M. Natanbanga, un chef de département du programme de distribution à base communautaire du Conseil National pour la Planification Familiale entre dans une station d'essence pour faire le plein de la voiture du Conseil, une Renault Break, avant d'effectuer sa visite à un projet-pilote situé à quelques 100 kms. Après que le pompiste ait fini de remplir le réservoir, M. Natanbanga lui tend son bon de paiement du carburant. Il attend dans la chaleur de sa voiture pendant de longues minutes et réalise avec colère que le pompiste revient vers lui avec le bon.
«Je suis désolé Monsieur», dit le pompiste, «le gérant dit qu'il n'accepte pas ce bon.»
«Quoi? Pourquoi?», demande M. Natanbanga. «Nous sommes vos clients depuis des années et je sais que nous avons un compte chez vous. Laissez-moi parler au gérant.»
M. Natanbanga suit le pompiste et s'emporte lorsque le gérant lui dit qu'il a rejeté le bon car la direction lui a dit que le Conseil avait trop d'impayés. M. Natanbanga est ainsi obligé de payer le carburant avec son per-diem.
Lorsque M. Natanbanga retourne au bureau quelques jour plus tard, il rencontre M. Sylla, le responsable financier qui travaille au Conseil depuis six mois.
«Pourquoi n'a t-on pas réglé la note de carburant?», demande-t-il à M. Sylla. «Nous n'avons pas assez de fonds disponibles?»
«Non, nous n'avons pas de fonds dans la rubrique carburant depuis trois mois», rétorque M. Sylla.
«Mais ce n'est pas possible. Je ne me suis déplacé que deux fois ce trimestre pour visiter le projet-pilote et cela n'a pas pu épuiser le budget alloué au carburant», dit M. Natanbanga. «Qu'est-ce qui ne va pas?»
«M. Bâ, le chef de la division IEC a eu à se déplacer plusieurs fois durant ce trimestre et peut être qu'il a utilisé une importante part du budget prévu pour le carburant», rétorque M. Sylla.
«C'est absurde et injuste. Il ne peut pas dépenser tout le budget prévu pour le carburant. Je dois aussi me déplacer pour mes visites de projets», dit M. Natanbanga. «Quel sorte de système financier avez vous mis en place pour que pareille situation se produise?»
«En fait, nous n'avons pas de budget distinct pour chaque département, de sorte que les chefs de département ne savent pas combien ils peuvent dépenser», répond M. Sylla.
«Nous ne savons donc pas quand nous sommes à court de fonds?», demande M. Natanbanga
«Pas exactement; il n'y a pas de système qui nous permette de connaître au fur et à mesure le montant total de dépenses encourues de sorte que nous ne savons jamais exactement le montant encore disponible. En plus, avec le système de crédit, nous pouvons dépasser le budget de carburant et ne le savoir que lorsque le fournisseur nous envoie sa facture.»
«Cela doit poser des problèmes tout le temps», dit M. Natanbanga. «Ne pouvons-nous pas mettre en place un meilleur système qui donne à chaque département plus de contrôle et de responsabilité pour certains coûts et dépenses?»
«Depuis que je suis ici, je m'attelle à concevoir un nouveau système qui pourrait peut être aider à résoudre nombre de problèmes, et j'aimerais le soumettre à tous les chefs de département. Je propose deux solutions: d'abord nous devrons avoir un budget pour chaque département et toute dépense doit être autorisée par le chef de département. Cela nous permettra de connaître les sommes disponibles pour chaque département par type de dépense. Ensuite, un système d'octroi mensuelle de bons de carburant pré-payés devra être mis en place pour chaque département, puisque la gestion du carburant semble être un de nos gros problèmes. Il n'y aura plus d'achat à crédit, et lorsqu'un département aura utilisé tous ses bons pour un mois donné, il ne lui en sera pas remis d'autres jusqu'au mois suivant. Ceci serait plus équitable comme système, et personne ne serait en mesure de dépasser son budget.»
M. Natanbanga dit, «Cela semble être une excellente solution. Il est prévu une réunion des responsables du programme la semaine prochaine. Pourquoi ne pas inscrire votre proposition à l'ordre du jour?»
«Nous aurons aussi à discuter des moyens de régler notre dette de carburant à la station d'essence», dit M. Sylla. «Pour le moment nous n'avons pas d'argent pour le faire.»