Suivi de l'utilisation des contraceptifs
Evaluation de votre système de gestion des produits

La tenue de registres et les rapports permettent à l'organisation de suivre l'utilisation des contraceptifs par les clients. La tenue de registres, la préparation et l'analyse des rapports sont des moyens efficaces et peu onéreux de déterminer les besoins ainsi que les tendances d'utilisation des produits par les clients sans avoir à procéder à une évaluation formelle du programme. L'utilisation par le client, dernier stade du cycle d'approvisionnement, dépend ainsi de la tenue à jour des registres d'utilisation et est essentielle à la réussite de toute opération de gestion des produits.

Un système d'information de gestion efficace est particulièrement important car la gestion requiert un contrôle minutieux pour assurer un flux régulier des produits contraceptifs à partir et vers les différents points de distribution pour finir entre les mains de l'accepteur.

La tenue de registres et les rapports permettent d'avoir:

• Des informations descriptives et quantitatives concernant les besoins en contraceptifs dans l'ensemble du réseau de distribution. Les niveaux d'approvisionnement sont déterminés sur la base de ces données.
• Un outil de supervision de l'ensemble du personnel chargé de la gestion des produits sur une base régulière. Les informations fournies sur les opérations d'entrée et de sortie délais de livraison, l'utilisation des véhicules et les conditions de stockage permettent d'évaluer les performances du personnel.
• Des données pour évaluer la qualité des services d'approvisionnement. Dans certains cas, une telle évaluation s'avère utile pour montrer l'impact du programme, la réduction de ses coûts ainsi qu'une amélioration du niveau de santé des populations.
• Une assistance dans l'évaluation des besoins futurs d'approvisionnement afin d'éviter les ruptures de stock de produits très demandés.
• Des données permettant d'améliorer l'efficacité des services de livraison et qui aident à identifier les déséquilibres d'approvisionnement et les pertes de produits.
• Des comparaisons entre diverses méthodes de prestation de services ainsi que des données utiles aux opérations d'analyse du rapport coût-efficacité.

Les principales informations qui devront être collectées et analysées régulièrement sont:

• le stock disponible sur place au niveau de chaque site (par méthode et par marque);
• la consommation et la distribution au niveau de chaque site (par méthode et par marque).

Les informations peuvent être collectées à partir de registres, de fiches et de rapports simples.

Les registres: conservés au niveau de chaque site de stockage et de point de distribution, les registres constituent «l'historique» du mouvement des approvisionnements. Ces documents peuvent aussi être transférés d'une unité à une autre à des fins de communication d'informations spécifiques sur les besoins en approvisionnement, les expéditions, le mouvement des produits, etc. Des copies de ces registres sont classées aux différents points du réseau de distribution, et aident ainsi à documenter le flux des livraisons.

Les rapports: ils résument les données contenues dans les registres qui devront être utilisées lors de la planification ou de l'évaluation. Les rapports sont utilisés pour prévoir les besoins d'approvisionnement, et évaluer l'utilisation des produits livrés.

Les exemples de fiches d'enregistrement et de rapports suivants, constituent un canevas permettant aux responsables de mieux concevoir eux-mêmes leur système de collecte de données. Bien que ces fiches ne constituent que de simples échantillons génériques, les informations qu'elles requièrent sont généralement nécessaires pour tout système de gestion des produits. Après les descriptions, vous trouverez un exemple de chacun de ces formulaires.

La fiche de contrôle d'inventaire (FCI): la fiche de contrôle d'inventaire doit être disponible au niveau de chaque site de stockage qui gère un volume important d'éléments de stock. Le but de la fiche de contrôle d'inventaire est d'avoir un registre à jour qui retrace régulièrement dans un même lieu, l'ensemble des transactions pour chaque produit inventorié. La FCI contient les informations relatives à toutes les activités de réception et d'expédition ainsi que les opérations d'ajustement du niveau de stock à la suite des inventaires physiques. Ces informations permettront aux responsables des produits de voir toutes les tendances majeures au niveau de l'inventaire et la distribution.

