds générés par les prestations de services et la vente de contraceptifs.

Au niveau des programmes qui font payer leurs services en vue de couvrir entièrement ou partiellement leurs coûts, la compréhension des principes de gestion de caisse revêt une importance particulière. Le premier de ces principes consiste à laisser une «trace écrite» à tous les niveaux de collecte de fonds en espèces. Un programme de DBC typique qui vend des contraceptifs aux utilisateurs doit organiser sa documentation comme suit:

1. L'agent de DBC enregistre chaque vente de contraceptif sur un reçu numéroté en double exemplaire. L'original est remis au client et le double tient lieu de justificatif de la vente de contraceptifs effectuée.
2. Le superviseur collecte chaque mois les espèces et les doubles des reçus auprès des agents de DBC. L'argent ainsi récupéré équivaut habituellement à un pourcentage déterminé du montant total des recettes, puisque l'agent de DBC reçoit souvent un pourcentage sur le montant des recettes provenant des ventes, à titre de commission.
3. Le superviseur vérifie également le stock de produits contraceptifs ainsi que le lot de reçus non utilisés pour s'assurer qu'il n'y a pas eu de contraceptifs vendus sans être enregistrés.
4. Le superviseur délivre un reçu à l'agent de DBC. Ce reçu est une preuve d'une part que l'agent de DBC a versé l'argent qu'il (elle) a collecté, d'autre part que le superviseur a reçu cet argent.
5. Le superviseur établit un rapport écrit récapitulant l'ensemble des sommes reçues de ses agents de DBC et l'ensemble des contraceptifs distribués par ces derniers.
6. Le superviseur verse l'argent au responsable financier qui lui délivre à son tour, un reçu.
7. Le responsable financier additionne toutes les sommes reçues des superviseurs et dépose l'argent à la banque, après avoir claire-ment enregistré l'origine, la date et le montant de l'argent déposé.

Ce scénario montre un bon système de contrôle financier, car le mouve-ment de l'argent peut être remonté jusqu'à son origine, à savoir la vente de contraceptifs et de l'encaissement d'espèces.

Etablir et gérer les fonds d'une caisse d'avance

Presque tous les bureaux tiennent une caisse pour les très petites dépenses ou celles qu'il n'est pas commode de régler par chèque, telles que les tickets de bus et les fournitures de bureaux de faible valeur. Bien qu'ils ne soient pas directement responsables de la gestion de la caisse, la plupart des responsables sont chargés de la supervision d'un système permettant un contrôle et une protection appropriés de la caisse. Un bon système de caisse est régi par un certain nombre de principes de base:

• Placer l'argent dans une boîte métallique fermée, qui peut être gardée dans un magasin ou dans le tiroir d'un bureau.
• Fixer pour la caisse un niveau de départ qui soit approximativement égal au montant des petites dépenses prévues pour un mois.
• Imprimer à l'avance des bons de caisse à remplir et à approuver pour chaque retrait d'argent opéré sur la caisse. Les pièces justificatives doivent contenir les informations suivantes: date, personne à qui l'argent est remis, montant, spécification du type de dépense, et catégorie à laquelle appartient la dépense dans le budget. Elles doivent également prévoir des espaces libres pour la signature de la personne qui reçoit l'argent et de celle qui approuve le paiement.

A la fin du mois, les sommes figurant sur les bons doivent être additionnées. En ajoutant à ce total le montant de l'argent resté en caisse, on doit retrouver la somme de départ initialement arrêtée. Supposons par exemple qu'au début de chaque mois vous versez dans votre caisse 50 unités en monaie locale (ML). Si les reçus du mois de septembre s'élèvent à 30 (ML), il vous restera 20 (ML) dans la caisse; vous devez alors y ajouter 30 (ML) pour le mois d'octobre. Les 30 (ML) seront obtenus par un chèque tiré sur le compte bancaire. Le bon de caisse tient lieu de justificatif de paiement par chèque.

Toutes les transactions concernant la caisse, les dépôts mensuels, et le montant de chaque bon pour la rubrique budgétaire correspondante doivent être inscrits dans les livres par le comptable.