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Estimation des revenus et suivi de la trésorerie
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Elaborer un plan de trésorerie

Estimation des revenus et suivi de la trésorerie

Les prévisions de trésorerie sont essentielles à la réussite du programme

Les responsables doivent s'assurer qu'ils disposent suffisamment de liquidité dans leur comptes bancaires (programmes du secteur privé) ou les fonds alloués (programmes du secteur public) pour faire face à leurs obligations financières mensuelles. La première étape de cette activité de gestion consiste à faire des prévisions (lors de la planification) de plan de trésorerie et de disponibilité de fonds. Une fois que le budget et le plan de travail sont élaborés, le responsable utilise ces deux documents pour analyser le calendrier des dépenses prévues. La comparaison de ce calendrier avec les recettes prévues doit permettre au responsable de déterminer s'il y a des périodes qui ne seront pas entièrement couvertes financièrement.

Par exemple, lorsqu'on envisage d'ouvrir un centre de planification familiale en mai, des sorties importantes d'argent liquide seront probablement opérées pour acquérir l'équipement ou le mobilier en mars ou avril. Si le programme reçoit des fonds répartis en tranches égales sur une base mensuelle ou trimestrielle, il n'y aura pas assez de liquidité disponible pour ces dépenses non habituelles intervenant en mars ou avril; et si le responsable ne prend pas de dispositions spéciales, la clinique ne sera pas ouverte à temps ou le sera sans l'équipement adéquat.

Stratégies de prévision des pénuries de liquidités

Trois stratégies de base existent pour répondre aux situations d'insuffisance de fonds. Vous devez trouver parmi celles qui sont énumérées ci-dessous une qui convienne à votre programme.

ajustement du calendrier des activités du plan de travail ou suppression de certaines dépenses du budget;
réorganisation du calendrier de déboursement d'un donateur ou d'un Ministère de sorte que des fonds importants soient toujours débloqués avant que le programme n'engage des dépenses importantes;
prêt à court terme (généralement, cette solution s'offre uniquement aux responsables du secteur privé).

Une prévision inadéquate de besoins de trésorerie peut entraîner des pénuries de fonds à des étapes cruciales du programme, ce qui occasionne des retards dans le paiement des salaires (et une démoralisation et un taux de changement de personnel élevé), l'incapacité d'acheter des produits de base au moment voulu ou de faire face à d'autres urgences; tous ces facteurs réunis auront pour conséquence une non-réalisation des objectifs.

Elaborer un plan de trésorerie

Le plan de trésorerie est un outil-clé de contrôle qui permet au responsable de prévoir le montant d'argent en espèces nécessaire à la couverture des dépenses prévues. En faisant la prévision des recettes et des dépenses, on obtient un tableau qui donne les rentrées et les sorties d'argent prévues pendant une période déterminée. Le responsable peut utiliser le tableau pour comparer les recettes et les dépenses effectives par rapport à celles qui ont été prévues, afin de s'assurer que suffisamment de fonds sont disponibles à tout moment pour couvrir les besoins du programme.

Pour élaborer votre plan de trésorerie, vous devez d'abord enregistrer le montant du solde disponible au début du premier mois. Ce montant représente le solde de départ (partie 1 du tableau qui suit).
Ensuite, dressez une liste de toutes les sources potentielles de recettes prévues pour l'année en cours et qui peuvent servir à couvrir les dépenses nécessaires. Ensuite, calculez les prévisions mensuelles pour chaque catégorie de revenus, en notant les sommes et les mois pendant lesquels l'argent sera disponible (par sources de revenus dans le tableau). Faites le total des revenus de la partie 2 pour chaque mois.
Faire la liste de toutes les catégories de dépenses. Pour chaque type de dépense prévue, notez les dépenses mensuelles prévues et faites le total des dépenses pour chaque mois dans la partie 4.
Après estimation de l'ensemble des revenus et des dépenses, le tableau montre le total des rentrées de fonds (partie 2 du tableau) ainsi que les sorties de fonds prévues (partie 4 du tableau) pour chaque mois.
Pour obtenir la somme totale disponible pour le mois (3) additionnez le «solde de départ» (1) et le «total des revenus prévus» (2).
pour déterminer le «solde total à la fin du mois» (5), soustrayez le «total des dépenses» (4) de la «somme totale des fonds disponibles pour le mois» (3).
Reportez le montant du solde total à la fin de chaque mois à la première ligne du mois suivant. Ainsi, le solde à la fin du mois (5) doit toujours correspondre au montant du solde total au début du mois suivant (1).

Outils et techniques - Tableau de prévision de la trésorerie