Liste de contrôle du responsable pour garantir un contrôle financier efficace

Contrôle des reçus

• Emettre des reçus numérotés d'avance pour tout fonds reçu.
• Garder tous les reçus annulés.
• Garder en lieu sûr tous carnets de reçus achetés et utilisés.
• Déposer dans une banque la somme exacte reçue le plus tôt possible. (Ne pas utiliser les sommes provenant de ventes ou autres sources avant que les montants ne soient déposés entièrement à la banque.)
• Faire des réconciliations bancaires tous les mois.
• Tenir un registre de tous les chèques reçus.
• Ne pas payer des chèques personnels à partir de la petite caisse.
• Garder sous clé les reçus non-utilisés.
• Noter dans un registre tous les engagements et tout don au bénéfice de l'organisation.

Contrôle des actifs

• Tenir un registre des avoirs.
• Tenir des registres de contrôle et de maintenance à jour.
• Apposer une marque d'identification permanente sur tous les équipements.
• Protéger les immobilisations contre les pertes et le vol en contractant des polices d'assurance et en s'entourant des précautions nécessaires pour la sécurité.
• Tenir des registres d'utilisation (carnets, tickets de travail).
• Suivre les avances et les faire rembourser le plus rapidement possible.
• Investir les réserves d'argent pour générer le plus de revenus possible.
• Suivre les comptes à recevoir de sorte à assurer des rentrées de fonds à temps et établir des procédures particulières de recouvrement des montants restant dûs.

Contrôle des dépenses

• Obtenir des devis ou des factures pro forma pour tous les achats et les classer avec le bon de commande.
• Utilisez un bon de commande local pour toutes les dépenses locales.
• Vérifiez si les biens et services supposés avoir été livrés ont été effectivement reçus.
• Vérifiez si la qualité, la quantité et le prix du bien ou des services reçus correspondent à ceux qui étaient décrits sur le bon de commande.
• Faites tous les règlements par chèque.
• Exigez des documents à l'appui de tous les achats.
• Assurez-vous que toutes les dépenses sont authentiques, raisonnables et effectuées dans l'intérêt du projet.
• Contrôlez votre budget par rapport aux dépenses.
• Examinez chaque dépense; posez-vous la question suivante: «Pourquoi dépensons-nous cette somme pour cet article?»
• Vérifiez si les fonds sont disponibles.

Contrôle du passif

• Maintenir les sommes dues au niveau le plus bas possible.
• Contrôler en permanence les factures des fournisseurs; noter les fournitures déjà payées et leur date de livraison.

Adapté de Carr Stanyer Sims et Co., Kenya.