Il y a généralement deux méthodes de contrôle de l'inventaire: le système de révision périodique et le système de revue permanente. Dans le cas du système de revue périodique (appelé aussi le système de commande à intervalle fixe), le niveau du stock est révisé régulièrement (en général lors d'un ré-approvisionnement programmé). Les quantités en stock sont comptées et la quantité à commander s'obtient par la soustraction de la quantité du stock disponible et du stock maximal souhaité. Un responsable qui utilise ce système détermine le calendrier de réapprovisionnement en établissant un intervalle entre les commandes (le nombre de mois entre les commandes), et passe les commandes en fonction de ce calendrier.

Dans le système de revue continue ou permanente, (aussi appelé système de commande à intervalle variable), le niveau du stock est révisé sur une base permanente pour chaque transaction effectuée sur le stock. Lorsque le stock atteint un niveau déterminé pour le ré-approvisionnement, une commande est faite. A chaque fois que le stock est ré-approvisionné, il l'est pour une quantité standard (généralement pour le remettre au niveau maximal souhaité). Ce système est basé sur les niveaux de stock plutôt que sur les intervalles de temps.

Plusieurs systèmes de révision périodiques utilisent les niveaux maximum et minimum. Avec ce système, le responsable détermine les niveaux de stock maximum et minimum. Lorsque le niveau de stock est révisé, si le niveau d'inventaire est au minimum ou en deçà, une commande est faite pour ramener le stock au niveau maximum. Aucune commande n'est faite, même à la période prévue de réapprovisionnement, si les niveaux de stock dépassent le minimum. Cette méthode permet d'éviter les commandes fréquentes et répétées de petites quantités.

Fixer des niveaux de stock maximum et minimum

Afin d'établir des niveaux de stock adéquats pour surmonter les fluctuations et les incohérences de la livraison, les responsables peuvent établir un niveau d'inventaire maximum et minimum. Cela s'appelle un système de contrôle d'inventaire «Maximum-Minimum». Le niveau de stock maximum permet de prévenir les sur-approvisionnements qui entraînent la perte des produits en raison de leur péremption avant qu'ils ne puissent être distribués. Il consiste en un stock minimum auquel s'ajoute la quantité de stock normalement utilisée entre les commandes. Le niveau de stock minimum est le niveau en deçà duquel les stocks ne doivent jamais descendre sans qu'une commande ne soit faite. C'est la quantité du stock que vous utiliserez pendant la période entre la commande et la réception du produit en plus d'une réserve ou stock de sécurité pour faire face aux urgences, et aux demandes non-prévues ainsi qu'aux livraisons tardives.

Le stock de sécurité est la réserve utilisée pour prévenir les ruptures de stocks consécutives à des livraisons tardives, à des ruptures de stock de produits au niveau du fournisseur, ou à l'utilisation du stock à un niveau élevé imprévisiblement. Le niveau du stock de sécurité requis est généralement différent pour chaque programme et doit être basé sur les données de la consommation établies dans le passé. Si les données ne sont pas disponibles, commencer avec la quantité de stock fixée à la fin d'au moins une période de contrôle, et ajuster le stock de sécurité à mesure que le programme acquiert de l'expérience.

Pour évaluer le niveau d'approvisionnement minimum, additionner la quantité de stock à utiliser entre la commande et la réception de produits à la quantité du stock de sécurité et ajuster ce chiffre en prenant en compte la croissance du programme ou toute hausse ou baisse possibles dans la moyenne d'utilisation mensuelle des contraceptifs. Une fois que vous avez évalué votre niveau minimum de stock, vous pouvez déterminer le niveau de stock maximum. Le tableau ci-dessous explique comment fixer les niveaux de stock maximum et minimum.

