Il est utile, lors de l'élaboration du budget, de classer les dépenses et les revenus prévus dans des rubriques décrites ci-dessous. Pour chaque rubrique nous avons inclus des suggestions pour faciliter et rendre le processus de budgétisation plus précis.
Immobilisations: ce sont les biens dont la durée d'utilisation dépasse un an, tels que les terrains, les bâtiments, le mobilier et le gros équipement.
Les revenus: les revenus de la vente des produits ou la participation des clients s'obtiennent par la multiplication du nombre prévu de produits à vendre (ou de services à fournir) par les prix applicables, et la soustraction du chiffre ainsi obtenu de la valeur totale des prestations et produits gratuits. Les revenus provenant de dons doivent être basés sur des accords de subvention et correspondre aux dépenses à effectuer sur les subventions. Les prévisions sur les dons doivent être basées sur des expériences antérieures, à moins qu'il ne soit prévu un changement significatif de circonstances.
Salaires: dans cette rubrique on trouve toutes les sommes d'argent payées au personnel. Pour évaluer les coûts de la main d'oeuvre, il est utile de commencer par faire une liste de l'ensemble des postes, le niveau des salaires correspondant à payer, et le pourcentage du temps d'utilisation du poste (100, 50 pour cent, etc.). Les responsables du secteur privé doivent toujours inclure les charges salariales dans leur budget. Cependant, bien des responsables du secteur public ne les budgétisent pas, puisque ces coûts sont pris en charge par une instance gouvernementale supérieure ou un autre département ministériel. Même si les responsables ne budgétisent pas les charges salariales, il est bon qu'ils fassent une liste des postes nécessaires à la mise en oeuvre des activités planifiées. Cela leur permet de répondre de manière adéquate à toute augmentation ou réduction du personnel résultant d'une modification des activités du programme.
Les avantages sociaux: cette rubrique comporte les dépenses occasionnées par l'allocation d'avantages prévus par l'organisation. Doivent y figurer tous les avantages sociaux prévus par la loi: sécurité sociale, indemnités de licenciement, congé annuel, primes de logement, assurance médicale et autres. Calculez les avantages offerts à l'ensemble des postes énumérés à la rubrique salaires et émoluments.
Les honoraires: des exemples d'activités spécifiques ou non habituelles pour lesquelles des honoraires sont octroyés à la place de salaires sont: les travaux annuels d'audit, la conception des systèmes d'information, la tenue des livres de comptes, (dans les petites organisations), la formation spéciale des agents, la conception du matériel didactique et le temps consacré aux activités chirurgicales. De toutes ces charges, seul le temps consacré aux activités chirurgicales est un coût variable qui s'obtient en calculant le temps nécessaire à une intervention et le nombre d'utilisateurs des méthodes chirurgicales ou de clients pour le DIU prévu sur une année. Il serait peut-être préférable de rémunérer les chirurgiens et les médecins sur la base du nombre d'heures de travail plutôt que sur la base des interventions, puisque ce dernier pourrait motiver financièrement le prestataire de services à promouvoir certaines méthodes.
Les charges immobilières: ce sont des coûts fixes: frais de réparation et de réfection des bâtiments que le programme a acheté ou loué, ainsi que les frais liés à la propreté et à l'entretien des bâtiments et terrains. Les frais de location ou d'hypothèque, ou les dépenses d'eau et d'électricité sont souvent des coûts fixes importants dans les grandes villes.
Coûts de fonctionnement des véhicules: ces charges variables dépendent du niveau d'utilisation des véhicules du programme ainsi que de leur nombre. Généralement, le responsable calcule la moyenne des coûts du carburant, de l'entretien et des réparations effectuées par kilomètre parcouru, pour les activités qui requièrent l'utilisation de véhicules. L'assurance des véhicules varie selon l'âge et la valeur d'origine du véhicule.
