Elaboration d'un budget

Tout budget donne les coûts estimatifs d'un ensemble d'activités données; dans leur majorité, les budgets déterminent aussi les sources des revenus devant couvrir ces coûts. Un budget peut être élaboré pour une seule activité, par exemple pour un atelier de formation, ou pour un programme global ou une organisation. Un programme ou une organisation doit utiliser le budget de fonctionnement de toutes ses structures opérationnelles internes (programme régional de distribution communautaire, département ou centre) pour élaborer son propre budget. Un budget de fonctionnement est basé sur le plan de travail annuel et sur les informations relatives aux coûts centralisés. Il fournit en détail le coût de mise en oeuvre des activités sur une année ainsi que les revenus par lesquels il est prévu de financer ces activités.

De même que le plan de travail est basé sur le plan à long terme (voir le chapitre, «Planifier pour l'avenir», et le chapitre, «Elaborer et utiliser des plans de travail»), le budget est lui aussi lié au plan financier et reflète donc les aspects financiers du plan à long terme.

Elaborer un budget est important car:

• l'exercice d'élaboration d'un budget oblige les responsables à analyser minutieusement chaque activité et à donner leur opinion par écrit;
• les budgets fournissent aux responsables des informations essentielles sur les dépenses et les revenus prévus des activités planifiées; ces informations leur permettent de déterminer si toutes les activités planifiées sont faisables du point de vue financier, s'il faut trouver des revenus supplémentaires ou réduire certaines charges;
• lorsqu'ils sont faits en conformité avec les plans de travail, les budgets aident les responsables à s'assurer que les ressources de l'organisation sont uniquement utilisées pour les activités prévues;
• le planificateur doit faire une distinction entre les activités essentielles et secondaires et accorder la priorité aux premières;
• en donnant une liste détaillée des dépenses prévues et des sources espérées de financement, les budgets permettent à l'organisation de trouver les ressources nécessaires pour couvrir les dépenses;
• les budgets permettent aux responsables d'évaluer les coûts réels des activités et de considérer ainsi d'autres options lorsque les activités planifiées sont trop onéreuses;
• avec un budget réaliste, à jour, en le comparant aux dépenses réelles, les responsables peuvent prévoir les éventuels manques des ressources destinées à financer des activités données.

Outils et techniques - Facteurs à prendre en compte lors de l'élaboration du budget

L'élaboration du budget comporte deux étapes essentielles: l'identification des ressources nécessaires ainsi que leurs coûts, et la détermination des sources de financement.

La première étape consiste donc à identifier les ressources nécessaires à la mise en oeuvre des activités énumérées dans le plan de travail, et d'en évaluer le coût. Pour ce faire, chaque activité du plan de travail doit être quantifiée en termes de personnel, de temps, de matériel, d'équipement et autres coûts nécessaires à sa mise en oeuvre.

Par exemple lorsqu'un plan de travail d'un programme communautaire de prestation de services de planification familiale en cours au niveau du département établit que les superviseurs doivent faire des visites de supervision tous les deux mois, le responsable chargé de l'élaboration du budget devra alors déterminer les coûts encourus pour cette activité. Si l'on considère que plusieurs distributeurs vivent dans des zones reculées non accessibles aux transport en commun, cette activité devra probablement inclure les salaires des chauffeurs et des superviseurs, le coût du carburant, et les frais d'entretien, si des véhicules sont utilisés lors de ces visites, les frais généraux tels que les fournitures de bureau, les frais d'affranchissement du courrier, les per-diems et autres frais de déplacement pour les distributeurs et les superviseurs.

Exemple du Rwanda - Budget des coûts variables

La plupart des activités à encourir entraîneront des coûts variables. Ce sont les charges qui varient selon le volume ou la portée des activités que vous aurez à mettre en oeuvre. Certains coûts sont cependant «fixes». Le programme aura des coûts fixes quel que soit le niveau d'activité ou le volume des prestations. Exemples de coûts fixes: les frais de loyer ou d'eau et d'électricité, la location ou l'achat d'équipement et la plupart des charges salariales. Les coûts fixes et les coûts variables doivent figurer dans le budget.

La seconde étape de l'élaboration du budget consiste à déterminer la provenance des ressources dont vous avez besoin, et quelle dépense sera financée par qui. Pour beaucoup de programmes publics, cette étape est simple car ils n'ont qu'une seule source de financement: l'état. Mais lorsqu'il s'agit de programmes privés ou des programmes publics qui reçoivent des subventions privées ou mettent eu oeuvre des activités génératrices de revenus, l'identification des moyens de financement devient plus complexe.

Outils et techniques - Conseils pratiques pour l'élaboration d'un budget