Outils et techniques - Fixation d'un niveau de stock maximum

Calcul du nombre de mois d'approvisionnement disponible sur place

Les données du stock ne sont pas très utiles lorsque les informations sont présentées en chiffres bruts. Par exemple, le fait de savoir qu'il y a 620 plaquettes de LoFemenal en stock à la fin du mois ne vous dit pas que vous serez en rupture de stock. Cependant, si les stocks sont exprimés en termes de nombre de mois d'approvisionnement disponible sur place, l'urgence de passer une commande des produits devient claire. Par exemple, si les 620 plaquettes sont exprimées en 3,25 mois d'approvisionnement, vous devez vous ré-approvisionner au bout de trois mois afin d'éviter que le stock initial soit en deçà de son niveau minimum.

Le nombre de mois d'approvisionnement en stock s'obtient par une division de la quantité disponible sur place par la quantité utilisée en un mois. Puisque la quantité utilisée varie d'un mois à un autre, pour effectuer le calcul on se base généralement sur la moyenne des six mois de consommation précédents, plutôt que sur la quantité consommée pendant le mois précédent seulement.

Les niveaux de stock maximum peuvent aussi être influencés par la taille des structures d'entreposage. Si les installations de stockage sont inadé-quates, il peut s'avérer nécessaire d'avoir des livraisons plus fréquentes.

Exemple du Kenya - Système de contrôle d'inventaire «Maximum-Minimum»

Réduction des pertes de contraceptifs résultant de leur péremption et de leur détérioration

Les fabricants de contraceptifs testent leurs produits pour déterminer la durée de la protection qu'ils offrent à partir de la date de leur fabrication. Chaque produit doit comporter le cachet indiquant la date de péremption au delà de laquelle le produit ne sera plus considéré comme pleinement efficace. Cependant les fabricants ne suivent pas tous la même méthode pour marquerla date de péremption des produits sur les cartons. Certains donnent la date de fabrication du produit, d'autres sa date de péremption. Si c'est la date de fabrication qui est donnée vous devrez déterminer la date de péremption en vous basant sur la durée de vie en rayon du produit (voir «Outils et Techniques - Canevas pour le contrôle de qualité et de la durée de conservation en rayon») et indiquer clairement la date d'expiration sur l'emballage. Les dates de péremption doivent être le point de référence type.

La date de péremption est basée sur l'hypothèse que le produit sera stocké selon des conditions adéquates d'entreposage avant d'être distribué au client. Les dates sont généralement indiquées sur les cartons ainsi que sur chaque produit, mais la date indiquée sur les cartons peut l'être en petits caractères et difficile à déchiffrer lorsque les produits sont stockés sur des rayons haut placés. C'est pourquoi vous devez étiqueter lisiblement tous les cartons, en gros caractères indiquant la date de péremption du produit.

La durée de conservation d'un contraceptif en stock (appelée aussi durée de conservation en rayon) varie selon les produits. Les conditions de stockage telles que la température, l'humidité, et la ventilation vont affecter la durée de conservation en rayon des produits contraceptifs. Les rayons solaires et l'exposition à l'ozone (provenant des rayons ultra-violet ou des étincelles électriques dégagées par les moteurs électriques) réduisent aussi la durée de conservation en rayon des condoms. Pour éviter d'endommager les contraceptifs, le personnel doit maintenir de manière permanente des conditions de stockage optimales.

Des contrôles de qualité de routine doivent être effectués pour garantir que les contraceptifs ne sont ni périmés ni endommagés. Pour ce faire, on choisit au hasard des contraceptifs que l'on soumet à un contrôle. Ce choix doit se faire sur la base des numéros de lot. On doit apposer sur tous les cartons un numéro de lot en plus de la date de péremption. Le numéro de lot réfère à chaque lot de production distinct lors de la fabrication. Un échantillon au hasard de chaque numéro de lot doit être soumis si possible à un contrôle de qualité.