Frais de déplacement et per-diems: les types de déplacements compris dans cette catégorie sont les déplacements habituels et réguliers effectués dans le cadre des activités du projet, comme par exemple les voyages de supervision, les réunions du personnel, la vulgarisation et les visites sur le terrain. Certains frais de déplacement sont variables, d'autres fixes. Par exemple, les frais de déplacements pour les visites de supervision sont généralement fixes parce qu'ils ne varient pas quel que soit le nombre de clients que veut servir en moyenne un agent de distribution ou un poste de santé. Les frais de déplacement occasionnés par les visites à domicile sont quant à eux variables, car ils accusent des hausses ou des baisses selon le nombre envisagé. Référez-vous à la description de poste pour chaque agent ou consultant ainsi qu'au plan de travail. Faites une prévision du nombre de déplacements, des destinations et de la durée pour chacune des personnes impliquées. Incluez tous les coûts prévus lors du déplacement (billets d'avion, tickets de train, de bus, taxis, menues dépenses, carburant, distances parcourues, per-diems etc.).
Amortissement: c'est une charge qui représente l'utilisation des immobilisations sur une période donnée. Ainsi un véhicule dont la durée d'utilisation est estimée à cinq années devrait s'amortir à raison de 20 pour cent de son coût ( moins sa valeur de revente) tous les ans. L'amortissement est probablement pris en compte uniquement lorsque l'organisation prévoit qu'elle devra remplacer elle-même ses immobilisations à la place du donateur.
Communication: les droits de timbres, le courrier rapide (express), les frais de téléphone et de télécopie (fax) sont généralement considérés comme des coûts fixes, car il est difficile d'imputer leur hausse à des programmes ou à des activités spécifiques; à l'exception des affranchissements massifs et pour lesquels il est possible de calculer le coût à la pièce affranchie.
Frais généraux: ces coûts fixes représentent les charges liées au fonctionnement d'un bureau. Ils comportent entre autres frais ceux de location et d'entretien de l'équipement ainsi que les réparations du matériel médical ou de bureau, le traitement des données, les frais d'impression et de photocopie, les fournitures de bureau, les frais de tenue de livres et l'assurance.
Contrats pour la formation et la publicité: cette rubrique constitue un mélange de coûts variables et fixes tels que l'achat, l'impression, la photocopie de brochures ou livres, des diapositives et de vidéo. Les supports pédagogiques qu'utilisent les prestataires de service de manière fréquente font partie des coûts fixes, alors que ceux fournis à chaque client est considéré comme un coût variable. Les coûts de publicité varient selon le nombre de nouveaux clients qu'un programme veut sensibiliser, par exemple, pour attirer 2500 clients, le programme peut imprimer 10000 brochures ou acheter des espaces publicitaires dans des journaux locaux. Les coûts de publicité peuvent être fixes d'une année à une autre; exemple: les frais fixes de spots publicitaires au cours d'une émission radiophonique locale.
Equipement et fournitures médicales: ce sont souvent des coûts variables, même si l'amortissement du gros équipement est souvent considéré comme un coût fixe. Le matériel le plus fréquemment utilisé dans les programmes de planification familiale sont: les gants, les spéculums, et les contraceptifs. La quantité nécessaire peut être directement déterminée par le nombre d'utilisateurs et de clients que vous avez projeté de servir lors de la phase de planification. (voir le chapitre, «Approvisionner les clients en contraceptifs», pour les directives relatives aux produits nécessaires par client et pour chaque méthode). Le matériel de coût modéré, à inclure dans cette catégorie plutôt que dans la rubrique des «Immobilisations», représente du matériel qu'on achète fréquemment et qui est donc comptabilisé dans la rubrique des coûts récurrents qui doivent apparaître dans le bilan de l'année d'acquisition. Les instruments chirurgicaux et les lampes d'examen sont des exemples de matériel que vous aurez à changer fréquemment, par exemple tous les trois ans.