On doit avoir une FCI séparée pour chaque contraceptif, et une autre fiche de FCI, distincte, pour chaque marque ou formule différente figurant dans la description des articles. Chaque opération du magasin doit être notée sur une ligne separée, même si plusieurs opérations sont menées le même jour sur les stock. Il n'est pas nécessaire d'entamer une nouvelle fiche au début de chaque mois; mais la colonne «solde» doit toujours refléter le niveau actuel du stock.

Registre d'activités quotidiennes (RAQ): un registre d'activités quotidiennes est utilisé là où des contraceptifs sont fournis à des accepteurs de la planification familiale. C'est un récapitulatif quotidien du nombre de visites de clients subdivisé en types et quantités de contraceptifs distribués à chaque client chaque mois. Un nouveau RAQ est utilisé au début de chaque mois. Le RAQ doit être totalisé mensuellement et trimestriellement.

Fiche trimestrielle de rapport/Requisition: elle a plusieurs fonctions: en partant du RAQ et de la FCI, elle fournit des informations sommaires sur le nombre et le type de clients servis ainsi que les quantités reçues et distribuées pour chaque type de contraceptifs sur une période de trois mois. Elle donne aussi les quantités requises de réapprovisionnement correspondantes. Des copies de ce document peuvent être envoyées au responsable régional du programme, au magasin d'approvisionnement et une copie peut être gardée au niveau du site de prestation de service. Quelquefois, ces rapports sont envoyés directement au siège où le personnel chargé du traitement de données l'intègre dans le système de gestion informatisé.

Pour pouvoir remplir les fiches de rapports et de requisition trimestrielles, les RAQ et les FCI devront être tenus à jour pour qu'à la fin de chaque trimestre, les données puissent être collectées et consignées dans le rapport trimestriel. Enregistrez pour chaque méthode le nombre de nouveaux clients et d'utilisateurs actifs en vous basant sur les RAQ des trois mois précédents et faites le total des clients en additionnant le nombre de nouveaux et celui des utilisateurs actifs. A partir des FCI, enregistrez pour chaque méthode le solde de stock de départ, les quantités reçues et distribuées ainsi que les ajustements opérés et le solde final. Convertissez le chiffre en mois d'approvisionnement (voir «Comment ... Calculer les mois d'approvisionnement disponible sur place»). Si c'est cette fiche que vous utilisez pour vos commandes de produits, notez la quantité requise pour chaque méthode de contraception.

Fiche de contrôle d'inventaire

Registre D'Activites Quotidiennes

Fiche trimestrielle de rapport/Requisition

En tant que responsable du programme, vous êtes chargé de procéder à l'évaluation des performances du système de gestion des produits. Souvent, une observation préliminaire des activités du programme vous donnera une claire indication de l'efficacité du système. En raison de l'interaction des composantes du système, un problème posé à un niveau donné va certainement affecter l'ensemble des autres composantes du système.

Toute évaluation doit commencer par un échantillon représentatif des cliniques et déterminer si des quantités suffisantes de contraceptifs sont disponibles, si les structures de stockage sont bien gérées, et si des systèmes de tenue de registres adéquats sont en place. Si au départ vous avez l'impression qu'en général, les contraceptifs sont stockés dans de bonnes conditions et sont régulièrement disponibles, vous pouvez considérer que le système fonctionne même si ce n'est pas de manière efficiente.

Cependant, dans le cas où le système ne semble pas fonctionner convenablement, vous devez déceler et localiser les problèmes de performance. Un manque de données sur l'approvisionnement ou des calculs ne correspondant pas aux activités d'approvisionnement peuvent indiquer que le système ne fonctionne pas aussi bien qu'il paraît au moment de l'évaluation.

La liste de contrôle suivante peut vous aider à déterminer si tous les éléments de votre système de gestion de produits sont réunis et fait ressortir certains des problèmes qui influent le plus souvent sur la performance des systèmes de gestion de produits.

Fourniture de contraceptifs au client