Gérer les finances

Tous les responsables des programmes de planification familiale doivent répondre d'une utilisation adéquate et responsable des ressources de leur programme. Tout responsable de planification familiale doit avoir les compétences requises en gestion financière puisqu'une importante part de sa responsabilité consiste à planifier, à suivre, à enregistrer et à contrôler les ressources financières utilisées pour effectuer le travail. En outre, les responsables du secteur privé ainsi qu'un nombre croissant de cadres du secteur public élaborent des plans financiers à long terme destinés à générer suffisamment de ressources pour couvrir les coûts de fonctionnement ou d'extension des programmes. Le présent chapitre vous aidera à vous familiariser avec certains concepts et techniques de gestion financière utiles à la préparation de plans financiers et à un contrôle strict et à une utilisation des ressources de votre programme de la manière la plus responsable, adéquate et efficiente possible.

Par gestion financière on entend la gestion des ressources d'une organisation ayant pour finalité la réalisation de ses buts et objectifs de la manière la plus efficace possible en utilisant ces ressources pour mettre en oeuvre les activités prévues. La gestion financière permet aussi de s'assurer que les ressources appropriées sont disponibles pour mettre en oeuvre les activités telles qu'elles ont été déterminées au cours du processus de planification.

La plupart des organisations de planification familiale sont à but non lucratif, et définissent leurs buts et objectifs en termes de services qu'elles fournissent à une communauté. Ces objectifs sont généralement déterminés de façon périodique lors du processus de planification. Une fois que les buts et objectifs sont fixés, les techniques et outils de gestion financière sont utilisés afin d'assurer que les fonds nécessaires sont disponibles pour atteindre ces objectifs de la manière la plus efficiente possible.

Le processus de planification aide à définir les objectifs des services et à décrire les activités nécessaires à leur réalisation. Les coûts de mise en oeuvre de ces activités sont par la suite financés soit par les prestations offertes soit par des sources extérieures. Dès lors, le cycle de gestion financière consiste à fournir des services, à recevoir des paiements, à couvrir les frais de mise en oeuvre des activités et à faire des rapports aux donateurs et autres sources externes de financement sur l'utilisation des fonds fournis.

Le responsable d'un programme de planification familiale doit avoir une connaissance suffisante des principes financiers afin d'être en mesure:

• d'élaborer un budget pour son plan de travail;
• de faire une estimation des revenus futurs et gérer la trésorerie;
• de contrôler et de gérer les fonds; (définir des normes et des systèmes de contrôle de base);
• d'effectuer le suivi financier en comparant les résultats avec les projections du budget;
• de déterminer et de comparer les coûts des prestations;
• de satisfaire les exigences des donateurs et de sa propre organisation en matière de rapports;
• de comprendre et utiliser les rapports financiers lors de la prise de décision.

Ces sujets sont présentés en détail dans les pages qui suivent. Ils ont été sélectionnés parce que nombre de responsables de programme de planification familiale sont mis au défi de:

• maintenir ou de développer des services face à la réduction des subventions publiques ou privées;
• mettre en place un système innovateur de financement des services de planification familiale, qui exige l'élaboration de méthodes de contrôle de la gestion financière à plusieurs niveaux;
• comparer l'efficacité des divers sites et approches de prestations de services d'un système, ce qui exige l'élaboration de méthodes d'évaluation des coûts desdites prestations;
• répondre aux exigences des multiples donateurs en matière de procédures et de rapports.

Les responsabilités en matière financière sont différentes dans le secteur public et le secteur privé: dans le secteur public, il est alloué un budget fixe à la plupart des responsables d'un programme de planification familiale. Lorsque ce budget s'avère insuffisant, la seule alternative qui s'offre au responsable est d'essayer d'obtenir une augmentation du budget ou de réduire les dépenses. Souvent les possibilités d'ajustement sont réduites, puisque le responsable ne maîtrise pas les charges de personnel, et les règles de la fonction publique ne lui laisse qu'une marge de manoeuvre étroite quant au recrutement et au licenciement des agents. En outre, il travaille bien souvent dans un système avec des normes de comptabilité, de contrôle financier, et de rapport qu'il ne peut guère modifier. Cependant, dans nombre de ministères, les systèmes financiers des programmes commencent à être plus décentralisés, et un intérêt accru est porté au recouvrement au moins des coûts en faisant payer les services par l'usager. En conséquence, un nombre sans cesse croissant de responsables du secteur public exécutent des tâches de gestion financière jadis dévolues au secteur privé, telles que les études de coût-efficacité des prestations fournies au niveau de la clinique, comparés aux services à base communautaire.

Dans le secteur privé, l'importance du contrôle exercé par le responsable d'un programme de planification familiale sur les finances et les systèmes financiers de l'organisation varie considérablement, selon la taille et la hiérarchisation de l'organisation, ainsi que de la position qu'y occupe ledit responsable. En général, les responsables du secteur privé ont une marge de manoeuvre plus grande que ceux du secteur public lorsqu'il s'agit de modifier les systèmes d'information financière et de définir les stratégies d'accroissement des revenus et de réduction des dépenses, ainsi que de contrôler les modes de gestion du personnel. Les organisations privées sont plus susceptibles de générer des revenus au moyen de ventes de biens et de services, et de contrôler de près cette génération de revenus.

Aussi bien dans le public que le privé, le bon responsable est celui qui est capable de fournir une quantité maximale de prestations avec les ressources qu'il gère tout en maintenant les normes de qualité établies par le programme.