Il est extrêmement important de procéder à ce contrôle de qualité en même temps que les inventaires physiques de routine afin de minimiser le risque de distribuer des produits périmés. Si, lors de l'opération de contrôle de qualité, on trouve qu'un produit est de qualité douteuse, tous les produits de ce lot doivent être isolés jusqu'à ce qu'il soit possible de les tester de manière plus rigoureuse. Les responsables des produits doivent élaborer des procédures et des normes spécifiques de contrôle des produits qui se sont révélés douteux. Le contrôle de qualité doit être consigné dans un document. Lorsqu'il est établi que les contraceptifs sont endommagés, on doit les détruire. Tous les responsables doivent élaborer des protocoles pour se débarrasser des contraceptifs périmés ou inutilisables. Toute destruction de produits doit être consignée dans un document.

Les directives de contrôle de qualité et de durée de conservation en rayon ci-dessous doivent être utilisées pour chaque méthode de contraception.

Outils et techniques - Canevas pour le contrôle de qualité et de la durée de conservation en rayon

L'inventaire physique, c'est le comptage de tous les contraceptifs qui sont en stock. L'inventaire a pour objet de vérifier si la quantité effective en rayon correspond à celle indiquée sur les fiches de stock, pour rectifier les chiffres si nécessaire. Le personnel chargé de la gestion des produits doit faire des inventaires au moins une fois par an et à tous les niveaux du programme. Cependant, si l'on constate fréquemment des différences entre le nombre effectif de contraceptifs en stock et la quantité figurant sur les registres, les inventaires devront être opérés sur une base plus fréquente afin de maintenir des niveaux de stock adéquats et de déterminer pourquoi les décomptes ne correspondent pas.

Un échantillon de compte d'inventaire et des fiches sommaires sont fournis aux pages «Fiche d'inventaire physique» et «Fiche sommaire d'inventaire physique». Lorsque toutes les méthodes contraceptives sont stockées ensemble dans un même endroit dans un même magasin, la Fiche sommaire peut être utilisée aussi bien pour enregistrer le compte que pour résumer l'information. Dans ce cas, la description, l'emplacement, la date de péremption, et la quantité de chaque élément décompté doivent être directement portés sur la Fiche sommaire.

Si les contraceptifs sont stockés dans différents emplacements ou si le même type de contraceptif à inventorier est conservé dans plusieurs endroits au sein d'une même installation, la Fiche d'inventaire physique doit être utilisée pour enregistrer le compte. Une fois que tous les éléments ont été enregistrés sur les fiches d'inventaire physique, ils peuvent être reportés sur la Fiche sommaire d'inventaire physique en additionnant tous les chiffres relatifs aux données de chaque type de contraceptif inventorié.

Que vous ayez utilisé la Fiche sommaire pour enregistrer directement le compte ou que vous ayez transféré ces informations à partir des fiches de comptage physique, vous avez à présent une liste qui regroupe chaque article inventorié sur la Fiche sommaire.

Tracer une ligne sous le dernier chiffre et noter la description de l'élément d'inventaire compté à la partie «description du type de contraceptif». Faites le total des quantités de cet article d'inventaire et enregistrer le total à «par compte». Aller ensuite à la page suivante et répéter le processus pour l'article d'inventaire qui suit jusqu'à obtenir le total de tous les articles.

Une fois que les totaux pour chaque article d'inventaire ont été enregistrés et vérifiés, les quantités figurant sur les Fiches de contrôle d'inventaire (FCI) sont enregistrées sur la fiche sommaire et la différence entre les rubriques «par décompte» et «par FCI» est portée à la colonne «différence». S'il y a un écart notable au niveau des chiffres, on doit refaire un comptage portant sur l'article d'inventaire en question et la FCI doit être vérifiée à nouveau. La quantité trouvée à la suite du nouveau décompte doit être portée sur la fiche sommaire, à la colonne «re-compte».

Après avoir comparé les chiffres, les fiches compte d'inventaire physique et/ou la Fiche sommaire d'inventaire physique doivent être rassemblées, datées et classées dans un dossier comme archive permanente de l'inventaire physique.

Fiche d'inventaire physique

Fiche sommaire d'inventaire physique